Làm cách nào để trả lời tin nhắn có cuộc họp trong Outlook?
Đôi khi chúng ta nhận được tin nhắn từ khách hàng có nội dung gì đó để nói trong một cuộc họp. Thông thường, bạn có thể chuyển sang Lịch để tạo cuộc họp và sao chép một số nội dung thư vào nội dung cuộc họp, đồng thời thêm từng người nhận thư đó vào cuộc họp đã tạo. Ở đây, tôi sẽ giới thiệu một cách để nhanh chóng chuyển đổi tin nhắn thành một cuộc họp và gửi cuộc họp đó đến tất cả những người tham gia tin nhắn một cách trực tiếp.
Trả lời thư bằng cuộc họp trong Outlook
1. Trong Hộp thư đến của bạn, hãy nhấp vào thư mà bạn muốn chuyển đổi thành cuộc họp và gửi cho người gửi và những người nhận khác.
2. Trên Trang Chủ tab, trong Trả lời nhóm, nhấp Gặp gỡ. Hoặc nhấn Ctrl + Khác + R.
3. Một cửa sổ cuộc họp với chủ đề email bật lên. Bạn có thể thấy thông tin bao gồm chủ đề thư, nội dung và người nhận được điền vào khu vực tương ứng của cuộc họp như hình dưới đây. Bây giờ, vui lòng thêm thời gian, địa điểm cuộc họp hoặc tệp đính kèm nếu bạn cần. Bạn cũng có thể thêm hoặc xóa người tham dự. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Gửi.
Lưu ý: Cuộc họp mời những người nhận ở dòng Tới trong thư ban đầu là Người tham dự bắt buộc và người nhận trên dòng Cc là Người tham dự tùy chọn.
Trả lời thư bằng cuộc họp và mẫu tùy chỉnh trong Outlook
Nếu bạn luôn cần thêm một số thông tin (văn bản soạn sẵn) trong nội dung cuộc họp đã chuyển đổi, bạn có thể sử dụng Các bước Nhanh tính năng của Outlook.
1. bên trong email xem, trên Trang Chủ tab, nhấp vào tạo mới trong Các bước Nhanh cái hộp.
2. nhấp chuột Chọn một hành động để mở danh sách thả xuống gồm nhiều hành động. Sau đó chọn Trả lời bằng cuộc họp.
- Đến: Thêm người nhận bổ sung tại đây nếu bạn luôn muốn thêm ai đó khi bạn áp dụng hành động này. Hành động sẽ tự động thêm Người nhận Đến và Cc / Bcc của thư gốc với tư cách là những người tham dự cuộc họp cho dù bạn có thêm người nhận vào hộp Đến ở đây hay không.
- Tiêu Đề: sẽ tự động được thay thế bằng chủ đề ban đầu của thư. Bạn có thể tùy chỉnh tiêu đề cuộc họp của mình, chẳng hạn như Họp về.
- Địa Chỉ: Thêm thông tin vị trí. Để trống nếu bạn luôn thay đổi địa điểm họp.
- Tầm quan trọng: Bạn có thể đặt mức độ quan trọng mặc định của cuộc họp mà bạn trả lời.
- bản văn: Nhập văn bản soạn sẵn của bạn mà bạn muốn Outlook tự động thêm vào nội dung cuộc họp khi bạn áp dụng hành động. Lưu ý: Bạn không cần phải nhập chữ ký của mình nếu bạn đã tạo.
4. Như bạn có thể thấy bên dưới, tên và biểu tượng của hành động được cập nhật tự động, bạn có thể thay đổi chúng nếu muốn. Ngoài ra, bạn có thể đặt phím tắt cho hành động này (ở đây tôi đặt CTRL+SHIFT+9 làm phím tắt) hoặc chỉnh sửa văn bản chú giải công cụ. Sau đó nhấp vào Kết thúc.
5. Trong Hộp thư đến của bạn, hãy nhấp vào thư bạn muốn chuyển đổi thành cuộc họp và gửi cho người gửi và những người nhận khác. Và sau đó nhấp vào hành động mới được tạo.
6. Một cửa sổ cuộc họp bật lên với thông tin tùy chỉnh của bạn được điền vào khu vực tương ứng. Bây giờ, vui lòng thêm thời gian, địa điểm cuộc họp hoặc tệp đính kèm nếu bạn cần. Bạn cũng có thể thêm hoặc xóa người tham dự. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Gửi.
Các bài liên quan
Làm thế nào để chuyển tiếp lời mời họp trong Outlook?
Khi bạn nhận được lời mời họp và nhận thấy rằng một số người tham dự cuộc họp bị người tổ chức cuộc họp quên, thì bạn có thể gửi thay mặt người tổ chức bằng cách chuyển tiếp lời mời cuộc họp này tới những người tham dự bị quên. Hoặc đôi khi bạn chỉ muốn chuyển tiếp cuộc họp đã tồn tại trên lịch Outlook của mình. Làm thế nào để chuyển tiếp lời mời họp dựa trên hai tình huống trên? Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách chuyển tiếp lời mời họp trong Outlook một cách chi tiết.
Làm thế nào để tự động chấp nhận yêu cầu họp từ một người cụ thể trong Outlook?
Khi nhận được lời mời họp trong Outlook, bạn cần phải chấp nhận yêu cầu họp theo cách thủ công và gửi phản hồi cho người gửi. Có cách nào dễ dàng để tự động chấp nhận nó từ một người cụ thể trong Outlook không? Phương pháp trong bài viết này sẽ giúp bạn.
Làm thế nào để tự động từ chối lời mời họp từ những người cụ thể trong Outlook?
Trong Outlook, chúng tôi có thể tạo quy tắc để tự động từ chối một số lời mời họp từ những người cụ thể, nhưng, làm thế nào để đối phó với nó? Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết một phương pháp.
Làm cách nào để tự động di chuyển các cuộc họp đã gửi sang một thư mục cụ thể trong Outlook?
Thông thường, sau khi gửi email hoặc cuộc họp, cả hai sẽ được đặt trong thư mục Mục đã Gửi. Vì vậy, thư mục Sent Items sẽ rất lộn xộn và cồng kềnh. Bài viết này, tôi sẽ giới thiệu một phương pháp để tự động di chuyển các cuộc họp đã gửi sang một thư mục khác sau khi cuộc họp được gửi đi.
Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất
Kutools cho Outlook - Hơn 100 tính năng mạnh mẽ để tăng cường Outlook của bạn
📧 Tự động hoá email: Vắng Mặt (Có sẵn cho POP và IMAP) / Lên lịch gửi email / Tự động CC/BCC theo quy định khi gửi Email / Tự động chuyển tiếp (Quy tắc nâng cao) / Tự động thêm lời chào / Tự động chia email nhiều người nhận thành các tin nhắn riêng lẻ hữu ích. Cảm ơn !
📨 Quản lý email: Dễ dàng thu hồi email / Chặn email lừa đảo theo chủ đề và những người khác / Xóa các email trùng lặp / Tìm Kiếm Nâng Cao / Hợp nhất các thư mục hữu ích. Cảm ơn !
📁 Tệp đính kèm chuyên nghiệp: Lưu hàng loạt / Tách hàng loạt / Nén hàng loạt / Tự động lưu / Tự động tách / Tự động nén hữu ích. Cảm ơn !
🌟 Giao diện ma thuật: 😊Thêm nhiều biểu tượng cảm xúc đẹp và thú vị hơn / Tăng năng suất Outlook của bạn với chế độ xem theo thẻ / Thu nhỏ Outlook thay vì đóng hữu ích. Cảm ơn !
👍 Kỳ quan chỉ bằng một cú nhấp chuột: Trả lời tất cả bằng tệp đính kèm đến / Email chống lừa đảo / 🕘Hiển thị múi giờ của người gửi hữu ích. Cảm ơn !
👩🏼🤝👩🏻 Danh bạ & Lịch: Thêm hàng loạt liên hệ từ các email đã chọn / Chia nhóm liên hệ thành các nhóm riêng lẻ / Xóa lời nhắc sinh nhật hữu ích. Cảm ơn !
Trên 100 tính năng Chờ đợi sự khám phá của bạn! Bấm vào đây để khám phá thêm.
