Bỏ qua nội dung chính

Làm cách nào để tự động tải xuống / lưu tệp đính kèm từ Outlook vào một thư mục nhất định?

Mặc dù việc lưu tất cả tệp đính kèm từ một email trong Outlook rất đơn giản bằng cách sử dụng File đính kèm > Lưu tất cả các tệp đính kèm tùy chọn, việc quản lý tệp đính kèm từ nhiều email, đặc biệt là với số lượng lớn, có thể khó khăn hơn. Bài viết này giới thiệu hai giải pháp hiệu quả để tự động tải xuống tệp đính kèm từ email Outlook vào một thư mục cụ thể. Những phương pháp này đặc biệt hữu ích khi xử lý nhiều email và tệp đính kèm, đơn giản hóa quy trình và tiết kiệm thời gian.


Tự động tải xuống tệp đính kèm Outlook vào một thư mục có VBA và quy tắc

Cách tiếp cận này liên quan đến việc sử dụng tập lệnh VBA, khi được thực thi với một quy tắc cụ thể, tập lệnh này sẽ tự động tải xuống và lưu tệp đính kèm từ email Outlook vào một thư mục được chỉ định. Vui lòng tiến hành các bước sau:

  1. Ấn Bản Alt + F11 để mở Microsoft Visual Basic cho các ứng dụng cửa sổ.
  2. Nhấp chuột Chèn > Mô-đun, rồi dán tập lệnh VBA bên dưới vào tập lệnh mới mở Mô-đun cửa sổ.

    VBA: Tự động lưu tệp đính kèm Outlook vào một thư mục nhất định

    Public Sub SaveAttachmentsToDisk(MItem As Outlook.MailItem)
    Dim oAttachment As Outlook.Attachment
    Dim sSaveFolder As String
    sSaveFolder = "C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\"
    For Each oAttachment In MItem.Attachments
    oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName
    Next
    End Sub

    Lưu ý: Hãy xác định vị trí dòng sSaveFolder = "C: \ Users \ DT168 \ Documents \ outlook-tệp đính kèm \"và thay thế nó bằng đường dẫn của thư mục đích bạn muốn.

  3. Lưu tập lệnh VBA và đóng Microsoft Visual Basic cho các ứng dụng cửa sổ.
  4. Tới email xem và nhấp vào Trang Chủ > Nội quy > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.
  5. Trong phần mở đầu Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại, vui lòng nhấp vào Quy tắc mới nút trên Quy tắc e-mail tab.
  6. Trong tạp chí Trình hướng dẫn quy tắc hộp thoại xuất hiện, hãy chọn Áp dụng quy tắc về thư tôi nhận được và nhấp vào Sau .
  7. Trong tạp chí Trình hướng dẫn quy tắc (Bạn muốn kiểm tra (những) điều kiện nào?) hộp thoại, nhấp vào Sau mà không chọn bất kỳ tùy chọn nào. Và sau đó bấm vào nút trong cửa sổ bật lên Microsoft Outlook hộp thoại.
  8. Trong những điều sau đây Trình hướng dẫn quy tắc (Bạn muốn làm gì với tin nhắn?) hộp thoại, tiến hành như sau:
    1. Kiểm tra chạy một tập lệnh tùy chọn. Mẹo: Nếu bạn không thấy tùy chọn này, vui lòng đi tới hướng dẫn này về cách bật tùy chọn "chạy tập lệnh" trong Outlook.
    2. Nhấp vào văn bản "tập lệnh" được gạch chân màu xanh để mở Chọn tập lệnh hộp thoại. Tại đây, chọn tập lệnh bạn đã thêm vào Bước 2 Và nhấp vào OK .
    3. Nhấn vào Sau để tiếp tục.
  9. Trong tạp chí Trình hướng dẫn quy tắc (Có ngoại lệ nào không?) hộp thoại, vui lòng nhấp vào Sau trực tiếp.
  10. Cuối cùng Trình hướng dẫn quy tắc hộp thoại, vui lòng đặt tên cho quy tắc trong Bước 1 , chọn các tùy chọn khi bạn cần trong Bước 2 phần và nhấp vào Kết thúc .
  11. Đóng Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại.

