Làm cách nào để mã hóa email trong Outlook và Microsoft 365?

Đôi khi bạn muốn mã hóa một email bạn đang gửi vì có thông tin nhạy cảm mà bạn không muốn người khác biết. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giới thiệu các cách mã hóa email trong Outlook để bảo vệ quyền riêng tư cho thư của bạn.

Mã hóa email bằng S / MIME trong Outlook

Áp dụng quyền bảo mật cho email bằng Microsoft 365

Gửi thư được mã hóa trong Outlook.com
Gửi thư được mã hóa trong Outlook trên máy tính để bàn

Mã hóa email bằng S / MIME trong Outlook

Trước khi bạn sử dụng S / MIME để mã hóa thư email của mình, trước tiên bạn nên lấy chứng chỉ từ quản trị viên CNTT hoặc bộ phận trợ giúp của mình, sau đó thêm chứng chỉ đó vào chuỗi khóa trên máy tính của bạn. Khi bạn đã thiết lập chứng chỉ trên máy tính của mình, bạn cần làm theo hướng dẫn bên dưới để định cấu hình chứng chỉ đó trong Outlook. Lưu ý: Đối với mục đích sử dụng cá nhân, bạn có thể tìm kiếm trực tuyến “chứng chỉ s / mime miễn phí” để nhận chứng chỉ S / MIME miễn phí.

1. Trong Outlook của bạn, hãy nhấp vào Tập tin > Các lựa chọn > Trung tâm tin tưởng > Cài đặt Trung tâm Niềm tin.

2. Lựa chọn Bảo mật Email từ menu bên trái. Và sau đó chọn Cài đặt Dưới Email được mã hóa phần.

3. Trong cửa sổ bật lên Thay đổi cài đặt bảo mật , đặt tên cho cài đặt bảo mật trong hộp nhập liệu, sau đó bấm Chọn bên cạnh Giấy chứng nhận ký để chọn chứng chỉ S / MIME.

4. Nhấp vào OK nút.

5. Để gửi một tin nhắn mã hóa, nếu bạn là Người dùng nội bộ Office có đăng ký Microsoft 365, trong một email, hãy chọn Các lựa chọn, lựa chọn Mã hóa và chọn Mã hóa bằng S / MIME từ trình đơn thả xuống như được hiển thị bên dưới. Đối với người dùng Outlook 2019 và Outlook 2016, trong thư email, hãy chọn Các lựa chọn, lựa chọn Quyền. Lưu ý: Bạn sẽ chỉ thấy Mã hóa bằng S / MIME nếu bạn đã cài đặt chứng chỉ S / MIME trên máy tính của mình.

6. nhấp chuột Gửi để gửi tin nhắn mã hóa.

Lưu ý: Để nhận thư được mã hóa bằng S / MIME, người nhận phải có ứng dụng thư, ví dụ: Outlook, hỗ trợ tiêu chuẩn S / MIME và đã cài đặt điều khiển S / MIME.

Áp dụng quyền bảo mật cho email bằng Microsoft 365

Trong phần này, chúng ta sẽ nói về các phương pháp không cần cài đặt chứng chỉ cho cả người gửi và người nhận. Tuy nhiên, người gửi mã hóa thư phải có đăng ký Microsoft 365 với giấy phép bao gồm Mã hóa tin nhắn Microsoft 365 (Kiểm tra xem Mã hóa tin nhắn có sẵn trong gói của bạn không). Trải nghiệm sẽ khác nhau đối với người nhận tin nhắn được mã hóa. Tóm lại, cho dù họ có đăng ký Microsoft 365 hay không, họ sẽ có thể đọc tin nhắn.

Gửi thư được mã hóa trong Outlook.com

Nếu bạn là người đăng ký Microsoft 365 có giấy phép hỗ trợ Mã hóa tin nhắn Microsoft 365, bạn có thể đăng nhập vào tài khoản email của mình trong Outlook.com, tài khoản này bao gồm tính năng mã hóa cho phép bạn áp dụng quyền bảo mật cho tin nhắn của mình.

1. Bấm vào Tin nhắn mới để soạn tin nhắn.

2. Nhấp vào Mã hóa trên dải băng. Thông tin mã hóa sau đó sẽ xuất hiện bên dưới dải băng.

3. Lựa chọn Thay đổi quyền để xuất hiện hộp thoại như hình dưới đây.

4. nhấp chuột Mã hóa để chọn một tùy chọn mã hóa như bạn muốn:

Bảo mật \ Tất cả nhân viên: Dữ liệu bí mật cần được bảo vệ, cho phép tất cả nhân viên có toàn quyền. Chủ sở hữu dữ liệu có thể theo dõi và thu hồi nội dung.
Không chuyển tiếp: Người nhận chỉ có thể đọc tin nhắn này nhưng không thể chuyển tiếp, in hoặc sao chép nội dung tin nhắn.
Mã hóa: Tin nhắn này đã được mã hóa. Người nhận không thể xóa mã hóa.
Tuyệt mật \ Tất cả nhân viên: Dữ liệu có tính bảo mật cao cho phép tất cả nhân viên có quyền xem, chỉnh sửa và trả lời đối với nội dung này. Chủ sở hữu dữ liệu có thể theo dõi và thu hồi nội dung.

Lưu ý: Các tùy chọn mã hóa có thể khác nhau dựa trên gói Microsoft 365 bạn đang sử dụng.

5. nhấp chuột OK. Và sau đó nhấp vào Gửi để gửi tin nhắn mã hóa.

Gửi thư được mã hóa trong Outlook trên máy tính để bàn

Nếu gói Microsoft 365 của bạn có giấy phép hỗ trợ Mã hóa Thư Microsoft 365, bạn có thể mã hóa thư email của mình trong Outlook trên máy tính để bàn. Vui lòng làm theo các bước dưới đây:

1. nhấp chuột Email mới để soạn một email bạn muốn mã hóa.

2. Trong cửa sổ tin nhắn, hãy nhấp vào Các lựa chọn > Mã hóa, rồi chọn tùy chọn quyền bạn muốn đặt trên tin nhắn.

Chỉ mã hóa: Tin nhắn này đã được mã hóa. Người nhận không thể xóa mã hóa.
Không chuyển tiếp: Người nhận chỉ có thể đọc tin nhắn này nhưng không thể chuyển tiếp, in hoặc sao chép nội dung tin nhắn.
Bảo mật \ Tất cả nhân viên: Dữ liệu bí mật cần được bảo vệ, cho phép tất cả nhân viên có toàn quyền. Chủ sở hữu dữ liệu có thể theo dõi và thu hồi nội dung.
Tuyệt mật \ Tất cả nhân viên: Dữ liệu có tính bảo mật cao cho phép tất cả nhân viên có quyền xem, chỉnh sửa và trả lời đối với nội dung này. Chủ sở hữu dữ liệu có thể theo dõi và thu hồi nội dung.

Lưu ý: Các tùy chọn mã hóa có thể khác nhau dựa trên gói Microsoft 365 bạn đang sử dụng.

3. nhấp chuột Gửi để gửi tin nhắn mã hóa.

Các bài liên quan

Outlook: Mã hóa nội dung và tệp đính kèm cho thư đi

Giả sử bạn sẽ gửi một email riêng cho gia đình về thông tin ngân hàng của bạn. Vì lợi ích của sự an toàn của thư này, bạn nên mã hóa thư email trong Microsoft Outlook. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách mã hóa nội dung và tệp đính kèm cho các thư email gửi đi trong Microsoft Outlook.

Làm thế nào để đánh dấu thư email là riêng tư hoặc bí mật trong Outlook?

Trong Microsoft Outlook, bạn có thể đánh dấu một email gửi đi hoặc tất cả các email gửi đi là riêng tư hoặc bí mật, điều này có thể nhắc nhở người nhận về việc giữ thư đó ở chế độ riêng tư. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách đánh dấu email là riêng tư hoặc bí mật trong Outlook.