Bạn có thể đặt quy tắc trả lời hàng loạt cho tất cả các email cùng một lúc trong một thư mục cụ thể.

Phần 1: Tạo một email mới và lưu nó dưới dạng Mẫu Outlook

1. Đầu tiên, bạn cần tạo một thư mục mới và di chuyển tất cả các email mà bạn muốn trả lời hàng loạt có cùng nội dung vào.

2. Tạo một email mới với nội dung bạn muốn trả lời. (Chú thích: Bạn cần nhập chủ đề email nhưng vẫn giữ Đến trường trống). Xem ảnh chụp màn hình:

3. Sau khi soạn email mới, vui lòng nhấp vào Tập tin > Save As.

4. Trong Save As hộp thoại, vui lòng nhập tên tệp của bạn vào Tên tập tin cánh đồng. Theo mặc định, tên tệp sẽ được đặt tên với chủ đề email. Và sau đó chọn Mẫu Outlook từ Save as type trình đơn thả xuống. Cuối cùng bấm Lưu .

Chú thích: Nếu bạn chọn Mẫu Outlook từ Save as type trình đơn thả xuống, tệp sẽ được lưu trong Template thư mục tự động. Vui lòng không thay đổi thư mục đích.

5. Khi nó quay trở lại Tin nhắn cửa sổ, vui lòng nhấp vào Đóng để đóng nó.

6. Khi hộp nhắc Outlook bật lên, hãy bấm Không cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

Phần 2: Tạo quy tắc mới cho mẫu

Bây giờ bạn cần tạo một quy tắc mới cho mẫu này.

7. Vao trong Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại.
A. Trong Outlook 2007, bấm CÔNG CỤ > Quy tắc và Cảnh báo.
B. Trong Outlook 2010 và 2013, vui lòng nhấp vào Nội quy > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo Dưới Trang Chủ chuyển hướng. Xem ảnh chụp màn hình:

8. Trong Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại, vui lòng nhấp vào Quy tắc mới nút bên dưới Quy tắc e-mail tab.

9. Khi mà Trình hướng dẫn quy tắc hộp thoại bật lên, đi tới Bắt đầu từ một quy tắc trống phần và chọn Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi nhận được. Và sau đó nhấp vào Sau .

10. Ở phần tiếp theo Trình hướng dẫn quy tắc hộp thoại, nhấn Sau để chuyển sang bước tiếp theo. Khi một hộp nhắc bật lên, vui lòng nhấp vào Có .

11. Trong hộp thoại tiếp theo, hãy chọn trả lời bằng cách sử dụng một mẫu cụ thể hộp trong Bước 1. Và sau đó nhấp vào văn bản của một mẫu cụ thể in Bước 2. Xem ảnh chụp màn hình:

12. Trong Chọn một mẫu trả lời hộp thoại, bạn cần: (1) Chọn Mẫu người dùng trong hệ thống tệp trong Nhìn vào danh sách thả xuống; (2) Chọn mẫu bạn đã lưu trước đó; (3) Nhấp Mở cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

13. Khi nó trở lại hộp thoại trước đó, vui lòng nhấp vào Sau .

14. Tiếp tục nhấp Sau cho đến nút cuối cùng Trình hướng dẫn quy tắc hộp thoại hiển thị. Trong hộp thoại này, hãy nhập tên cho quy tắc mới này trong Bước 1, bỏ chọn Bật quy tắc này hộp trong Bước 2, Và sau đó nhấp vào Kết thúc cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

Chú thích: Bạn có thể đổi tên quy tắc bằng cách xóa tên cũ và nhập tên mới vào Chỉ định tên cho quy tắc này hộp văn bản.

15. Nhấp chuột OK trong hộp thoại nhắc sau.

16. Khi nó quay trở lại Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại, vui lòng nhấp vào OK để hoàn tất toàn bộ cài đặt.

Phần 3: Chạy quy tắc cho thư mục cụ thể

17. Khởi động lại ứng dụng Outlook.

18. Đi vào Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại một lần nữa. Chọn quy tắc bạn đã tạo trước đó, sau đó nhấp vào Chạy quy tắc ngay bây giờ nút bên dưới Quy tắc e-mail chuyển hướng. Xem ảnh chụp màn hình:

19. Trong Chạy quy tắc ngay bây giờ hộp thoại, bạn cần phải (Xem ảnh chụp màn hình bên phải):
(1) Chọn hộp quy tắc mà bạn muốn chạy sau chọn các quy tắc để chạy;
(2) Nhấp vào Xem để chọn thư mục mà bạn muốn trả lời hàng loạt cho tất cả các email bên trong.
(3) Chọn Tất cả Thư từ Áp dụng các quy tắc cho danh sách thả xuống.
(4) Nhấp vào chạy Nút Bây giờ.

Chú thích: Nếu bạn có các thư mục con trong thư mục đã chọn, vui lòng kiểm tra Bao gồm các thư mục con cái hộp.

20. Đóng các hộp thoại.

Bây giờ tất cả các email bên trong thư mục cụ thể được trả lời với cùng một nội dung cùng một lúc.

Bạn có thể thấy có nhiều bước bạn nên làm trong phương pháp trên. Nhưng vơi Kutools cho Outlook'S Trả lời hàng loạt tiện ích, bạn có thể dễ dàng trả lời hàng loạt nhiều email cùng một lúc.

1. Chuyển đến thư mục email có các email bạn muốn trả lời hàng loạt và chọn chúng, sau đó nhấp vào Kutools > Trả lời hàng loạt> Tạo và quản lý mẫu trả lời. Xem ảnh chụp màn hình:

2. Trong hộp thoại Tạo và quản lý mẫu trả lời bật lên, vui lòng (1) nhấp vào Thêm nút để thêm mẫu trả lời mới, (2) giữ mẫu mới được chọn và nhập nội dung mẫu vào hộp chỉnh sửa bên dưới, sau đó (3) nhấp vào đáp lại cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

Bây giờ tất cả các email đã chọn đều được trả lời bằng mẫu trả lời mới.

Chú ý:
(1) Nếu bạn muốn trả lời tất cả các email đã nhận trong một thư mục cụ thể, vui lòng mở thư mục và sau đó nhấn Ctrl + A các phím trên bàn phím để chọn tất cả các email cùng một lúc.
(2) Nếu bạn đã thêm các mẫu trả lời, sau khi chọn email, bạn có thể trả lời tất cả chúng bằng cách nhấp trực tiếp vào mẫu hiện có trong Trả lời nhiều tin nhắn danh sách thả xuống.