Kết quả

Bây giờ, nếu bạn chọn tùy chọn "Chạy quy tắc này ngay bây giờ đối với các thư đã có trong hộp thư đến", tất cả các tệp đính kèm từ tài khoản email của bạn sẽ được tải xuống và lưu trữ trong thư mục đích đã chỉ định. Ngoài ra, nếu bạn chọn tùy chọn "Bật quy tắc này", tất cả tệp đính kèm từ email đến sẽ tự động được tải xuống và lưu vào thư mục được chỉ định.


Tự động tải xuống tệp đính kèm Outlook vào một thư mục bằng Kutools for Outlook

Với Kutools cho Outlook được cài đặt trên máy tính của bạn, nó Tự động tách Chức năng này cho phép bạn tự động tải xuống tất cả hoặc các tệp đính kèm Outlook cụ thể dựa trên các điều kiện đã đặt của bạn, chuyển chúng đến thư mục đã chọn một cách thuận tiện. Ngoài ra, tính năng này mang lại sự linh hoạt để tạo các thư mục con. Nó cung cấp hai lựa chọn thay thế để đặt tên cho các thư mục con này: bạn có thể chọn từ một trong các định dạng, chẳng hạn như [thư mục tin nhắn]-[chủ đề tin nhắn]hoặc chọn nối thêm chuỗi văn bản tùy chỉnh làm hậu tố cho định dạng bạn đã chọn. Khả năng này cải thiện đáng kể việc tổ chức và khả năng truy cập các tệp đính kèm của bạn.

Kutools cho Outlook: Tăng cường Outlook với hơn 100 công cụ phải có. Lái thử MIỄN PHÍ trong 60 ngày, không cần ràng buộc!   Đọc thêm ...   Download Now!

  1. Nhấp chuột Kutools > Tự động tách để mở hộp thoại tính năng.
  2. Trong tạp chí Tự động tháo tệp đính kèm hộp thoại, chọn Tự động tách tất cả các tệp đính kèm đã nhận tùy chọn và cấu hình như sau:
    1. Bấm vào nút duyệt để chỉ định thư mục đích để lưu các tệp đính kèm được tự động tách ra.
    2. (Tùy chọn) Kiểm tra Tách phần đính kèm theo kiểu bên dưới tùy chọn nếu bạn muốn tạo các thư mục con để lưu trữ các tệp đính kèm.
      • Tạo các thư mục con theo kiểu bên dưới: Đặt tên cho các thư mục con theo một trong các định dạng được xác định trước, như [thư mục tin nhắn]-[chủ đề tin nhắn].
      • Đổi tên các tệp đính kèm đã lưu theo kiểu bên dưới: Đặt tên cho các thư mục con bằng cách sử dụng một trong các định dạng được xác định trước và thêm chuỗi văn bản tùy chỉnh làm hậu tố.
    3. (Tùy chọn) Kiểm tra Biểu tượng tệp đính kèm vẫn còn trong email tùy chọn để giữ chỉ báo trực quan trong các email có tệp đính kèm.
    4. Nhấp chuột Được.

Kết quả

Bắt đầu từ bây giờ, tất cả các tệp đính kèm sẽ được tự động lưu vào thư mục được chỉ định khi nhận được email.

Mẹo: Nếu bạn muốn thiết lập tự động tách các tệp đính kèm dựa trên các quy tắc cụ thể, hãy bật Tự động tách tệp đính kèm theo quy tắc tùy chọn trong Tự động tháo tệp đính kèm hộp thoại. Sau đó, nhấp vào Mới để xác định điều kiện lọc và cài đặt lưu mong muốn.

Ghi chú:

  • Muốn truy cập vào Tự động tách tính năng? Tải xuống Kutools cho Outlook Hiện nay! Ngoài ra, Kutools còn tự hào có vô số hơn 100 tính năng khác và cung cấp bản dùng thử miễn phí 60 ngày. Đừng chờ đợi, hãy thử ngay hôm nay!
  • Nếu bạn muốn tách hoặc tải xuống các tệp đính kèm hiện có từ nhiều/tất cả các email đã nhận trong Outlook, hãy áp dụng Kutools for Outlook's Tách tất cả (Tệp đính kèm) or Lưu tất cả (Tệp đính kèm) tính năng này.

Các bài liên quan:


Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất

Kutools cho Outlook - Hơn 100 tính năng mạnh mẽ để tăng cường Outlook của bạn

🤖 Trợ lý thư AI: Email chuyên nghiệp tức thì với phép thuật AI--một cú nhấp chuột để có câu trả lời xuất sắc, giọng điệu hoàn hảo, khả năng thông thạo đa ngôn ngữ. Chuyển đổi email một cách dễ dàng! ...

📧 Tự động hoá email: Vắng Mặt (Có sẵn cho POP và IMAP)  /  Lên lịch gửi email  /  Tự động CC/BCC theo quy định khi gửi Email  /  Tự động chuyển tiếp (Quy tắc nâng cao)   /  Tự động thêm lời chào   /  Tự động chia email nhiều người nhận thành các tin nhắn riêng lẻ hữu ích. Cảm ơn !

📨 Quản lý email: Dễ dàng thu hồi email  /  Chặn email lừa đảo theo chủ đề và những người khác  /  Xóa các email trùng lặp  /  Tìm Kiếm Nâng Cao  /  Hợp nhất các thư mục hữu ích. Cảm ơn !

📁 Tệp đính kèm chuyên nghiệpLưu hàng loạt  /  Tách hàng loạt  /  Nén hàng loạt  /  Tự động lưu   /  Tự động tách  /  Tự động nén hữu ích. Cảm ơn !

🌟 Giao diện ma thuật: 😊Thêm nhiều biểu tượng cảm xúc đẹp và thú vị hơn   /  Tăng năng suất Outlook của bạn với chế độ xem theo thẻ  /  Thu nhỏ Outlook thay vì đóng hữu ích. Cảm ơn !

👍 Kỳ quan chỉ bằng một cú nhấp chuột: Trả lời tất cả bằng tệp đính kèm đến  /   Email chống lừa đảo  /  🕘Hiển thị múi giờ của người gửi hữu ích. Cảm ơn !

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Danh bạ & Lịch: Thêm hàng loạt liên hệ từ các email đã chọn  /  Chia nhóm liên hệ thành các nhóm riêng lẻ  /  Xóa lời nhắc sinh nhật hữu ích. Cảm ơn !

Trên 100 tính năng Chờ đợi sự khám phá của bạn! Bấm vào đây để khám phá thêm.

 

 

Comments (115)
Rated 4.5 out of 5 · 1 ratings
This comment was minimized by the moderator on the site
Thank you for this information
This comment was minimized by the moderator on the site
May i ask some question?

I usually received mail to many people and many kinds of files.
So i should distinguish each file.
But now, It can`t.

So Did you have any idea for this?
(like chacnged file name or and so on...)

Thank you for your help

BR
Hansu
This comment was minimized by the moderator on the site
Thank you for your great code
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi,
I create Module in Microsoft VBA & save it
However when go to create Rules in Outlook, I can't see the select box of "Run a script"
What is the reason & how to fix it?
Thank you
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi there,

In some versions of Outlook, especially in more recent updates, the "Run a Script" option might be disabled by default due to security concerns. To enable the "Run a Script" option in Outlook, you usually need to modify the registry settings. Here's a general guide on how to do it:

