Bỏ qua nội dung chính

Làm cách nào để loại trừ một số địa chỉ người gửi email nhất định khỏi thư trả lời vắng mặt trong Outlook?

Khi đặt trả lời Không có mặt tại Văn phòng cho tất cả các email nhận được trong Outlook, bạn có thể cần loại trừ việc trả lời một số người gửi email nhất định. Các phương pháp trong bài viết này có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách chi tiết.

Loại trừ một số địa chỉ người gửi email không có mặt tại văn phòng trong Outlook
Loại trừ một số địa chỉ người gửi email nhất định (chỉ dành cho người dùng nội bộ) không có mặt tại văn phòng trong tài khoản Exchange


Loại trừ một số địa chỉ người gửi email không có mặt tại văn phòng trong Outlook

Nếu bạn đang sử dụng tài khoản IMAP hoặc POP3 trong Outlook, bạn có thể loại trừ một số địa chỉ người gửi email không có mặt tại văn phòng trong Outlook bằng cách tạo quy tắc. Hãy làm như sau.

1. Đầu tiên, bạn cần tạo một mẫu trả lời tự động. Vui lòng tạo một email mới, soạn email và lưu dưới dạng Mẫu Outlook.

2. Sau khi tạo mẫu trả lời tự động, hãy nhấp vào Nội quy > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo Dưới Trang Chủ chuyển hướng. Xem ảnh chụp màn hình:

3. bên trong Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại, nhấp vào Quy tắc mới cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

4. Trong lần đầu tiên Trình hướng dẫn quy tắc, lựa chọn Áp dụng quy tắc về thư tôi nhận được trong Bắt đầu từ một quy tắc trống và sau đó bấm vào Sau .

5. Trong giây Trình hướng dẫn quy tắc, nhấn vào Sau trực tiếp mà không cần chọn bất kỳ điều kiện nào. Trong cửa sổ bật lên Microsoft Outlook hộp thoại, nhấp vào (với cài đặt này, email trả lời tự động sẽ gửi đến tất cả người gửi). Xem ảnh chụp màn hình:

6. Sau đó, trong các hành động chọn Trình hướng dẫn quy tắc, lựa chọn trả lời bằng cách sử dụng một mẫu cụ thể tùy chọn trong Bước 1 và sau đó bấm vào "Một mẫu cụ thể" liên kết trong bước 2 cái hộp. bên trong Chọn một mẫu trả lời hộp thoại, chọn Mẫu người dùng trong Hệ thống tệp từ Nhìn vào danh sách thả xuống, chọn mẫu trả lời tự động bạn đã tạo ở bước 1, sau đó nhấp vào Mở nút. Nhấn vào Sau để tiếp tục. Xem ảnh chụp màn hình:

7. Bây giờ bạn cần loại trừ người gửi khỏi trả lời tự động. Trong các trường hợp ngoại lệ sau Trình hướng dẫn quy tắc, lựa chọn ngoại trừ nếu từ mọi người hoặc hộp nhóm công khai in Bước 1 hộp, nhấp vào người hoặc nhóm công khai liên kết trong Bước 2 để chọn địa chỉ email của người gửi, sau đó nhấp vào Sau .

8. Cuối cùng Trình hướng dẫn quy tắc cửa sổ, đặt tên cho quy tắc và nhấp vào Kết thúc cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

9. Nhấp vào OK nút trong Quy tắc và Cảnh báo cửa sổ để kết thúc quy tắc.

Từ bây giờ, email trả lời tự động sẽ gửi đến tất cả các email đã nhận ngoại trừ những người gửi được chỉ định.


Loại trừ một số địa chỉ người gửi email nhất định (chỉ dành cho người dùng nội bộ) không có mặt tại văn phòng trong tài khoản Exchange

Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Exchange trong Outlook, bạn có thể loại trừ một số người gửi email nhất định khỏi trả lời vắng mặt như sau.
Chú thích: Điều này chỉ áp dụng cho các địa chỉ email từ bên trong tổ chức của bạn.

1. Chuyển sang tài khoản Exchange trong Outlook của bạn, sau đó nhấp vào Tập tin > Thông tin > Trả lời tự động. Xem ảnh chụp màn hình:

2. bên trong Trả lời tự động hộp thoại, chọn Gửi tự động trả lời , chỉ định thời gian gửi khi bạn cần, sau đó bấm vào Nội quy dưới nút Bên trong tổ chức của tôi tab.

3. bên trong Quy tắc trả lời tự động hộp thoại, nhấp vào Thêm quy tắc .

Chú thích: Nếu bạn muốn áp dụng quy tắc cho tất cả các cấu hình Outlook, hãy kiểm tra Hiển thị quy tắc cho tất cả các cấu hình , nếu không, hãy bỏ chọn nó.

