Làm cách nào để tự động tải xuống / lưu tệp đính kèm từ Outlook vào một thư mục nhất định?
Mặc dù việc lưu tất cả tệp đính kèm từ một email trong Outlook rất đơn giản bằng cách sử dụng File đính kèm > Lưu tất cả các tệp đính kèm tùy chọn, việc quản lý tệp đính kèm từ nhiều email, đặc biệt là với số lượng lớn, có thể khó khăn hơn. Bài viết này giới thiệu hai giải pháp hiệu quả để tự động tải xuống tệp đính kèm từ email Outlook vào một thư mục cụ thể. Những phương pháp này đặc biệt hữu ích khi xử lý nhiều email và tệp đính kèm, đơn giản hóa quy trình và tiết kiệm thời gian.
- Tự động tải xuống tệp đính kèm Outlook vào thư mục có VBA và quy tắc (11 bước)
- Tự động tải xuống tệp đính kèm Outlook vào một thư mục bằng Kutools for Outlook (2 bước)
Tự động tải xuống tệp đính kèm Outlook vào một thư mục có VBA và quy tắc
Cách tiếp cận này liên quan đến việc sử dụng tập lệnh VBA, khi được thực thi với một quy tắc cụ thể, tập lệnh này sẽ tự động tải xuống và lưu tệp đính kèm từ email Outlook vào một thư mục được chỉ định. Vui lòng tiến hành các bước sau:
- Ấn Bản Alt + F11 để mở Microsoft Visual Basic cho các ứng dụng cửa sổ.
- Nhấp chuột Chèn > Mô-đun, rồi dán tập lệnh VBA bên dưới vào tập lệnh mới mở Mô-đun cửa sổ.
VBA: Tự động lưu tệp đính kèm Outlook vào một thư mục nhất định
Public Sub SaveAttachmentsToDisk(MItem As Outlook.MailItem) Dim oAttachment As Outlook.Attachment Dim sSaveFolder As String sSaveFolder = "C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments\" For Each oAttachment In MItem.Attachments oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName Next End Sub
Lưu ý: Hãy xác định vị trí dòng sSaveFolder = "C: \ Users \ DT168 \ Documents \ outlook-tệp đính kèm \"và thay thế nó bằng đường dẫn của thư mục đích bạn muốn.
- Lưu tập lệnh VBA và đóng Microsoft Visual Basic cho các ứng dụng cửa sổ.
- Tới email xem và nhấp vào Trang Chủ > Nội quy > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.
- Trong phần mở đầu Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại, vui lòng nhấp vào Quy tắc mới nút trên Quy tắc e-mail tab.
- Trong tạp chí Trình hướng dẫn quy tắc hộp thoại xuất hiện, hãy chọn Áp dụng quy tắc về thư tôi nhận được và nhấp vào Sau .
- Trong tạp chí Trình hướng dẫn quy tắc (Bạn muốn kiểm tra (những) điều kiện nào?) hộp thoại, nhấp vào Sau mà không chọn bất kỳ tùy chọn nào. Và sau đó bấm vào Có nút trong cửa sổ bật lên Microsoft Outlook hộp thoại.
- Trong những điều sau đây Trình hướng dẫn quy tắc (Bạn muốn làm gì với tin nhắn?) hộp thoại, tiến hành như sau:
- Kiểm tra chạy một tập lệnh tùy chọn. Mẹo: Nếu bạn không thấy tùy chọn này, vui lòng đi tới hướng dẫn này về cách bật tùy chọn "chạy tập lệnh" trong Outlook.
- Nhấp vào văn bản "tập lệnh" được gạch chân màu xanh để mở Chọn tập lệnh hộp thoại. Tại đây, chọn tập lệnh bạn đã thêm vào Bước 2 Và nhấp vào OK .
- Nhấn vào Sau để tiếp tục.
- Trong tạp chí Trình hướng dẫn quy tắc (Có ngoại lệ nào không?) hộp thoại, vui lòng nhấp vào Sau trực tiếp.
- Cuối cùng Trình hướng dẫn quy tắc hộp thoại, vui lòng đặt tên cho quy tắc trong Bước 1 , chọn các tùy chọn khi bạn cần trong Bước 2 phần và nhấp vào Kết thúc .
- Đóng Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại.
Kết quả
Bây giờ, nếu bạn chọn tùy chọn "Chạy quy tắc này ngay bây giờ đối với các thư đã có trong hộp thư đến", tất cả các tệp đính kèm từ tài khoản email của bạn sẽ được tải xuống và lưu trữ trong thư mục đích đã chỉ định. Ngoài ra, nếu bạn chọn tùy chọn "Bật quy tắc này", tất cả tệp đính kèm từ email đến sẽ tự động được tải xuống và lưu vào thư mục được chỉ định.
