Hướng dẫn toàn diện để thiết lập trả lời tự động trong Outlook
Việc quản lý email có thể là một công việc nặng nhọc, đặc biệt khi bạn không có mặt ở văn phòng hoặc đang đi nghỉ. Thiết lập trả lời tự động trong Outlook có thể giúp bạn thông báo cho những người liên hệ của mình về sự vắng mặt của bạn và cung cấp thông tin liên hệ thay thế. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn các phương pháp khác nhau để thiết lập trả lời tự động trong Outlook, đảm bảo email của bạn được quản lý hiệu quả ngay cả khi bạn đi vắng.
Đặt trả lời tự động trong Outlook mới
Đặt trả lời tự động trong Outlook 2007 bằng quy tắc tạo
Dễ dàng đặt các câu trả lời tự động khác nhau cho các tài khoản khác nhau với Kutools for Outlook
Đặt trả lời tự động trong Outlook mới
Outlook mới hỗ trợ thiết lập trả lời tự động khi người dùng vắng mặt và không thể trả lời email.
Đặt và bật trả lời tự động
Khởi chạy Outlook và nhấp vào "Tập tin" chuyển hướng.
Đảm bảo bạn đang ở trên "Thông tin" tab và nhấp vào "Trả lời tự động (Ngoài văn phòng)".
Trong cửa sổ bật lên, đặt như sau:
- Lựa chọn "Gửi tự động trả lời".
- Chọn giữa Bên trong tổ chức của tôi tab hoặc Ngoài tổ chức của tôi để chỉ định ai sẽ nhận được thư trả lời tự động của bạn.
- Nhập tin nhắn trả lời tự động của bạn.
- Nhấp vào "OK"để lưu cài đặt của bạn.
Mẹo: Đặt Phạm vi Thời gian: Tùy chọn, bạn có thể đặt phạm vi thời gian cho các câu trả lời tự động bằng cách chọn "Chỉ gửi trong phạm vi thời gian này" và chỉ định thời gian bắt đầu và kết thúc.
Từ giờ trở đi, tất cả người gửi sẽ nhận được thư trả lời tự động của bạn sau khi gửi email cho bạn.
Tắt trả lời tự động
Nếu bạn muốn dừng trả lời tự động, hãy đi tới Tập tin và nhấp vào tắt nút trong Trả lời tự động phần.
Trợ lý thư AI trong Outlook: Trả lời thông minh hơn, liên lạc rõ ràng hơn (thần kỳ chỉ bằng một cú nhấp chuột!) MIỄN PHÍ
Hợp lý hóa các tác vụ Outlook hàng ngày của bạn với AI Mail Assistant từ Kutools for Outlook. Công cụ mạnh mẽ này học hỏi từ các email trước đây của bạn để đưa ra phản hồi thông minh và chính xác, tối ưu hóa nội dung email của bạn cũng như giúp bạn soạn thảo và tinh chỉnh thư một cách dễ dàng.
Tính năng này hỗ trợ:
- Trả lời thông minh: Nhận câu trả lời được tạo từ các cuộc trò chuyện trước đây của bạn—được điều chỉnh, chính xác và sẵn sàng hoạt động.
- Nội dung nâng cao: Tự động tinh chỉnh văn bản email của bạn để rõ ràng và có tác động.
- Sáng tác dễ dàng: Chỉ cần cung cấp từ khóa và để AI xử lý phần còn lại, với nhiều kiểu viết.
- Tiện ích mở rộng thông minh: Mở rộng suy nghĩ của bạn bằng các đề xuất nhận biết ngữ cảnh.
- Tóm tắt: Nhận thông tin tổng quan ngắn gọn về các email dài ngay lập tức.
- Phạm vi tiếp cận toàn cầu: Dịch email của bạn sang bất kỳ ngôn ngữ nào một cách dễ dàng.
Tính năng này hỗ trợ:
- Trả lời email thông minh
- Nội dung được tối ưu hóa
- Bản nháp dựa trên từ khóa
- Tiện ích mở rộng nội dung thông minh
- Tóm tắt email
- Bản dịch đa ngôn ngữ
Điều tuyệt vời nhất là tính năng này hoàn toàn tự do mãi mãi! Đừng đợi—tải xuống AI Mail Assistant ngay bây giờ và tận hưởng!
Đặt trả lời tự động trong Outlook 2007 bằng quy tắc tạo
Bạn có thể làm như sau để tạo quy tắc thiết lập trả lời tự động trong Outlook.
1. Tạo một tin nhắn mới với chủ đề và nội dung bạn muốn gửi dưới dạng trả lời tự động.
2. nhấp chuột Tập tin (trong Outlook 2007, nhấp vào Office nút)> Save As.
3. bên trong Save As hộp thoại, chọn Mẫu Outlook trong Save as type danh sách thả xuống, sau đó bấm vào Lưu .
4. Đóng thư trực tiếp. Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2010, 2013 và 2016, vui lòng nhấp vào Trang chủ > Nội quy > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.
Đối với Outlook 2007, hãy nhấp vào CÔNG CỤ > Quy tắc và Cảnh báo ... từ menu trong cửa sổ Outlook. Xem ảnh chụp màn hình:
5. bên trong Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại, nhấn Quy tắc mới...
