Bạn đã bao giờ mất hàng giờ làm việc trên một tài liệu Excel do sự cố hoặc do vô tình đóng cửa chưa? Đừng sợ! Trong hướng dẫn này, chúng tôi đề cập đến cách khôi phục nhanh chóng các tệp Excel chưa được lưu và hoàn nguyên về các phiên bản cũ hơn cho Excel 2010 - 365. Khám phá các phương pháp hay nhất để sao lưu công việc của bạn, cục bộ hoặc trên đám mây, đồng thời tìm hiểu cách khôi phục các tệp bị ghi đè để cứu vãn công việc của bạn không gặp trở ngại nào.

Thiết lập Tự động Phục hồi

Số lượng ký tự

• Bằng cách sử dụng ngăn khôi phục tài liệu
• Bằng cách mở Khôi phục sổ làm việc chưa được lưu

Khôi phục tập tin bị ghi đè

• Bằng cách sử dụng các phiên bản từ thông tin tệp
• Bằng cách sử dụng tính năng Snap của Kutools cho Excel

Luôn tạo bản sao lưu cho các tập tin

Mở tính năng AutoSave trong Excel 365

Thiết lập Tự động Phục hồi

Tự động Phục hồi là gì?

Tự động Phục hồi là một tính năng trong Microsoft Excel giúp tự động lưu sổ làm việc của bạn theo các khoảng thời gian được chỉ định. Điều này có nghĩa là trong trường hợp ứng dụng gặp sự cố hoặc lỗi hệ thống, bạn có thể khôi phục công việc của mình cho đến điểm Tự động Phục hồi được lưu cuối cùng. Đây là một tính năng quan trọng hoạt động như một mạng lưới an toàn trong trường hợp tắt máy đột ngột.

Thiết lập Tự động Phục hồi

Để kích hoạt và tùy chỉnh cài đặt Tự động Phục hồi trong Excel, hãy làm theo các bước sau:

Mở Tùy chọn Excel: Bấm vào Tập tin ở góc trên bên trái, sau đó chọn Các lựa chọn ở dưới cùng của thanh bên.

Điều hướng đến Lưu cài đặt: Trong hộp thoại Tùy chọn Excel, chọn Lưu từ menu bên trái.

Tùy chỉnh các tùy chọn Tự động Phục hồi: Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn liên quan đến việc lưu sổ làm việc của mình. Đảm bảo Lưu thông tin Tự động Phục hồi mỗi phút hộp kiểm và Giữ lại phiên bản AutoRecover cuối cùng mà tôi đóng mà không lưu hộp kiểm được chọn. Bên cạnh đó, bạn có thể đặt khoảng thời gian cho tần suất Excel lưu bản sao Tự động Phục hồi của sổ làm việc của bạn. Mặc định thường được đặt là 10 phút, nhưng bạn có thể điều chỉnh cài đặt này cho phù hợp với phong cách làm việc của mình.

Chỉ định vị trí tệp tự động phục hồi: Bạn cũng có thể chọn nơi lưu các tệp Tự động Phục hồi này bằng cách duyệt và đặt một thư mục cụ thể.

Hạn chế của Tự động Phục hồi

Mặc dù Tự động Phục hồi có thể là cứu cánh nhưng điều quan trọng là phải hiểu hạn chế của nó:

Chỉ hoạt động đối với các tệp đã lưu trước đó: Tự động Phục hồi không thể khôi phục các tài liệu chưa được lưu. Nó chỉ hoạt động trên các tập tin đã được lưu ít nhất một lần. Đối với các tài liệu mới, trước tiên bạn cần lưu chúng theo cách thủ công trước khi Tự động Phục hồi có thể bảo vệ chúng.

Lưu ý quan trọng

Khi Tự động Phục hồi được thiết lập, nó sẽ kích hoạt chức năng của các phương pháp khôi phục của Excel trong Excel, chẳng hạn như ngăn Khôi phục Tài liệu, Khôi phục Sổ làm việc chưa được lưu và xem danh sách phiên bản. Những công cụ này dựa vào sự tồn tại của dữ liệu AutoRecover để hoạt động.