Tự động tải xuống tệp đính kèm Outlook vào một thư mục bằng Kutools for Outlook
Với Kutools cho Outlook được cài đặt trên máy tính của bạn, nó Tự động tách Chức năng này cho phép bạn tự động tải xuống tất cả hoặc các tệp đính kèm Outlook cụ thể dựa trên các điều kiện đã đặt của bạn, chuyển chúng đến thư mục đã chọn một cách thuận tiện. Ngoài ra, tính năng này mang lại sự linh hoạt để tạo các thư mục con. Nó cung cấp hai lựa chọn thay thế để đặt tên cho các thư mục con này: bạn có thể chọn từ một trong các định dạng, chẳng hạn như [thư mục tin nhắn]-[chủ đề tin nhắn]hoặc chọn nối thêm chuỗi văn bản tùy chỉnh làm hậu tố cho định dạng bạn đã chọn. Khả năng này cải thiện đáng kể việc tổ chức và khả năng truy cập các tệp đính kèm của bạn.
Kutools cho Outlook: Tăng cường Outlook với hơn 100 công cụ phải có. Lái thử MIỄN PHÍ trong 60 ngày, không cần ràng buộc! Đọc thêm ... Download Now!
- Nhấp chuột Kutools > Tự động tách để mở hộp thoại tính năng.
- Trong tạp chí Tự động tháo tệp đính kèm hộp thoại, chọn Tự động tách tất cả các tệp đính kèm đã nhận tùy chọn và cấu hình như sau:
- Bấm vào nút duyệt để chỉ định thư mục đích để lưu các tệp đính kèm được tự động tách ra.
- (Tùy chọn) Kiểm tra Tách phần đính kèm theo kiểu bên dưới tùy chọn nếu bạn muốn tạo các thư mục con để lưu trữ các tệp đính kèm.
- Tạo các thư mục con theo kiểu bên dưới: Đặt tên cho các thư mục con theo một trong các định dạng được xác định trước, như [thư mục tin nhắn]-[chủ đề tin nhắn].
- Đổi tên các tệp đính kèm đã lưu theo kiểu bên dưới: Đặt tên cho các thư mục con bằng cách sử dụng một trong các định dạng được xác định trước và thêm chuỗi văn bản tùy chỉnh làm hậu tố.
- (Tùy chọn) Kiểm tra Biểu tượng tệp đính kèm vẫn còn trong email tùy chọn để giữ chỉ báo trực quan trong các email có tệp đính kèm.
- Nhấp chuột Được.
Kết quả
Bắt đầu từ bây giờ, tất cả các tệp đính kèm sẽ được tự động lưu vào thư mục được chỉ định khi nhận được email.
Mẹo: Nếu bạn muốn thiết lập tự động tách các tệp đính kèm dựa trên các quy tắc cụ thể, hãy bật Tự động tách tệp đính kèm theo quy tắc tùy chọn trong Tự động tháo tệp đính kèm hộp thoại. Sau đó, nhấp vào Mới để xác định điều kiện lọc và cài đặt lưu mong muốn.
Ghi chú:
- Muốn truy cập vào Tự động tách tính năng? Tải xuống Kutools cho Outlook Hiện nay! Ngoài ra, Kutools còn tự hào có vô số hơn 100 tính năng khác và cung cấp bản dùng thử miễn phí 60 ngày. Đừng chờ đợi, hãy thử ngay hôm nay!
- Nếu bạn muốn tách hoặc tải xuống các tệp đính kèm hiện có từ nhiều/tất cả các email đã nhận trong Outlook, hãy áp dụng Kutools for Outlook's Tách tất cả (Tệp đính kèm) or Lưu tất cả (Tệp đính kèm) tính năng này.
Các bài liên quan:
Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất
Kutools cho Outlook - Hơn 100 tính năng mạnh mẽ để tăng cường Outlook của bạn
📧 Tự động hoá email: Vắng Mặt (Có sẵn cho POP và IMAP) / Lên lịch gửi email / Tự động CC/BCC theo quy định khi gửi Email / Tự động chuyển tiếp (Quy tắc nâng cao) / Tự động thêm lời chào / Tự động chia email nhiều người nhận thành các tin nhắn riêng lẻ hữu ích. Cảm ơn !
📨 Quản lý email: Dễ dàng thu hồi email / Chặn email lừa đảo theo chủ đề và những người khác / Xóa các email trùng lặp / Tìm Kiếm Nâng Cao / Hợp nhất các thư mục hữu ích. Cảm ơn !
📁 Tệp đính kèm chuyên nghiệp: Lưu hàng loạt / Tách hàng loạt / Nén hàng loạt / Tự động lưu / Tự động tách / Tự động nén hữu ích. Cảm ơn !
🌟 Giao diện ma thuật: 😊Thêm nhiều biểu tượng cảm xúc đẹp và thú vị hơn / Tăng năng suất Outlook của bạn với chế độ xem theo thẻ / Thu nhỏ Outlook thay vì đóng hữu ích. Cảm ơn !
👍 Kỳ quan chỉ bằng một cú nhấp chuột: Trả lời tất cả bằng tệp đính kèm đến / Email chống lừa đảo / 🕘Hiển thị múi giờ của người gửi hữu ích. Cảm ơn !
👩🏼🤝👩🏻 Danh bạ & Lịch: Thêm hàng loạt liên hệ từ các email đã chọn / Chia nhóm liên hệ thành các nhóm riêng lẻ / Xóa lời nhắc sinh nhật hữu ích. Cảm ơn !
Trên 100 tính năng Chờ đợi sự khám phá của bạn! Bấm vào đây để khám phá thêm.