Tạo, chỉnh sửa, sử dụng và chia sẻ một nhóm liên hệ trong Outlook

Hướng dẫn tập trung vào các sự cố bạn có thể gặp phải trong Outlook khi sử dụng nhóm liên hệ, trước đây được gọi là "danh sách phân phối". Nó tóm tắt các giải pháp phổ biến và thuận tiện nhất. Vui lòng nhấp vào các giải pháp được liệt kê bên dưới để đi đến các hướng dẫn tương ứng.

Tạo nhóm liên hệ trong Outlook

• Tạo một nhóm liên hệ từ danh bạ Outlook hoặc sổ địa chỉ
• Tạo nhóm liên hệ từ dữ liệu trong Excel, Word hoặc các ứng dụng khác
• Tạo một nhóm liên hệ cho người nhận hoặc người gửi trong hộp thư của bạn

Chỉnh sửa nhóm liên hệ trong Outlook

• Thêm hoặc xóa thành viên khỏi nhóm liên hệ
• Tách nhóm liên hệ trong Outlook
  • Đã làm tràn một nhóm liên hệ trong Outlook bằng cách sao chép và xóa
  • Dễ dàng chia nhóm liên hệ trong Outlook với một công cụ tuyệt vời
• Chia nhóm liên hệ và thêm các thành viên của nhóm đó làm địa chỉ liên hệ trong Outlook
  • Chia nhóm liên hệ bằng tính năng tích hợp của Outlook
  • Dễ dàng chia tay nhóm liên hệ với Kutools cho Outlook
• Hợp nhất các nhóm liên hệ thành một trong Outlook

Gửi email đến một nhóm liên hệ trong Outlook

Chia sẻ và lưu một nhóm liên hệ trong Outlook

• Chia sẻ nhóm liên hệ trong Outlook
• Lưu một nhóm liên hệ trong Outlook

---

Tạo nhóm liên hệ trong Outlook

Bạn có thể tìm thấy các tình huống mà bạn cần phải gửi một email hàng loạt cho các thành viên của một công ty hoặc một nhóm làm việc vì lý do kinh doanh. Hoặc bạn có thể cần gửi một thẻ kỳ nghỉ cho tất cả các thành viên trong gia đình và bạn bè của bạn. Đối với những trường hợp như vậy, để tạo một nhóm liên hệ sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian gửi email từng người một. Đây của chúng tôi ExtendOffice nhóm đã liệt kê các phương pháp để tạo nhóm liên hệ từ danh bạ Outlook, sổ địa chỉ và dữ liệu trong Excel, từ hoặc ở dạng văn bản và để tạo nhóm cho người gửi hoặc người nhận trong hộp thư của bạn trong Outlook.

Tạo một nhóm liên hệ từ danh bạ Outlook hoặc sổ địa chỉ

1. nhấp chuột người or Liên hệ trên thanh điều hướng trong Outlook của bạn.

2. Dưới tab Trang Chủ, Click Nhóm liên hệ mới trong nhóm Mới.

3. bên trong Nhóm liên hệ cửa sổ, đặt tên cho nhóm liên hệ trong Họ tên trường.

4. nhấp chuột Thêm thành viên trong nhóm Các thành viên, chọn Từ Danh bạ Outlook or Từ sổ địa chỉ trên danh sách thả xuống theo nhu cầu của bạn. (Nếu bạn chỉ muốn thêm một địa chỉ liên hệ vào lúc này và người không có trong danh bạ hoặc sổ địa chỉ Outlook của bạn, hãy chọn Liên hệ email mới.)

5. bên trong Chọn thành viên hộp thoại, để chọn nhiều địa chỉ liên hệ không liên tục, hãy giữ Ctrl và sau đó bấm lần lượt vào các địa chỉ liên hệ; để chọn nhiều địa chỉ liên hệ liền kề, hãy nhấp vào địa chỉ liên hệ đầu tiên, sau đó nhấn giữ sự thay đổi và chọn cái cuối cùng.

6. Nhấp vào Các thành viên ở dưới cùng bên trái của hộp thoại để thêm tất cả các địa chỉ liên hệ đã chọn vào Các thành viên trường, sau đó bấm OK.

7. bên trong Nhóm liên hệ cửa sổ, nhấp Lưu & Đóng.

