Nhận email tự động

Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn tạo một nhóm gửi / nhận tự động và sao chép, chỉnh sửa, đổi tên hoặc xóa một nhóm gửi / nhận tự động trong Outlook một cách dễ dàng.

1. Tạo một nhóm gửi / nhận tự động
2. Sao chép một nhóm gửi / nhận tự động
3. Chỉnh sửa một nhóm tự động gửi / đánh lừa
4. Đổi tên nhóm gửi / nhận tự động
5. Xóa một nhóm gửi / nhận tự động

Chú thích: Hướng dẫn này được giới thiệu dựa trên tài khoản trao đổi trong chương trình Microsoft Outlook 2019 trên máy tính để bàn trong Windows 10. Và nó có thể thay đổi đáng kể hoặc một chút tùy thuộc vào loại tài khoản email (Exchange, IMAP hoặc POP), phiên bản của Microsoft Outlook và môi trường Windows .

1. Tạo nhóm Gửi / Nhận mới

Sau khi thêm tài khoản email trong Outlook, nó sẽ thêm một nhóm tự động gửi / nhận tự động cho tất cả các tài khoản để gửi và nhận các mục trong Outlook. Tuy nhiên, bạn có thể tạo một nhóm gửi / nhận tự động hoàn toàn mới cho các tài khoản và thư mục email được chỉ định khi bạn cần.

Bạn có thể dễ dàng tạo một nhóm gửi / nhận tự động mới như sau:

1. Nhấp chuột Gửi đi nhận lại > Gửi / Nhận Nhóm > Xác định Nhóm Gửi / Nhận.

2. Trong hộp thoại Nhóm Gửi / Nhận, vui lòng nhấp vào Mới .

3. Sau đó, trong hộp Gửi / Nhận Tên nhóm, vui lòng nhập tên cho nhóm mới và nhấp vào OK .

4. Bây giờ bạn vào hộp thoại Cài đặt Gửi / Nhận, vui lòng định cấu hình cài đặt như sau:
(1) Trong Trợ Lý Giám Đốc , vui lòng nhấp để chọn một tài khoản email;
(2) Đánh dấu vào Bao gồm tài khoản đã chọn trong nhóm này Tùy chọn;
(3) Trong Tùy chọn tài khoản phần, vui lòng đánh dấu vào các tùy chọn khi bạn cần;
(4) Trong Tùy chọn thư mục , vui lòng chọn các thư mục bạn sẽ thêm vào nhóm gửi / nhận mới và chỉ định các tùy chọn tải xuống cho từng thư mục đã chọn.
(5) Lặp lại ở trên (1) - (4) để thêm các thư mục của các tài khoản email khác vào nhóm gửi / nhận mới khi bạn cần.

5. Nhấn vào OK để lưu cài đặt, sau đó đóng hộp thoại Nhóm Gửi / Nhận khi bạn cần.

Lời khuyên: Nhấp chuột Chỉnh sửa nhóm nhận gửi tự động để được giải thích chi tiết hơn về cấu hình cài đặt của nhóm Gửi / Nhận tự động.

2. Sao chép một nhóm gửi / nhận tự động

Ngoài việc tạo một nhóm gửi / nhận hoàn toàn mới, bạn cũng có thể sao chép một nhóm hiện có và sau đó chỉnh sửa bản sao để tạo một nhóm gửi / nhận mới. Hướng dẫn này sẽ chỉ ra các bước chi tiết để sao chép một nhóm gửi / nhận tự động.

Bạn có thể dễ dàng sao chép một nhóm gửi / nhận tự động hiện có như sau:

1. Nhấp chuột Gửi đi nhận lại > Gửi / Nhận Nhóm > Xác định Nhóm Gửi / Nhận.

2. Trong hộp thoại Nhóm gửi / nhận, vui lòng nhấp để chọn nhóm gửi / nhận mà bạn sẽ sao chép và nhấp vào Sao chép .

3. Trong hộp Tên nhóm Gửi / Nhận, vui lòng nhập tên cho nhóm mới và nhấp vào OK .

Bây giờ nhóm gửi / nhận được chỉ định được sao chép và bản sao của nó được thêm vào hộp danh sách nhóm gửi / nhận. Xem ảnh chụp màn hình:

Lời khuyên: Bạn có thể tiếp tục để chỉnh sửa nhóm gửi / nhận mới nếu bạn cần. Nhấp để xem Chỉnh sửa một nhóm nhận tự động gửi.

