Phương pháp này sẽ hướng dẫn bạn di chuyển tất cả các email lớn sang một thư mục mới theo kích thước, sau đó lưu trữ thư mục mới theo cách thủ công trong Outlook. Vui lòng làm như sau:

1. bên trong email xem, (1) chọn thư mục thư nơi bạn sẽ lưu trữ các email lớn, (2) gõ lệnh truy vấn kích thước:> 5KB trong Instant Search hộp, và (3) Nhấp chuột Tìm kiếm > Thư mục hiện tại (hoặc phạm vi tìm kiếm khác khi bạn cần). Xem ảnh chụp màn hình:

Chú thích: Trong lệnh truy vấn kích thước:> 5KB, 5KB là kích thước được chỉ định mà bạn sẽ lưu trữ email và bạn có thể thay đổi nó khi cần.

2. Chọn tất cả các kết quả tìm kiếm trong danh sách thư, nhấp chuột phải và chọn Di chuyển > Các thư mục từ menu ngữ cảnh. Xem ảnh chụp màn hình:

Chú thích: Bạn có thể dễ dàng chọn tất cả các kết quả tìm kiếm bằng cách nhấp vào bất kỳ kết quả tìm kiếm nào, sau đó nhấn Ctrl + A các phím đồng thời.

3. Bây giờ chỉ định thư mục đích mà bạn sẽ chuyển email đến như sau: (1) trong hộp thoại Di chuyển Mục đang mở, vui lòng nhấp vào Mới nút, (2) trong hộp thoại Tạo Thư mục Mới, đặt tên cho thư mục mới, (3) chỉ định vị trí đặt thư mục mới và (4) nhấp vào OK nút hai lần để đóng hai hộp thoại. Xem ảnh chụp màn hình:

4. Bây giờ tất cả các email lớn hơn kích thước được chỉ định sẽ được chuyển từ phạm vi tìm kiếm được chỉ định sang thư mục mới. Tiếp tục nhấp vào Tập tin > Thông tin > CÔNG CỤ > Dọn dẹp đồ cũ (Hoặc Tập tin > Thông tin > Công cụ dọn dẹp > lưu trữ).

 

5. Trong hộp thoại Lưu trữ, vui lòng định cấu hình cài đặt lưu trữ như ảnh chụp màn hình bên phải:
(1) Kiểm tra Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con Tùy chọn;
(2) Chọn thư mục mới mà bạn vừa mới chuyển email đến trong hộp danh sách bên dưới;
(3) Loại Vững bước tới tương lai trong Lưu trữ các mục cũ hơn cái hộp;
(4) Nhấp vào Xem cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

 

6. Trong hộp thoại Mở Tệp Dữ liệu Outlook, nhập tên cho tệp PST lưu trữ mới trong Tên tập tin và nhấp vào OK cái nút. Xem ảnh chụp màn hình bên dưới:

7. Bây giờ bạn quay lại hộp thoại Lưu trữ, vui lòng nhấp vào OK cái nút. Và sau đó nhấp vào Có trong hộp thoại Microsoft Outlook hiện ra. Xem ảnh chụp màn hình:

Cho đến nay, bạn đã lưu trữ email theo kích thước được chỉ định trong Outlook.

Đặt cài đặt Tự động lưu trữ cho tất cả các thư mục trong Outlook

(Tự động) chỉ lưu trữ các tác vụ đã hoàn thành trong Outlook

Lưu trữ email theo năm / tháng / ngày trong Outlook