Làm cách nào để tự động phân loại màu email dựa trên chủ đề trong Outlook?

Làm thế nào để tự động phân loại màu sắc email dựa trên chủ đề trong Outlook?

Các danh mục màu cho phép bạn nhanh chóng nhận ra và nhóm các mục liên quan trong Outlook để bạn có thể dễ dàng theo dõi chúng và cải thiện hiệu quả. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ nói về cách tạo quy tắc trong Outlook để tự động gán các danh mục màu cho thư email dựa trên chủ đề của chúng.

Tự động tô màu phân loại email dựa trên chủ đề của chúng trong Outlook

Trong Outlook của bạn, vui lòng chọn thư mục hộp thư đến của tài khoản email mà bạn muốn áp dụng quy tắc tự động phân loại, sau đó chọn bất kỳ thư nào từ thư mục. Sau đó, vui lòng làm theo các bước dưới đây.

1. Trên Trang Chủ tab, nhấp vào Nội quy > Tạo quy tắc.

2. Trong cửa sổ bật lên Tạo quy tắc hộp thoại, nhấp vào Tùy chọn nâng cao.

3. bên trong Trình hướng dẫn quy tắc yêu cầu Bạn muốn kiểm tra (những) điều kiện nào, làm như sau:

In Bước 1: Chọn (các) điều kiện, kiểm tra tùy chọn thứ hai với (chủ đề của tin nhắn bạn đã chọn) trong chủ đề.
In Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc, nhấp vào văn bản được gạch chân màu xanh lam để mở Tìm kiếm văn bản hộp thoại.
Trong cửa sổ bật lên Tìm kiếm văn bản , nhập các từ khóa hoặc cụm từ trong tiêu đề bạn muốn để tự động phân loại email dựa trên màu sắc.
Nhấp chuột Thêm.
Lưu ý: Nếu bạn cần tự động phân loại màu email dựa trên nhiều từ khóa hoặc cụm từ hơn, hãy lặp lại bước iii và iv. Và bạn có thể chọn các từ khóa hoặc cụm từ trong Danh sách tìm kiếm hộp và sau đó nhấp vào Hủy bỏ để loại bỏ những cái không mong muốn.
Nhấp chuột OK trong Tìm kiếm văn bản hộp thoại để quay lại Trình hướng dẫn quy tắc.
Nhấp chuột Sau.

4. bên trong Trình hướng dẫn quy tắc yêu cầu Bạn muốn làm gì với tin nhắn, làm như sau:

In Bước 1: Chọn (các) hành động, kiểm tra gán nó vào danh mục thể loại tùy chọn.
In Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc, nhấp vào danh mục được gạch chân màu xanh lam để mở Danh mục màu sắc hộp thoại.
Trong cửa sổ bật lên Danh mục màu sắc hộp thoại, chọn một hoặc nhiều danh mục mà bạn muốn gán cho các thư email có tiêu đề chứa các từ hoặc cụm từ mà bạn đã chỉ định trong Bước thứ 3.
Nhấp chuột OK trong Danh mục màu sắc hộp thoại để quay lại Trình hướng dẫn quy tắc.
Nhấp chuột Sau.

5. bên trong Trình hướng dẫn quy tắc yêu cầu Có ngoại lệ nào không, chọn các trường hợp ngoại lệ trong Bước 1 nếu có và chỉnh sửa mô tả ngoại lệ trong Bước 2. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Sau.

6. bên trong Trình hướng dẫn quy tắc để hoàn tất thiết lập quy tắc, vui lòng định cấu hình như sau:

In Bước 1, chỉ định tên cho quy tắc này trong hộp nhập liệu.
In Bước 2, kiểm tra Chạy quy tắc này ngay bây giờ trên các thư đã có trong “Hộp thư đến”Để gán danh mục màu cho các thư trong Hộp thư đến của bạn đáp ứng các điều kiện bạn đã chỉ định; Kiểm tra Bật quy tắc này tùy chọn để gán danh mục màu cho các thư email đến đáp ứng các điều kiện bạn đã chỉ định.
In Bước 3, bạn có thể xem lại chi tiết quy tắc mà bạn đã chỉ định. Nếu bạn cần thay đổi bất kỳ tiêu chí nào, hãy nhấp vào giá trị được gạch chân để chỉnh sửa.
Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Kết thúc.

7. Một hộp thoại bật lên thông báo cho bạn biết quy tắc chỉ hoạt động khi bạn kiểm tra email trong Outlook. Nhấp chuột OK.

8. Bây giờ, quy tắc được tạo thành công. Nếu bạn cần kiểm tra hoặc chỉnh sửa nó trong tương lai, vui lòng truy cập Nội quy > Tạo quy tắc. Và hãy nhớ chọn đúng thư mục như hình minh họa bên dưới.

Các bài liên quan

Làm thế nào để chỉ định và chỉnh sửa danh mục màu cho các mục trong Outlook?

Việc gán các danh mục màu cho các mục Outlook nhất định, chẳng hạn như thư email, sự kiện và danh bạ, cho phép bạn nhanh chóng nhận ra và nhóm các mục liên quan trong Outlook để bạn có thể dễ dàng theo dõi chúng và cải thiện hiệu quả. Nếu bất kỳ mục nào liên quan đến nhiều hơn một danh mục, chỉ cần chỉ định nhiều danh mục màu hơn cho nó. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu các phương pháp để gán một danh mục màu cho một mục Outlook và tạo các danh mục của riêng bạn, thay đổi màu hoặc tên của một danh mục màu hiện có và các phương pháp nhanh khác để áp dụng các danh mục để đánh dấu các mục Outlook.

Làm thế nào để tự động chỉ định loại màu cho các cuộc họp sau khi chấp nhận chúng trong Outlook?

Trong công việc hàng ngày, bạn có thể nhận được nhiều email họp trong Outlook. Đôi khi, bạn muốn tự động chỉ định một danh mục màu cụ thể cho các cuộc họp khi chúng được chấp nhận. Thông thường, bạn có thể gán chúng theo cách thủ công, nhưng, điều này sẽ gây rắc rối khi đặt từng cái một. Trong bài viết này, tôi sẽ nói về cách tự động hoàn thành nó trong Outlook.

Làm thế nào để nhóm các thư email theo danh mục màu được chỉ định trong Outlook?

Đôi khi, bạn đánh dấu các email bằng các danh mục màu cụ thể, sau đó bạn có thể quy tắc hoặc tìm ra các email này một cách dễ dàng hoặc cho các mục đích khác. Khi một khối lượng lớn các email trong một thư mục, thật khó để tìm ra các email được đánh dấu bằng các loại màu cụ thể trong nháy mắt. Trên thực tế, có một vài thủ thuật để nhóm các email theo danh mục màu cụ thể trong Microsoft Outlook một cách nhanh chóng.

Làm thế nào để Thu gọn hoặc Mở rộng Tất cả Danh mục Màu theo Mặc định trong Outlook?

Giả sử rằng bạn đã chỉ định danh mục màu cho thư email trong Outlook và đã nhóm tất cả thư của bạn dựa trên các danh mục khác nhau. Tuy nhiên, mỗi khi bạn mở rộng hoặc thu gọn thư mục trong Outlook, sau đó tồn tại và quay lại thư mục, bạn có thể thấy rằng các nhóm danh mục trở lại dạng xem ban đầu. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ nói về phương pháp giữ cho Outlook thu gọn hoặc mở rộng các danh mục màu. Xin vui lòng đọc để tìm hiểu làm thế nào.