Bằng cách thiết lập Tự động Phục hồi, bạn đảm bảo rằng mình không bắt đầu lại từ đầu sau khi tắt máy đột ngột. Mặc dù nó không phải là sự thay thế cho việc thường xuyên lưu công việc của bạn nhưng nó đóng vai trò như một cơ chế sao lưu quan trọng có thể giảm thiểu đáng kể tình trạng mất dữ liệu. Hãy nhớ rằng, một vài cú nhấp chuột để thiết lập AutoRecover bây giờ có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và rắc rối sau này.

Khôi phục tập tin chưa được lưu

Hàng giờ làm việc trên một file Excel trôi qua trong nháy mắt do bị tắt hoặc gặp sự cố bất ngờ. Trước khi từ bỏ việc bắt đầu lại, bạn nên biết rằng Microsoft Excel cung cấp cứu cánh cho những tình huống này. Có hai phương pháp chính để khôi phục các tệp Excel chưa được lưu, mỗi phương pháp đều có thể thay đổi cuộc chơi để cứu vãn công việc khó khăn của bạn.

Phương pháp 1: Sử dụng ngăn khôi phục tài liệu

Excel được thiết kế với tính năng an toàn dự phòng khi tắt hoặc gặp sự cố đột ngột. Ngăn Khôi phục Tài liệu là một tính năng tự động xuất hiện khi khởi động lại Excel sau một lần đóng bất ngờ. Khung này hiển thị các phiên bản có thể phục hồi của tệp của bạn, đảm bảo rằng tất cả không bị mất.

Khi nào nó xuất hiện?

Tính năng này chỉ được kích hoạt trong trường hợp ứng dụng Excel bị dừng bất thường, chẳng hạn như gặp sự cố hoặc mất điện.

Làm thế nào để sử dụng nó?

Khi mở lại Excel, bạn sẽ thấy Ngăn Khôi phục Tài liệu ở bên trái cửa sổ. Nó liệt kê tất cả các tệp đã được mở tại thời điểm xảy ra sự cố, mỗi tệp có trạng thái cho biết khả năng phục hồi.

Chỉ cần nhấp vào tệp bạn muốn khôi phục và Excel sẽ cố gắng khôi phục tệp đó.

Phương pháp 2: Mở Khôi phục sổ làm việc chưa được lưu

Không phải tất cả các trường hợp mất việc đều do tai nạn. Đôi khi, bạn có thể đóng một sổ làm việc mà không lưu, do vô tình hoặc do phán đoán sai sót. Đối với những trường hợp này, Excel cung cấp một lộ trình khác để khôi phục.

Làm sao để truy cập?

Có hai cách để điều hướng đến Khôi phục sổ làm việc chưa được lưu:

• A: Bấm vào Tập tin, lựa chọn Mở, và sau đó nhấp vào Khôi phục các tập tin chưa được lưu ở cuối danh sách tập tin gần đây.

  

• B: Nhấp vào Tập tin, Đi đến Thông tin, Dưới Quản lý sách bài tập, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn để Khôi phục các tập tin chưa được lưu.

  

Cả hai phương pháp sẽ mở một hộp thoại trong đó Excel đã lưu trữ các phiên bản sổ làm việc được lưu tự động của bạn. Các tệp này là tạm thời và chỉ được lưu giữ trong một khoảng thời gian giới hạn, dựa trên cài đặt Tự động Phục hồi của bạn.

Việc khôi phục các tệp chưa được lưu trong Excel tương đối đơn giản nhờ các tính năng tích hợp này. Tuy nhiên, tính hiệu quả của chúng gắn liền trực tiếp với cài đặt Tự động Phục hồi của bạn. Đảm bảo rằng Tự động Phục hồi được bật và đặt để lưu định kỳ sẽ tăng cơ hội khôi phục toàn bộ công việc của bạn.