---

Tạo nhóm liên hệ từ dữ liệu trong Excel, Word hoặc các ứng dụng khác

Giả sử bạn nhận được danh sách địa chỉ email trong bảng tính Excel, tài liệu Word hoặc các ứng dụng khác như được hiển thị ở trên. Để thêm hàng loạt địa chỉ vào nhóm liên hệ trong Outlook của bạn, vui lòng thực hiện như sau:

1. nhấp chuột người or Liên hệ trên thanh điều hướng trong Outlook của bạn.

2. Dưới tab Trang Chủ, Click Nhóm liên hệ mới trong nhóm Mới.

3. bên trong Nhóm liên hệ cửa sổ, đặt tên cho nhóm liên hệ trong Họ tên trường.

4. nhấp chuột Thêm thành viên trong nhóm Các thành viên, chọn Từ Danh bạ Outlook.

5. Sao chép dữ liệu trong bảng tính Excel hoặc tài liệu Word của bạn.

6. bên trong Chọn Các thành viên hộp thoại, dán dữ liệu vào Các thành viên trường, sau đó bấm OK.

7. bên trong Nhóm liên hệ cửa sổ, nhấp Lưu & Đóng.

√ Lưu ý: Mỗi địa chỉ email cần được phân tách bằng dấu chấm phẩy hoặc dấu phân đoạn (một tên và địa chỉ trên mỗi dòng). Nếu không có tên, địa chỉ sẽ được sử dụng cho tên hiển thị trong nhóm liên hệ.

---

Tạo một nhóm liên hệ cho người nhận hoặc người gửi trong hộp thư của bạn

Nếu bạn muốn thêm tất cả người nhận và người gửi một thư hoặc nhiều thư vào một nhóm liên hệ hoặc nếu bạn muốn nhóm một số người gửi hoặc người nhận trong hộp thư của mình, bạn có thể sử dụng Thêm vào nhóm lông vũe của Kutools cho Outlook, một phần bổ trợ Outlook tiện dụng do nhóm của chúng tôi phát triển. Nó sẽ nhanh chóng tạo một nhóm liên lạc theo nhu cầu của bạn.

1. Chọn (các) e-mail có người nhận hoặc người gửi mà bạn muốn thêm vào nhóm liên hệ.

2. Đi đến Kutools Plus tab, trong Liên hệ nhóm, nhấp Thêm vào nhóm.

3. bên trong Thêm người nhận vào nhóm liên hệ hộp thoại, chọn Tất cả, Tất cả người gửi, hoặc là Tất cả người nhận trên Phạm vi danh sách thả xuống. Các hộp bên cạnh các địa chỉ email đáp ứng điều kiện sẽ được chọn.

4. Ở phía bên phải của hộp thoại, chọn (các) nhóm liên hệ mà bạn muốn thêm địa chỉ vào; Hoặc bạn có thể tạo một nhóm liên hệ mới bằng cách nhấp vào Nhóm liên hệ mới, sau đó chọn hộp bên cạnh nó. Nhấp chuột OK.

Nếu bạn chưa cài đặt phần bổ trợ Outlook của chúng tôi, nhấn vào đây để tai. Hoặc bạn có thể sử dụng một cách khác lạ hơn: sao chép địa chỉ của người gửi của người nhận mà bạn muốn thêm vào một nhóm liên hệ, sau đó, dán chúng vào Các thành viên trường trong Chọn thành viên hộp thoại. Để biết thêm chi tiết, vui lòng tham khảo các bước từ 4 đến 7 của tạo một nhóm liên hệ từ danh bạ Outlook hoặc sổ địa chỉ.

---

Chỉnh sửa nhóm liên hệ trong Outlook

Có những lúc chúng ta cần chỉnh sửa các nhóm liên hệ của mình: Có những thay đổi về nhân sự trong công ty của bạn, đồng nghiệp và các dự án đến rồi đi, do đó bạn cần thêm hoặc bớt một số thành viên; Các thành viên trong nhóm liên hệ thuộc loại hỗn hợp, vì vậy bạn muốn chia nhóm thành hai hoặc nhiều nhóm; Hai phòng ban hợp nhất nên bạn cần hợp nhất hai nhóm liên hệ ……

Trước khi làm như vậy, chúng ta cần tìm vị trí của các nhóm:

Nếu bạn đang xem email, vui lòng nhấp vào Sổ địa chỉ trong nhóm Tìm kiếm dưới tab Trang Chủ, và sau đó tìm kiếm nhóm trong hộp thoại bật lên; Nếu bạn đã chuyển sang người or Liên hệ xem trên thanh điều hướng trong Outlook của bạn, bạn có thể tìm thấy nhóm trong danh sách liên hệ của mình bằng cách nhập tên của nhóm đó vào hộp tìm kiếm phía trên danh sách.

