Làm cách nào để gán và chỉnh sửa danh mục màu cho các mục Outlook?

Việc gán các danh mục màu cho các mục Outlook nhất định, chẳng hạn như thư email, sự kiện và danh bạ, cho phép bạn nhanh chóng nhận ra và nhóm các mục liên quan trong Outlook để bạn có thể dễ dàng theo dõi chúng và cải thiện hiệu quả. Nếu bất kỳ mục nào liên quan đến nhiều hơn một danh mục, chỉ cần chỉ định nhiều danh mục màu hơn cho nó. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu các phương pháp để gán một danh mục màu cho một mục Outlook và tạo các danh mục của riêng bạn, thay đổi màu hoặc tên của một danh mục màu hiện có và các phương pháp nhanh khác để áp dụng các danh mục để đánh dấu các mục Outlook.

Lưu ý: Danh mục màu không hoạt động đối với tài khoản IMAP.

Tạo một danh mục màu và gán một phím tắt cho nó trong Outlook

Gán một danh mục màu cho các mục Outlook (hoặc bằng phím tắt)

Gán một danh mục màu cho một mục Outlook bằng Nhấp nhanh

Gán một danh mục màu cho thư Outlook bằng Bước nhanh

Chỉnh sửa danh mục màu và phím tắt của nó trong Outlook

Tạo một danh mục màu và gán một phím tắt cho nó trong Outlook

Outlook đi kèm với một tập hợp các danh mục màu mặc định, nhưng sẽ dễ dàng hơn khi tạo và sử dụng các danh mục của riêng bạn, để bạn có thể xác định rõ hơn các mục được liên kết.

1. bên trong email xem, trên Trang Chủ tab, trong Tag nhóm, nhấp Phân loại > Tất cả danh mục.

2. Trong cửa sổ bật lên Danh mục màu sắc hộp thoại, nhấp vào Mới .

3. Trong cái mới Thêm danh mục mới , đặt tên cho danh mục trong hộp nhập liệu và gán màu dễ nhận biết cho nó. Nếu bạn muốn, hãy đặt một phím tắt cho nó.

4. nhấp chuột OK. Bạn sẽ thấy danh mục đã tạo bây giờ được liệt kê trong Danh mục màu sắc hộp thoại như hình dưới đây. Nhấp chuột OK để lưu danh mục và đóng hộp thoại.

Gán một danh mục màu cho các mục Outlook (hoặc bằng phím tắt)

Để gán một loại màu cho một hoặc nhiều thư, cuộc hẹn, danh bạ hoặc nhiệm vụ trong Outlook, bạn có thể thực hiện như sau:

1. Chọn các mục Outlook mà bạn sẽ gán một danh mục màu.

2. Gán danh mục bằng một trong hai cách như hình dưới đây:

Nếu bạn không đặt phím tắt cho danh mục màu bạn muốn gán cho các mục Outlook đã chọn: Bấm chuột phải vào bất kỳ mục nào đã chọn, bấm Phân loại trên menu thả xuống, sau đó chọn danh mục bạn muốn chỉ định.
Lưu ý: Nếu bạn vô tình gán danh mục màu cho một mục, bạn có thể chọn mục đó, nhấp chuột phải vào nó và sau đó chọn Xóa tất cả danh mục.
Nếu bạn đã đặt phím tắt cho loại màu bạn muốn gán cho các mục Outlook đã chọn: Bấm phím tắt.
Lưu ý: Nếu bạn vô tình gán một danh mục màu cho một mục bằng phím tắt, bạn có thể chọn nó và nhấn cùng một phím tắt để xóa danh mục trên đó.

Gán một danh mục màu cho một mục Outlook bằng Nhấp nhanh

Để chỉ định một loại màu cho một email, bạn nên đi tới Xem > Thay đổi góc nhìn > Độc thân or Xem trước. Để chỉ định danh mục màu cho một sự kiện hoặc một số liên lạc, vui lòng nhấp vào Xem > Thay đổi góc nhìn > Danh sách. Sau khi hoàn tất, vui lòng thực hiện như sau:

1. bên trong email xem, trên Trang Chủ tab, trong Tag nhóm, nhấp Phân loại > Đặt nhấp chuột nhanh.

2. bên trong Đặt nhấp chuột nhanh , chọn danh mục màu mà bạn sẽ gán bằng Quick Click.

3. Nếu bạn đã chọn một danh mục mà bạn chưa bao giờ sử dụng trước đây, Đổi tên danh mục hộp thoại sẽ bật lên hỏi bạn có muốn đổi tên danh mục hay không:

Nhấp chuột Có để đóng hộp thoại và lưu các thay đổi sau khi bạn đổi tên xong, tạo màu khác cho hộp thoại hoặc đặt phím tắt cho hộp thoại.
Nhấp chuột Không nếu bạn không cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

4. Bây giờ, tôi sẽ sử dụng một tin nhắn email làm ví dụ. Trong thư mục thư của bạn, di con trỏ chuột qua thư mà bạn sẽ chỉ định danh mục bằng Nhấp nhanh. Bạn sẽ thấy một hộp trống trên Categories như hình bên dưới. Một cú nhấp chuột vào nó sẽ chỉ định danh mục cho thư.

Lưu ý: Nếu bạn vô tình gán danh mục màu cho một mục, bạn có thể chọn mục đó và nhấp lại vào hộp danh mục.

Gán một danh mục màu cho thư Outlook bằng Bước nhanh

Outlook có tính năng Các bước nhanh cho phép bạn gán một danh mục màu cho một hoặc nhiều thư email trong Outlook bằng một cú nhấp chuột. Để làm như vậy, vui lòng làm theo các bước dưới đây:

1. bên trong email xem, trên Trang Chủ tab, nhấp vào tạo mới trong Các bước Nhanh cái hộp.

2. nhấp chuột Chọn một hành động để mở danh sách thả xuống gồm nhiều hành động. Sau đó chọn Phân loại tin nhắn.

3. nhấp chuột Chọn danh mục để chọn một danh mục màu mà bạn sẽ gán cho các thư trong Outlook bằng Bước nhanh.

4. Tên của hành động sẽ tự động được điền vào ô Tên, bạn có thể thay đổi để dễ nhận biết hơn. Ngoài ra, bạn có thể đặt phím tắt cho hành động này (ở đây tôi đặt CTRL + SHIFT + 2 làm phím tắt) hoặc chỉnh sửa văn bản chú giải công cụ. Sau đó nhấp vào Kết thúc.

5. Lặp lại bốn bước trên nếu bạn cần tạo các bước nhanh cho các danh mục khác.

6. Bây giờ, quay lại danh sách thư của bạn. Chọn các thư mà bạn sẽ gán danh mục màu, sau đó nhấp vào hành động nhanh (Diễn đàn EO) bạn vừa tạo trong Các bước Nhanh hộp. Các tin nhắn đã chọn sau đó sẽ được phân loại.

Lưu ý: Nếu bạn vô tình gán danh mục màu cho một mục, bạn có thể chọn mục đó, nhấp chuột phải vào nó và sau đó chọn Xóa tất cả danh mục từ menu thả xuống. Ngoài ra, trong bước 2 ở trên, bạn có thể chọn Xóa danh mục thay vì Phân loại danh mục để tạo hành động nhanh chóng xóa danh mục.

Chỉnh sửa danh mục màu và phím tắt của nó trong Outlook

1. bên trong email xem, trên Trang Chủ tab, trong Tag nhóm, nhấp Phân loại > Tất cả danh mục.

2. Trong cửa sổ bật lên Danh mục màu sắc hộp thoại, vui lòng thực hiện như sau để chỉnh sửa một danh mục:

Chọn danh mục bạn sẽ chỉnh sửa.
Nhấp chuột Đổi tên và nhập một tên mới.
Nhấp vào mũi tên thả xuống bên dưới Màu để tạo cho nó một màu khác.
Nhấp vào mũi tên thả xuống bên dưới Phím tắt để cung cấp cho nó một phím tắt khác.

3. Nếu bạn cần chỉnh sửa thêm danh mục, hãy lặp lại bước trên. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK để lưu các thay đổi.

Các bài liên quan

Làm thế nào để tự động phân loại màu sắc email dựa trên chủ đề trong Outlook?

Các danh mục màu cho phép bạn nhanh chóng nhận ra và nhóm các mục liên quan trong Outlook để bạn có thể dễ dàng theo dõi chúng và cải thiện hiệu quả. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ nói về cách tạo quy tắc trong Outlook để tự động gán các danh mục màu cho thư email dựa trên chủ đề của chúng.

Làm thế nào để tự động chỉ định loại màu cho các cuộc họp sau khi chấp nhận chúng trong Outlook?

Trong công việc hàng ngày, bạn có thể nhận được nhiều email họp trong Outlook. Đôi khi, bạn muốn tự động chỉ định một danh mục màu cụ thể cho các cuộc họp khi chúng được chấp nhận. Thông thường, bạn có thể gán chúng theo cách thủ công, nhưng, điều này sẽ gây rắc rối khi đặt từng cái một. Trong bài viết này, tôi sẽ nói về cách tự động hoàn thành nó trong Outlook.

Làm thế nào để nhóm các thư email theo danh mục màu được chỉ định trong Outlook?

Đôi khi, bạn đánh dấu các email bằng các danh mục màu cụ thể, sau đó bạn có thể quy tắc hoặc tìm ra các email này một cách dễ dàng hoặc cho các mục đích khác. Khi một khối lượng lớn các email trong một thư mục, thật khó để tìm ra các email được đánh dấu bằng các loại màu cụ thể trong nháy mắt. Trên thực tế, có một vài thủ thuật để nhóm các email theo danh mục màu cụ thể trong Microsoft Outlook một cách nhanh chóng.

Làm thế nào để Thu gọn hoặc Mở rộng Tất cả Danh mục Màu theo Mặc định trong Outlook?

Giả sử rằng bạn đã chỉ định danh mục màu cho thư email trong Outlook và đã nhóm tất cả thư của bạn dựa trên các danh mục khác nhau. Tuy nhiên, mỗi khi bạn mở rộng hoặc thu gọn thư mục trong Outlook, sau đó tồn tại và quay lại thư mục, bạn có thể thấy rằng các nhóm danh mục trở lại dạng xem ban đầu. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ nói về phương pháp giữ cho Outlook thu gọn hoặc mở rộng các danh mục màu. Xin vui lòng đọc để tìm hiểu làm thế nào.