Điều đáng lưu ý là các phương pháp này chủ yếu bao gồm các trường hợp trong đó tệp hoàn toàn không được lưu hoặc nơi các thay đổi được thực hiện sau lần lưu cuối cùng. Đối với các tệp bị ghi đè hoặc tệp được lưu có lỗi, bạn có thể cần khám phá lịch sử phiên bản hoặc các công cụ khôi phục dữ liệu của bên thứ ba.

Tóm lại, mặc dù Excel cung cấp các giải pháp mạnh mẽ để khôi phục công việc chưa được lưu nhưng cách ngăn ngừa mất dữ liệu tốt nhất là lưu thường xuyên. Sử dụng các tính năng khôi phục này làm bản sao lưu chứ không phải chiến lược lưu chính và xem xét các tùy chọn lưu trên đám mây để có thêm lớp bảo mật.

Khôi phục tập tin bị ghi đè

Trong môi trường năng động của Excel, việc vô tình ghi đè lên các tệp quan trọng không phải là hiếm. May mắn thay, Excel cung cấp các tính năng tích hợp cho phép khôi phục nội dung bị ghi đè, đảm bảo rằng công việc khó khăn của bạn không bị mất. Bài viết này nêu ra hai phương pháp hiệu quả để khôi phục các tệp bị ghi đè trong Excel, giúp có thể truy xuất nội dung sổ làm việc từ những khoảnh khắc trước khi vô tình ghi đè.

Phương pháp 1: Sử dụng Phiên bản từ Thông tin Tệp

Tính năng Tự động Phục hồi của Excel sẽ lưu định kỳ phiên bản sổ làm việc của bạn trong quá trình chỉnh sửa. Chức năng này hoạt động âm thầm ở chế độ nền và có thể cứu cánh trong trường hợp nội dung bị ghi đè.

Dưới đây là cách truy cập và sử dụng các phiên bản này:

Điều hướng đến Tệp > Thông tin: Di chuyển đến Quản lý sách bài tập ở phía bên phải, bạn có thể xem danh sách các phiên bản tự động lưu của tệp.

Chọn phiên bản mong muốn của bạn: Từ các phiên bản được liệt kê, hãy chọn phiên bản tương ứng với thời điểm trước khi nội dung của bạn bị ghi đè. Bấm vào nó để mở và xem lại phiên bản.

Khôi phục nội dung của bạn: Nếu phiên bản phù hợp với nhu cầu khôi phục của bạn, thì bạn có thể lưu nó dưới dạng tệp mới hoặc ghi đè lên tệp hiện tại để lấy lại dữ liệu đã mất.

Phương pháp 2: Sử dụng Kutools cho tính năng Snap của Excel

Mặc dù các phiên bản cài sẵn của Excel cung cấp đường dẫn đơn giản để khôi phục nội dung, Kutools cho Excel cung cấp thêm một lớp linh hoạt thông qua Snap tính năng. Không giống như các phiên bản tự động được tạo bởi Excel, Ảnh chụp nhanh cho phép lưu thủ công các trạng thái sổ làm việc, cung cấp nhiều quyền kiểm soát hơn đối với quá trình khôi phục.

Đây là cách sử dụng nó:

Nhấp chuột Kutools > Xem > Snap > Theo dõi Snap, ảnh chụp nhanh về trạng thái hiện tại của sổ làm việc của bạn sẽ được tạo. Bạn có thể tạo bao nhiêu ảnh chụp nhanh tùy thích. Nếu bạn ghi đè nội dung của mình, bạn có thể mở Ảnh chụp nhanh để hoàn nguyên về trạng thái đã lưu trước đó của sổ làm việc.

Lưu ý quan trọng:

Ảnh chụp nhanh chỉ là tạm thời và sẽ bị mất sau khi đóng sổ làm việc. Do đó, điều quan trọng là phải sử dụng tính năng này một cách thận trọng và lưu vĩnh viễn các phiên bản quan trọng trước khi kết thúc phiên của bạn.

