Bỏ qua nội dung chính

Làm cách nào để thay đổi thời gian mặc định để phân phối trễ trong Outlook?

Khi bật tùy chọn phân phối chậm trễ ( Không giao hàng trước trong ảnh chụp màn hình sau) đối với email trong Outlook, thời gian gửi được đặt thành 5:00 chiều theo mặc định. Giả sử bạn đang làm việc vào ban đêm và không muốn người khác biết rằng bạn đang làm thêm giờ. Bạn cần bật tùy chọn gửi chậm cho các email của mình trước khi gửi chúng. Sau khi bật tùy chọn, bạn cần thay đổi thời gian gửi mặc định theo cách thủ công. Nếu không, email sẽ được gửi sau 5:00 chiều ngày hôm sau. Có cách nào để thay đổi thời gian giao hàng mặc định này không?

Hướng dẫn này cung cấp mã VBA để giúp bạn thay đổi thời gian mặc định cho tùy chọn phân phối trễ trong Outlook.

Thay đổi thời gian mặc định để phân phối chậm trễ trong Outlook bằng mã VBA

Bạn có thể áp dụng mã VBA sau để thay đổi thời gian mặc định cho tùy chọn phân phối trễ trong Outlook.

Trong mã VBA sau:

Bạn có thể chỉ định hai thời điểm: trì hoãn thời gian giao hàng và thời gian kích hoạt tùy chọn giao hàng chậm trễ.

Ví dụ: bạn đặt thời gian giao hàng trễ thành 07:30 sáng và đặt tùy chọn giao hàng trễ được bật tự động sau 5:30 chiều. Khi bạn gửi email trong khoảng thời gian từ 07:30 sáng đến 5:30 chiều, email sẽ được gửi trực tiếp. Nếu email được gửi trong khoảng thời gian từ 5:30 chiều - 07:30 sáng, thì nó sẽ được lên lịch gửi sau 07:30 sáng ngày hôm sau.

Vui lòng kiểm tra tập lệnh như sau.

1. Khởi chạy Outlook của bạn, nhấn Khác + F11 các phím đồng thời để mở Microsoft Visual Basic cho các ứng dụng cửa sổ.

2. bên trong Microsoft Visual Basic cho các ứng dụng cửa sổ, nhấp đúp vào Project1 > Đối tượng Microsoft Outlook > ĐâyOutlookSession để mở ThisOutlookSession (Mã) cửa sổ, và sau đó sao chép mã sau vào cửa sổ mã này.

Mã VBA: thay đổi thời gian mặc định để phân phối chậm trễ trong Outlook

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Updated by Extendoffice & EWP 20230602
  Const xDelayTime As String = "07:30:00"  'The delay delivery time of emails
  Const xCompareTime As String = "17:30:00" 'The time to enable the delay delivery option
  Dim xMail As Outlook.MailItem
  Dim xWeekday As Integer
  Dim xNowTime As String
  Dim xIsDelay As Boolean
  Dim xRet1 As Integer
  Dim xRet2 As Integer
  On Error GoTo xError
  If (Item.Class <> olMail) Then Exit Sub
  Set xMail = Item
  xWeekday = Weekday(Date, vbMonday)
  xNowTime = Format(Now, "hh:nn:ss")
  xIsDelay = False
  xRet1 = StrComp(xNowTime, xDelayTime)
  xRet2 = StrComp(xNowTime, xCompareTime)
  If xRet1 = xRet2 Then
    xIsDelay = True
  End If
  If (xRet1 = -1) And (xRet2 = -1) Then
    xMail.DeferredDeliveryTime = Date & " " & xDelayTime
  Else
    If ((xWeekday = 5) And xIsDelay) Or (xWeekday = 6) Or (xWeekday = 7) Then
      xMail.DeferredDeliveryTime = (Date + (5 - xWeekday + 3)) & " " & xDelayTime
    ElseIf xIsDelay Then
      xMail.DeferredDeliveryTime = (Date + 1) & " " & xDelayTime
    End If
  End If
Exit Sub
xError:
  MsgBox "ItemSend: " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
End Sub

Ghi chú:

1) Bạn có thể thay đổi thời gian trễ và thời gian để bật tùy chọn phân phối trễ trong các dòng sau.
Const xDelayTime As String = "07:30:00"
Const xCompareTime As String = "17:30:00"
2) Khi gửi email vào cuối tuần, nó sẽ được lên lịch gửi sau 07:30 sáng thứ Hai.

3. Lưu mã và nhấn Khác + Q chìa khóa để đóng Microsoft Visual Basic cho các ứng dụng cửa sổ.

Kể từ bây giờ, khi bạn gửi email trong khoảng thời gian từ 07:30 sáng đến 5:30 chiều, email sẽ được gửi trực tiếp. Nếu email được gửi trong khoảng thời gian từ 5:30 chiều - 07:30 sáng, thì nó sẽ được lên lịch gửi sau 07:30 sáng của ngày làm việc tiếp theo.

Các bài liên quan

Thay đổi thời gian nhắc nhở mặc định của các sự kiện cả ngày trong Outlook
Thông thường, thời gian nhắc mặc định của sự kiện cả ngày là 18 giờ trong Outlook 2007/2010 và 0.5 ngày trong Outlook 2013. Đôi khi, thời gian nhắc mặc định của sự kiện cả ngày có thể không phù hợp với lịch làm việc của bạn. Sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu cách thay đổi thời gian nhắc nhở mặc định của các sự kiện cả ngày trong Microsoft Outlook.

Thay đổi thời gian theo dõi mặc định trong Outlook
Như chúng ta đã biết, khi chúng tôi thêm lời nhắc theo dõi cho email trong Outlook, thời gian theo dõi mặc định là 4:30 chiều (hoặc thời gian khác tùy thuộc vào giờ làm việc của bạn). Tuy nhiên, bạn có thể muốn thay đổi thời gian theo dõi mặc định và để nó nhắc bạn vào đầu giờ làm việc, chẳng hạn như 9:00 sáng. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thay đổi thời gian theo dõi mặc định trong Outlook.

Thay đổi vị trí lưu trữ mặc định trong Outlook
Theo mặc định, Outlook có vị trí mặc định cho các tệp lưu trữ. Bên cạnh vị trí mặc định, bạn có thể đặt vị trí lưu trữ của riêng mình cho các tệp lưu trữ của mình. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thay đổi vị trí lưu trữ mặc định trong Outlook một cách chi tiết.

Thay đổi vị trí lưu tệp đính kèm mặc định trong Outlook
Bạn đã chán ngấy với việc tìm vị trí tệp đính kèm mà bạn đã chỉ định mỗi khi khởi chạy Outlook chưa? Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thay đổi vị trí tệp đính kèm mặc định. Sau đó, thư mục lưu tệp đính kèm được chỉ định sẽ tự động được mở mỗi khi bạn lưu tệp đính kèm ngay cả khi bạn khởi động lại Outlook.

Thay đổi mặc định sự kiện cả ngày thành bận trong Outlook
Theo mặc định, Outlook đặt trạng thái của các cuộc hẹn và cuộc họp thành “Bận”, nhưng các sự kiện cả ngày thành “Rảnh” (xem ảnh chụp màn hình bên dưới). Bạn cần phải thay đổi thủ công trạng thái Hiển thị dưới dạng Bận mỗi khi bạn tạo sự kiện cả ngày. Để thay đổi trạng thái hiển thị mặc định của các sự kiện cả ngày thành Bận, bài viết cung cấp cho bạn hai phương pháp.

Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất

Kutools cho Outlook - Hơn 100 tính năng mạnh mẽ để tăng cường Outlook của bạn

🤖 Trợ lý thư AI: Email chuyên nghiệp tức thì với phép thuật AI--một cú nhấp chuột để có câu trả lời xuất sắc, giọng điệu hoàn hảo, khả năng thông thạo đa ngôn ngữ. Chuyển đổi email một cách dễ dàng! ...

📧 Tự động hoá email: Vắng Mặt (Có sẵn cho POP và IMAP)  /  Lên lịch gửi email  /  Tự động CC/BCC theo quy định khi gửi Email  /  Tự động chuyển tiếp (Quy tắc nâng cao)   /  Tự động thêm lời chào   /  Tự động chia email nhiều người nhận thành các tin nhắn riêng lẻ hữu ích. Cảm ơn !

📨 Quản lý email: Dễ dàng thu hồi email  /  Chặn email lừa đảo theo chủ đề và những người khác  /  Xóa các email trùng lặp  /  Tìm Kiếm Nâng Cao  /  Hợp nhất các thư mục hữu ích. Cảm ơn !

📁 Tệp đính kèm chuyên nghiệp: Lưu hàng loạt  /  Tách hàng loạt  /  Nén hàng loạt  /  Tự động lưu   /  Tự động tách  /  Tự động nén hữu ích. Cảm ơn !

🌟 Giao diện ma thuật: 😊Thêm nhiều biểu tượng cảm xúc đẹp và thú vị hơn   /  Tăng năng suất Outlook của bạn với chế độ xem theo thẻ  /  Thu nhỏ Outlook thay vì đóng hữu ích. Cảm ơn !

👍 Kỳ quan chỉ bằng một cú nhấp chuột: Trả lời tất cả bằng tệp đính kèm đến  /   Email chống lừa đảo  /  🕘Hiển thị múi giờ của người gửi hữu ích. Cảm ơn !

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Danh bạ & Lịch: Thêm hàng loạt liên hệ từ các email đã chọn  /  Chia nhóm liên hệ thành các nhóm riêng lẻ  /  Xóa lời nhắc sinh nhật hữu ích. Cảm ơn !

Trên 100 tính năng Chờ đợi sự khám phá của bạn! Bấm vào đây để khám phá thêm.

 

 

Comments (41)
No ratings yet. Be the first to rate!
Roz
Roz
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi

So useful! Can you add the option that if you are sending to people from within your organisation, this rule does not apply and emails are sent immediately?
Reply
0
0
JayBee
JayBee
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi Crystal

This was just what I was looking for, it worked once, and I was very excited! Since then no matter what time of day, the emails send as soon as I click "Send". Any thoughts on what I've done wrong? I'd also love to be able to exclude 'high importance' flags.
Reply
0
0
JayBee
JayBee     JayBee
This comment was minimized by the moderator on the site
Please ignore that request, seems it was to do with trust settings. Sorted now, thanks for the code!
Reply
0
0
ehrinpitts
ehrinpitts
This comment was minimized by the moderator on the site
I found that when you send an email on Sunday it is push to a week out as xMail.DeferredDeliveryTime = (Date + (vbSaturday - xWeekday + 2)) & " " & xDelayTime ends up with 8 days in the future instead of the expected one. As 7 (vbSaturday) - 1 (xWeekday on Sunday) + 2 is 8. This is my fix:
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Updated by EWP 20230518
  Const xDelayTime As String = "07:30:00"  'The delay delivery time of emails
  Const xCompareTime As String = "17:30:00" 'The time to enable the delay delivery option
  Dim xMail As Outlook.MailItem
  Dim xWeekday As Integer
  Dim xNowTime As String
  Dim xIsDelay As Boolean
  Dim xRet1 As Integer
  Dim xRet2 As Integer
  On Error GoTo xError
  If (Item.Class <> olMail) Then Exit Sub
  Set xMail = Item
  xWeekday = Weekday(Date, vbMonday)
  xNowTime = Format(Now, "hh:nn:ss")
  xIsDelay = False
  xRet1 = StrComp(xNowTime, xDelayTime)
  xRet2 = StrComp(xNowTime, xCompareTime)
  If xRet1 = xRet2 Then
    xIsDelay = True
  End If
  If (xRet1 = -1) And (xRet2 = -1) Then
    xMail.DeferredDeliveryTime = Date & " " & xDelayTime
  Else
    If ((xWeekday = 5) And xIsDelay) Or (xWeekday = 6) Or (xWeekday = 7) Then
      xMail.DeferredDeliveryTime = (Date + (5 - xWeekday + 3)) & " " & xDelayTime
    ElseIf xIsDelay Then
      xMail.DeferredDeliveryTime = (Date + 1) & " " & xDelayTime
    End If
  End If
Exit Sub
xError:
  MsgBox "ItemSend: " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
End Sub
Reply
Report
0
0
crystal
crystal     ehrinpitts
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi Ehrin Pitts,

Thank you for the correction. I will check the code in the post and correct it.
Reply
Report
0
0
bseeff
bseeff
This comment was minimized by the moderator on the site
This is a most useful piece of code, because it prevents me from disturbing people outside office hours.
However, I sometimes need to send an email outside normal hours and it is a nuisance to comment out the VBA code each time.
My suggestion is that if the "Importance" flage is set to high, then the mail will be sent immediately and not be delayed. Would it be possible for you to add such an exclusion in the code. (Still keeping the existing code, including the line with the xSenderAddress).
Reply
Report
0
0
crystal
crystal     bseeff
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi Bernard,

