Nếu bạn đang sử dụng Trao đổi tài khoản, bạn có thể tự động trả lời một tin nhắn cụ thể cho các email đã nhận với cài đặt Trợ lý vắng mặt trong khi bạn đi vắng. Vui lòng làm như sau:

1. Trong chế độ xem Thư, hãy chọn tài khoản trao đổi trên Ngăn Dẫn hướng và nhấp vào Tập tin > Thông tin > Trả lời tự động.
Chú thích: Nếu triển vọng của bạn chưa kết nối với Máy chủ Exchange, bạn không thể tìm thấy Trả lời tự động tùy chọn.

2. Trong Trả lời tự động hộp thoại, (1) chọn Gửi tự động trả lời Tùy chọn; (2) kiểm tra Chỉ gửi trong khoảng thời gian này tùy chọn và chỉ định Thời gian bắt đầu và Thời gian kết thúc như bạn cần; (3) nhập tin nhắn trả lời vào hộp bên dưới. Xem ảnh chụp màn hình:

3. Nếu bạn cũng cần bật trả lời tự động cho người gửi bên ngoài, vui lòng (1) nhấp vào Ngoài tổ chức của tôi (Trên) chuyển hướng; (2) kiểm tra Tự động trả lời những người bên ngoài tổ chức của tôi Tùy chọn; (3) nhập tin nhắn trả lời tự động vào hộp bên dưới. Xem ảnh chụp màn hình:

4. Nhấp chuột OK để kích hoạt thông báo vắng mặt.

Nếu triển vọng của bạn chưa kết nối với Máy chủ Exchange, phương pháp trên sẽ không hoạt động. Trong trường hợp này, chức năng Quản lý Quy tắc & Cảnh báo của Outlook có thể giúp bạn đặt trả lời tự động khi vắng mặt tại văn phòng theo các bước sau:

1. Nhấp chuột Trang Chủ > New E-mail để tạo một tin nhắn mới, hãy nhập chủ đề và tin nhắn khi bạn cần. Xem ảnh chụp màn hình:

2. Sự nhấp chuột Tập tin > Save As trong cửa sổ tin nhắn mới.

3. Bây giờ trong hộp thoại Lưu dưới dạng, vui lòng chọn Mẫu Outlook (* .oft) từ Save as type danh sách thả xuống và nhấp vào Lưu cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

Chú thích: Sau khi chỉ định Save as type as Mẫu Outlook (* .oft), email sẽ tự động được lưu vào thư mục mẫu mặc định. Và không cần thiết phải chọn lưu thư mục nữa.

4. Tiếp tục nhấp vào Trang Chủ > Nội quy > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo, xem ảnh chụp màn hình:

5. Trong Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại, (1) Nhấp chuột Quy tắc e-mail chuyển hướng; (2) chọn tài khoản email mà bạn muốn áp dụng cài đặt vắng mặt Áp dụng các thay đổi cho thả thư mục này danh sách xuống; (3) và sau đó nhấp vào Quy tắc mới. Xem ảnh chụp màn hình:

6. Trong Trình hướng dẫn quy tắc , Click Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi nhận được từ Bắt đầu từ một quy tắc trống phần và nhấp vào Sau .

7. Trong Trình hướng dẫn quy tắc (bạn muốn kiểm tra (những) điều kiện nào), hãy kiểm tra chỉ gửi cho tôi và nhấp vào Sau cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

8. Bây giờ trong Trình hướng dẫn quy tắc (bạn muốn làm gì với tin nhắn?), vui lòng làm như ảnh chụp màn hình sau: (1) Kiểm tra trả lời bằng cách sử dụng một mẫu cụ thể Tùy chọn; (2) Nhấp vào văn bản được liên kết của một mẫu cụ thể; (3) Hiện đang xuất hiện Chọn một mẫu trả lời hộp thoại, chọn Mẫu người dùng trong hệ thống tệp từ Nhìn vào danh sách thả xuống, bấm để chọn mẫu tin nhắn bạn vừa tạo và bấm vào Mở Nút; (4) Bây giờ bạn trở lại Trình hướng dẫn quy tắc, vui lòng nhấp vào Sau .

9. Nhấp vào nút Tiếp theo hai lần để vào Trình hướng dẫn quy tắc (Hoàn tất thiết lập quy tắc), vui lòng (1) nhập tên cho quy tắc mới trong Bước 1 cái hộp; (2) kiểm tra các tùy chọn khi bạn cần trong Bước 2 phần; (3) Và nhấp vào Kết thúc .

10. Đóng hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo.

Về sau, khi các email mới đến trong Outlook của bạn, chúng sẽ được tự động trả lời cùng với mẫu thư được chỉ định cùng một lúc.

Phương pháp trên hơi rắc rối và tẻ nhạt cho bạn để thiết lập chúng từng bước. Nhưng ở đây tôi sẽ giới thiệu cho bạn một cách dễ dàng và tiện dụng để rời khỏi văn phòng một cách nhanh chóng và thuận tiện trong Outlook.

1. Nhấp chuột Kutools > đáp lại > Bật trả lời tự động để kích hoạt tiện ích này.

2. Vao trong Trình quản lý trả lời tự động bằng cách nhấp chuột Kutools > đáp lại > Trình quản lý trả lời tự động. Kiểm tra Tên tài khoản mà bạn muốn áp dụng chức năng này và nhấp vào OK cái nút. Bạn cũng có thể chỉnh sửa chủ đề và văn bản trả lời tự động theo nhu cầu của mình. Xem ảnh chụp màn hình:

Và bây giờ cài đặt trả lời tự động đã được thiết lập thành công.

Mẹo: Sau khi đóng ứng dụng Outlook, Tự động trả lời tính năng sẽ ngừng hoạt động.