Nâng cao trải nghiệm Excel của bạn với Kutools for Excel, cung cấp hơn 300 tính năng mạnh mẽ được thiết kế để hợp lý hóa các tác vụ phức tạp và nâng cao năng suất. Khám phá hiệu quả vô song và mở khóa những tiềm năng mới trong quản lý dữ liệu—dùng thử miễn phí trong 30 ngày và chuyển đổi bảng tính của bạn một cách dễ dàng!

Cho dù bạn đang sử dụng khả năng tạo phiên bản tích hợp sẵn của Excel hay sử dụng tính năng Ảnh chụp nhanh của Kutools for Excel, những phương pháp này đều cung cấp các công cụ mạnh mẽ để khôi phục nội dung bị ghi đè. Bằng cách hiểu và áp dụng các kỹ thuật này, bạn có thể bảo vệ dữ liệu của mình khỏi bị mất do vô tình, đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu Excel của bạn.

Phương pháp 2: Sử dụng Kutools cho tính năng Snap của Excel

Mặc dù các phiên bản cài sẵn của Excel cung cấp đường dẫn đơn giản để khôi phục nội dung, Kutools cho Excel cung cấp thêm một lớp linh hoạt thông qua Snap tính năng. Không giống như các phiên bản tự động được tạo bởi Excel, Ảnh chụp nhanh cho phép lưu thủ công các trạng thái sổ làm việc, cung cấp nhiều quyền kiểm soát hơn đối với quá trình khôi phục.

Đây là cách sử dụng nó:

Nhấp chuột Kutools > Xem > Snap > Theo dõi Snap, ảnh chụp nhanh về trạng thái hiện tại của sổ làm việc của bạn sẽ được tạo. Bạn có thể tạo bao nhiêu ảnh chụp nhanh tùy thích. Nếu bạn ghi đè nội dung của mình, bạn có thể mở Ảnh chụp nhanh để hoàn nguyên về trạng thái đã lưu trước đó của sổ làm việc.

Lưu ý quan trọng:

Ảnh chụp nhanh chỉ là tạm thời và sẽ bị mất sau khi đóng sổ làm việc. Do đó, điều quan trọng là phải sử dụng tính năng này một cách thận trọng và lưu vĩnh viễn các phiên bản quan trọng trước khi kết thúc phiên của bạn.

Nâng cao trải nghiệm Excel của bạn với Kutools for Excel, cung cấp hơn 300 tính năng mạnh mẽ được thiết kế để hợp lý hóa các tác vụ phức tạp và nâng cao năng suất. Khám phá hiệu quả vô song và mở khóa những tiềm năng mới trong quản lý dữ liệu—dùng thử miễn phí trong 30 ngày và chuyển đổi bảng tính của bạn một cách dễ dàng!

Cho dù bạn đang sử dụng khả năng tạo phiên bản tích hợp sẵn của Excel hay sử dụng tính năng Ảnh chụp nhanh của Kutools for Excel, những phương pháp này đều cung cấp các công cụ mạnh mẽ để khôi phục nội dung bị ghi đè. Bằng cách hiểu và áp dụng các kỹ thuật này, bạn có thể bảo vệ dữ liệu của mình khỏi bị mất do vô tình, đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu Excel của bạn.

Bằng cách làm quen với các phương pháp khôi phục này và thường xuyên sao lưu dữ liệu, bạn có thể giảm đáng kể nguy cơ mất dữ liệu trong Excel. Cho dù bạn đang xử lý các thay đổi chưa được lưu, dữ liệu bị ghi đè hay đang tìm cách triển khai các biện pháp phòng ngừa như Lưu Tự động trong Excel 365, những mẹo và công cụ này có thể giúp bảo vệ công việc quan trọng của bạn.

Để biết thêm các chiến lược Excel mang tính thay đổi cuộc chơi có thể nâng cao khả năng quản lý dữ liệu của bạn, khám phá thêm ở đây.