Làm cách nào để chỉnh sửa các phần nhanh (Văn bản tự động) trong Outlook?

Các phần nhanh và Văn bản tự động sẽ tiết kiệm thời gian của bạn khi bạn cần thường xuyên nhập cùng một mục nhập khối trong các thư email khác nhau trong Microsoft Outlook. Đôi khi, bạn có thể cần phải chỉnh sửa các phần nhanh hoặc Văn bản tự động, do lỗi chính tả, cập nhật thông tin, định dạng, v.v. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn hai phương pháp về cách chỉnh sửa các phần nhanh hoặc Văn bản tự động trong Microsoft Outlook một cách dễ dàng.

Chỉnh sửa AutoText (các phần nhanh) với tính năng AutoText trong Outlook

Chỉnh sửa AutoText (các phần nhanh) với Kutools cho Outlook

Chỉnh sửa AutoText (các phần nhanh) với tính năng AutoText trong Outlook

Phương pháp này sẽ hướng dẫn bạn chỉnh sửa và xác định lại một Văn bản tự động hiện có trong Microsoft Outlook bằng tính năng Văn bản tự động của nó. Vui lòng làm như sau:
Bước 1: Tạo một email mới:

1. Trong Outlook 2010 và 2013, vui lòng nhấp vào Email mới nút trên Trang Chủ chuyển hướng;
2. Trong Outlook 2007, vui lòng nhấp vào Tập tin > Mới > Tin nhắn Thư.

Bước 2: Trong cửa sổ Tin nhắn, nhấp vào Chèn > Phần nhanh > Văn bản tự động, rồi bấm vào tên Văn bản tự động mà bạn sẽ chỉnh sửa sau này.

Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi chọn Văn bản tự động của Kutools cho Outlook. Xem ảnh chụp màn hình ở trên.

Ghi chú:

(1) Bạn cần đặt con trỏ vào nội dung thư để kích hoạt Phần nhanh trong Ribbon.
(2) Trong Outlook 2007, vui lòng nhấp vào Chèn > Phần nhanh, và sau đó nhấp vào Văn bản tự động tên.

Bước 3: Sau đó Văn bản tự động được thêm vào tin nhắn của bạn. Chỉnh sửa mục nhập khối trong tin nhắn của bạn dựa trên nhu cầu của bạn.

Bước 4: Chọn mục nhập khối, sau đó:

1. Trong Outlook 2007, vui lòng nhấp vào Chèn > Phần nhanh > Lưu lựa chọn vào Thư viện phần nhanh.
2. Trong Outlook 2010 và 2013, vui lòng nhấp vào Chèn > Phần nhanh > Văn bản tự động > Lưu lựa chọn vào Thư viện văn bản tự động. Xem ảnh chụp màn hình:

Bước 5: Trong hộp thoại Tạo Khối Tòa nhà Mới, nhập tên khai sinh chỉnh sửa Văn bản tự động thành Tên: Hộp, sau đó bấm vào OK .
Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi nhập tên ban đầu của Kutools cho Outlook trong Tên: cái hộp. Xem ảnh chụp màn hình:

Bước 6: Trong hộp thoại cảnh báo bật lên, chỉ cần nhấp vào Có .

Cho đến nay, bạn đã chỉnh sửa và xác định lại Văn bản tự động hiện có trong Microsoft Outlook và bạn có thể xem Văn bản tự động đã chỉnh sửa bằng cách nhấp vào Chèn > Phần nhanh > Văn bản tự động (Hoặc Chèn > Phần nhanh trong Outlook 2007) trong cửa sổ Thư.

Chỉnh sửa AutoText (các phần nhanh) với Kutools cho Outlook

Phương pháp thứ hai tương tự như phương pháp đầu tiên chúng tôi đã giới thiệu. Tuy nhiên, Kutools cho Outlook's Văn bản tự động tiện ích có thể giúp bạn chỉnh sửa và xác định lại Văn bản tự động hiện có một cách trực quan và dễ dàng hơn nhiều.

Kutools cho Outlook là một phần bổ trợ hữu ích với hàng tá công cụ tiện dụng, giúp bạn làm việc dễ dàng hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn trong Microsoft Outlook.

Bước 1: Tạo một email mới bằng cách nhấp vào Email mới nút trên Trang Chủ trong Outlook 2010 và 2013.

Bước 2: Trong ngăn Văn bản tự động ở bên phải, hãy xem ảnh chụp màn hình:

1. Đầu tiên, nhấp để chọn tên danh mục mà Văn bản tự động mà bạn sẽ chỉnh sửa thuộc về;
2. Sau đó nhấp đúp vào tên Văn bản tự động để chèn nó vào tin nhắn của bạn. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi nhấp đúp vào Kutools cho Outlook.

Chú thích: Theo mặc định, ngăn Văn bản Tự động hiển thị ở ngoài cùng bên phải của cửa sổ Thư. Nếu ngăn Văn bản Tự động biến mất, vui lòng nhấp vào Kutools > Bánh mì để kích hoạt nó.

Bước 3: Trong nội dung thư, chỉnh sửa mục nhập khối.

Bước 4: Chọn mục nhập khối đã chỉnh sửa, nhấp vào Thêm ở đầu ngăn Văn bản Tự động. Xem ảnh chụp màn hình:

Bước 5: Trong hộp thoại Văn bản Tự động bật lên, hãy nhập tên khai sinh trong số Văn bản tự động đã chỉnh sửa trong Tên: và sau đó bấm vào OK .
Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi nhập Kutools cho Outlook trong Tên: cái hộp. Xem ảnh chụp màn hình:

Sau đó, Văn bản tự động được chỉnh sửa và xác định lại trong Outlook càng sớm càng tốt.

Chú thích: Văn bản tự động mà bạn thêm / chỉnh sửa / xóa trong Ngăn văn bản tự động, sẽ đồng bộ thêm / chỉnh sửa / xóa vào thư viện Văn bản tự động của Microsoft Outlook (Chèn > Phần nhanh > Văn bản tự động trong cửa sổ Tin nhắn) và ngược lại.

---

Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất

Kutools cho Outlook - Hơn 100 tính năng mạnh mẽ để tăng cường Outlook của bạn

🤖 Trợ lý thư AI: Email chuyên nghiệp tức thì với phép thuật AI--một cú nhấp chuột để có câu trả lời xuất sắc, giọng điệu hoàn hảo, khả năng thông thạo đa ngôn ngữ. Chuyển đổi email một cách dễ dàng! ...

📧 Tự động hoá email: Vắng Mặt (Có sẵn cho POP và IMAP)  /  Lên lịch gửi email  /  Tự động CC/BCC theo quy định khi gửi Email  /  Tự động chuyển tiếp (Quy tắc nâng cao)   /  Tự động thêm lời chào   /  Tự động chia email nhiều người nhận thành các tin nhắn riêng lẻ hữu ích. Cảm ơn !

📨 Quản lý email: Dễ dàng thu hồi email  /  Chặn email lừa đảo theo chủ đề và những người khác  /  Xóa các email trùng lặp  /  Tìm Kiếm Nâng Cao  /  Hợp nhất các thư mục hữu ích. Cảm ơn !

📁 Tệp đính kèm chuyên nghiệp: Lưu hàng loạt  /  Tách hàng loạt  /  Nén hàng loạt  /  Tự động lưu   /  Tự động tách  /  Tự động nén hữu ích. Cảm ơn !

🌟 Giao diện ma thuật: 😊Thêm nhiều biểu tượng cảm xúc đẹp và thú vị hơn   /  Tăng năng suất Outlook của bạn với chế độ xem theo thẻ  /  Thu nhỏ Outlook thay vì đóng hữu ích. Cảm ơn !

👍 Kỳ quan chỉ bằng một cú nhấp chuột: Trả lời tất cả bằng tệp đính kèm đến  /   Email chống lừa đảo  /  🕘Hiển thị múi giờ của người gửi hữu ích. Cảm ơn !

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Danh bạ & Lịch: Thêm hàng loạt liên hệ từ các email đã chọn  /  Chia nhóm liên hệ thành các nhóm riêng lẻ  /  Xóa lời nhắc sinh nhật hữu ích. Cảm ơn !

Trên 100 tính năng Chờ đợi sự khám phá của bạn! Bấm vào đây để khám phá thêm.

Tìm hiểu thêm       Tải xuống miễn phí      Mua