4. bên trong Chỉnh sửa quy tắc hộp thoại, bạn cần:

4.1 Nhấp vào Từ để chọn địa chỉ email của người gửi mà bạn sẽ loại trừ khi vắng mặt;
4.2 Kiểm tra Trả lời bằng và sau đó bấm vào Template nút để tạo mẫu trả lời tự động;
4.3 Nhấp vào Nâng cao cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

5. bên trong Nâng cao hộp thoại, kiểm tra Chỉ các mặt hàng không phù hợp với các điều kiện này và sau đó bấm vào OK .

6. nhấp chuột OK nút. Khi nó quay trở lại Trả lời tự động hộp thoại, nhấp vào OK nút, và sau đó nhấp vào nút trong cửa sổ bật lên Microsoft Outlook hộp nhắc nhở. Xem ảnh chụp màn hình:

Bây giờ bạn đã loại trừ những người gửi cụ thể khỏi các thư trả lời vắng mặt trong tài khoản Exchange của mình.


Các bài liên quan:


Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất

Kutools cho Outlook - Hơn 100 tính năng mạnh mẽ để tăng cường Outlook của bạn

🤖 Trợ lý thư AI: Email chuyên nghiệp tức thì với phép thuật AI--một cú nhấp chuột để có câu trả lời xuất sắc, giọng điệu hoàn hảo, khả năng thông thạo đa ngôn ngữ. Chuyển đổi email một cách dễ dàng! ...

📧 Tự động hoá email: Vắng Mặt (Có sẵn cho POP và IMAP)  /  Lên lịch gửi email  /  Tự động CC/BCC theo quy định khi gửi Email  /  Tự động chuyển tiếp (Quy tắc nâng cao)   /  Tự động thêm lời chào   /  Tự động chia email nhiều người nhận thành các tin nhắn riêng lẻ hữu ích. Cảm ơn !

📨 Quản lý email: Dễ dàng thu hồi email  /  Chặn email lừa đảo theo chủ đề và những người khác  /  Xóa các email trùng lặp  /  Tìm Kiếm Nâng Cao  /  Hợp nhất các thư mục hữu ích. Cảm ơn !

📁 Tệp đính kèm chuyên nghiệpLưu hàng loạt  /  Tách hàng loạt  /  Nén hàng loạt  /  Tự động lưu   /  Tự động tách  /  Tự động nén hữu ích. Cảm ơn !

🌟 Giao diện ma thuật: 😊Thêm nhiều biểu tượng cảm xúc đẹp và thú vị hơn   /  Tăng năng suất Outlook của bạn với chế độ xem theo thẻ  /  Thu nhỏ Outlook thay vì đóng hữu ích. Cảm ơn !

👍 Kỳ quan chỉ bằng một cú nhấp chuột: Trả lời tất cả bằng tệp đính kèm đến  /   Email chống lừa đảo  /  🕘Hiển thị múi giờ của người gửi hữu ích. Cảm ơn !

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Danh bạ & Lịch: Thêm hàng loạt liên hệ từ các email đã chọn  /  Chia nhóm liên hệ thành các nhóm riêng lẻ  /  Xóa lời nhắc sinh nhật hữu ích. Cảm ơn !

Trên 100 tính năng Chờ đợi sự khám phá của bạn! Bấm vào đây để khám phá thêm.

 

 

Comments (10)
Rated 0.5 out of 5 · 1 ratings
This comment was minimized by the moderator on the site
I used the Exchange instructions but my outlook is sending two out of office messages now. The standard and the advanced with from the rule. How do I turn off the standard reply?
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi Anj,

Please check if there is any out of office rule in your Outlook. Go to the Home tab, click Rules > Manage Rules & Alerts. If the corresponding rule exists, uncheck the check box before it and click the OK button in the Rules & Alerts dialog box to save the changes.
This comment was minimized by the moderator on the site
Terrible instructions. You are missing a step between steps 4.2 and 4.3.
And at step 6 I do not receive an Outlook prompt box.
Rated 0.5 out of 5
This comment was minimized by the moderator on the site
I agree with Fransua. This is no longer working (Exchange).
This comment was minimized by the moderator on the site
I have applied the rule but it is not working, is it a time for replication?
thank you
This comment was minimized by the moderator on the site
Thanks for the tips! Could you please also advise how many email accounts we can put on the exception field? I am trying to exclude about 200 persons email accounts and it seems not working. Is there any other way to auto-reply to all the persons except for these 200 persons? Thank you!
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi Dai,
Only one email account can be put on the exception field if you check the "except through the specified account" option in the exception step.
Maybe you can create a Contact Group with these 200 persons in it, and specify this group directly when selecting exceptions.
This comment was minimized by the moderator on the site
This Doesn't work for External users so is misleading and should be re-written.
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi Jim Short,
Thanks for your reminder! Specific note has been added to the article.
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi I've followed your "Exclude certain email sender address from out of office in Exchange account" but this only applies for email addresses from inside my organisation. If I use the "Outside my organisation" tab I get an error saying it cannot be empty. Clould you help me with this?

Thanks in advance
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations