Bỏ qua nội dung chính

Danh sách thả xuống có điều kiện với câu lệnh IF (5 ví dụ)

Tác giả: Siluvia Sửa đổi lần cuối: 2023-06-08

Nếu bạn cần tạo một danh sách thả xuống thay đổi dựa trên những gì bạn chọn trong một ô khác, thì việc thêm một điều kiện vào danh sách thả xuống có thể là một giải pháp trợ giúp. Khi tạo danh sách thả xuống có điều kiện, sử dụng câu lệnh IF là một phương pháp trực quan, vì nó luôn được sử dụng để kiểm tra các điều kiện trong Excel. Hướng dẫn này trình bày 5 phương pháp sẽ hỗ trợ bạn tạo danh sách thả xuống có điều kiện trong Excel theo từng bước.


Sử dụng câu lệnh IF hoặc IFS để tạo danh sách thả xuống có điều kiện

Phần này cung cấp hai chức năng: Hàm IFhàm IFS để giúp bạn tạo danh sách thả xuống có điều kiện dựa trên các ô khác trong Excel với hai ví dụ.

Thêm một điều kiện, chẳng hạn như hai quốc gia và thành phố của họ

Như trong ảnh gif bên dưới, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các thành phố ở hai quốc gia “Hoa KỳNước pháp” trong danh sách thả xuống. Hãy xem cách sử dụng hàm IF để hoàn thành công việc.

Bước 1: Tạo danh sách thả xuống chính

Trước tiên, bạn cần tạo một danh sách thả xuống chính sẽ làm cơ sở cho danh sách thả xuống có điều kiện của bạn.

1. Chọn một ô (trong trường hợp này là E2) mà bạn muốn chèn danh sách thả xuống chính. đi đến Ngày tab, chọn Xác nhận dữ liệu.

2. bên trong Xác nhận dữ liệu hộp thoại, hãy làm theo các bước sau để định cấu hình cài đặt.

1) Ở trong Cài đặt chuyển hướng;
2) Chọn Danh sách trong Cho phép cái hộp;
3) Trong hộp Nguồn, chọn dãy ô chứa giá trị muốn hiển thị trong danh sách sổ xuống (ở đây tôi chọn tiêu đề của bảng)
4) Nhấp vào OK cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

Bước 2: Tạo danh sách thả xuống có điều kiện bằng câu lệnh IF

1. Chọn phạm vi ô (Trong trường hợp này là E3:E6) mà bạn muốn chèn danh sách thả xuống có điều kiện.

2. Đi đến Ngày tab, chọn Xác nhận dữ liệu.

3. bên trong Xác nhận dữ liệu hộp thoại, bạn cần cấu hình như sau.

1) Ở trong Cài đặt chuyển hướng;
2) Chọn Danh sách trong Cho phép danh sách thả xuống;
3) Nhập công thức sau vào ô nguồn cái hộp;
=IF($E$2=$B$2,$B$3:$B$6,$C$3:$C$6)
4) Nhấp vào OK cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

Chú thích: Công thức này cho Excel biết: Nếu giá trị trong E2 bằng với giá trị trong B2, hãy hiển thị tất cả các giá trị trong phạm vi B3:B6. Nếu không, hãy hiển thị các giá trị trong phạm vi C3:C6.
Ở đâu
1) E2 là ô danh sách thả xuống mà bạn đã chỉ định ở bước 1 có chứa tiêu đề.
2) B2 là ô tiêu đề đầu tiên của phạm vi ban đầu.
3) B3: B6 chứa các thành phố trong Hoa Kỳ.
4) C3: C6 chứa các thành phố trong Nước pháp.
Kết quả

Danh sách thả xuống có điều kiện hiện đã hoàn tất.

Như trong hình gif bên dưới, nếu bạn muốn chọn thành phố ở United States thì nhấn vào E2 để chọn Cities in United States từ danh sách thả xuống. Sau đó chọn bất kỳ thành phố nào thuộc Hoa Kỳ trong các ô bên dưới E2. Để chọn thành phố ở Pháp, bạn thực hiện thao tác tương tự.

Chú thích:
1) Phương pháp trên chỉ hoạt động đối với hai quốc gia và thành phố của họ, vì hàm IF được sử dụng để kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện được đáp ứng và một giá trị khác nếu điều kiện không được đáp ứng.
2) Nếu nhiều quốc gia và thành phố được thêm vào trường hợp này, các hàm IF lồng nhau sau đây và các hàm IFS có thể trợ giúp.

Thêm nhiều điều kiện, chẳng hạn như nhiều hơn hai quốc gia và thành phố của họ

Như trong hình gif bên dưới, có hai bảng. Bảng một cột chứa các quốc gia khác nhau, trong khi bảng nhiều cột chứa các thành phố ở các quốc gia đó. Ở đây chúng ta cần tạo một drop-down list có điều kiện chứa các thành phố sẽ thay đổi theo quốc gia mà bạn chọn trong E10, vui lòng làm theo các bước bên dưới để hoàn thành.

Bước 1: Tạo danh sách thả xuống chứa tất cả các quốc gia

1. Chọn một ô (Ở đây tôi chọn E10) mà bạn muốn hiển thị quốc gia, vào Ngày tab, nhấp vào Xác nhận dữ liệu.

2. Trong tạp chí Xác nhận dữ liệu hộp thoại, bạn cần:

1) Ở trong Cài đặt chuyển hướng;
2) Chọn Danh sách trong Cho phép danh sách thả xuống;
3) Chọn phạm vi chứa các quốc gia trong nguồn cái hộp;
4) Nhấp vào OK cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

Danh sách thả xuống chứa tất cả các quốc gia hiện đã hoàn tất.

Bước 2: Đặt tên cho phạm vi ô cho các thành phố thuộc mỗi quốc gia

1. Chọn toàn bộ phạm vi của bảng thành phố, chuyển đến Công thức tab, nhấp vào Tạo từ Lựa chọn.

2. bên trong Tạo tên từ lựa chọn hộp thoại, chỉ kiểm tra Hàng đầu và nhấp vào OK .

Ghi chú:
1) Bước này cho phép bạn tạo đồng thời nhiều phạm vi được đặt tên. Ở đây, tiêu đề hàng được sử dụng làm tên phạm vi.

2) Theo mặc định, Người quản lý tên không cho phép khoảng trắng khi xác định tên mới. Nếu có khoảng trắng trong tiêu đề, Excel sẽ chuyển chúng thành dấu (_) thay vì. Ví dụ, Hoa Kỳ sẽ được đặt tên Hoa Kỳ. Các tên phạm vi này sẽ được sử dụng trong công thức sau.
Bước 3: Tạo danh sách thả xuống có điều kiện

1. Chọn một ô (ở đây tôi chọn E11) để xuất danh sách thả xuống có điều kiện, chuyển đến Ngày tab, chọn Xác nhận dữ liệu.

2. bên trong Xác nhận dữ liệu hộp thoại, bạn cần:

1) Ở trong Cài đặt chuyển hướng;
2) Chọn Danh sách trong Cho phép danh sách thả xuống;
3) Nhập công thức sau vào ô nguồn cái hộp;
=IF($E$10="Japan",Japan,IF(E10="Tunisia",Tunisia,IF(E10="United States",United_States, France)))
4) Nhấp vào OK .

Chú thích:
Nếu đang sử dụng Excel 2019 hoặc các phiên bản mới hơn, bạn có thể áp dụng hàm IFS để đánh giá nhiều điều kiện, hoạt động tương tự như hàm IF lồng nhau nhưng theo cách rõ ràng hơn. Trong trường hợp này, bạn có thể thử công thức IFS sau đây để đạt được kết quả tương tự.
=IFS(E10="Japan",Japan,E10="Tunisia",Tunisia,E10="United States",United_States,E10="France", France)
Trong hai công thức trên,
1) E10 là ô danh sách thả xuống chứa các quốc gia bạn đã chỉ định ở bước 1;
2) Văn bản trong dấu ngoặc kép đại diện cho các giá trị bạn sẽ chọn trong E10 và văn bản không có dấu ngoặc kép là tên phạm vi bạn đã chỉ định trong Bước 2;
3) Câu lệnh IF đầu tiên IF($E$10="Nhật Bản",Nhật Bản) nói với Excel:
If E10 bằng "Nhật Bản”, thì chỉ các giá trị trong phạm vi được đặt tên “Nhật Bản” được hiển thị trong danh sách thả xuống này. Câu lệnh IF thứ hai và thứ ba có nghĩa giống nhau.
4) Câu lệnh IF cuối cùng IF(E10="Hoa Kỳ",Hoa_Kỳ, Pháp) nói với Excel:
If E10 bằng "Hoa Kỳ”, thì chỉ các giá trị trong phạm vi được đặt tên “Hoa Kỳ” được hiển thị trong danh sách thả xuống này. Nếu không, nó sẽ hiển thị các giá trị trong phạm vi được đặt tên “Nước pháp".
5) Bạn có thể thêm nhiều câu lệnh IF vào công thức nếu cần.
6) Bấm để biết thêm về Hàm IF trong Excelhàm IFS.
Kết quả


Chỉ cần một vài cú nhấp chuột để tạo danh sách thả xuống có điều kiện với Kutools cho Excel

Các phương pháp trên có thể cồng kềnh đối với hầu hết người dùng Excel. Nếu bạn muốn một giải pháp đơn giản và hiệu quả hơn, Danh sách thả xuống động tính năng của Kutools cho Excel rất khuyến khích để giúp bạn tạo danh sách thả xuống có điều kiện chỉ với một vài cú nhấp chuột.

Như bạn có thể thấy, toàn bộ thao tác có thể được thực hiện chỉ trong vài cú nhấp chuột. Bạn chỉ cần:

1. Trong hộp thoại, chọn Chế độ A: 2 cấp độ trong Chế độ phần;
2. Chọn các cột bạn cần tạo danh sách thả xuống có điều kiện dựa trên;
3. Chọn phạm vi đầu ra.
4. nhấp chuột OK.
Chú thích:
1) Kutools cho Excel Cung cấp một 30 ngày dùng thử miễn phí không có giới hạn, đi để tải về.
2) Ngoài việc tạo danh sách thả xuống 2 cấp, bạn có thể dễ dàng tạo danh sách thả xuống 3 đến 5 cấp với tính năng này. Hãy xem hướng dẫn này: Nhanh chóng tạo danh sách thả xuống nhiều cấp trong Excel.

Một giải pháp thay thế tốt hơn cho hàm IF: hàm INDIRECT

Để thay thế cho các hàm IF và IFS, bạn có thể sử dụng kết hợp các GIÁN TIẾPTHAY THẾ để tạo danh sách thả xuống có điều kiện, đơn giản hơn các công thức chúng tôi cung cấp ở trên.

Lấy ví dụ tương tự được sử dụng trong nhiều điều kiện ở trên (như trong ảnh gif bên dưới). Ở đây tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng kết hợp các hàm INDIRECT và SUBSTITUTE để tạo danh sách thả xuống có điều kiện trong Excel.

1. Trong ô E10, tạo danh sách thả xuống chính chứa tất cả các quốc gia. Thực hiện theo bước trên 1.

2. Đặt tên cho phạm vi ô cho các thành phố thuộc mỗi quốc gia. Thực hiện theo bước trên 2.

3. Sử dụng hàm INDIRECT và SUBSTITUTE để tạo danh sách thả xuống có điều kiện.

Chọn một ô (trong trường hợp này là E11) để xuất danh sách thả xuống có điều kiện, đi tới Ngày tab, chọn Xác nhận dữ liệu. Trong Xác nhận dữ liệu hộp thoại, bạn cần:

1) Ở trong Cài đặt chuyển hướng;
2) Chọn Danh sách trong Cho phép danh sách thả xuống;
3) Nhập công thức sau vào ô nguồn cái hộp;
=INDIRECT(SUBSTITUTE(E10," ","_"))
4) Nhấp vào OK .