Sau khi bạn tìm thấy nhóm liên hệ, hãy nhấp đúp vào tên của nhóm đó để mở Nhóm liên hệ cửa sổ. Bây giờ, hãy tìm các phương pháp được liệt kê dưới đây đáp ứng nhu cầu của bạn cho bước tiếp theo.

---

Thêm hoặc xóa thành viên khỏi nhóm liên hệ

• Để thêm thành viên vào nhóm liên hệ, vui lòng tham khảo các bước từ 4 đến 7 của tạo một nhóm liên hệ từ danh bạ Outlook hoặc sổ địa chỉ.

• Để xóa các thành viên khỏi một nhóm liên lạc, hãy chọn các thành viên trong một nhóm đã mở Nhóm liên hệ cửa sổ đầu tiên, sau đó nhấp vào Xóa thành viên tính năng trong nhóm Các thành viên. Nhấp chuột Lưu & Đóng trong nhóm Hoạt động.

---

Tách nhóm liên hệ trong Outlook

Ở đây chúng tôi đã liệt kê hai cách để tách một nhóm liên hệ trong Outlook: Một là với tính năng riêng của nó, cách kia là với Chia thành nhóm liên hệ tính năng của Kutools cho Outlook.

• Đã làm tràn một nhóm liên hệ trong Outlook bằng cách sao chép và xóa

Giả sử bạn cần tách một nhóm liên hệ thành hai. Vui lòng làm theo các bước dưới đây:

1. Trên người or Liên hệ , tìm kiếm nhóm liên hệ bạn muốn chỉnh sửa.

2. Nhấp chuột phải vào (không thả ra) nhóm và kéo nó lên trên hoặc xuống dưới một chút, thả nút chuột, bạn sẽ thấy một menu bật lên ngắn như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới, nhấp vào Sao chép. Sẽ có hai nhóm liên hệ giống nhau xuất hiện trong danh sách.

>>>

3. Nhấp đúp để mở cả hai nhóm, thay đổi tên của các nhóm khi bạn cần, ví dụ: ExtendOffice1 và ExtendOffice2. Sau đó, loại bỏ, giả sử, đặt tên 8-15 trong ExtendOffice1 và đặt tên 1-7 trong ExtendOffice2.

4. Bây giờ, bạn sẽ có hai nhóm liên hệ mới nhỏ hơn, hãy nhấp vào Lưu & Đóng.

• Dễ dàng chia nhóm liên hệ trong Outlook với một công cụ tuyệt vời

Hoặc nếu bạn đã cài đặt vfoXNUMXfipXNUMXhfpiXNUMXufhpiXNUMXuf Kutools cho Outlook trong máy tính của bạn, để tách một nhóm liên hệ, vui lòng làm theo các bước dưới đây:

1. Chọn nhóm liên hệ mà bạn muốn tách (Ở đây tôi đã chọn nhóm có tên ExtendOffice thử nghiệm 1 chẳng hạn).

2. Đi tới tab Kutools Plus, tìm thấy Liên hệ nhóm trong dải băng Liên hệ, lựa chọn Chia thành nhóm liên hệ trong danh sách thả xuống.

3. bên trong Chia thành nhóm liên hệ cửa sổ, chọn hộp bên cạnh các thành viên nhóm mà bạn muốn chuyển sang nhóm liên hệ mới, bấm Ok.

4. Đặt tên cho nhóm mới trong hộp thoại bật lên, nhấp vào OK.

5. Sau đó, hai nhóm liên hệ được chia sẽ xuất hiện trong danh sách Liên hệ, hãy mở các nhóm để xem các thành viên của họ.

---

Chia nhóm liên hệ và thêm các thành viên của nhóm đó làm địa chỉ liên hệ trong Outlook

Để chia tay, hoặc chúng tôi nói loại bỏ, một nhóm liên hệ trong Outlook, bạn chỉ cần đi tới người or Liên hệ trang và nhấp chuột phải vào nhóm mà bạn muốn xóa và nhấp vào Xóa bỏ trên menu bật lên. Nhưng nếu bạn muốn thêm tất cả các thành viên của nó dưới dạng các liên hệ Outlook riêng lẻ cùng một lúc, vui lòng kiểm tra hai cách tiếp cận mà chúng tôi liệt kê bên dưới:

• Chia nhóm liên hệ bằng tính năng tích hợp của Outlook

1. Nhấp đúp để mở nhóm liên hệ trong danh sách Liên hệ của bạn.

2. Nhấp đúp vào thành viên mà bạn muốn thêm vào danh sách Liên hệ của mình.

3. Nhấp vào nút ba chấm để xem thêm các tùy chọn, sau đó nhấp vào Thêm vào Outlook Contacts.

4. Trong cửa sổ bật lên Liên hệ cửa sổ, bạn có thể thêm thông tin bổ sung nếu bạn cần, sau đó nhấp vào Lưu & Đóng.

5. Lặp lại các bước 2-4 để thêm tất cả các thành viên.

6. Bây giờ quay trở lại người or Liên hệ xem để xóa nhóm liên hệ.

Phương pháp này phù hợp với các nhóm chỉ có một vài thành viên. Nếu nhóm chứa một số lượng lớn thành viên, phương pháp này sẽ lãng phí quá nhiều thời gian. Trong trường hợp này, vui lòng kiểm tra Nghỉ giải lao tính năng của Kutools cho Outlook bên dưới.

• Dễ dàng chia tay nhóm liên hệ với Kutools cho Outlook

1. Chọn nhóm liên lạc mà bạn muốn ngắt.

2. Đi tới tab Kutools Plus, Click Liên hệ nhóm > Nghỉ giải lao.

3. bên trong Nghỉ giải lao cửa sổ, nhấp Tất cả để chọn tất cả các hộp, sau đó nhấp vào Ok.

4. Một hộp thoại sẽ bật lên yêu cầu Bạn có muốn chia nhóm liên hệ này thành các liên hệ duy nhất không? Nhấp chuột Có.

5. Tất cả các thành viên của nhóm hiện đã được thêm vào danh sách Liên hệ của bạn và nhóm liên hệ sẽ bị xóa cùng một lúc.

√ Lưu ý: Nếu bạn chỉ muốn thêm một số thành viên của nó vào danh sách Liên hệ của mình, hãy chọn hộp bên cạnh các thành viên cụ thể, nhấp vào Ok để thêm họ vào danh sách trong khi xóa họ khỏi nhóm. Nhóm chứa các thành viên mà bạn không kiểm tra sẽ vẫn tồn tại.

Nhấp để tải xuống Kutools cho Outlook để dùng thử miễn phí 60 ngày.

---

Hợp nhất các nhóm liên hệ thành một trong Outlook

Để hợp nhất hai hoặc nhiều nhóm liên hệ thành một nhóm mới. Vui lòng làm theo các bước dưới đây:

1. Tạo một nhóm liên hệ mới. (Làm theo các bước 1-3 của tạo một nhóm liên hệ từ danh bạ Outlook hoặc sổ địa chỉ.)

2. nhấp chuột Thêm thành viên trong nhóm Các thành viên, chọn Từ Danh bạ Outlook.

3. bên trong Chọn thành viên hộp thoại, chọn các nhóm liên hệ mà bạn muốn kết hợp.

4. nhấp chuột Các thành viên ở dưới cùng bên trái của hộp thoại, sau đó bấm OK.

5. bên trong Nhóm liên hệ cửa sổ, nhấp Lưu & Đóng.

√ Lưu ý: Cách làm trên rất đơn giản và nhanh chóng. Tuy nhiên, nhóm bạn tạo theo cách này giống như một nhóm lớn chứa một số nhóm nhỏ, nó không thuận tiện khi bạn cần chỉnh sửa các thành viên trong nhóm. Bởi vì bạn sẽ phải mở từng nhóm nhỏ để chỉnh sửa. Để hợp nhất một số nhóm liên hệ và chỉ thêm thành viên nhóm vào một nhóm. Hãy kiểm tra Làm thế nào để hợp nhất hoặc kết hợp danh sách phân phối trong Outlook?