The following VBA code helps to exclude the emails with a high importance flag. Please give it a try.
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Updated by Extendoffice 20230410
  Const xDelayTime As String = "07:30:00"  'The delay delivery time of emails
  Const xCompareTime As String = "17:30:00" 'The time to enable the delay delivery option
  Dim xMail As Outlook.MailItem
  Dim xWeekday As Integer
  Dim xNowTime As String
  Dim xIsDelay As Boolean
  Dim xRet1 As Integer
  Dim xRet2 As Integer
  On Error GoTo xError
  If (Item.Class <> olMail) Then Exit Sub
  Set xMail = Item
  If xMail.Importance = olImportanceHigh Then Exit Sub 'Exclude emails with a high importance flag
  xWeekday = Weekday(Date, vbSunday)
  xNowTime = Format(Now, "hh:nn:ss")
  xIsDelay = False
  xRet1 = StrComp(xNowTime, xDelayTime)
  xRet2 = StrComp(xNowTime, xCompareTime)
  If xRet1 = xRet2 Then
    xIsDelay = True
  End If
  If (xRet1 = -1) And (xRet2 = -1) Then
    xMail.DeferredDeliveryTime = Date & " " & xDelayTime
  Else
    If ((xWeekday = vbFriday) And xIsDelay) Or (xWeekday = vbSaturday) Or (xWeekday = vbSunday) Then
      xMail.DeferredDeliveryTime = (Date + (vbSaturday - xWeekday + 2)) & " " & xDelayTime
    ElseIf xIsDelay Then
      xMail.DeferredDeliveryTime = (Date + 1) & " " & xDelayTime
    End If
  End If
Exit Sub
xError:
  MsgBox "ItemSend: " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
End Sub
Reply
Report
0
0
Dom
Dom
This comment was minimized by the moderator on the site
Thanks for this macro. I often work late in the evenings or early in the mornings but don't want emails to be sent to my colleagues outside of normal working hours (for me, 08:00 to 17:45, which I've modified in the macro myself).

Is there a way to add an additional clause to the macro for sending emails, please? Currently, if I work early in the morning on a weekday (say 06:00, before the working day officially starts at 08:00) then the macro will delay sending until 08:00 on the following working day. I would rather the email was sent at 08:00 on the current working day. I tested your macro on a Thursday morning at 07:54 and the sending has been delayed until 08:00 on Friday, whereas I would want it to be sent on Thursday at 08:00.

Emails sent after the end of the working day should be sent at the start of the next working day, as you have written. Any emails sent at any time on Saturday or Sunday should be sent at the start of the next working day, again as you have written.

It's been a while since I've written anything substantial in VBA so I'm turning my head inside out trying to find the solution, with no success.
Reply
0
0
crystal
crystal     Dom
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi Dom,

I am sorry to reply to you so late. The following VBA code can help. Please give it a try.
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Updated by Extendoffice 20230410
  Const xDelayTime As String = "08:00:00"  'The delay delivery time of emails
  Const xCompareTime As String = "17:45:00" 'The time to enable the delay delivery option
  Dim xMail As Outlook.MailItem
  Dim xWeekday As Integer
  Dim xNowTime As String
  Dim xIsDelay As Boolean
  Dim xRet1 As Integer
  Dim xRet2 As Integer
  Dim xDelayInterval As Integer
  On Error GoTo xError
  If (Item.Class <> olMail) Then Exit Sub
  Set xMail = Item
  xWeekday = Weekday(Date, vbSunday)
  xNowTime = Format(Now, "hh:nn:ss")
  xIsDelay = False
  xRet1 = StrComp(xNowTime, xDelayTime)
  xRet2 = StrComp(xNowTime, xCompareTime)
  If xRet1 = xRet2 Then
    xIsDelay = True
  End If
  If (xRet1 = -1) And (xRet2 = -1) Then
    xMail.DeferredDeliveryTime = Date & " " & xDelayTime
  Else
    If ((xWeekday = vbFriday) And xIsDelay) Or (xWeekday = vbSaturday) Or (xWeekday = vbSunday) Then
      xMail.DeferredDeliveryTime = (Date + (vbSaturday - xWeekday + 2)) & " " & xDelayTime
    ElseIf xIsDelay Then
      xMail.DeferredDeliveryTime = (Date + 1) & " " & xDelayTime
    End If
  End If
Exit Sub
xError:
  MsgBox "ItemSend: " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
End Sub
Reply
Report
0
0
Angela
Angela
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi Crystal, the issue returned. No matter what time of day, the emails send as soon as I click "Send". Please let me know any advice. Thank you
Reply
0
0
crystal
crystal     Angela
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi Angela,

The problem was reproduced in my case and we have updated the code. Please give it a try. Thank you for your comment.
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Updated by Extendoffice 20230117
  Const xDelayTime As String = "07:30:00"  'The delay delivery time of emails
  Const xCompareTime As String = "17:30:00" 'The time to enable the delay delivery option
  
  Dim xMail As Outlook.MailItem
  Dim xWeekday As Integer
  Dim xNowTime As String
  Dim xIsDelay As Boolean
  On Error GoTo xError
  If (Item.Class <> olMail) Then Exit Sub
  Set xMail = Item
  xWeekday = Weekday(Date, vbSunday)
  xNowTime = Format(Now, "hh:nn:ss")
  xIsDelay = False
  If StrComp(xNowTime, xDelayTime) = StrComp(xNowTime, xCompareTime) Then
    xIsDelay = True
  End If
  If ((xWeekday = vbFriday) And xIsDelay) Or (xWeekday = vbSaturday) Or (xWeekday = vbSunday) Then
    xMail.DeferredDeliveryTime = (Date + (vbSaturday - xWeekday + 2)) & " " & xDelayTime
  ElseIf xIsDelay Then
    xMail.DeferredDeliveryTime = (Date + 1) & " " & xDelayTime
  End If
Exit Sub
xError:
  MsgBox "ItemSend: " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
End Sub
Reply
Report
0
0
Angela
Angela
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi Crystal,
I fixed the issue by closing the Outlook application and re-opening it after saving the VBA code. Thank you for this!
Reply
0
0
Angela
Angela
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi Crystal, I followed your instructions and enabled macros, but the emails are still sending as soon as I click "Send".

I have Outlook version 2101 (Build 13628.20274).

1. I did not modify any variables in the code, so it is saved just as you have instructed for "ThisOutlookSession".
2. It is the only code in "ThisOutlookSession".
3. The current time is 3:19 AM Eastern Time, so I would expect the emails to be delayed upon clicking "Send" since I am attempting to send an email during the time period of 5:30 PM - 07:30 AM.
4. I verified the Macros are enabled.

Is there anything else you can suggest that could cause this macro not to work? Thank you

From the tutorial: "From now on, when you send an email during 07:30 AM - 5:30 PM, the email will be sent directly. If an email is sent during 5:30 PM – 07:30 AM, it will be scheduled to send after 07:30 AM the next workday."
Reply
0
0
Angela
Angela
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi Crystal, I followed your instructions and enabled macros, but the emails are still sending as soon as I click "Send". I have Outlook version 2101 (Build 13628.20274).
Reply
0
0
Ann
Ann
This comment was minimized by the moderator on the site
This is awesome.

This is a longshot - but i have work and personal accounts in Outlook. Is there a way to set this only for certain accounts?
Reply
0
0
crystal
crystal     Ann
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi Ann,
The following VBA script may help. Please give it a try.
In this line: xAccount = "Your email account", please replace the text "You email account" with your own account. For multiple accounts, please use a semicolon ";" to separate them.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Updated by Extendoffice 20230117
  Const xDelayTime As String = "07:30:00" 'The delay delivery time of emails
  Const xCompareTime As String = "17:30:00" 'The time to enable the delay delivery option
  
  Dim xMail As Outlook.MailItem
  Dim xWeekday As Integer
  Dim xNowTime As String
  Dim xIsDelay As Boolean
  Dim xSenderAddress As String
  Dim xAccount As String
  On Error GoTo xError
  If (Item.Class <> olMail) Then Exit Sub
  Set xMail = Item
  xSenderAddress = ""
  xSenderAddress = xMail.SendUsingAccount.SmtpAddress
  xAccount = "Your email account"  'Specify your email account here and use ; to separate different accounts
  If VBA.InStr(xAccount, xSenderAddress) = 0 Then Exit Sub
  xWeekday = Weekday(Date, vbSunday)
  xNowTime = Format(Now, "hh:nn:ss")
  xIsDelay = False
  If StrComp(xNowTime, xDelayTime) = StrComp(xNowTime, xCompareTime) Then
    xIsDelay = True
  End If
  Debug.Print xIsDelay
  If ((xWeekday = vbFriday) And xIsDelay) Or (xWeekday = vbSaturday) Or (xWeekday = vbSunday) Then
    xMail.DeferredDeliveryTime = (Date + (vbSaturday - xWeekday + 2)) & " " & xDelayTime
  ElseIf xIsDelay Then
    xMail.DeferredDeliveryTime = (Date + 1) & " " & xDelayTime
  End If
Exit Sub
xError:
  MsgBox "ItemSend: " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
End Sub
Reply
Report
0
0
There are no comments posted here yet
Load More
Please leave your comments in English
Guest
Posting as Guest
×
Rate this post:
Reset
0   Characters
Suggested Locations