Note: The other languages of the website are Google-translated. Back to English
English English

Định dạng Thư - HTML, Văn bản thuần túy và Văn bản có dạng thức

Bạn đã bao giờ nhận được thư chỉ có văn bản thông thường hoặc email có nhiều hình ảnh và nhiều định dạng phông chữ khác nhau, chẳng hạn như in đậm, nghiêng, gạch dưới, màu, v.v. trong Outlook chưa? Outlook hỗ trợ gửi email ở các định dạng thư khác nhau: HTML, Văn bản thuần túy và Văn bản đa dạng thức. Và trong hướng dẫn này, tôi sẽ nói về các định dạng thư và cách áp dụng chúng cho thư trong Outlook.

Mục lục

Chú thích: Các phương pháp được giới thiệu trên trang này áp dụng cho chương trình Microsoft Outlook 2019 trên máy tính để bàn trong Windows 10. Và hướng dẫn có thể thay đổi đáng kể hoặc một chút tùy thuộc vào phiên bản Microsoft Outlook và môi trường Windows.


1. Các loại định dạng tin nhắn có sẵn

Microsoft Outlook cung cấp ba loại định dạng thư: HTML, Rich Text và Plain Text. Mỗi định dạng tin nhắn đáp ứng các nhu cầu khác nhau.

1.1HTML

Định dạng HTML là loại định dạng thư phổ biến nhất trong Outlook.

Như chúng ta đã biết, HTML là một ngôn ngữ trang web, giúp chúng ta viết mã trang web của mình với văn bản, hình ảnh và các đối tượng khác có định dạng phong phú. Tương tự, định dạng HTML làm cho toàn bộ nội dung thư trông giống như một trang web đẹp và gọn gàng. Các email ở định dạng HTML hỗ trợ hầu hết các định dạng phông chữ phổ biến, định dạng đoạn văn, căn chỉnh, v.v. Hơn nữa, email ở định dạng HTML có thể được hầu hết các ứng dụng email nhận dạng.

Người dùng Outlook có thể áp dụng trực tiếp chủ đề thư để tạo thư HTML với nhiều tiêu đề đặt trước, định dạng phông chữ, căn chỉnh, v.v. Mặt khác, người dùng Outlook cũng có thể trang trí email HTML bằng phông chữ đậm, văn bản nghiêng, gạch chân, màu tô sáng, hiệu ứng văn bản nâng cao, v.v. khi họ cần.

Tuy nhiên, bạn phải nhận thấy rằng một số ảnh và hình dạng không thể hiển thị trực tiếp trong Outlook của người nhận và yêu cầu người nhận tải chúng xuống theo cách thủ công. Điều tồi tệ hơn, người nhận Outlook có thể định cấu hình để ngăn tải xuống bất kỳ ảnh nào trong email HTML. Nếu ảnh không được tải xuống và hiển thị trong Outlook của người nhận, những ảnh này sẽ được thay thế bằng ảnh dành sẵn, điều này sẽ làm cho toàn bộ thư trở nên lộn xộn.

1.2 Văn bản thuần túy

So với định dạng HTML, định dạng Văn bản thuần túy chỉ hỗ trợ văn bản thông thường trong nội dung thư. Định dạng Văn bản thuần túy không hỗ trợ bất kỳ định dạng nào, chẳng hạn như in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang, màu tô sáng, v.v. Nó cũng không hỗ trợ hiển thị ảnh và siêu liên kết bên trong thư. Nếu bạn cần chèn các hình ảnh quan trọng trong thư, giải pháp hợp lệ duy nhất là đính kèm chúng dưới dạng tệp đính kèm.

1.3 Văn bản đa dạng thức

Định dạng Văn bản Đa dạng thức cũng hỗ trợ nhiều định dạng phông chữ, siêu liên kết, bảng, hình dạng, hình ảnh, v.v. Tuy nhiên, hầu hết các định dạng trong thông báo Văn bản Đa dạng thức chỉ tương thích với Microsoft Outlook và Microsoft Exchange. Hơn nữa, các tệp đính kèm được nhúng trong nội dung thư thay vì được đính kèm trong tiêu đề thư.


2. Thay đổi định dạng tin nhắn thành HTML, Định dạng Văn bản Đa dạng thức hoặc văn bản thuần túy

Khi soạn thư mới hoặc trả lời / chuyển tiếp thư trong Outlook, chúng tôi có thể dễ dàng thay đổi định dạng thư.

Trong cửa sổ soạn thư, trả lời hoặc chuyển tiếp thư mới, chỉ cần nhấp vào HTML, Văn bản thô, hoặc là Văn bản đa dạng nút trong Định dạng nhóm trên Định dạng văn bản tab.

Chú thích: Nếu thư trả lời hoặc chuyển tiếp được nhúng trong ngăn đọc, bạn cần nhấp vào Bật ra ở góc trên cùng bên trái của ngăn đọc để hiển thị thư trả lời hoặc chuyển tiếp trong cửa sổ thư.


3. Thay đổi định dạng tin nhắn mặc định cho tất cả các tin nhắn mới

Nói chung, email mới được gửi tự động ở định dạng HTML trong Outlook. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, chúng tôi cần tự động gửi email mới ở định dạng thư khác, chẳng hạn như văn bản thuần túy hoặc văn bản có định dạng. Tại đây, phần này sẽ hướng dẫn bạn thay đổi định dạng thư mặc định cho tất cả các thư gửi đi mới trong Outlook.

1. Nhấp chuột Tập tin > Các lựa chọn.

2. Trong hộp thoại Tuỳ chọn Outlook, bấm email ở thanh bên trái, chuyển đến Soạn tin nhắn và chọn một định dạng thư mới từ Soạn thư ở định dạng này danh sách thả xuống.

3. Nhấn vào OK để lưu các thay đổi và đóng hộp thoại.

Từ bây giờ, tất cả các tin nhắn mới sẽ tự động được thay đổi sang định dạng tin nhắn được chỉ định.


4. Thay đổi định dạng thư của một email đã nhận

Nói chung, chúng tôi nhận được nhiều email mỗi ngày trong Outlook và những email này có thể ở định dạng HTML, định dạng Văn bản thuần túy hoặc định dạng Văn bản đa dạng thức. Tại đây, phần này sẽ hướng dẫn bạn thay đổi nhanh định dạng của email đã nhận trong Outlook.

1. Trong danh sách thư, nhấp đúp để mở email đã chỉ định.

2. Sau đó, email đang mở trong một cửa sổ tin nhắn. Nhấp chuột Câu Hỏi/Nội Dung “*” > Hoạt động > Chỉnh sửa tin nhắn.

3. Bây giờ tin nhắn có thể chỉnh sửa. Hãy tiếp tục để kích hoạt Định dạng văn bản , sau đó bấm vào định dạng thư được chỉ định mà bạn sẽ chuyển đổi email sang Định dạng nhóm.

4. nhấn Ctrl + S phím hoặc nhấp vào Lưu nút (theo mặc định là Lưu trong thanh công cụ truy cập nhanh phía trên các tab) để lưu các thay đổi, sau đó đóng cửa sổ thông báo.

Chú thích: Phương pháp này chỉ có thể thay đổi định dạng thư cho một email đã nhận tại một thời điểm.


5. Luôn trả lời hoặc chuyển tiếp bằng văn bản thuần túy

Nếu bạn cần luôn trả lời hoặc chuyển tiếp email ở định dạng Văn bản thuần túy, phần này sẽ giải quyết vấn đề của bạn một cách dễ dàng trong Outlook.

1. Trong giao diện chính của Outlook, nhấp vào Tập tin > Các lựa chọn để mở hộp thoại Tùy chọn Outlook.

2. Trong hộp thoại Tuỳ chọn Outlook, bấm Trung tâm tin tưởng trong thanh bên trái, sau đó nhấp vào Cài đặt Trung tâm Niềm tin .

3. Trong hộp thoại Trung tâm tin cậy, bấm Bảo mật Email trong thanh bên trái, rồi đánh dấu vào Đọc tất cả thư chuẩn ở dạng văn bản thuần túy tùy chọn trong Đọc dưới dạng văn bản thuần túy phần.

4. Nhấp chuột OK liên tiếp để đóng cả hai hộp thoại.

Bây giờ nó quay trở lại giao diện chính của Outlook và bạn sẽ thấy tất cả các email đã nhận trong danh sách thư được tự động chuyển đổi sang văn bản thuần túy.

5. Chọn một email bạn sẽ trả lời, sau đó nhấp vào Trang chủ > đáp lại or Trả lời tất cả.

Lời khuyên: Để chuyển tiếp email, hãy chọn email trong danh sách thư, sau đó nhấp vào Kutools> Chuyển tiếp.

6. Sau đó, bạn sẽ thấy tin nhắn trả lời hoặc tin nhắn chuyển tiếp được tạo ở định dạng Văn bản thuần túy. Bạn có thể soạn tin nhắn trả lời và gửi khi cần.

Ghi chú: Nếu Đọc tất cả chính tiêu chuẩn bằng văn bản thuần túy tùy chọn được bật, tất cả các email nhận được sẽ tự động được chuyển đổi sang định dạng Văn bản thuần túy.


6. Luôn trả lời hoặc chuyển tiếp ở định dạng HTML

Nếu bạn cần trả lời hoặc chuyển tiếp email ở định dạng HTML trong Outlook, bạn có thể thử mã VBA bên dưới để giải quyết vấn đề một cách dễ dàng.

1. Trong Outlook, nhấn Khác + F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Trong cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications, bấm Chèn > Mô-đun, và sau đó dán mã bên dưới vào mô-đun mới.

VBA: Trả lời hoặc chuyển tiếp email ở định dạng HTML Tự động

Sub ForceReplyInHTML () 'cập nhật bởi ExtendOffice.com on 11/18/2020 Dim xSelection As Outlook.Selection Dim xItem As Object Dim xMailItem As Outlook.MailItem Dim xRMail As Outlook.MailItem Dim xIsPlainText As Boolean Dim xWinStr As String On Error Resume Next xWinStr = TypeName (Application.ActiveWindow) If xWinStr = "Explorer" Then Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection Nếu xSelection.Count> 0 Then Set xItem = xSelection.Item (1) Else MsgBox "Không có mục tin nhắn nào được chọn." & "Vui lòng lựa chọn trước.", vbInformation, "Kutools cho Outlook" Thoát Sub End If ElseIf xWinStr = "Inspector" Sau đó Đặt xItem = Application.ActiveIns rà.CurrentItem Khác MsgBox "Loại cửa sổ không được hỗ trợ." & vbNewLine & "Vui lòng lựa chọn" & "hoặc mở một mục trước . ", vbInformation," Kutools for Outlook "Thoát Sub End If If xItem.Class <> olMail Sau đó MsgBox" Không có mục tin nhắn nào được chọn. "&" Hãy lựa chọn trước. ", vbInformation," Kutools cho Outlook "Thoát Sub End Nếu xIsPlainText = Sai Đặt xMailItem = xItem Nếu xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Sau đó xIsPlainText = True End If xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML Đặt xRMail = xMailItem.Reply 'Nếu cần Trả lời tất cả người nhận trong HTML, hãy thay đổi xMailItem.Reply thành xMailItem.ReplyAll' Nếu cần chuyển tiếp xMailItem trong HTML xMailItem.Forward Nếu xIsPlainText = True Thì xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain End Nếu xRMail.Display (False) Đặt xItem = Không có gì Đặt xMailItem = Không có gì Đặt xRMail = Không có gì kết thúc phụ

Chú ý: Đoạn mã trên sẽ giúp bạn trả lời email ở Định dạng HTML. Nếu bạn muốn tự động trả lời tất cả hoặc chuyển tiếp email ở định dạng HTML, bạn có thể làm như sau:

(1) Để trả lời tất cả người nhận ở định dạng HTML, hãy thay thế mã bên trái bằng mã bên phải:
Đặt xRMail = xMailItem.Reply      Đặt xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Để chuyển tiếp email ở định dạng HTML, hãy thay thế mã bên trái bằng mã bên phải:
Đặt xRMail = xMailItem.Reply      Đặt xRMail = xMailItem.Forward

3. Bây giờ bạn có thể nhấp để chọn một email và trong cửa sổ mô-đun được chỉ định, hãy nhấp vào chạy nút hoặc bấm F5 các phím để trả lời, trả lời tất cả hoặc chuyển tiếp email ở định dạng HTML.

Tuy nhiên, sẽ rất nhàm chán khi thỉnh thoảng mở cửa sổ mô-đun đã chỉ định để chạy mã VBA theo cách thủ công. Nếu chúng ta cần áp dụng VBA này thường xuyên, để dễ dàng công việc, chúng ta có thể thêm VBA này vào thanh công cụ truy cập nhanh dưới dạng nút lệnh, để chúng ta có thể dễ dàng áp dụng mô-đun VBA này chỉ bằng một cú nhấp chuột trong tương lai.

4. Trong cửa sổ mô-đun được chỉ định, nhấn Ctrl + S để lưu mã, sau đó đóng cửa sổ mô-đun và cửa sổ Microsoft Visual Basic for Applications.

5. Trong giao diện chính của Outlook, nhấp vào mũi tên nhỏ  trong thanh công cụ truy cập nhanh, sau đó chọn Các lệnh khác từ trình đơn thả xuống.

Chú ý: Bạn cũng có thể nhấp Tập tin > Các lựa chọn để mở hộp thoại Tuỳ chọn Outlook, sau đó bấm vào Thanh công cụ truy cập nhanh ở thanh bên trái.

6. Bây giờ hộp thoại Tùy chọn Outlook xuất hiện và Thanh công cụ truy cập nhanh được bật ở thanh bên trái. Bạn có thể tiếp tục như sau:
(1) Chọn Macros từ Chọn lệnh từ danh sách thả xuống;
(2) Trong hộp danh sách bên trái, nhấp để đánh dấu lệnh VBA được chỉ định mà chúng tôi đã thêm ngay bây giờ;
(3) Nhấp vào Thêm .

7. Bây giờ lệnh VBA được chỉ định được thêm vào hộp danh sách bên phải. Tiếp tục làm như sau:
(1) Trong hộp danh sách bên phải, nhấp để đánh dấu lệnh VBA đã chỉ định;
(2) Nhấp vào Sửa đổi Nút;
(3) Trong hộp thoại nhắc Nút sửa đổi, chỉ định một ký hiệu cho lệnh VBA trong cái hộp;
(4) Nhập tên dễ hiểu cho lệnh VBA trong Tên hiển thị cái hộp;
(5) Nhấp vào OK liên tiếp để lưu các thay đổi và đóng cả hai hộp thoại.

Bây giờ lệnh VBA được thêm vào thanh công cụ truy cập nhanh như ảnh chụp màn hình bên dưới.

Trong tương lai, bạn có thể nhấp vào lệnh VBA trong thanh công cụ truy cập nhanh để trả lời, trả lời tất cả hoặc chuyển tiếp email hiện được chọn ở định dạng HTML, bất kể email gốc ở định dạng thư nào.


7. Luôn trả lời hoặc chuyển tiếp ở định dạng HTML, Văn bản thuần túy hoặc Văn bản đa dạng thức Trong Outlook

Nếu bạn muốn trả lời hoặc chuyển tiếp email ở định dạng văn bản thuần túy nhưng không ảnh hưởng đến định dạng thư của bất kỳ email đã nhận nào trong Outlook, bạn có thể xử lý như thế nào? Ngoại trừ VBA ở trên, có giải pháp dễ dàng nào khác để trả lời hoặc chuyển tiếp trong HTML không? Và trả lời hoặc chuyển tiếp ở định dạng văn bản có định dạng tự động thì sao? Ở đây, phần này sẽ giới thiệu các công cụ tuyệt vời của bên thứ ba, Định dạng trả lời đã sửaĐịnh dạng chuyển tiếp đã sửa được cung cấp bởi Kutools cho Outlook để luôn tự động trả lời hoặc chuyển tiếp bất kỳ email nào có định dạng thư được chỉ định.

Kutools cho Outlook: Thêm hơn 100 công cụ tiện dụng cho Outlook, dùng thử miễn phí không giới hạn trong 60 ngày. Tìm hiểu thêm      Dùng thử miễn phí ngay bây giờ

1. Nhấp chuột Kutools > Định dạng cố định > Định dạng trả lời đã sửa > Đặt định dạng trả lời.

Chú thích: Để chuyển tiếp bất kỳ email nào ở định dạng tin nhắn cố định, vui lòng nhấp vào Kutools > Định dạng cố định > Định dạng Froward đã sửa > Đặt định dạng chuyển tiếp.

2. Trong hộp thoại Đặt Định dạng Trả lời hoặc Đặt Định dạng Chuyển tiếp, hãy kiểm tra định dạng thư được chỉ định mà bạn sẽ luôn trả lời hoặc chuyển tiếp, và nhấp vào OK .

3. Tiếp tục nhấp vào Kutools > Định dạng cố định > Định dạng trả lời đã sửa (Hoặc Định dạng chuyển tiếp đã sửa)> Bật định dạng trả lời cố định (Hoặc Bật định dạng chuyển tiếp cố định) để kích hoạt tính năng.

Và trong hộp thoại xác nhận lại Kutools cho Outlook hiện ra, hãy nhấp vào OK .

Kể từ bây giờ, khi bạn nhấp vào Trang chủ > đáp lại, Trả lời tất cả, hoặc là Forward để trả lời / chuyển tiếp email, các thư trả lời hoặc chuyển tiếp sẽ tự động được thay đổi thành định dạng thư được chỉ định.


Các bài viết khác ...


Kutools cho Outlook - Cung cấp 100 Tính năng Nâng cao cho Outlook và Làm cho Công việc Dễ dàng hơn Nhiều!

  • Auto CC / BCC bởi các quy tắc khi gửi email; Tự động chuyển tiếp Nhiều Email theo tùy chỉnh; Tự động trả lời không có máy chủ trao đổi và các tính năng tự động khác ...
  • Cảnh báo BCC - hiển thị tin nhắn khi bạn cố gắng trả lời tất cả nếu địa chỉ thư của bạn có trong danh sách BCC; Nhắc nhở khi thiếu tệp đính kèmvà các tính năng nhắc nhở khác ...
  • Trả lời (Tất cả) Với Tất cả Tệp đính kèm trong cuộc trò chuyện qua thư; Trả lời nhiều email trong vài giây; Tự động thêm lời chào khi trả lời; Thêm Ngày vào chủ đề ...
  • Công cụ Tệp đính kèm: Quản lý Tất cả Tệp đính kèm trong Tất cả Thư, Tự động tách, Nén tất cả, Đổi tên tất cả, Lưu tất cả ... Báo cáo nhanh, Đếm thư đã chọnhữu ích. Cảm ơn !
  • Email rác mạnh mẽ Theo phong tục; Xóa thư và liên hệ trùng lặphữu ích. Cảm ơn ! Cho phép bạn làm việc thông minh hơn, nhanh hơn và tốt hơn trong Outlook.
shot kutools triển vọng tab kutools 1180x121
shot kutools triển vọng kutools plus tab 1180x121
 
Nhận xét (0)
Chưa có xếp hạng. Hãy là người đầu tiên xếp hạng!
Không có bình luận nào được đăng ở đây
Để lại ý kiến ​​của bạn
Đăng với tư cách khách
×
Đánh giá bài viết này:
0   Nhân vật
Các vị trí được đề xuất