---

Gửi email đến một nhóm liên hệ trong Outlook

Để gửi email đến một hoặc nhiều nhóm liên hệ trong Outlook, hãy làm theo các bước bên dưới:

1. Trong giao diện Thư, hãy nhấp vào Email mới để bắt đầu một tin nhắn mới.

2. bên trong Để ... trường, nhập tên của nhóm liên hệ. Outlook sẽ hiển thị các kết quả phù hợp tiềm năng từ danh sách Liên hệ của bạn như hình bên dưới. Nếu bạn không muốn những người nhận nhìn thấy nhau, hãy nhập tên nhóm vào Bcc ... đồng ruộng. (Nếu trường không hiển thị trong cửa sổ thông báo, hãy chuyển đến Các lựa chọn tab, và sau đó nhấp vào bcc trong nhóm Hiển thị các trường.)

Trong trường hợp bạn không nhớ tên nhóm, bạn có thể nhấp vào Để ... để mở Chọn tên cửa sổ để xem tất cả các liên hệ của bạn trong danh sách Liên hệ của bạn. Chọn các nhóm mà bạn muốn gửi tin nhắn, sau đó nhấp vào Đến, Cc, hoặc là bcc như bạn cần. Tên của các nhóm sẽ hiển thị trong trường tương ứng. (Tôi đã nhấp Đến như một ví dụ ở đây.) Sau đó nhấp vào OK.

3. Nhập chủ đề và nội dung email của bạn. Nhấp chuột Gửi sau khi bạn nhập xong.

---

Chia sẻ và lưu một nhóm liên hệ trong Outlook

Bạn có thể cần gửi một nhóm liên hệ liên quan đến công việc cho một nhân viên mới, hoặc chia sẻ một nhóm liên quan đến sở thích với bạn bè của bạn; bạn cũng có thể nhận được một nhóm liên hệ được chia sẻ bởi những người khác. Trong phần này, chúng ta sẽ nói về cách chia sẻ nhóm liên hệ và cách lưu nhóm liên hệ do người khác gửi trong Outlook.

Chia sẻ nhóm liên hệ trong Outlook

• Bạn có thể đưa nhóm vào email và gửi cho những người khác:

1. Trong giao diện Thư, hãy nhấp vào Email mới để tạo một tin nhắn mới. MỘT Tin nhắn cửa sổ sẽ bật lên. Điều chỉnh kích thước của cửa sổ, di chuyển nó bên cạnh cửa sổ Outlook của bạn để có thể nhìn thấy cả hai cửa sổ cùng một lúc.

2. nhấp chuột người or Liên hệ từ thanh điều hướng trong cửa sổ Outlook.

3. Tìm nhóm liên hệ mà bạn muốn chia sẻ và kéo nhóm đó vào nội dung thư dưới dạng tệp đính kèm trong Tin nhắn cửa sổ.

4. Điền thông tin vào Tin nhắn cửa sổ như bạn cần, sau đó nhấp vào Gửi để chia sẻ nhóm liên hệ.

• Bạn cũng có thể chèn một nhóm liên hệ dưới dạng tệp đính kèm thay vì kéo nhóm đó vào nội dung thư:

1. bên trong email xem, nhấp vào Email mới để tạo một tin nhắn mới.

2. Đi tới tab Chèn trong cửa sổ bật lên Tin nhắn cửa sổ, tìm Bao gồm nhóm, nhấp Mục Outlook.

3. bên trong Chèn mục hộp thoại, chọn một thư mục Liên hệ trong hộp thư nhất định để liệt kê tất cả các liên hệ và nhóm liên hệ trong Mặt hàng hộp. Bây giờ bạn có thể tìm và chọn nhóm liên hệ, sau đó nhấp vào OK để chèn nó dưới dạng tệp đính kèm.

4. Điền thông tin vào Tin nhắn cửa sổ như bạn cần, sau đó nhấp vào Gửi để chia sẻ nhóm liên hệ.

Lưu một nhóm liên hệ trong Outlook

Để lưu một nhóm liên hệ được chia sẻ bởi những người khác trong một email:

1. Mở tin nhắn có phần đính kèm nhóm liên hệ.

2. Kéo phần đính kèm vào thanh điều hướng và thả vào người or Liên hệ.

Đây là cách tiếp cận đơn giản nhất, bạn có thể nhấp vào người or Liên hệ để kiểm tra nhóm mới được lưu.