Bây giờ bạn đã tạo thành công danh sách thả xuống có điều kiện bằng cách sử dụng hàm INDIRECT và SUBSTITUTE.

Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất

🤖 Trợ lý AI của Kutools: Cách mạng hóa việc phân tích dữ liệu dựa trên: Thực thi thông minh   |  Tạo mã  |  Tạo công thức tùy chỉnh  |  Phân tích dữ liệu và tạo biểu đồ  |  Gọi các hàm Kutools...
Các tính năng phổ biến: Tìm, đánh dấu hoặc xác định các bản sao   |  Xóa hàng trống   |  Kết hợp các cột hoặc ô mà không làm mất dữ liệu   |   Vòng không có công thức hữu ích. Cảm ơn !
Siêu tra cứu: Nhiều tiêu chí VLookup    VLookup Nhiều Giá Trị  |   VLookup trên nhiều trang tính   |   Tra cứu mờ ....
Danh sách thả xuống nâng cao: Tạo nhanh danh sách thả xuống   |  Danh sách thả xuống phụ thuộc   |  Danh sách thả xuống nhiều lựa chọn ....
Trình quản lý cột: Thêm một số cột cụ thể  |  Di chuyển cột  |  Chuyển đổi trạng thái hiển thị của các cột ẩn  |  So sánh dãy và cột hữu ích. Cảm ơn !
Các tính năng nổi bật: Tiêu điểm lưới   |  Chế độ xem thiết kế   |   Thanh công thức lớn    Trình quản lý sổ làm việc & trang tính   |  Thư viện tài nguyên (Văn bản tự động)   |  Bảng chọn ngày   |  Kết hợp các bảng tính   |  Mã hóa/Giải mã ô    Gửi email theo danh sách   |  Siêu lọc   |   Bộ lọc đặc biệt (lọc in đậm/nghiêng/gạch ngang...) ...
15 bộ công cụ hàng đầu12 bản văn CÔNG CỤ (thêm văn bản, Xóa ký tự,...)   |   50 + Biểu đồ Các loại (Biểu đồ Gantt,...)   |   40+ Thực tế Công thức (Tính tuổi dựa trên ngày sinh,...)   |   19 chèn CÔNG CỤ (Chèn mã QR, Chèn ảnh từ đường dẫn,...)   |   12 Chuyển đổi CÔNG CỤ (Số thành từ, Chuyển đổi tiền tệ,...)   |   7 Hợp nhất & Tách CÔNG CỤ (Các hàng kết hợp nâng cao, Chia ô,...)   |   ... và nhiều hơn nữa

Nâng cao kỹ năng Excel của bạn với Kutools for Excel và trải nghiệm hiệu quả hơn bao giờ hết. Kutools for Excel cung cấp hơn 300 tính năng nâng cao để tăng năng suất và tiết kiệm thời gian.  Bấm vào đây để có được tính năng bạn cần nhất...

Mô tả


Tab Office mang lại giao diện Tab cho Office và giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn nhiều

  • Cho phép chỉnh sửa và đọc theo thẻ trong Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio và Project.
  • Mở và tạo nhiều tài liệu trong các tab mới của cùng một cửa sổ, thay vì trong các cửa sổ mới.
  • Tăng 50% năng suất của bạn và giảm hàng trăm cú nhấp chuột cho bạn mỗi ngày!
Comments (1)
Rated 3.5 out of 5 · 1 ratings
This comment was minimized by the moderator on the site
Very helpful tutorial, no comment on the guidance it's been great. It is however low-key problematic that 2 Moroccan cities (Rabat - the Moroccan capital btw - and Casablanca) are listed as Tunisian cities.
Rated 3.5 out of 5
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations