Note: The other languages of the website are Google-translated. Back to English
Đăng nhập  \/ 
x
or
x
Đăng ký  \/ 
x

or

Hướng dẫn Outlook - Phần Nhanh

Nếu bạn cần nhập các đoạn văn bản giống nhau, chèn cùng một đồ họa vào các thư soạn, trả lời hoặc chuyển tiếp mới trong Outlook, làm cách nào để giảm bớt công việc lặp lại? So với việc gõ lại cùng một nội dung hết lần này đến lần khác, Outlook cung cấp tính năng Phần nhanh tuyệt vời để giúp chúng tôi sử dụng lại mọi phần văn bản, đồ họa, ký hiệu trong nội dung thư soạn thảo một cách dễ dàng.

Mục lục

Chú thích: Các phương pháp được giới thiệu trên trang này áp dụng cho chương trình Microsoft Outlook 2019 trên máy tính để bàn trong Windows 10. Và hướng dẫn có thể thay đổi đáng kể hoặc một chút tùy thuộc vào phiên bản Microsoft Outlook và môi trường Windows.


1. Bộ phận nhanh là gì?

Mô hình Phần nhanh tính năng là một thư viện nội dung mà bạn có thể nhập vào nội dung thư thường xuyên, chẳng hạn như các đoạn văn bản, đồ họa, biểu tượng, v.v. Bằng cách Phần nhanh thư viện, bạn có thể nhanh chóng sử dụng lại tất cả các mục được lưu trữ trong đó vào nội dung thư của bạn ngay lập tức.

Các mục được lưu trữ trong thư viện Phần Nhanh được Microsoft Office định nghĩa là các khối xây dựng và Văn bản Tự động là một loại khối xây dựng để chúng tôi sử dụng lại.


2. Vị trí của các bộ phận nhanh

2.1 Vị trí của tính năng Bộ phận nhanh

Trong cửa sổ soạn thư, trả lời hoặc chuyển tiếp thư mới, Phần nhanh tính năng định vị trong bản văn nhóm trên Chèn tab.

2.2 Vị trí của tệp Phần nhanh

Như chúng ta đã biết, các mục của thư viện bộ phận nhanh được lưu trữ trong một tệp có tên là NormalEmail.dotm. Các NormalEmail.dotm tệp được lưu trữ trong đường dẫn thư mục sau:
% APPDATA% \ Microsoft \ Mẫu

Mở một thư mục, dán đường dẫn thư mục vào Địa Chỉ và nhấn Đi vào Chìa khóa. Sau đó, bạn sẽ nhận được NormalEmail.dotm tệp trong thư mục đang mở.

Lời khuyên: Khi chúng tôi dán đường dẫn thư mục vào Địa Chỉ hộp và nhấn Đi vào chìa khóa, % APPDATA% \ Microsoft \ Mẫu sẽ tự động thay đổi thành C: \ Users \ YourUserName \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.


3. Tạo mục nhập Bộ phận nhanh mới

Bạn có thể dễ dàng tạo mục nhập Phần nhanh mới khi soạn thư mới, trả lời hoặc chuyển tiếp trong Outlook.

1. Trong cửa sổ soạn thư, trả lời hoặc chuyển tiếp thư mới, hãy chọn đoạn văn bản mà bạn sẽ lưu dưới dạng mục nhập Phần nhanh trong nội dung thư.

2. Nhấp chuột Chèn > Phần nhanh > Lưu lựa chọn vào Thư viện phần nhanh.

3. Trong hộp thoại Tạo Khối Tòa nhà Mới, vui lòng:
(1) Nhập tên vào Họ tên cái hộp;
(2) Chỉ định một danh mục từ Phân loại danh sách thả xuống;
(3) Nhập các từ mô tả về mục nhập mới này trong Mô tả cái hộp;
(4) Chọn một mô hình chèn từ Các lựa chọn danh sách thả xuống.

Lời khuyên:
(1) Bạn có thể thêm mục nhập Bộ phận nhanh mới vào một danh mục mới: Nhấp vào trong Phân loại hộp, chọn Tạo danh mục mới từ danh sách thả xuống, rồi tạo một danh mục mới trong hộp thoại hiện ra mới.

(2) Có ba mô hình chèn trong Các lựa chọn danh sách thả xuống:
A. Chỉ chèn nội dung: Chèn mục nhập Bộ phận nhanh đã chỉ định vào con trỏ trong nội dung thư;
B. Chèn nội dung vào đoạn văn của chính nó: Chèn mục nhập Bộ phận nhanh được chỉ định trong một đoạn riêng biệt;
C. Chèn nội dung vào trang riêng của nó: Mục nhập Phần nhanh được chỉ định dường như được chèn vào một đoạn riêng trong nội dung thư. Tuy nhiên, trong bản xem trước khi in (Tập tin > In), bạn sẽ thấy nó nằm trong một trang riêng biệt.

4. Nhấn vào OK trong hộp thoại Tạo Khối Công trình Mới.

Sau đó, đoạn văn bản hoặc đối tượng đã chọn được lưu dưới dạng mục nhập Phần nhanh trong Outlook.


4. Chèn mục nhập Phần nhanh trong nội dung Thư

Các mục Quick Parts có thể được sử dụng lại trong nội dung thư một cách dễ dàng chỉ bằng cách nhấp vào.

4.1 Chèn mục nhập Bộ phận nhanh

Trong cửa sổ soạn thư, trả lời hoặc chuyển tiếp thư mới, hãy đặt con trỏ vào nội dung thư nơi bạn sẽ chèn mục nhập Phần nhanh và nhấp vào Chèn > Phần nhanh, và sau đó bấm vào mục nhập Phần nhanh được chỉ định từ trình đơn thả xuống.

Sau đó, mục nhập Quick Part được chỉ định sẽ được chèn vào vị trí con trỏ hoặc đoạn / trang mới bên cạnh vị trí con trỏ.

Ngoài ra, trong Phần nhanh trình đơn thả xuống, bạn có thể bấm chuột phải vào mục nhập Phần Nhanh được chỉ định, rồi chọn Chèn vào vị trí tài liệu hiện tại, Chèn vào đầu tài liệu, hoặc là Chèn vào cuối tài liệu từ menu ngữ cảnh khi bạn cần.

4.2 Chèn các mục Bộ phận nhanh bằng phím nóng

Trong nội dung thư, hãy nhập tên của mục nhập Phần nhanh, và bấm F3 Key, sau đó tên mục Quick Part sẽ được thay thế bằng nội dung của nó ngay lập tức.


5. Đổi tên mục nhập Bộ phận nhanh

Đôi khi, bạn có thể cần thay đổi tên của mục nhập Phần Nhanh. Bạn có thể dễ dàng đổi tên nó như sau:

1. Trong cửa sổ soạn thư, trả lời hoặc chuyển tiếp thư mới, hãy nhấp vào Chèn > Phần nhanh, sau đó trong menu thả xuống, hãy nhấp chuột phải vào mục nhập được chỉ định và chọn Chỉnh sửa thuộc tính từ menu chuột phải.

2. Trong hộp thoại Sửa đổi Khối xây dựng, hãy nhập tên mục nhập mới vào Họ tên và nhấp vào OK .

3. Trong hộp thoại xác nhận lại bật ra, hãy nhấp vào .

Sau đó trong Phần nhanh menu thả xuống, bạn sẽ thấy mục được chỉ định đã được đổi tên.


6. Chỉnh sửa mục nhập Bộ phận nhanh

Đôi khi, có một số lỗi chính tả trong nội dung của bài viết Phần nhanh, hoặc chúng tôi cần cập nhật thông tin trong nội dung hoặc vì lý do khác, chúng tôi cần thay đổi nội dung bài viết. Tuy nhiên, có vẻ như Outlook không hỗ trợ nó chút nào. Đừng bận tâm! chúng ta có thể chèn mục nhập Phần nhanh vào nội dung thư, chỉnh sửa nội dung, sau đó lưu nội dung đã chỉnh sửa dưới dạng mục nhập cùng tên để ghi đè lên mục nhập gốc.

Trong trường hợp của tôi, có lỗi chính tả trong nội dung mục nhập và tôi muốn thay đổi kiểu dấu đầu dòng trong đó, tôi có thể làm như sau:

1. Trong cửa sổ soạn thư, trả lời hoặc chuyển tiếp thư mới, hãy nhấp vào Chèn > Phần nhanh, sau đó trong menu thả xuống, hãy nhấp vào mục nhập được chỉ định mà tôi sẽ chỉnh sửa.

2. Bây giờ mục nhập Phần nhanh được chèn vào nội dung thư. Chỉnh sửa và định dạng nội dung khi cần.

3. Chọn nội dung đã chỉnh sửa và nhấp vào Chèn > Phần nhanh > Lưu lựa chọn vào Thư viện phần nhanh.

4. Trong hộp thoại Tạo Khối Tòa nhà Mới, hãy đảm bảo nhập tên hoàn toàn giống với tên mục nhập ban đầu trong Họ tên , hãy chọn cùng một danh mục từ Phân loại danh sách thả xuống và nhấp vào OK .

5. Và nhấp vào trong hộp thoại xác nhận lại bật ra.

Sau đó, trong menu thả xuống Phần nhanh, bạn sẽ thấy mục được chỉ định đã được chỉnh sửa và hiển thị nội dung mới.


7. Xóa các mục nhập Bộ phận nhanh

Bạn cũng có thể xóa các mục nhập Phần nhanh khỏi thư viện trong Outlook.

