Việc tạo danh sách thả xuống trong Excel giúp đơn giản hóa việc nhập dữ liệu và giảm thiểu sai sót. Nhưng với bộ dữ liệu lớn hơn, việc cuộn qua các danh sách dài sẽ trở nên cồng kềnh. Sẽ không dễ dàng hơn nếu chỉ cần gõ và nhanh chóng xác định vị trí mặt hàng của bạn phải không? MỘT "danh sách thả xuống có thể tìm kiếm" mang đến sự tiện lợi này. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn bốn phương pháp để thiết lập danh sách như vậy trong Excel.

• Danh sách thả xuống có thể tìm kiếm trong Excel 365
• Tạo danh sách thả xuống có thể tìm kiếm (dành cho Excel 2019 trở lên)
• Tạo danh sách thả xuống có thể tìm kiếm dễ dàng (cho tất cả các phiên bản Excel)
• Tạo danh sách thả xuống có thể tìm kiếm bằng Combo box và VBA (phức tạp hơn)

Video

Danh sách thả xuống có thể tìm kiếm trong Excel 365

Excel 365 đã giới thiệu một tính năng được nhiều người mong đợi cho danh sách thả xuống xác thực dữ liệu của nó: khả năng tìm kiếm trong danh sách. Với chức năng tìm kiếm, người dùng có thể nhanh chóng định vị và chọn các mục một cách hiệu quả hơn. Sau khi chèn danh sách thả xuống như thông thường, bạn chỉ cần nhấp vào ô có danh sách thả xuống và bắt đầu nhập. Danh sách sẽ ngay lập tức lọc để khớp với văn bản đã nhập.

Trong trường hợp này, tôi gõ San trong ô và danh sách thả xuống sẽ lọc ra các thành phố bắt đầu bằng cụm từ tìm kiếm San, Chẳng hạn như San Francisco và thành phố San Diego. Sau đó, bạn có thể chọn kết quả bằng chuột hoặc sử dụng các phím mũi tên và nhấn Enter.

Tạo danh sách thả xuống có thể tìm kiếm (dành cho Excel 2019 trở lên)

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel 2019 trở lên, phương pháp trong phần này cũng có thể được sử dụng để tạo danh sách thả xuống có thể tìm kiếm được trong Excel.

Giả sử bạn đã tạo danh sách thả xuống trong ô A2 của Trang tính 2 (hình ảnh bên phải) bằng cách sử dụng dữ liệu trong phạm vi A2:A8 của Trang tính 1 (hình ảnh bên trái), hãy làm theo các bước sau để danh sách có thể tìm kiếm được.

Bước 1. Tạo cột trợ giúp liệt kê các mục tìm kiếm

Ở đây chúng tôi cần một cột trợ giúp để liệt kê các mục phù hợp với dữ liệu nguồn của bạn. Trong trường hợp này, tôi sẽ tạo cột trợ giúp trong cột D of Sheet1.

1. Chọn ô đầu tiên D1 vào cột D và nhập tiêu đề cột, chẳng hạn như "Kết quả tìm kiếm" trong trường hợp này.
2. Nhập công thức sau vào ô D2 và nhấn đăng ký hạng mục thi.

   =FILTER(A2:A8,ISNUMBER(SEARCH(Sheet2!A2,A2:A8)),"Not Found")

   

Bước 2: Cấu hình lại danh sách thả xuống

1. Chọn ô danh sách xổ xuống (trong trường hợp này tôi chọn ô A2 của Sheet2), sau đó vào Select Ngày > Xác nhận dữ liệu > Xác nhận dữ liệu.
   
2. Trong tạp chí Xác nhận dữ liệu hộp thoại, bạn cần cấu hình như sau.
   1. Bên dưới Cài đặt tab, nhấp vào nút trong nguồn cái hộp.
      
   2. Sản phẩm Xác nhận dữ liệu hộp thoại sẽ chuyển hướng đến Trang tính 1, chọn ô (ví dụ: D2) có công thức từ Bước 1, thêm ô # và nhấp vào Đóng .
      
   3. Tới Cảnh báo lỗi tab, bỏ chọn Hiển thị cảnh báo lỗi sau khi nhập dữ liệu không hợp lệ hộp kiểm và cuối cùng nhấp vào OK để lưu các thay đổi.
      

Kết quả

Danh sách thả xuống trong ô A2 của Sheet2 hiện có thể tìm kiếm được. Nhập văn bản vào ô, nhấp vào mũi tên thả xuống để mở rộng danh sách thả xuống và bạn sẽ thấy danh sách được lọc ngay lập tức để khớp với văn bản đã nhập.

Tạo danh sách thả xuống có thể tìm kiếm dễ dàng (cho tất cả các phiên bản Excel)

Do những hạn chế khác nhau của các phương pháp trên, đây là một công cụ rất hiệu quả dành cho bạn - Kutools cho Excel's Làm cho danh sách thả xuống có thể tìm kiếm được, tự động bật lêntính năng. Tính năng này có sẵn trong tất cả các phiên bản Excel và cho phép bạn dễ dàng tìm kiếm mục mong muốn trong danh sách thả xuống với một thiết lập đơn giản.

Sau tải xuống và cài đặt Kutools cho Excel, lựa chọn Kutools > Danh sách thả xuống > Làm cho danh sách thả xuống có thể tìm kiếm được, tự động bật lên để kích hoạt tính năng này. bên trong Làm cho danh sách thả xuống có thể tìm kiếm được hộp thoại, bạn cần:

1. Chọn phạm vi chứa danh sách thả xuống cần đặt làm danh sách thả xuống có thể tìm kiếm.
2. Nhấp chuột OK để hoàn thành cài đặt.
   

