Làm cách nào để tạo thư mục sắp xếp email chứa những người cụ thể trong Outlook?

Choáng ngợp bởi một hộp thư đến lộn xộn? Trong hướng dẫn này, tôi sẽ giới thiệu ba phương pháp để sắp xếp email chứa những người cụ thể trong Outlook để đạt hiệu quả cao hơn.

Luôn di chuyển email chứa những người nhất định vào một thư mục đã tạo

Tạo thư mục tìm kiếm để tự động sắp xếp email cho những người cụ thể

Tạo thư mục hàng loạt để sắp xếp email cho tất cả các tài khoản email của bạn bằng VBA

Luôn di chuyển email chứa những người nhất định vào một thư mục đã tạo

1. Nhấp chuột phải vào tài khoản email mà bạn sẽ tạo thư mục để sắp xếp email, chọn Thư mục mới từ menu chuột phải và đặt tên cho thư mục.

2. Trong thư mục Hộp thư đến hoặc Mục đã gửi của bạn, hãy chọn bất kỳ một trong các email chứa địa chỉ email cụ thể mà bạn sẽ di chuyển tất cả email của họ vào thư mục đã tạo.

3. Trên Trang Chủ tab, trong Di chuyển nhóm, nhấp vào Nội quy > Luôn chuyển thư từ: địa chỉ email cụ thể và / hoặc Nội quy > Luôn chuyển thư đến: địa chỉ email cụ thể theo nhu cầu của bạn.

4. Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo bật lên, hãy chỉ định thư mục mà bạn sẽ chuyển thư đến, sau đó nhấp vào OK.

5. Các email trong thư mục Hộp thư đến hoặc Mục đã gửi đáp ứng các điều kiện hiện được chuyển đến thư mục bạn vừa tạo. Và các email trong tương lai cũng sẽ được chuyển trực tiếp vào thư mục nếu chúng đáp ứng các điều kiện.

Tạo thư mục tìm kiếm để tự động sắp xếp email cho những người cụ thể

Nếu bạn không muốn di chuyển các tin nhắn vào một thư mục mà chỉ muốn xem chúng một cách dễ dàng. Bạn có thể tạo một thư mục tìm kiếm trong Outlook, thư mục này cho phép bạn tìm các thư email phù hợp với tiêu chí được chỉ định trên nhiều thư mục, nhưng hãy giữ chúng trong thư mục gốc của chúng.

1. Trên Thư mục tab, trong Mới nhóm, nhấp vào Thư mục Tìm kiếm Mới.

2. Trong hộp thoại Thư mục Tìm kiếm Mới bật lên, vui lòng thực hiện như sau:

1) Trong hộp Chọn Thư mục Tìm kiếm, trong danh sách Thư từ Mọi người và Danh sách, hãy chọn Gửi thư từ và đến những người cụ thể, hoặc là Thư từ những người cụ thể như bạn cần.
2) Trong hộp Tùy chỉnh thư mục tìm kiếm, nhấp vào Chọn để chọn những người từ danh sách địa chỉ của bạn.
3) Chỉ định tài khoản email từ nơi tìm kiếm email.
4) Nhấp OK.

3. Một thư mục tìm kiếm được tạo trong Thư mục Tìm kiếm, chứa các email đáp ứng các điều kiện.

Tạo thư mục hàng loạt để sắp xếp email cho tất cả các tài khoản email của bạn bằng VBA

Nếu bạn có nhiều tài khoản email trong Outlook và muốn tạo hàng loạt thư mục cho từng tài khoản email cho những người cụ thể, bạn có thể sử dụng phương pháp VBA để di chuyển thư chứa những người cụ thể khỏi hộp thư đến hoặc thư mục Đã gửi của tài khoản email của bạn. Hãy làm như sau.

1. Trong Outlook của bạn, hãy nhấp vào Tập tin > Các lựa chọn > Trung tâm tin tưởng, và sau đó nhấp vào Cài đặt Trung tâm Niềm tin.

2. Trong hộp thoại bật lên, hãy chuyển sang Cài đặt Macro, lựa chọn Bật tất cả các macro, và kiểm tra Áp dụng cài đặt bảo mật macro cho các phần bổ trợ đã cài đặt.

3. nhấp chuột OK các nút để đóng hộp thoại.

4. Nhấn nút Khác + F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications.

5. nhấp chuột Chèn > Mô-đun. Sau đó sao chép một trong các mã VBA sau vào cửa sổ Mô-đun.

Mã VBA 1: Tạo thư mục hàng loạt để sắp xếp email chứa người gửi cụ thể trên Hộp thư đến của tất cả tài khoản email

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Lưu ý: Bạn nên thay thế các đoạn mã cụ thể theo nhận xét ở hàng thứ 12, 16 và 35 của mã VBA ở trên.

Mã VBA 2: Tạo thư mục hàng loạt để sắp xếp email chứa người nhận cụ thể trên Hộp thư đến của tất cả tài khoản email

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Lưu ý:

1) Bạn nên thay thế các đoạn mã cụ thể theo nhận xét ở hàng thứ 12, 16 và 35 của mã VBA ở trên.
2) Để lưu trữ các thư chứa người nhận CC hoặc BCC cụ thể, hãy bỏ ghi chú ở hàng thứ 28 và 33 bằng cách xóa dấu nháy đơn (') ở đầu các hàng.

6. nhấn F5 để chạy mã VBA. Và các thư mục mới sẽ được tạo nếu có thư đáp ứng các điều kiện.

Lưu ý: Phương pháp VBA hoạt động cho các email hiện có. Nếu có tin nhắn mới từ/đến người cụ thể mà bạn muốn lưu trữ, vui lòng lặp lại bước 4-6.

Các bài liên quan

Làm cách nào để tạo thư mục tìm kiếm trên nhiều tệp dữ liệu Outlook/Pst/tài khoản email?

Như bạn đã biết, thư mục tìm kiếm chỉ có thể tìm kiếm email trong phạm vi hộp thư hiện tại trong Outlook. Tuy nhiên, Outlook có thể tìm kiếm trên tất cả các hộp thư bằng tính năng Tìm kiếm tức thì. Do đó, bạn có thể thử giải pháp thay thế bên dưới để tạo thư mục tìm kiếm trên nhiều tài khoản email trong Outlook.

Làm cách nào để tạo thư mục tìm kiếm cho email nội bộ trong Outlook?

Không khó để tạo thư mục tìm kiếm theo người gửi hoặc miền người gửi được chỉ định trong tài khoản email POP3 thông thường trong Outlook. Tuy nhiên, cách tương tự không hoạt động đối với tài khoản trao đổi. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo thư mục tìm kiếm để hiển thị tất cả email từ những người gửi nội bộ trong tài khoản trao đổi.

Làm thế nào để nhóm các thư email theo danh mục màu được chỉ định trong Outlook?

Đôi khi, bạn đánh dấu các email bằng các danh mục màu cụ thể, sau đó bạn có thể quy tắc hoặc tìm ra các email này một cách dễ dàng hoặc cho các mục đích khác. Khi một khối lượng lớn các email trong một thư mục, thật khó để tìm ra các email được đánh dấu bằng các loại màu cụ thể trong nháy mắt. Trên thực tế, có một vài thủ thuật để nhóm các email theo danh mục màu cụ thể trong Microsoft Outlook một cách nhanh chóng.

Cách tạo thư mục để sắp xếp email theo phạm vi ngày trong Outlook?

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ giới thiệu hai phương pháp để sắp xếp email theo phạm vi ngày với các thư mục trong Outlook để đạt hiệu quả cao hơn.