6. bên trong Trình hướng dẫn quy tắc hộp thoại, chọn Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi nhận được trong Outlook 2010 và 2013. Và Trong Outlook 2007, hãy chọn Bắt đầu từ một quy tắc trống tùy chọn và Kiểm tra tin nhắn khi họ đến và nhấp vào Trang Tiếp .
7. Trong sau Trình hướng dẫn quy tắc hộp thoại, chọn chỉ gửi cho tôi trong Outlook 2010 và 2013 hoặc chọn tên tôi ở đâu trong To trong Outlook 2007, sau đó bấm Trang Tiếp .
8. kiểm tra trả lời bằng cách sử dụng một mẫu cụ thể Dưới Chọn (các) hành động, và nhấp vào một mẫu cụ thể trong Chỉnh sửa mô tả quy tắc cái hộp. Xem ảnh chụp màn hình:
9. bên trong Chọn một mẫu trả lời hộp thoại, chọn Mẫu người dùng trong hệ thống tệp trong Nhìn vào danh sách thả xuống, chọn mẫu bạn đã tạo trước đó và nhấp vào Mở cái nút. Khi nó trở về trước Trình hướng dẫn quy tắc hộp thoại, nhấp vào Trang Tiếp .
10. Trong tiếp theo Quy tắc và thuật sĩ hộp thoại, nhấp vào Trang Tiếp mà không cần kiểm tra bất kỳ ngoại lệ nào.
11. Nhập tên cho quy tắc trả lời tự động của bạn trong Chỉ định tên cho quy tắc này và nhấp vào Kết thúc .
Nếu bạn muốn sử dụng quy tắc này cho tất cả các tài khoản email, vui lòng kiểm tra Tạo quy tắc này trên tất cả các tài khoản cái hộp.
12. Bây giờ nó trở lại Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại, vui lòng nhấp vào OK cái nút. Bây giờ quy tắc trả lời tự động được tạo.
Quá phức tạp để tạo quy tắc trả lời tự động trong Outlook, nhưng bạn có thể dễ dàng thực hiện nó với Kutools cho Outlook'S Tự động trả lời chức năng trong phần tiếp theo.
Dễ dàng thiết lập trả lời tự động trong Outlook với Kutools cho Outlook
Đây thực sự đề xuất tiện ích Trình quản lý trả lời tự động của Kutools cho Outlook để giúp bạn dễ dàng thiết lập trả lời tự động trong Outlook.
1. Mở Microsoft Outlook của bạn, sau đó nhấp vào Kutools > đáp lại > Trình quản lý trả lời tự động.
2. bên trong Trình quản lý trả lời tự động hộp thoại, kiểm tra tài khoản email bạn muốn trả lời tự động khi nhận email, sửa đổi tiền tố chủ đề trả lời tự động và nội dung trả lời tự động khi bạn cần, và cuối cùng nhấp vào OK cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:
3. Sau đó kích hoạt tính năng tự động này đáp lại tiện ích bằng cách nhấp vào Kutools > đáp lại > Bật trả lời tự động.
Kể từ bây giờ, khi nhận được email trong tài khoản email được chỉ định, một email trả lời tự động sẽ được gửi tự động đến người gửi email.
Nếu bạn muốn dùng thử miễn phí (30 ngày) tiện ích này, vui lòng nhấp để tải xuống, và sau đó đi đến áp dụng hoạt động theo các bước trên.
Dễ dàng thiết lập trả lời tự động trong Outlook với Kutools cho Outlook
Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất
Tin nóng: Kutools cho Outlook ra mắt Phiên bản miễn phí!
Trải nghiệm Kutools hoàn toàn mới cho Outlook Phiên bản MIỄN PHÍ với hơn 70 tính năng đáng kinh ngạc, bạn có thể sử dụng MÃI MÃI! Bấm để tải xuống ngay bây giờ!
🤖 Kutools AI : Sử dụng công nghệ AI tiên tiến để xử lý email một cách dễ dàng, bao gồm trả lời, tóm tắt, tối ưu hóa, mở rộng, dịch và soạn email.
📧 Tự động hoá email: Trả lời tự động (Có sẵn cho POP và IMAP) / Lên lịch gửi email / Tự động CC/BCC theo quy định khi gửi Email / Tự động chuyển tiếp (Quy tắc nâng cao) / Tự động thêm lời chào / Tự động chia email nhiều người nhận thành các tin nhắn riêng lẻ ...
📨 Quản lý email: Thu hồi email / Chặn email lừa đảo theo chủ đề và những người khác / Xóa các email trùng lặp / Tìm Kiếm Nâng Cao / Hợp nhất các thư mục ...
📁 Tệp đính kèm chuyên nghiệp: Lưu hàng loạt / Tách hàng loạt / Nén hàng loạt / Tự động lưu / Tự động tách / Tự động nén ...
🌟 Giao diện ma thuật: 😊Thêm nhiều biểu tượng cảm xúc đẹp và thú vị hơn / Nhắc nhở bạn khi có email quan trọng đến / Thu nhỏ Outlook thay vì đóng ...
👍 Kỳ quan chỉ bằng một cú nhấp chuột: Trả lời tất cả bằng tệp đính kèm đến / Email chống lừa đảo / 🕘Hiển thị múi giờ của người gửi ...
👩🏼🤝👩🏻 Danh bạ & Lịch: Thêm hàng loạt liên hệ từ các email đã chọn / Chia nhóm liên hệ thành các nhóm riêng lẻ / Xóa lời nhắc sinh nhật ...