Kết quả

Khi bạn bấm vào ô danh sách thả xuống trong phạm vi đã chỉ định, hộp danh sách sẽ xuất hiện ở bên phải. Nhập văn bản để lọc danh sách ngay lập tức, sau đó chọn một mục hoặc sử dụng các phím mũi tên và nhấn đăng ký hạng mục thi để thêm nó vào ô.

Tạo danh sách thả xuống có thể tìm kiếm bằng Combo box và VBA (phức tạp hơn)

Nếu bạn chỉ muốn tạo danh sách thả xuống có thể tìm kiếm mà không chỉ định loại danh sách thả xuống cụ thể. Phần này cung cấp một cách tiếp cận khác: sử dụng Combo box có mã VBA để hoàn thành nhiệm vụ.

Giả sử bạn có danh sách tên quốc gia trong cột A như trong ảnh chụp màn hình bên dưới và bây giờ bạn muốn sử dụng chúng làm dữ liệu nguồn của danh sách tìm kiếm thả xuống, bạn có thể làm như sau để hoàn thành.

Bạn cần chèn hộp Tổ hợp thay vì danh sách thả xuống xác thực dữ liệu trong trang tính của mình.

1. Nếu Nhà phát triển tab không hiển thị trên ruy-băng, bạn có thể bật Nhà phát triển tab như sau.
   1. Trong Excel 2010 hoặc phiên bản mới hơn, hãy bấm vào Tập tin > Các lựa chọn. Và trong Tùy chọn Excel hộp thoại, nhấn Tuy Biên ruy-băng trong ngăn bên trái. Đi tới hộp danh sách Tùy chỉnh ruy-băng, chọn Nhà phát triển và sau đó bấm vào OK cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:
      
   2. Trong Excel 2007, bấm Office nút> Tùy chọn Excel. Trong Tùy chọn Excel hộp thoại, nhấn Phổ biến trong ngăn bên trái, chọn Hiển thị tab Nhà phát triển trong Ribbon và cuối cùng nhấp vào OK .
      
2. Sau khi hiển thị Nhà phát triển tab, nhấp vào Nhà phát triển > Chèn > Hộp kết hợp.
   
3. Vẽ một Combo box trong bảng tính, nhấp chuột phải vào nó rồi chọn Bất động sản từ menu chuột phải.
   
4. Trong tạp chí Bất động sản hộp thoại, bạn cần:
   1. Chọn Sai trong Tự động chọn từ cánh đồng;
   2. Chỉ định một ô trong ô được liên kết cánh đồng. Trong trường hợp này, chúng tôi nhập A12;
   3. Chọn 2-fmMatchEntryKhông có trong trận đấunhập cuộc cánh đồng;
   4. Kiểu Danh sách thả xuống vào Danh sáchFillRange cánh đồng;
   5. Đóng Bất động sản hộp thoại. Xem ảnh chụp màn hình:
      
5. Bây giờ hãy tắt chế độ thiết kế bằng cách nhấp vào Nhà phát triển > Chế độ thiết kế.
6. Chọn một ô trống chẳng hạn như C2, nhập công thức bên dưới và nhấn đăng ký hạng mục thi. Họ kéo Xử lý Tự động điền của nó xuống ô C9 để tự động điền vào các ô có cùng công thức. Xem ảnh chụp màn hình:

   =--ISNUMBER(IFERROR(SEARCH($A$12,A2,1),""))

   
   Chú ý:

   1. $ A $ 12 là ô mà bạn đã chỉ định nó là ô được liên kết trong bước 4;
   2. Sau khi hoàn thành các bước trên, bây giờ bạn có thể kiểm tra: nhập chữ cái C vào hộp tổ hợp, sau đó bạn có thể thấy rằng các ô công thức tham chiếu đến các ô chứa ký tự C được điền số 1.
7. Chọn ô D2, nhập công thức bên dưới và nhấn đăng ký hạng mục thi. Sau đó kéo Xử lý Tự động điền của nó xuống ô D9.

   =IF(C2=1,COUNTIF($C$2:C2,1),"")

   
8. Chọn ô E2, nhập công thức bên dưới và nhấn đăng ký hạng mục thi. Sau đó, kéo Tay cầm Tự động điền của nó xuống E9 để áp dụng cùng một công thức.

   =IFERROR(INDEX($A$2:$A$9,MATCH(ROWS($D$2:D2),$D$2:$D$9,0)),"")

   
9. Bây giờ bạn cần tạo một phạm vi tên. Xin vui lòng bấm vào Công thức > Xác định tên.
   
10. Trong tạp chí Tên mới hộp thoại, loại Danh sách thả xuống trong Họ tên , hãy nhập công thức bên dưới vào Đề cập đến và sau đó bấm vào OK .

    =$E$2:INDEX($E$2:$E$9,MAX($D$2:$D$9),1)
    

    
11. Bây giờ, hãy bật chế độ thiết kế bằng cách nhấp vào Nhà phát triển > Chế độ thiết kế. Sau đó nhấp đúp vào hộp Tổ hợp để mở Microsoft Visual Basic cho các ứng dụng cửa sổ.
12. Sao chép và dán mã VBA bên dưới vào trình chỉnh sửa Mã.
    
    Mã VBA: làm cho danh sách thả xuống có thể tìm kiếm được

    Private Sub ComboBox1_GotFocus()
    	ComboBox1.ListFillRange = "DropDownList"
    	Me.ComboBox1.DropDown
    End Sub

13. Nhấn Khác + Q chìa khóa để đóng Microsoft Visual Basic cho các ứng dụng cửa sổ.

Kể từ bây giờ, khi một ký tự được nhập vào hộp tổ hợp, nó sẽ thực hiện tìm kiếm mờ và sau đó liệt kê các giá trị có liên quan trong danh sách.

Các bài liên quan: