Làm thế nào để chuyển đổi danh sách phân phối thành các liên hệ riêng lẻ trong Outlook?

Khi bạn nhận được gửi danh sách phân phối từ người khác, sau khi lưu danh sách phân phối vào thư mục Liên hệ, làm cách nào bạn có thể chuyển đổi nhóm liên hệ này thành các liên hệ riêng lẻ trong Outlook? Trên thực tế, Outlook không cung cấp cho bạn tính năng nào để giải quyết vấn đề này. Nhưng vẫn có những phương pháp cho nó. Hãy xem hướng dẫn sau đây.

Chuyển đổi danh sách phân phối thành các liên hệ riêng lẻ với việc mở rộng và lưu từng địa chỉ một

Chuyển đổi danh sách phân phối thành các liên hệ riêng lẻ với tính năng nhập

Bước 1: Lưu danh sách phân phối dưới dạng tệp txt

Bước 2: Lưu tệp txt dưới dạng tệp csv trong Excel

Bước 3: Đảm bảo rằng danh bạ và Địa chỉ email được phân tách bằng Dấu phẩy

Bước 4: Nhập tệp CSV vào thư mục danh bạ Outlook

Chuyển đổi danh sách phân phối thành các liên hệ riêng lẻ với việc mở rộng và lưu từng địa chỉ một

Nếu không có quá nhiều thành viên hiện có trong danh sách phân phối, tôi khuyên bạn nên sử dụng phương pháp này để chuyển đổi danh sách phân phối thành các liên hệ riêng lẻ trong Outlook.

1. Đầu tiên, bạn cần lưu danh sách phân phối được gửi từ những người khác bằng cách kéo nó vào Thư mục Danh bạ, sau đó tạo một email mới.

2. Trong cửa sổ Tin nhắn, hãy nhấp vào Đến để chọn danh sách phân phối mà bạn muốn chuyển đổi thành các liên hệ riêng lẻ.

3. Khi danh sách phân phối hiển thị trong Đến trường, vui lòng nhấp vào để mở rộng danh sách phân phối.

4. Sau đó an Mở rộng danh sách hộp nhắc nhở bật lên, vui lòng nhấp vào OK cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

5. Sau khi mở rộng danh sách phân phối, vui lòng chọn và nhấp chuột phải vào địa chỉ liên hệ đầu tiên, sau đó nhấp vào Thêm vào Outlook Contacts trong menu chuột phải. Xem ảnh chụp màn hình:

6. Bây giờ Liên hệ cửa sổ bật lên, vui lòng nhấp vào Lưu & Đóng để lưu nó sau khi điền xong tất cả thông tin cho liên hệ này.

7. Bạn cần lặp lại bước 5 và 6 ở trên để tạo liên hệ mới từ danh sách phân phối cho đến khi tất cả thành viên được lưu vào thư mục danh bạ của bạn.

8. Sau khi lưu tất cả các số liên lạc của danh sách phân phối, hãy đóng cửa sổ Tin nhắn mà không gửi.

Chuyển đổi danh sách phân phối thành các liên hệ riêng lẻ với tính năng nhập

Nếu có số lượng thành viên được bao gồm trong danh sách phân phối, phương pháp nhập sau đây sẽ giúp ích cho bạn.

Bước 1: Lưu danh sách phân phối dưới dạng tệp txt

1. Sau khi lưu danh sách phân phối vào thư mục Danh bạ của bạn, hãy chuyển sang dạng xem Danh bạ hoặc Mọi người, chọn và mở danh sách phân phối bạn muốn chuyển đổi thành liên hệ riêng lẻ.

2. nhấp chuột Tập tin (Office nút trong Outlook 2007)> Save As.

3. bên trong Save As hộp thoại, bạn cần:

1). Lựa chọn Chỉ văn bản trong Save as type danh sách thả xuống;

2). Chọn một vị trí để lưu tệp văn bản vào;

3). Đặt tên tệp trong Tên tập tin cái hộp;

4). Nhấn vào Lưu .

Bước 2: Lưu tệp txt dưới dạng tệp csv trong Excel

Bây giờ bạn cần lưu tệp txt dưới dạng tệp csv trong Excel. Hãy làm như sau.

1. Mở sổ làm việc Excel.

2. Trong trang tính Excel, vui lòng nhập từ “Họ tên"Trong ô A1 và trong ô B1, nhập"Địa chỉ E-mail”. Xem ảnh chụp màn hình:

3. Mở tệp txt mà bạn đã tạo ở Bước 1, chọn các dòng chỉ có tên và địa chỉ email. Sau đó nhấn Ctrl + C để sao chép các mục đã chọn.

4. Quay lại Trang tính, nhấp vào ô A2, sau đó nhấn Ctrl + V để dán các mục đã chọn vào trang tính.

5. Sau đó nhấn vào Tập tin (Nút văn phòng trong Outlook 2007)> Tiết kiệm như trong Excel.

6. bên trong Save As hộp thoại, bạn cần:

1). Chọn một vị trí để lưu tệp CSV vào;

2). Đặt tên tệp trong Tên tập tin cái hộp;

3). Lựa chọn CSV (MS-DOS) từ Save as type danh sách thả xuống;

4). Nhấn vào Lưu .

Bước 3: Đảm bảo rằng danh bạ và Địa chỉ email được phân tách bằng Dấu phẩy

1. Mở tệp CSV trong Notepad bằng cách nhấp chuột phải vào nó, sau đó nhấp vào Mở với > Notepad. Xem ảnh chụp màn hình:

2. Đảm bảo rằng Tên và Địa chỉ email được phân tách bằng dấu phẩy.

Chú ý:

1. Nếu chúng được phân tách bằng dấu phẩy, vui lòng đóng cửa sổ Notepad;

2. Nếu dấu phân cách không phải là dấu phẩy, chẳng hạn như dấu chấm phẩy, vui lòng nhấp vào Chỉnh sửa > Thay thế trong cửa sổ Notepad. bên trong Thay thế hộp thoại, nhập dấu chấm phẩy (;) vào Tìm và nhập dấu phẩy (,) vào Thay thế bằng hộp, sau đó nhấp vào Thay thế Tất cả để thay thế tất cả các dấu chấm phẩy bằng dấu phẩy. Xem ảnh chụp màn hình:

Bước 4: Nhập tệp CSV vào thư mục danh bạ Outlook

Bây giờ, bạn có thể nhập tệp csv vào thư mục danh bạ Outlook.

1. Mở Thuật sĩ Nhập và Xuất hộp thoại.

Trong Outlook 2007, vui lòng nhấp vào Tập tin > Xuất nhập khẩu;

Trong Outlook 2010, vui lòng nhấp vào Tập tin > Mở > Nhập khẩu;

Trong Outlook 2013, vui lòng nhấp vào Tập tin > Obút & Xuất khẩu > Import / Export.

2. bên trong Thuật sĩ Nhập và Xuất hộp thoại, nhấn Nhập từ chương trình hoặc tệp khác, Sau đó nhấp vào Sau .

3. bên trong Nhập tệp hộp thoại, nhấn Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (DOS), và sau đó nhấp vào Sau .

4. Trong tiếp theo Nhập tệp hộp thoại, vui lòng nhấp vào Xem để tìm và mở tệp CSV bạn đã tạo; sau đó nhấp vào Sau .

Chú thích: Ba Tùy chọn là tùy chọn cho nhu cầu của riêng bạn.

5. Trong hộp thoại tiếp theo, vui lòng chọn một Liên hệ thư mục mà bạn muốn lưu các số liên lạc trong Chọn thư mục đích cái hộp. Sau đó nhấp vào Sau .

6. Trong hộp thoại cuối cùng, hãy nhấp vào Kết thúc để bắt đầu nhập.

7. Sau đó an Tiến độ Nhập và Xuất hộp thoại bật lên, sau khi nhập xong, nó sẽ tự động đóng lại.

---

Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất

Kutools cho Outlook - Hơn 100 tính năng mạnh mẽ để tăng cường Outlook của bạn

🤖 Trợ lý thư AI: Email chuyên nghiệp tức thì với phép thuật AI--một cú nhấp chuột để có câu trả lời xuất sắc, giọng điệu hoàn hảo, khả năng thông thạo đa ngôn ngữ. Chuyển đổi email một cách dễ dàng! ...

📧 Tự động hoá email: Vắng Mặt (Có sẵn cho POP và IMAP)  /  Lên lịch gửi email  /  Tự động CC/BCC theo quy định khi gửi Email  /  Tự động chuyển tiếp (Quy tắc nâng cao)   /  Tự động thêm lời chào   /  Tự động chia email nhiều người nhận thành các tin nhắn riêng lẻ hữu ích. Cảm ơn !

📨 Quản lý email: Dễ dàng thu hồi email  /  Chặn email lừa đảo theo chủ đề và những người khác  /  Xóa các email trùng lặp  /  Tìm Kiếm Nâng Cao  /  Hợp nhất các thư mục hữu ích. Cảm ơn !

📁 Tệp đính kèm chuyên nghiệp: Lưu hàng loạt  /  Tách hàng loạt  /  Nén hàng loạt  /  Tự động lưu   /  Tự động tách  /  Tự động nén hữu ích. Cảm ơn !

🌟 Giao diện ma thuật: 😊Thêm nhiều biểu tượng cảm xúc đẹp và thú vị hơn   /  Tăng năng suất Outlook của bạn với chế độ xem theo thẻ  /  Thu nhỏ Outlook thay vì đóng hữu ích. Cảm ơn !

👍 Kỳ quan chỉ bằng một cú nhấp chuột: Trả lời tất cả bằng tệp đính kèm đến  /   Email chống lừa đảo  /  🕘Hiển thị múi giờ của người gửi hữu ích. Cảm ơn !

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Danh bạ & Lịch: Thêm hàng loạt liên hệ từ các email đã chọn  /  Chia nhóm liên hệ thành các nhóm riêng lẻ  /  Xóa lời nhắc sinh nhật hữu ích. Cảm ơn !

Trên 100 tính năng Chờ đợi sự khám phá của bạn! Bấm vào đây để khám phá thêm.

Tìm hiểu thêm       Tải xuống miễn phí      Mua