1. Close Outlook: Make sure Outlook is not running.
2. Open Registry Editor: Press Win + R, type regedit, and hit Enter.
3. Navigate to the Outlook Security Settings: Depending on your version of Outlook, you'll need to navigate to a specific path in the Registry Editor. For example, for Outlook 2016, 2019, and Microsoft 365, you might navigate to HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Security.
4. Modify/Add the Registry Value:
4.1 Right-click in the right pane and choose New > DWORD (32-bit) Value.
4.2 Name the new value as EnableUnsafeClientMailRules.
4.3 Set its value to 1.
5. Close Registry Editor and restart your computer.
6. Open Outlook and check if the "Run a Script" option is available.
This comment was minimized by the moderator on the site
Ale kupa, oszuści. Maile zaczynają znikać. Nie mam moich wiadomości.
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi, code works great however I am saving excel files and was wondering how I can modify the saved name. I recieve files like this "exa 2022-08.xlsx" how can I save the excel file as just "2022-08"?

this is my current code and my file saves however as just a file type not excel.

Public Sub PortlandDaily(MItem As Outlook.MailItem)
Dim oAttachment As Outlook.Attachment
Dim sSaveFolder As String
sSaveFolder = "T:\_Portland\Engineering Data\Daily Production Data\Test\"
For Each oAttachment In MItem.Attachments

Dim SplitName() As String
SplitName = Split(oAttachment.DisplayName, ".")

Dim RightName As String
RightName = Right(SplitName(0), 7)

Dim SaveName As String

SaveName = sSaveFolder & RightName

oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName

Next
End Sub
Rated 4.5 out of 5
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi there,

Please try the code below:
Public Sub PortlandDaily(MItem As Outlook.MailItem)
Dim oAttachment As Outlook.Attachment
Dim sSaveFolder As String
sSaveFolder = "T:\_Portland\Engineering Data\Daily Production Data\Test\"
For Each oAttachment In MItem.Attachments
  Dim SplitName() As String
  SplitName = Split(oAttachment.DisplayName, ".")
  Dim RightName As String
  RightName = Right(SplitName(0), 7) 'You can also declare the file name here, e.g., RightName = "2022-08"
  Dim SaveName As String
  SaveName = sSaveFolder & RightName & "." & SplitName(1)
  oAttachment.SaveAsFile SaveName
Next
End Sub


Amanda
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi. is it possible to give the attachment file an entirely new name, using information form the mail (for example the date of delivery).
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi,
How can I create a VBA to save attachment (Excel file) in my location drive when email received in my outlook folder and using the file name based on cell value...Many thanks

Regards,
Anthony On
This comment was minimized by the moderator on the site
Bonjour, j'ai réussi à rajouter "exécuter un script" dans les règles et faire fonctionner le script dans outlook. Les pièces jointes d'un mail bien précis s'enregistrent parfaitement dans le dossier demandé. Sauf que j'aimerais enregistrer uniquement les fichiers .txt, et non les .pdf qui s'incrémentent également. Aussi j'ai une autre requête s'il vous plaît, le script fonctionne très bien pour définir un dossier de destination, mais je souhaite définir d'autres règles qui me permettraient d'enregistrer les pièces jointes d'autres mails vers un autre dossier de destination. J'ai essayé de faire un 2e module VBA, cela ne fonctionne pas. J'ai généré un deuxième projet VBA mais Outlook n'en gère qu'un seul. Dans ce cas, comment remédier s'il vous plait ? Merci pour ce tuto très clair pour moi qui suis débutante.
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi pearl,
Could you please send the code you generated so that we can fix it?
Amanda
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi Can we  download the attachment contains specific letters using VBA code
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi DAS,
When you said “the attachment contains specific letters”, did you mean you want to download the attachments from specific letters?
Amanda
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi,
I executed the VBA + Rule option and it seemed to work perfectly. However, it recently stopped working with no errors. The rule is set to read the subject line, move to a certain folder if there is a certain subject, and then run the script. I know the trigger is working in the rule because the first action (move to folder) is working as it should.
Any idea why the rule trigger would work, but the documents are no longer being saved?
Things I have tried/checked:-The file path is correct-I added delays in various spots in the vba using application.wait-outlook has been shutdown and re-opened, and so has my laptop
(disclosure: I am a bit of a VBA newbie, but have beginner level coding knowledge)
There are no comments posted here yet
Load More
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations