Làm cách nào để nhóm các thư email theo danh mục màu được chỉ định trong Outlook?
Đôi khi, bạn đánh dấu các email bằng các danh mục màu cụ thể, sau đó bạn có thể quy tắc hoặc tìm ra các email này một cách dễ dàng hoặc cho các mục đích khác. Khi một khối lượng lớn các email trong một thư mục, thật khó để tìm ra các email được đánh dấu bằng các loại màu cụ thể trong nháy mắt. Trên thực tế, có một vài thủ thuật để nhóm các email theo danh mục màu cụ thể trong Microsoft Outlook một cách nhanh chóng.
Nhóm các email theo danh mục với một Thư mục Tìm kiếm
Nhóm các email theo danh mục với cách sắp xếp thay đổi
- Gửi email tự động với Auto CC / BCC, Tự động chuyển tiếp theo quy định; gửi Tự động trả lời (Vắng mặt) mà không cần máy chủ trao đổi...
- Nhận lời nhắc như Cảnh báo BCC khi trả lời tất cả khi bạn đang ở trong danh sách BCC và Nhắc nhở khi thiếu tệp đính kèm để quên các tệp đính kèm...
- Cải thiện hiệu quả email với Trả lời (Tất cả) kèm tệp đính kèm, Tự động thêm lời chào hoặc ngày và giờ vào chữ ký hoặc chủ đề, Trả lời nhiều emailhữu ích. Cảm ơn !
- Hợp lý hóa việc gửi email với Thu hồi email, Công cụ đính kèm (Nén tất cả, Tự động lưu tất cả...), Loại bỏ các bản saovà Báo cáo nhanhhữu ích. Cảm ơn !
Nhóm các email theo danh mục với một Thư mục Tìm kiếm
Phương pháp này sẽ giúp bạn tạo một thư mục tìm kiếm dựa trên các danh mục màu đã chỉ định và sau đó tất cả các thư được đánh dấu bằng các danh mục màu đã chỉ định sẽ được nhóm vào thư mục tìm kiếm này một cách tự động.
Bước 1: Chọn và mở thư mục thư trong Ngăn dẫn hướng, nơi bạn sẽ nhóm các thư email theo danh mục.
Bước 2: Mở hộp thoại Thư mục Tìm kiếm Mới:
- Trong Outlook 2007, vui lòng nhấp vào Tập tin > Mới > Thư mục Tìm kiếm;
- Trong Outlook 2010 và 2013, vui lòng nhấp vào Thư mục Tìm kiếm Mới nút trên Thư mục tab.
Bước 3: Trong hộp thoại Thư mục Tìm kiếm Mới, chọn và đánh dấu Thư được phân loại trong Chọn một Thư mục Tìm kiếm: cái hộp.
Nếu bạn cần nhóm tất cả các email với bất kỳ danh mục màu nào, chỉ cần nhấp vào OK để hoàn tất cài đặt. Nếu bạn cần nhóm các email với các danh mục màu được chỉ định, hãy thực hiện các bước sau: |
Bước 4: Nhấp vào Chọn trong hộp thoại Thư mục Tìm kiếm Mới.
Bước 5: Trong hộp thoại Danh mục màu, hãy kiểm tra các danh mục màu theo nhu cầu của riêng bạn. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi kiểm tra Danh mục màu xanh lá cây.
Bước 6: Nhấp vào tất cả OK trong mỗi hộp thoại.
Sau đó, bạn sẽ thấy một thư mục tìm kiếm mới được tạo và thêm vào Ngăn Dẫn hướng, và tên thư mục dựa trên các danh mục đã chỉ định của bạn. Tất cả các thư có danh mục màu đã chỉ định sẽ tự động được nhóm vào thư mục tìm kiếm này.
Nhóm các email theo danh mục với cách sắp xếp thay đổi
Trong một số trường hợp, bạn có thể chỉ cần nhóm email theo danh mục màu trong một lần. Do đó, chúng tôi sẽ giới thiệu một cách khác để nhanh chóng nhóm các email theo danh mục màu sắc cho nhu cầu tạm thời của bạn.
Bước 1: Chọn và mở thư mục thư trong Ngăn Điều hướng, trong đó bạn sẽ nhóm các thư email theo danh mục.
Bước 2: Thay đổi kiểu sắp xếp trong thư mục thư đã chọn:
- Trong Outlook 2007, vui lòng nhấp vào Xem > Sắp xếp bởi > Categories;
- Trong Outlook 2010 và 2013, vui lòng nhấp vào Categories trong Sắp xếp nhóm trên Xem tab.
Sau đó, bạn sẽ thấy tất cả các thư email với bất kỳ danh mục màu nào được sắp xếp và nhóm lại với nhau ở cuối danh sách thư, hãy xem ảnh chụp màn hình sau:
Lưu ý: Nếu bạn thay đổi kiểu sắp xếp hoặc sắp xếp thư theo các tiêu chí khác, thư cũng sẽ không được nhóm theo danh mục màu.
Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất
Kutools cho Outlook - Hơn 100 tính năng mạnh mẽ để tăng cường Outlook của bạn
📧 Tự động hoá email: Vắng Mặt (Có sẵn cho POP và IMAP) / Lên lịch gửi email / Tự động CC/BCC theo quy định khi gửi Email / Tự động chuyển tiếp (Quy tắc nâng cao) / Tự động thêm lời chào / Tự động chia email nhiều người nhận thành các tin nhắn riêng lẻ hữu ích. Cảm ơn !
📨 Quản lý email: Dễ dàng thu hồi email / Chặn email lừa đảo theo chủ đề và những người khác / Xóa các email trùng lặp / Tìm Kiếm Nâng Cao / Hợp nhất các thư mục hữu ích. Cảm ơn !
📁 Tệp đính kèm chuyên nghiệp: Lưu hàng loạt / Tách hàng loạt / Nén hàng loạt / Tự động lưu / Tự động tách / Tự động nén hữu ích. Cảm ơn !
🌟 Giao diện ma thuật: 😊Thêm nhiều biểu tượng cảm xúc đẹp và thú vị hơn / Tăng năng suất Outlook của bạn với chế độ xem theo thẻ / Thu nhỏ Outlook thay vì đóng hữu ích. Cảm ơn !
👍 Kỳ quan chỉ bằng một cú nhấp chuột: Trả lời tất cả bằng tệp đính kèm đến / Email chống lừa đảo / 🕘Hiển thị múi giờ của người gửi hữu ích. Cảm ơn !
👩🏼🤝👩🏻 Danh bạ & Lịch: Thêm hàng loạt liên hệ từ các email đã chọn / Chia nhóm liên hệ thành các nhóm riêng lẻ / Xóa lời nhắc sinh nhật hữu ích. Cảm ơn !
Trên 100 tính năng Chờ đợi sự khám phá của bạn! Bấm vào đây để khám phá thêm.