Làm cách nào để chuyển đổi hàng loạt nhiều email sang tệp pdf trong Outlook?

Trong Outlook, chức năng Save As chỉ có thể lưu email dưới dạng HTML, TXT, MHT, MSG và tệp định dạng Mẫu, nếu bạn muốn chuyển (các) email sang (các) tệp PDF, bạn có thể làm thế nào? Trong bài viết này, tôi giới thiệu một số thủ thuật để giải quyết vấn đề này.

Chuyển một email sang tệp PDF với chức năng In

Chuyển một email thành tệp PDF bằng VBA

Chuyển đổi hàng loạt email thành các tệp PDF riêng biệt với tiện ích Lưu dưới dạng tệp

Chuyển một email sang tệp PDF với chức năng In

Trong Outlook, bạn có thể sử dụng chức năng In để lưu một email dưới dạng tệp PDF.

1. Chọn email bạn muốn chuyển đổi sang PDF, nhấp vào File > In, lựa chọn Microsoft Print to PDF từ Printer danh sách thả xuống và nhấp vào Print.
doc chuyển đổi hàng loạt email sang pdf 1

2. bên trong Save Print Output As , chọn một đường dẫn để đặt tệp và đặt tên cho tệp.
doc chuyển đổi hàng loạt email sang pdf 2

3. nhấp chuột Save, Và nhấp vào Cancel để dừng in.
doc chuyển đổi hàng loạt email sang pdf 3

Bây giờ thư đã chọn đã được chuyển đổi thành tệp PDF.

Chú thích: Phương pháp này chỉ hoạt động trong Outlook 2016.

Chuyển một email thành tệp PDF bằng VBA

Nếu bạn đang làm việc với Outlook 2007 hoặc 2010, bạn có thể áp dụng mã VBA để chuyển đổi một email thành tệp PDF.

1. Chọn một email và nhấn Alt + F11 các phím để kích hoạt Microsoft Visual Basic for Applications cửa sổ.

2. nhấp chuột Insert > Modulevà dán mã bên dưới vào Module kịch bản.

VBA: Chuyển đổi email sang pdf

Sub SaveAsPDFfile()
'UpdatebyExtendoffice
Dim MyOlNamespace As NameSpace
Dim MySelectedItem As MailItem
Dim Response As String
Dim FSO As Object, TmpFolder As Object
Dim tmpFileName As String
Dim wrdApp As Object
Dim wrdDoc As Object
Dim bStarted As Boolean
Dim dlgSaveAs As FileDialog
Dim fdfs As FileDialogFilters
Dim fdf As FileDialogFilter
Dim i As Integer
Dim WshShell As Object
Dim SpecialPath As String
Dim msgFileName As String
Dim strCurrentFile As String
Dim strName As String
Dim oRegEx As Object
Dim intPos As Long
Set MyOlNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set MySelectedItem = ActiveExplorer.Selection.Item(1)
Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
tmpFileName = FSO.GetSpecialFolder(2)
strName = "email_temp.mht"
tmpFileName = tmpFileName & "\" & strName
MySelectedItem.SaveAs tmpFileName, 10
On Error Resume Next
Set wrdApp = GetObject(, "Word.Application")
If Err Then
Set wrdApp = CreateObject("Word.Application")
bStarted = True
End If
On Error GoTo 0
Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Open(FileName:=tmpFileName, Visible:=False, Format:=7)
Set dlgSaveAs = wrdApp.FileDialog(msoFileDialogSaveAs)
Set fdfs = dlgSaveAs.Filters
i = 0
For Each fdf In fdfs
i = i + 1
If InStr(1, fdf.Extensions, "pdf", vbTextCompare) > 0 Then
Exit For
End If
Next fdf
dlgSaveAs.FilterIndex = i
Set WshShell = CreateObject("WScript.Shell")
SpecialPath = WshShell.SpecialFolders(16)
msgFileName = MySelectedItem.Subject
Set oRegEx = CreateObject("vbscript.regexp")
oRegEx.Global = True
oRegEx.Pattern = "[\/:*?""<>|]"
msgFileName = Trim(oRegEx.Replace(msgFileName, ""))
dlgSaveAs.InitialFileName = SpecialPath & "\" & msgFileName
If dlgSaveAs.Show = -1 Then
strCurrentFile = dlgSaveAs.SelectedItems(1)
If Right(strCurrentFile, 4) <> ".pdf" Then
Response = MsgBox("Sorry, only saving in the pdf-format is supported." & _
vbNewLine & vbNewLine & "Save as pdf instead?", vbInformation + vbOKCancel)
If Response = vbCancel Then
wrdDoc.Close 0
If bStarted Then wrdApp.Quit
Exit Sub
ElseIf Response = vbOK Then
intPos = InStrRev(strCurrentFile, ".")
If intPos > 0 Then
strCurrentFile = Left(strCurrentFile, intPos - 1)
End If
strCurrentFile = strCurrentFile & ".pdf"
End If
End If
wrdApp.ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:= _
strCurrentFile, _
ExportFormat:=17, _
OpenAfterExport:=False, _
OptimizeFor:=0, _
Range:=0, _
From:=0, _
To:=0, _
Item:=0, _
IncludeDocProps:=True, _
KeepIRM:=True, _
CreateBookmarks:=0, _
DocStructureTags:=True, _
BitmapMissingFonts:=True, _
UseISO19005_1:=False
End If
Set dlgSaveAs = Nothing
wrdDoc.Close
If bStarted Then wrdApp.Quit
Set MyOlNamespace = Nothing
Set MySelectedItem = Nothing
Set wrdDoc = Nothing
Set wrdApp = Nothing
Set oRegEx = Nothing
End Sub

doc chuyển đổi hàng loạt email sang pdf 4

3. nhấn F5 để bật hộp thoại Lưu tệp, chọn một thư mục để đặt tệp và đặt tên cho tệp.
doc chuyển đổi hàng loạt email sang pdf 5

4. nhấp chuột Save.

Mẹo: Nếu mã không thể chạy, bạn có thể thử vào Trung tâm tin cậy để kiểm tra tùy chọn Bật tất cả macro trong phần Cài đặt Macro.
doc chuyển đổi hàng loạt email sang pdf 6

Chuyển đổi hàng loạt email thành các tệp PDF riêng biệt với tiện ích Lưu dưới dạng tệp

Với các phương pháp trên, bạn chỉ có thể lưu một thư dưới dạng tệp PDF tại một thời điểm, nếu bạn muốn chuyển đổi hàng loạt nhiều email thành tệp PDF riêng biệt, bạn có thể thử Kutools cho Outlook'S Lưu hàng loạt tiện ích.

Kutools for Outlook, Bao gồm các tính năng và công cụ mạnh mẽ dành cho Microsoft Outlook 2016, 2013, 2010 và Office 365.
Đi tới Tải xuống Dùng thử miễn phí 60 ngày

Cài đặt miễn phí Kutools cho Outlook, và sau đó thực hiện như các bước dưới đây:

1. Chọn email bạn muốn chuyển đổi, sau đó nhấp vào Kutools > Bulk Save.
doc chuyển đổi hàng loạt email sang pdf 7

2. bên trong Save message as other files hộp thoại, chọn một đường dẫn để định vị tệp và kiểm tra PDF tùy chọn định dạng, bạn có thể kiểm tra các tùy chọn về lưu nội dung trong phần bên phải.
doc chuyển đổi hàng loạt email sang pdf 8