3. Chỉnh sửa nhóm gửi / nhận tự động

Theo mặc định, Outlook nhận email tự động trong khoảng thời gian đều đặn (30 phút). Bạn có thể thay đổi các quy tắc tự động gửi / nhận khi bạn cần, cho biết khoảng thời gian gửi / nhận khi Outlook trực tuyến và những thứ tương tự.

3.1 Chỉnh sửa cài đặt trực tuyến của một nhóm gửi / nhận

Bạn có thể thay đổi cả cài đặt trực tuyến và ngoại tuyến cho một nhóm gửi / nhận nhất định riêng biệt trong Outlook. Phần này sẽ hướng dẫn bạn chỉnh sửa cài đặt trực tuyến cho quy tắc gửi / nhận.

1. Nhấp chuột Gửi đi nhận lại > Gửi / Nhận Nhóm > Xác định Nhóm Gửi / Nhận.

2. Trong hộp thoại Nhóm gửi / nhận, vui lòng nhấp để chọn nhóm gửi / nhận được chỉ định mà bạn sẽ chỉnh sửa, sau đó định cấu hình cài đặt trực tuyến khi bạn cần.

(1) Bao gồm nhóm này trong gửi / nhận (F9): Nếu bạn bỏ chọn tùy chọn này, bạn không thể gửi và nhận các mục trong nhóm này theo cách thủ công bằng cách nhấp vào Gửi đi nhận lại > Gửi / Nhận Tất cả các Thư mục trên Ribbon hoặc nhấn F9 Chìa khóa.

(2) Lên lịch gửi / nhận tự động sau mỗi x phút: Bạn có thể thay đổi khoảng thời gian gửi / nhận của nhóm này bằng cách đánh dấu vào tùy chọn này và nhập số phút xác định vào hộp nội tuyến.

(3) Thực hiện gửi / nhận tự động khi thoát: Nếu bạn đánh dấu vào tùy chọn này, Outlook sẽ luôn chạy quá trình gửi / nhận trước khi thoát hoàn toàn.

3.2 Chỉnh sửa cài đặt ngoại tuyến của một nhóm gửi / nhận

Bạn cũng có thể định cấu hình cài đặt ngoại tuyến cho nhóm gửi / nhận và thay đổi tần suất cập nhật ngoại tuyến cho nhóm gửi / nhận trong Outlook.

1. Nhấp chuột Gửi đi nhận lại > Gửi / Nhận Nhóm > Xác định Nhóm Gửi / Nhận.

2. Trong hộp thoại Nhóm gửi / nhận, vui lòng nhấp để chọn nhóm gửi / nhận được chỉ định mà bạn sẽ chỉnh sửa và thay đổi cài đặt trong Khi Outlook ngoại tuyến.

(1) Bao gồm nhóm này trong gửi / nhận (F9): Nếu bạn tắt tùy chọn này, Outlook sẽ không kết nối với các mục trong nhóm gửi / nhận được chỉ định bằng cách nhấp vào Gửi đi nhận lại > Gửi / Nhận Tất cả các Thư mục hoặc nhấn F9 khi Outlook ngoại tuyến.

(2) Lên lịch gửi / nhận tự động sau mỗi x phút: Nếu bạn cần Outlook kết nối với các mục trong nhóm gửi / nhận được chỉ định vào một khoảng thời gian cố định, bạn có thể đánh dấu vào tùy chọn này và nhập số phút được chỉ định vào hộp nội tuyến.

3.3 Chỉnh sửa các cài đặt khác của nhóm gửi / nhận

Trong phần này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách thêm hoặc xóa các tài khoản hoặc thư mục email trong một nhóm gửi / nhận nhất định và cấu hình cài đặt gửi / nhận cho một tài khoản hoặc thư mục email nhất định.

1. Nhấp chuột Gửi đi nhận lại > Gửi / Nhận Nhóm > Xác định Nhóm Gửi / Nhận.

2. Trong hộp thoại Nhóm gửi / nhận, vui lòng nhấp để chọn nhóm gửi / nhận được chỉ định mà bạn sẽ chỉnh sửa và nhấp vào Chỉnh sửa .

3. Trong hộp thoại Cài đặt Gửi / Nhận, vui lòng thay đổi cài đặt khi bạn cần.

(1) Chọn một tài khoản email
Cho dù thêm / xóa tài khoản email khỏi nhóm gửi / nhận được chỉ định hay chỉnh sửa cài đặt cho tài khoản email, bạn cần chọn tài khoản email trong Trợ Lý Giám Đốc đầu tiên là ngăn.

(2) Bao gồm tài khoản đã chọn trong nhóm này
Nếu bạn muốn thêm tài khoản email đã chọn vào nhóm gửi / nhận được chỉ định, vui lòng đánh dấu vào tùy chọn này, nếu không hãy xóa tùy chọn này.

(3) Tùy chọn tài khoản
Trong tạp chí Tùy chọn tài khoản , bạn có thể chọn hoặc xóa các tùy chọn chỉ cho tài khoản email được chỉ định, bao gồm:

Gửi các mục thư
Nhận thư
Đặt trang chủ thư mục khả dụng ngoại tuyến
Đồng bộ hóa biểu mẫu
Tải xuống sổ địa chỉ ngoại tuyến

(4) Tùy chọn thư mục
Sau khi định cấu hình cài đặt cho tài khoản email được chỉ định, bạn có thể tiếp tục thêm hoặc xóa các thư mục của tài khoản email được chỉ định khỏi nhóm gửi / nhận và chỉ thay đổi cài đặt gửi / nhận cho các thư mục được chỉ định.

Đánh dấu hoặc bỏ chọn hộp kiểm trước các thư mục để thêm hoặc xóa chúng khỏi nhóm gửi / nhận.
Bấm để chọn một thư mục, sau đó chọn hoặc xóa các tùy chọn tải xuống cho nó.

4. Nhấn vào OK để lưu các thay đổi.

4. Đổi tên nhóm Gửi / Nhận

Bạn có thể dễ dàng đổi tên một nhóm gửi / nhận tự động hiện có trong hộp thoại Nhóm Gửi / Nhận.

Vui lòng làm theo các bước dưới đây để đổi tên một nhóm gửi / nhận tự động.

1. Nhấp chuột Gửi đi nhận lại > Gửi / Nhận Nhóm > Xác định Nhóm Gửi / Nhận.

2. Trong Nhóm Gửi / Nhận, vui lòng nhấp để chọn nhóm được chỉ định mà bạn sẽ đặt tên và nhấp vào Đổi tên .

3. Trong hộp thoại Gửi / Nhận Tên nhóm, vui lòng nhập tên mới và nhấp vào OK .

Sau đó, nó quay trở lại hộp thoại Nhóm Gửi / Nhận và bạn có thể thấy nhóm gửi / nhận được chỉ định đã được đổi tên. Vui lòng đóng hộp thoại Nhóm Gửi / Nhận khi bạn cần.

5. Xóa một nhóm Gửi / Nhận

Bạn có thể đã tạo nhiều nhóm gửi / nhận tự động trước đây, nhưng bây giờ bạn muốn xóa một số nhóm trong số đó. Hướng dẫn này sẽ hiển thị hướng dẫn để loại bỏ một nhóm tự động gửi / nhận từng bước.

Nếu bạn cần xóa một nhóm gửi / nhận tự động, vui lòng thực hiện như sau:

1. Nhấp chuột Gửi đi nhận lại > Gửi / Nhận Nhóm > Xác định Nhóm Gửi / Nhận.