Làm cách nào để thêm phím tắt vào mẫu trong Ribbon trong Outlook?

Đó là một mẹo tiết kiệm thời gian để áp dụng các mẫu, khi bạn thường xuyên gửi các email có cùng văn bản, bố cục hoặc các kiểu định dạng đặc biệt. Tuy nhiên, điều làm bạn khó chịu là bạn có thể không tìm ra đâu là các mẫu hoặc mất nhiều thời gian để tìm hiểu chúng. Trên thực tế, có một số thủ thuật tiết kiệm thời gian để thêm phím tắt vào các mẫu trong Ribbon trong Microsoft Outlook 2010 và 2013 và cho phép bạn áp dụng các mẫu chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Thêm lối tắt vào mẫu trong Ribbon bằng cách tạo các bước nhanh

Thêm phím tắt vào mẫu trong Ribbon bằng cách thêm Chọn biểu mẫu trong QAT

Thêm lối tắt vào mẫu trong Ribbon bằng cách tạo các bước nhanh

Nếu bạn thường gửi thư email với một số văn bản đặc biệt, bạn có thể tạo một mẫu với văn bản đặc biệt và thêm nó vào Các bước Nhanh cái hộp.

Bước 1: Nhấp vào tạo mới trong Các bước Nhanh nhóm dưới Trang Chủ tab.

Bước 2: Trong hộp thoại Chỉnh sửa Bước nhanh,

1. Nhập tên cho mẫu mới trong Tên: cái hộp;
2. Nhấp vào trong Chọn một hành động và chọn hộp Thông báo mới trong danh sách thả xuống.

Bước 3: Nhấp vào Hiển thị các tùy chọn dưới Đến… cái hộp.

Bước 4: Thêm thông tin vào mẫu mới như sau:

1. Nhập địa chỉ email của người nhận vào Đến… cái hộp
2. Nhập thông tin chủ đề vào Chủ đề: cái hộp
3. Đặt trước cờ và tầm quan trọng
4. Nhập văn bản đặc biệt vào Bản văn: cái hộp.

Bước 5: Nhấp vào Kết thúc .

Bây giờ, mẫu mới đã được thêm vào hộp Các bước nhanh, hiển thị dưới dạng tên bạn nhập ở Bước 2.

Thêm phím tắt vào mẫu trong Ribbon bằng cách thêm Chọn biểu mẫu trong QAT

Hầu hết thời gian, không chỉ văn bản đặc biệt, bạn có thể gửi email với kiểu bố cục và định dạng đặc biệt. Phương pháp này sẽ giúp bạn mở thư viện mẫu, đồng thời cho phép bạn chọn và áp dụng các mẫu một cách nhanh chóng.

Bước 1: Mở thư viện Mẫu bằng cách nhấp vào Mục mới > Tìm kiếm > Chọn biểu mẫu;

Nhân tiện, trong Outlook 2007, bạn có thể nhấp vào Tập tin > Mới > Chọn biểu mẫu trực tiếp.

Bước 2: Trong hộp thoại Chọn biểu mẫu, hãy chọn Mẫu chuẩn trong Nhìn vào: hoặc nhấp vào trình duyệt nút để tìm ra các mẫu.

Trên thực tế, bạn có thể thêm Chọn Mẫu vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh trong Microsoft Outlook 2010 và 2013. Và có một số cách để nhận ra điều đó.

Phương pháp A:

Bước 1: Nhấp vào Mục mới > Tìm kiếm.

Bước 2: Nhấp chuột phải vào Chọn Mẫu mục.

Bước 3: Trong menu chuột phải, chọn Thêm vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh mục.

Sau đó, lệnh Chọn biểu mẫu được thêm vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh ngay lập tức.

Phương pháp B:

Bước 1: Nhấp vào Tập tin > Các lựa chọn.

Bước 2: Trong hộp thoại Tùy chọn Outlook, hãy nhấp vào Thanh công cụ truy cập nhanh ở thanh bên trái.

Bước 3: Trong Chọn các lệnh từ: , nhấp vào nút và chọn Tất cả các lệnh từ danh sách thả xuống.

Bước 5: Chọn và đánh dấu Chọn Mẫu mục trong hộp lệnh.

Bước 6: Nhấp Thêm .

Bước 7: Nhấp OK .

Bây giờ lệnh Chọn Biểu mẫu xuất hiện trong Thanh công cụ Truy nhập Nhanh cùng một lúc.

Chú thích: Không có Ruy-băng trong giao diện chính của Microsoft Outlook 2007, do đó các phương pháp này không hợp lệ trong Microsoft Outlook 2007.