Theo mặc định, Hộp thư đến được hiển thị trong dạng xem thu gọn trong Outlook. Có ba chế độ xem đặt trước khác mà bạn có thể dễ dàng thay đổi thành: Đơn và Xem trước. Hướng dẫn này sẽ giới thiệu các dạng xem đặt trước này và chỉ cho bạn cách hiển thị thư mục Hộp thư đến trong các dạng xem đặt trước khác.

1. Chế độ xem nhỏ gọn

Theo mặc định, thư mục Hộp thư đến đang mở ở dạng xem thu gọn. Nếu thư mục Hộp thư đến không hiển thị trong dạng xem thu gọn, bạn có thể nhấp vào Xem > Thay đổi góc nhìn > gọn nhẹ để chuyển sang chế độ xem này.

Dạng xem thu gọn chứa danh sách thư và ngăn đọc, và nó chủ yếu thay đổi bố cục của danh sách thư.

Trong danh sách thư, bạn sẽ thấy mọi email hiển thị trong ba dòng:
(1) Dòng đầu tiên hiển thị người gửi email;
(2) Dòng thứ hai cho biết chủ đề và ngày nhận của email;
(3) Và bạn có thể xem trước nội dung thư của email ở dòng thứ ba. Danh sách tin nhắn càng rộng thì nội dung bạn có thể xem trước càng dài.

Chú ý:
(1) Nếu giao diện Outlook quá hẹp, nó sẽ tự động ẩn danh sách thư và chỉ hiển thị ngăn đọc.
(2) Nếu bạn sửa đổi dạng xem thu gọn, nói thêm cột hoặc thay đổi kiểu sắp xếp, bạn có thể nhanh chóng khôi phục dạng xem thu gọn mặc định bằng cách nhấp vào Xem > Xem phần còn lại.

1.2 Chế độ xem đơn

Sau khi mở thư mục Hộp thư đến, bạn có thể hiển thị nó trong một chế độ xem bằng cách nhấp vào Xem > Thay đổi góc nhìn > Độc thân.

Chế độ xem đơn cũng chứa danh sách thư và ngăn đọc. Trong chế độ xem đơn, bạn sẽ nhận được thêm thông tin về email từ danh sách thư. Và chế độ xem này sẽ là một lựa chọn tốt ở chế độ màn hình rộng.

Trong danh sách thư, mọi email hiển thị trong hai dòng.
(1) Dòng đầu tiên hiển thị tất cả các loại thông tin của email qua các cột, bao gồm trạng thái quan trọng, lời nhắc, tệp đính kèm, người gửi, chủ đề, ngày nhận, v.v. Cho dù bạn đã thêm bao nhiêu cột, chúng sẽ hiển thị trong danh sách thư .
(2) Và dòng thứ hai hiển thị nội dung thư của email. Danh sách thư càng rộng, bạn càng có thể xem trước nhiều nội dung hơn.

Chú thíchs:
(1) Chế độ xem đơn hoạt động tốt với màn hình rộng. Nếu giao diện Outlook quá hẹp, nó sẽ tự động ẩn danh sách thư và chỉ hiển thị ngăn đọc.
(2) Nếu bạn đã thay đổi cài đặt chế độ xem trong chế độ xem đơn, cho biết thay đổi thứ tự sắp xếp, bộ lọc hoặc kiểu sắp xếp, bạn có thể nhấp vào Xem > Đặt lại chế độ xem để khôi phục chế độ xem đơn mặc định.

1.3 Chế độ xem trước

Sau khi mở thư mục Hộp thư đến, bạn có thể thay đổi chế độ xem của nó thành bản xem trước bằng cách nhấp vào Xem > Thay đổi góc nhìn > Xem trước.

Dạng xem xem trước tương tự như dạng xem đơn, ngoại trừ việc tắt ngăn đọc. Nó hiển thị danh sách tin nhắn ở chế độ rộng.
Trong danh sách thư rộng, mỗi email đều có hai dòng.
(1) Dòng đầu tiên hiển thị mọi trường của email trong một cột, chẳng hạn như từ, chủ đề, đã nhận, kích thước, cờ, v.v. Cho dù bạn đã thêm bao nhiêu cột trong dạng xem này, chúng sẽ hiển thị trong danh sách thư.
(2) Bạn có thể xem trước nội dung thư trong dòng thứ hai.

Ghi chú:
(1) Chế độ xem trước phù hợp với màn hình rộng. Nếu bạn thu hẹp giao diện Outlook, dạng xem trước sẽ tự động thay đổi dạng xem thu gọn mà không có ngăn đọc.
(2) Nếu bạn đã thay đổi cài đặt chế độ xem trong chế độ xem xem trước, cho biết thay đổi thứ tự sắp xếp, bộ lọc hoặc kiểu sắp xếp, bạn có thể nhấp vào Xem > Đặt lại chế độ xem để khôi phục chế độ xem xem trước mặc định.

Bạn có thể dễ dàng thay đổi thư mục Hộp thư đến thành các dạng xem đặt trước: thu gọn, đơn và xem trước. Tuy nhiên, nếu các chế độ xem đặt trước này không thể đáp ứng nhu cầu của bạn, bạn có thể tùy chỉnh chế độ xem hiện tại. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách thêm hoặc xóa các cột khỏi dạng xem hiện tại.

2.1 Thêm một cột trong dạng xem hiện tại

Ví dụ: bạn muốn thêm Cc trong chế độ xem hiện tại, bạn có thể làm như sau:

1. Mở thư mục thư được chỉ định (thư mục Hộp thư đến trong trường hợp này) và nhấp vào Xem > Thêm Cột.

2. Trong hộp thoại Hiển thị Cột, vui lòng thực hiện như sau:
(1) Vui lòng chọn danh mục được chỉ định có chứa cột từ Chọn các cột có sẵn từ danh sách thả xuống. Trong trường hợp này, vui lòng chọn Tất cả các trường Thư;
(2) Trong Các cột có sẵn hộp danh sách, vui lòng nhấp để chọn cột được chỉ định mà bạn sẽ thêm. Trong trường hợp này, vui lòng chọn Cc.
(3) Nhấp vào Thêm .

3. Bây giờ Cc cột được thêm vào hộp danh sách bên phải. Vui lòng bấm để chọn Cc trong hộp danh sách bên phải và nhấp vào Move Up để di chuyển nó đến vị trí thích hợp.

4. Nhấn vào OK .

Cho đến nay, Cc cột đã được thêm vào thư mục thư hiện tại. Xem ảnh chụp màn hình:

Chú ý:
(1) Nếu thư mục được chỉ định nằm trong dạng xem thu gọn, bạn có thể không nhận được cột đã thêm cho đến khi tắt ngăn đọc hoặc di chuyển nó xuống dưới cùng. Bạn có thể bấm vào Xem > Ngăn đọc > tắt or đáy để tắt ngăn đọc hoặc di chuyển ngăn này xuống cuối danh sách thư.
(2) Bạn có thể nhấp vào Xem > Đặt lại chế độ xem để khôi phục cài đặt chế độ xem mặc định.

2.2 Xóa một cột khỏi chế độ xem hiện tại

Có một số phương pháp để xóa một cột khỏi chế độ xem hiện tại.

2.2.1 Xóa một cột khỏi chế độ xem hiện tại

Giả sử thư mục Hộp thư đến đang hiển thị trong chế độ xem trước hiện tại và bạn muốn xóa Tiêu Đề từ chế độ xem này, bạn có thể làm như sau:

1. Nhấp chuột Xem > Thêm Cột để mở hộp thoại Hiển thị Cột.

2. Trong hộp thoại Hiển thị Cột, vui lòng nhấp để chọn cột bạn sẽ loại bỏ trong Hiển thị các cột này theo thứ tự này hộp danh sách và nhấp vào Hủy bỏ .

3. Nhấn vào OK .

Bây giờ cột Chủ đề được chỉ định bị xóa khỏi chế độ xem hiện tại.

2.2.2 Xóa một cột khỏi chế độ xem hiện tại với menu chuột phải

Nếu thư mục Hộp thư đến ở chế độ xem đơn hoặc chế độ xem trước, bạn có thể xóa một cột khỏi chế độ xem bằng menu chuột phải một cách dễ dàng.
Trong danh sách thư, nhấp chuột phải vào tiêu đề cột được chỉ định mà bạn sẽ xóa và chọn Xóa cột này từ menu chuột phải.

Bây giờ cột được chỉ định sẽ bị xóa khỏi chế độ xem hiện tại cùng một lúc.

Chú thích: Nếu thư mục được chỉ định nằm trong dạng xem thu gọn, bạn không thể nhấp chuột phải vào tiêu đề cột cho đến khi bạn tắt ngăn đọc hoặc di chuyển nó xuống dưới cùng. Bạn có thể bấm vào Xem > Ngăn đọc > tắt or đáy để tắt ngăn đọc hoặc di chuyển ngăn này xuống cuối danh sách thư.

2.2.3 Xóa một cột khỏi chế độ xem hiện tại bằng cách kéo và thả

Nếu thư mục Hộp thư đến ở chế độ xem đơn hoặc chế độ xem trước, bạn cũng có thể dễ dàng loại bỏ một cột bằng cách kéo và thả.

Ở đầu danh sách thư, hãy nhấp vào tiêu đề cột đã chỉ định mà bạn sẽ xóa, kéo nó và thả ra khỏi danh sách thư. Sau đó, cột được chỉ định sẽ bị xóa khỏi chế độ xem hiện tại ngay lập tức.

Chú thích: Nếu thư mục được chỉ định nằm trong dạng xem thu gọn, bạn không thể kéo tiêu đề cột cho đến khi bạn tắt ngăn đọc hoặc di chuyển nó xuống dưới cùng. Bạn có thể bấm vào Xem > Ngăn đọc > tắt or đáy để tắt ngăn đọc hoặc di chuyển ngăn này xuống cuối danh sách thư.

Nếu bạn chưa tùy chỉnh chế độ xem thư mục Hộp thư đến hoặc đặt lại về chế độ xem mặc định, các email sẽ tự động được nhóm và sắp xếp theo ngày và giờ nhận trong danh sách thư. Ở đây, hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách sắp xếp hoặc nhóm các email theo các tiêu chí khác nhau.

3.1 Sắp xếp nhanh (nhóm và sắp xếp) email

Bạn có thể nhanh chóng sắp xếp email (nhóm và sắp xếp email đồng thời) bằng các lệnh sắp xếp trong Ruy-băng và trong danh sách thư một cách dễ dàng.

1. Sau khi mở thư mục Hộp thư đến, vui lòng nhấp vào Hơn biểu tượng  ở góc dưới cùng bên phải của Sắp xếp hộp trên Xem tab, và sau đó nhấp vào Hiển thị trong nhóm để bật tùy chọn này.
Lời khuyên: Theo mặc định, tùy chọn này được kích hoạt. Bạn nên kiểm tra xem nó đã được bật chưa trước khi thực hiện các thao tác dưới đây.

2. Sau đó, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp các email bằng cách nhấp vào các tiêu chí trong Sắp xếp hộp trên Xem tab.

Bạn cũng có thể nhanh chóng sắp xếp các email trong danh sách thư bằng cách nhấp vào  ở đầu danh sách thư, rồi chọn một tiêu chí sắp xếp trong Sắp xếp bởi trong danh sách thả xuống. Xem ảnh chụp màn hình:

3.2 Nhóm email với Cài đặt Chế độ xem

Bạn cũng có thể định cấu hình cài đặt chế độ xem, sau đó nhóm các email theo một hoặc nhiều tiêu chí một cách dễ dàng trong chế độ xem hiện tại.

1. Sau khi mở thư mục Hộp thư đến, vui lòng nhấp vào Xem > Giao diện cài đặt.

2. Trong hộp thoại mở, vui lòng nhấp vào Nhóm theo .

3. Trong hộp thoại Group By hiện ra, vui lòng thực hiện như sau:
(1) Bỏ chọn Tự động nhóm theo sự sắp xếp Tùy chọn;
(2) Trong Nhóm các mục theo phần, vui lòng chọn tiêu chí mà bạn sẽ nhóm các email dựa trên danh sách thả xuống;
(3) Vui lòng chọn và kiểm tra thứ tự sắp xếp khi bạn cần. Trong trường hợp này, tôi kiểm tra Tăng dần.

Lời khuyên:
(1) Nếu bạn không thể tìm thấy tiêu chí nhóm được chỉ định trong bước trên (2), bạn có thể thay đổi danh mục trường từ Chọn các trường có sẵn từ danh sách thả xuống, sau đó chọn tiêu chí nhóm trong Nhóm các mục theo danh sách thả xuống một lần nữa.
(2) Nếu bạn cần nhóm email theo nhiều tiêu chí, vui lòng tiếp tục chỉ định tiêu chí nhóm và sắp xếp theo thứ tự bên dưới Sau đó bởi nhiều như bạn cần.

4. Nhấp vào OK > OK liên tiếp.

Bây giờ các email được nhóm theo các tiêu chí được chỉ định trong danh sách thư.

Ghi chú 3.3

(1) Nếu bạn cần xóa lại nhóm tùy chỉnh và nhóm các mục theo ngày, vui lòng nhấp vào Xem > Ngày trong Sắp xếp hộp trên Ribbon hoặc  > Ngày ở đầu danh sách tin nhắn.

(2) Nếu bạn cần xóa cài đặt chế độ xem tùy chỉnh khỏi chế độ xem hiện tại, vui lòng nhấp vào Xem > Đặt lại chế độ xem trên Ribbon.

Sau khi mở thư mục hộp thư Inbox, bạn sẽ thấy các email được tự động nhóm và sắp xếp theo ngày nhận trong danh sách thư. Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn sắp xếp email theo một hoặc nhiều tiêu chí. Ở đây, hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn giải pháp sắp xếp email trong danh sách thư.

4.1 Sắp xếp email nhanh chóng theo lệnh sắp xếp

Bạn có thể nhanh chóng sắp xếp email bằng cách nhấp vào các lệnh trong Sắp xếp hộp trong Xem trên thanh Ribbon.

1. Ví dụ: bạn muốn sắp xếp email theo người gửi, bạn cần nhấp vào Hơn biểu tượng  ở góc dưới cùng bên phải của Sắp xếp hộp trên Xem tab, và sau đó nhấp vào Hiển thị trong nhóm để vô hiệu hóa nó.

2. Sau đó nhấn vào Từ trong Sắp xếp hộp để sắp xếp email theo người gửi và nhấp vào Sắp xếp ngược để đảo ngược thứ tự sắp xếp hiện tại khi bạn cần.

Lời khuyên: Bạn cũng có thể nhấp vào mũi tên  ở đầu danh sách thư, rồi chỉ định tiêu chí sắp xếp trong Sắp xếp bởi của danh sách thả xuống để sắp xếp các email trong danh sách thư. Và bấm vào A đến Z or Z đến A trong  danh sách thả xuống hoặc  ở đầu danh sách thư để đảo ngược thứ tự sắp xếp.

4.2 Sắp xếp email nhanh chóng bằng cách nhấp vào tiêu đề cột

Nếu các cột đang hiển thị trong dạng xem, bạn có thể nhấp vào một tiêu đề cột nhất định để nhanh chóng sắp xếp tất cả các email theo trường một cách dễ dàng.

Lời khuyên:
(1) Nếu thư mục Hộp thư đến ở dạng xem thu gọn, bạn có thể nhấp vào Xem > Ngăn đọc > tắt or đáy để hiển thị tất cả các cột.
(2) Nếu giao diện Outlook quá hẹp để hiển thị tất cả các cột, các cột sẽ biến mất.

4.3 Sắp xếp email bằng cách định cấu hình cài đặt chế độ xem

Bạn có thể định cấu hình cài đặt chế độ xem và sắp xếp email theo một hoặc nhiều tiêu chí khi bạn cần.

1. Sau khi mở thư mục Hộp thư đến, vui lòng nhấp vào Xem > Giao diện cài đặt.

2. Trong hộp thoại Cài đặt Chế độ xem Nâng cao, vui lòng nhấp vào Sắp xếp .

3. Trong hộp thoại Sắp xếp hiện ra, trong Sắp xếp các mục theo , chọn tiêu chí sắp xếp chính từ danh sách thả xuống và kiểm tra thứ tự sắp xếp thích hợp khi bạn cần.

Lời khuyên:
(1) Nếu bạn cần thêm tiêu chí sắp xếp thứ cấp, vui lòng chuyển đến tiêu chí đầu tiên Sau đó bởi , chọn tiêu chí sắp xếp phụ và thứ tự sắp xếp. Tiêu chí sắp xếp thứ ba và thứ tư cũng vậy.
(2) Nếu bạn không thể tìm ra tiêu chí sắp xếp thích hợp từ danh sách thả xuống, bạn có thể thay đổi danh mục trường từ Chọn các trường có sẵn từ danh sách thả xuống, và sau đó chỉ định tiêu chí sắp xếp.

4. Nhấn vào OK liên tiếp để lưu cài đặt chế độ xem.

Bây giờ tất cả các email được sắp xếp theo tiêu chí sắp xếp được chỉ định trong danh sách thư.

Ghi chú 4.4

1. Bạn có thể bấm vào Ngày trong Sắp xếp hộp trong Xem trên thanh Ribbon để xóa việc sắp xếp tùy chỉnh và khôi phục cách sắp xếp ban đầu.

2. Bạn có thể xóa tất cả cài đặt chế độ xem tùy chỉnh khỏi chế độ xem hiện tại bằng cách nhấp Xem > Đặt lại chế độ xem.

Thông thường, khi bạn hiển thị thư mục Hộp thư đến trong chế độ xem thu gọn, chế độ xem một lần hoặc chế độ xem trước, tất cả các email đều được liệt kê trong danh sách thư. Trên thực tế, bạn có thể lọc email và chỉ hiển thị các email đáp ứng tiêu chí trong danh sách thư.

5.1 Lọc nhanh các email chưa đọc

Sau khi mở thư mục Hộp thư đến, bạn có thể nhấp vào Chưa đọc ở đầu danh sách thư để lọc ra tất cả các email chưa đọc ngay lập tức. Và xóa bộ lọc bằng cách nhấp vào Tất cả ở đầu danh sách tin nhắn.

Bạn cũng có thể nhấp vào mũi tên  ở đầu danh sách thư để kích hoạt menu thả xuống, sau đó nhấp vào Thư chưa đọc or Thư được đề cập từ menu thả xuống để lọc các email chưa đọc hoặc đã đề cập và nhấp vào Tất cả thư từ menu thả xuống để xóa bộ lọc.

5.2 Lọc email bằng cách định cấu hình cài đặt chế độ xem

Bạn có thể thay đổi cài đặt chế độ xem để lọc email theo tiêu chí cụ thể một cách dễ dàng. Vui lòng làm như sau:

1. Sau khi mở thư mục Hộp thư đến, vui lòng nhấp vào Xem > Giao diện cài đặt.

2. Trong hộp thoại Cài đặt Chế độ xem Nâng cao, vui lòng nhấp vào Lọc .

3. Trong hộp thoại Bộ lọc, bạn có thể thêm một hoặc nhiều tiêu chí bộ lọc khi cần.

(1) Trong tab Tin nhắn, bạn có thể thêm các tiêu chí lọc bên dưới:

• Tìm kiếm (các) từ: lọc email theo các từ khóa được chỉ định trong chủ đề hoặc nội dung thư;
• Từ: lọc email theo người gửi;
• Để gửi: lọc email của người nhận;
• Tôi đang ở đâu: lọc các email chỉ được gửi cho tôi, lọc các email đã được Cc cho nhiều người bao gồm cả tôi hoặc lọc các email được gửi cho nhiều người bao gồm cả tôi;
• Thời gian: lọc email theo thời gian nhận, thời gian đã gửi, thời hạn đến hạn, thời gian hết hạn, thời gian tạo hoặc thời gian sửa đổi.

(2) Trong tab Lựa chọn khác, bạn có thể thêm các tiêu chí lọc bên dưới:

• Categories: lọc email theo một hoặc nhiều danh mục;
• Chỉ những mặt hàng được: lọc các email chưa đọc hoặc đã đọc;
• Chỉ những mặt hàng có: lọc email có hoặc không có tệp đính kèm;
• Tầm quan trọng của ai là: lọc email theo trạng thái quan trọng;
• Chỉ những mặt hàng: lọc email theo trạng thái cờ;
• Phù hợp với trường hợp: lọc các email có phân biệt chữ hoa chữ thường;
• Kích thước máy: lọc email theo kích thước thư.

(3) Trong tab Nâng cao, bạn có thể thêm nhiều tiêu chí lọc tùy chỉnh khi cần.

Ví dụ: bạn muốn lọc email theo người nhận Cc, bạn có thể chỉ định tiêu chí lọc là “Cc chứa địa chỉ email được chỉ định" trong Xác định thêm tiêu chí phần và nhấp Thêm vào danh sách để thêm tiêu chí bộ lọc tùy chỉnh này vào Tìm các mục phù hợp với các tiêu chí này hộp danh sách.

Bạn có thể thêm bao nhiêu tiêu chí lọc tùy ý ở đây và mối quan hệ logic giữa các tiêu chí này là VÀ.

4. Nhấn vào OK liên tiếp để lưu cài đặt bộ lọc.

Bây giờ bạn sẽ thấy các email đã được lọc và chỉ những email đáp ứng tất cả các tiêu chí lọc được chỉ định mới được liệt kê trong danh sách thư.

Mẹo: Nếu bạn lọc email bằng cách thay đổi cài đặt chế độ xem, bạn có thể xóa bộ lọc như sau: (1) Nhấp chuột Xem > Giao diện cài đặt; (2) Trong hộp thoại Cài đặt Chế độ xem Nâng cao, sau đó nhấp vào Lọc Nút; (3) Trong hộp thoại Bộ lọc, hãy nhấp vào Làm sạch tất cả trước tiên, sau đó nhấp vào OK Nút; (4) Cuối cùng nhấp vào OK để đóng hộp thoại Cài đặt Chế độ xem Nâng cao.

Ghi chú 5.3

Bạn có thể xóa tất cả cài đặt chế độ xem tùy chỉnh và khôi phục chế độ xem mặc định bằng cách nhấp vào Xem > Đặt lại chế độ xem dễ dàng.

Sau khi mở thư mục thư, thư mục Hộp thư đến, bạn có thể thay đổi phông chữ và cài đặt chế độ xem bảng (hàng và cột) trong danh sách thư. Ở đây, hướng dẫn này bạn sẽ chỉ ra cách thực hiện các cài đặt khác và tùy chỉnh giao diện của danh sách thư trong Outlook.

6.1 Định cấu hình các cài đặt khác để thay đổi phông chữ và các cài đặt Chế độ xem bảng khác

Giả sử thư mục Hộp thư đến ở chế độ xem trước và tôi sẽ lấy Hộp thư đến làm ví dụ để định cấu hình các cài đặt khác nhằm thay đổi phông chữ và cài đặt chế độ xem bảng khác cho danh sách thư.

1. Sau khi mở thư mục Hộp thư đến, vui lòng nhấp vào Xem > Giao diện cài đặt.

2. Trong hộp thoại Cài đặt Chế độ xem Nâng cao, vui lòng nhấp vào Các thiết lập khácnút s.

3. Bây giờ hộp thoại Cài đặt khác xuất hiện. Bạn có thể định cấu hình cài đặt chế độ xem khi cần.

6.1.1 Phông chữ cột

Nút này sẽ thay đổi phông chữ, kiểu phông chữ và cỡ chữ của tiêu đề cột.

Trong hộp thoại Cài đặt Khác, hãy nhấp vào Phông chữ cột cái nút. Sau đó, trong hộp thoại Phông chữ, vui lòng chỉ định phông chữ, kiểu phông chữ và kích thước phông chữ liên tiếp khi bạn cần và nhấp vào OK để lưu cài đặt phông chữ.

Sau khi lưu cài đặt chế độ xem, bạn sẽ thấy phông chữ của tiêu đề cột trong danh sách thư được thay đổi như bạn đã chỉ định.

6.1.2 Phông chữ Hàng

Nút này sẽ thay đổi phông chữ, kiểu phông chữ và cỡ chữ của mọi hàng email trong danh sách thư.

Trong hộp thoại Cài đặt Khác, vui lòng nhấp vào Phông chữ Hàng cái nút. Sau đó, trong hộp thoại Phông chữ, vui lòng chỉ định phông chữ, kiểu phông chữ và kích thước phông chữ bạn cần và nhấp vào OK .

Sau khi lưu cài đặt chế độ xem, bạn sẽ thấy mọi hàng trong danh sách thư được thay đổi và hiển thị dưới dạng phông chữ, kiểu phông chữ và kích thước phông chữ được chỉ định.

6.1.3 Cho phép chỉnh sửa trong ô

Nếu bạn đánh dấu vào cái này Cho phép chỉnh sửa trong ô trong hộp thoại Cài đặt Khác và lưu thay đổi dạng xem, bạn sẽ thấy mọi trường của một email nhất định trong danh sách thư đều có thể chỉnh sửa được. Chỉ cần nhấp vào trường được chỉ định và bạn có thể thêm, xóa hoặc chỉnh sửa trực tiếp nội dung của trường này.

6.1.4 Hiển thị hàng "mặt hàng mới"

Sau khi đánh dấu Cho phép chỉnh sửa trong ô trong hộp thoại Cài đặt khác, bạn sẽ thấy Hiển thị hàng "mặt hàng mới" tùy chọn có thể kiểm tra được. Nếu bạn bật tùy chọn này, nó sẽ thêm một hàng trống ở đầu danh sách tin nhắn để bạn thêm bài mới dễ dàng.

6.1.5 Kiểu đường lưới

Theo mặc định, các đường lưới giữa các email là liền mạch. Bạn có thể thay đổi kiểu đường lưới tại đây.

Trong hộp thoại Cài đặt Khác, hãy nhấp vào Kiểu đường lưới và chọn một kiểu đường lưới từ danh sách thả xuống.

Sau khi lưu cài đặt chế độ xem, bạn sẽ thấy các đường lưới giữa các email được thay đổi thành kiểu được chỉ định trong danh sách thư.

6.1.6 Hiển thị các mục trong Nhóm

Theo mặc định, tùy chọn này được đánh dấu trong hộp thoại Cài đặt khác. Nếu bạn tắt Hiển thị các mục trong Nhóm tùy chọn, tên nhóm sẽ bị xóa khỏi danh sách tin nhắn.

6.1.7 Phông chữ (Xem trước Thư)

Nút này sẽ thay đổi phông chữ, kiểu phông chữ và cỡ chữ của phần xem trước thư trong danh sách thư.

Trong hộp thoại Cài đặt Khác, vui lòng nhấp vào Font nút trong Xem trước tin nhắn phần. Sau đó, trong hộp thoại Phông chữ, vui lòng chỉ định phông chữ, kiểu phông chữ và kích thước phông chữ bạn cần và nhấp vào OK .

Sau khi lưu cài đặt chế độ xem, bạn sẽ thấy văn bản trong bản xem trước tin nhắn được hiển thị dưới dạng phông chữ, kiểu phông chữ và cỡ chữ được chỉ định trong danh sách tin nhắn.

6.1.8 Ngăn đọc

Trong hộp thoại Cài đặt khác, chọn Đúng tùy chọn sẽ hiển thị ngăn đọc ở phía bên phải của danh sách thư, kiểm tra đáy tùy chọn sẽ hiển thị ngăn đọc ở cuối danh sách thư, trong khi kiểm tra tắt sẽ tắt ngăn đọc.

6.1.9 Sử dụng bố cục nhỏ gọn với chiều rộng nhỏ hơn n ký tự

Tùy chọn này được đánh dấu theo mặc định trong hộp thoại Cài đặt khác. Nếu tùy chọn này được bật, chế độ xem hiện tại sẽ tự động chuyển sang chế độ xem thu gọn khi giao diện Outlook quá hẹp để hiển thị số ký tự đã chỉ định.
Nếu tùy chọn này bị tắt, bạn có thể chọn Luôn sử dụng bố cục một dòng or Luôn sử dụng bố cục nhỏ gọn như bạn cần.

6.1.10 Hiển thị tin nhắn từ tất cả các thư mục trong nhóm hội thoại mở rộng

Nếu bạn bật tùy chọn này và sắp xếp email theo chuỗi hội thoại trong chế độ xem hiện tại, email từ các thư mục khác sẽ chỉ hiển thị trong các cuộc hội thoại mở rộng nếu những email này thuộc chuỗi hội thoại.

6.1.11 Hiển thị các nhóm hội thoại bằng chế độ xem Cổ điển thụt lề

Nếu bạn bật tùy chọn này và sắp xếp các email theo chuỗi hội thoại trong chế độ xem hiện tại, các thư trả lời sẽ tự động được thụt vào trong các email bạn đã trả lời trong các cuộc hội thoại.

Chú ý

1. Nếu thư mục thư ở dạng xem thu gọn, một số cài đặt dạng xem ở trên có thể không có hiệu lực cho đến khi bạn di chuyển ngăn đọc xuống cuối danh sách thư hoặc tắt ngăn đọc.

2. Bất kể bạn đã thực hiện bao nhiêu cài đặt chế độ xem tùy chỉnh, bạn có thể nhanh chóng xóa tất cả chúng bằng cách nhấp vào Xem > Đặt lại chế độ xem.

Thông thường, việc sử dụng định dạng có điều kiện để tự động đánh dấu ô, hàng hoặc cột trong Excel. Tương tự như trong Excel, chúng ta cũng có thể áp dụng định dạng có điều kiện để tự động đánh dấu email trong Outlook. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Outlook.

7.1 Áp dụng định dạng có điều kiện để tự động đánh dấu email

Giả sử chúng ta cần tự động đánh dấu tất cả các email từ một người gửi nhất định trong Hộp thư đến, chúng ta có thể áp dụng định dạng có điều kiện để hoàn thành việc đó như sau:

1. Sau khi mở thư mục Hộp thư đến, vui lòng nhấp vào Xem > Giao diện cài đặt.

2. Trong hộp thoại Cài đặt Chế độ xem Nâng cao, vui lòng nhấp vào Định dạng có điều kiện .

3. Bây giờ hộp thoại Định dạng có điều kiện xuất hiện. Vui lòng nhấp vào Thêm , sau đó nhập tên quy tắc định dạng có điều kiện mới vào Họ tên cái hộp.

Lời khuyên: Nếu bạn cần sửa đổi quy tắc hiện có, vui lòng nhấp để đánh dấu quy tắc trong Quy tắc cho chế độ xem này hộp danh sách.

4. Tiếp tục nhấp vào Font trong hộp thoại Định dạng có Điều kiện. Sau đó, trong hộp thoại Phông chữ, vui lòng chỉ định phông chữ, kiểu phông chữ, cỡ chữ, màu phông chữ, v.v. khi bạn cần và nhấp vào OK .

5. Tiếp tục nhấp vào Điều kiện trong hộp thoại Định dạng có Điều kiện. Sau đó, trong hộp thoại Bộ lọc, vui lòng chỉ định tiêu chí bộ lọc khi bạn cần và nhấp vào OK .

Lời khuyên: Trong trường hợp của tôi, tôi nhập địa chỉ email của người gửi được chỉ định vào Từ trong hộp thoại Bộ lọc.

6. Nhấp vào OK liên tiếp để lưu cài đặt và đóng hộp thoại.

Bây giờ trong danh sách thư, bạn sẽ thấy tất cả các email đáp ứng các tiêu chí được chỉ định được đánh dấu tự động.

Ghi chú 7.2

1. Bạn có thể xóa quy tắc định dạng có điều kiện được chỉ định như sau: (1) Nhấp chuột Xem > Giao diện cài đặt; (2) Nhấp chuột Định dạng có điều kiện trong hộp thoại Cài đặt Chế độ xem Nâng cao; (3) Trong hộp thoại Định dạng có Điều kiện, vui lòng nhấp để chọn quy tắc định dạng có điều kiện và nhấp vào Xóa bỏ Nút; (4) Nhấn vào OK để lưu các thay đổi.

2. Bạn có thể xóa tất cả cài đặt chế độ xem tùy chỉnh và khôi phục về chế độ xem mặc định bằng cách nhấp vào Xem > Đặt lại chế độ xem.

Như bạn đã biết, các email được liệt kê trong một bảng lớn trong danh sách thư. Bạn có thể định cấu hình cài đặt dạng xem để thay đổi định dạng hiển thị của các cột, chẳng hạn như căn chỉnh, chiều rộng cột, nhãn, v.v. trong bảng.

8.1 Chỉ định các định dạng hiển thị cho mỗi cột (trường)

Giả sử Hộp thư đến ở chế độ xem trước, bạn có thể chỉ định định dạng hiển thị cho các cột hoặc trường trong danh sách thư như sau:

1. Sau khi mở thư mục Hộp thư đến, vui lòng nhấp vào Xem > Giao diện cài đặt.

2. Trong hộp thoại Cài đặt Chế độ xem Nâng cao, vui lòng nhấp vào Định dạng cột .

3. Bây giờ hộp thoại Định dạng Cột xuất hiện. Vui lòng định cấu hình và thay đổi các tùy chọn khi bạn cần:

(1) Trong Các trường có sẵn hộp danh sách, vui lòng nhấp để chọn cột bạn sẽ thay đổi.

(2) Nhấp vào Định dạng và chọn kiểu định dạng thích hợp khi bạn cần từ danh sách thả xuống.
Lời khuyên: Các tùy chọn của Định dạng danh sách thả xuống thay đổi đáng kể tùy thuộc vào cột bạn đã chọn trong Các trường có sẵn hộp danh sách.

(3) Nếu bạn cần đổi tên cột, vui lòng nhập tên vào nhãn cái hộp.

(4) Trong Chiều rộng , bạn có thể định cấu hình để hiển thị cột được chỉ định theo chiều rộng cố định hoặc chiều rộng động dựa trên nội dung của trường email này.
Lời khuyên: Ngay cả khi bạn đã chỉ định chiều rộng cố định, giá trị cố định sẽ tự động thay đổi khi bạn thay đổi chiều rộng của giao diện Outlook, bật hoặc tắt các phần khác như ngăn thư mục, danh sách việc cần làm, v.v.

(5) Trong Alignment , thay đổi căn chỉnh trong cột được chỉ định. Có ba kiểu căn chỉnh: Left, Center và Right.

4. Sau khi hoàn tất cài đặt, vui lòng nhấp vào OK liên tiếp để lưu cài đặt và đóng hộp thoại.

Bây giờ trong danh sách thư, bạn sẽ thấy cột được chỉ định được hiển thị ở định dạng mới.

Ghi chú 8.2

1. Một số cài đặt chế độ xem ở trên có thể không có hiệu lực khi ngăn đọc hiển thị ở bên phải danh sách thư. Trong trường hợp này, bạn có thể tắt ngăn đọc hoặc di chuyển nó xuống cuối danh sách thư bằng cách nhấp vào Xem > Ngăn đọc > tắt or đáy.

2. Bạn có thể nhanh chóng xóa tất cả các cài đặt và định dạng chế độ xem tùy chỉnh bằng cách nhấp vào Xem > Đặt lại chế độ xem.

Nếu bạn đã thực hiện cài đặt chế độ xem tùy chỉnh, chẳng hạn như thêm cột, thay đổi tiêu chí nhóm, tiêu chí sắp xếp hoặc lọc email, v.v. trong một thư mục, bạn có thể nhanh chóng đặt lại về cài đặt chế độ xem mặc định trong Outlook.

9.1 Đặt lại chế độ xem hiện tại

1. Mở thư mục được chỉ định mà bạn sẽ đặt lại về cài đặt chế độ xem mặc định và nhấp vào Xem > Đặt lại chế độ xem.

2. Trong hộp thoại Microsoft Outlook hiện ra, vui lòng nhấp vào Có .

Bây giờ thư mục đang mở được khôi phục về cài đặt chế độ xem mặc định ngay lập tức.

Đặt lại chế độ xem của một chế độ xem nhất định

Bạn cũng có thể áp dụng các bước dưới đây để đặt lại cài đặt chế độ xem của một chế độ xem nhất định.

1. Mở thư mục được chỉ định và nhấp vào Xem > Thay đổi góc nhìn > Quản lý lượt xem.

2. Trong hộp thoại Quản lý Tất cả Chế độ xem, vui lòng nhấp để chọn chế độ xem được chỉ định mà bạn sẽ đặt lại và nhấp vào Xóa và làm lại .

3. Trong hộp thoại Microsoft Outlook hiện ra, vui lòng nhấp vào Có .

Cho đến nay, chế độ xem được chỉ định đã được đặt lại. Vui lòng đóng hộp thoại Quản lý Tất cả Chế độ xem khi bạn cần.