7.1 Loại bỏ một hoặc nhiều mục nhập Bộ phận nhanh

1. Trong cửa sổ soạn thư, trả lời hoặc chuyển tiếp thư mới, hãy nhấp vào Chèn > Phần nhanh, sau đó trong danh sách thả xuống, hãy nhấp chuột phải vào mục nhập được chỉ định và chọn Tổ chức và Xóa từ menu chuột phải.

2. Bây giờ hộp thoại Building Blocks Organizer xuất hiện và mục nhập được chỉ định được đánh dấu theo mặc định. Chúng tôi có thể nhấp vào Xóa bỏ để loại bỏ nó trực tiếp.

3. Sau đó nhấp vào trong hộp thoại xác nhận lại bật ra.

Lời khuyên: Nếu bạn cần xóa các mục nhập Bộ phận nhanh khác, hãy chọn một mục nhập trong hộp thoại Trình tổ chức Khối xây dựng và nhấp vào Xóa bỏ cái nút. Và lặp lại thao tác này để xóa từng mục nhập khác.

4. Đóng hộp thoại Trình tổ chức Khối xây dựng.

Sau đó, các mục Bộ phận nhanh được chỉ định bị xóa.

7.2 Xóa hàng loạt mục nhập Bộ phận nhanh

Nếu bạn cần xóa toàn bộ thư viện Bộ phận Nhanh khỏi Outlook, bạn có thể làm như sau:

1. Đóng Outlook.

2. Mở thư mục chứa tệp mặc định của thư viện Bộ phận Nhanh của Outlook: mở một thư mục, dán đường dẫn thư mục bên dưới vào Địa Chỉ và nhấn Đi vào Chìa khóa.
Đường dẫn thư mục: % APPDATA% \ Microsoft \ Mẫu

3. Trong thư mục mở, hãy tìm NormalEmail.dotm tệp, nhấp chuột phải và chọn Xóa bỏ từ menu chuột phải.

Lời khuyên: Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn NormalEmail.dotm tập tin và nhấn Xóa bỏ phím để loại bỏ nó.

Khi bạn khởi chạy Microsoft Outlook sau đó và mở một cửa sổ soạn thư, trả lời hoặc chuyển tiếp thư mới, bạn sẽ thấy tất cả các mục nhập Phần nhanh được xóa hàng loạt khỏi Phần nhanh trình đơn thả xuống.


8. Sao lưu và khôi phục thư viện Bộ phận nhanh

Ví dụ: bạn muốn nhập bộ sưu tập Bộ phận Nhanh của Outlook sang các máy tính / máy tính xách tay khác hoặc chia sẻ bộ sưu tập với đồng nghiệp, bạn cùng lớp của mình hoặc thứ gì đó khác, bạn có thể nhận bản sao lưu của bộ sưu tập Bộ phận Nhanh của Outlook. Và bản sao lưu giúp bạn có thể khôi phục thư viện Bộ phận Nhanh Outlook của mình khi gặp sự cố.

8.1 Sao lưu Thư viện Bộ phận Nhanh

1. Đóng Outlook.

2. Mở một thư mục, dán đường dẫn thư mục bên dưới vào Địa Chỉ và nhấn phím Enter Chìa khóa.
Đường dẫn thư mục: % APPDATA% \ Microsoft \ Mẫu

Sau đó, thư mục chứa tài liệu mặc định của thư viện Bộ phận Nhanh đang mở.

3. Thông tin của thư viện Bộ phận Nhanh của Outlook được lưu trữ trong NormalEmail.dotm tập tin. Nhấp chuột phải vào tệp này và chọn Sao chép từ menu chuột phải.

Lời khuyên: Ngoài ra, bạn có thể chọn NormalEmail.dotm tập tin và nhấn Ctrl + C phím để sao chép nó.

4. Mở thư mục bạn sẽ lưu trữ tệp sao lưu và nhấn Ctrl + V để dán tệp vào thư mục này.

Cho đến nay, chúng tôi đã có một tệp sao lưu của Thư viện Bộ phận Nhanh của Outlook. Và bạn có thể nhập nó vào máy tính / máy tính xách tay khác hoặc chia sẻ cho người khác khi bạn cần.

8.2 Khôi phục Thư viện Bộ phận Nhanh

Nếu bạn đã sao lưu thư viện Bộ phận nhanh trước đó, bạn có thể khôi phục nó trong Outlook của mình nếu thư viện bị mất do tai nạn, cập nhật hoặc các lý do khác.

1. Đóng Outlook.

2. Mở thư mục chứa tệp sao lưu, chọn tệp sao lưu và nhấn Ctrl + C phím để sao chép nó.

3. Mở thư mục lưu trữ tài liệu mặc định của Thư viện Bộ phận Nhanh Outlook: Mở một thư mục, dán đường dẫn thư mục bên dưới vào Địa Chỉ và nhấn phím Enter Chìa khóa.
Đường dẫn thư mục: % APPDATA% \ Microsoft \ Mẫu

4. Trong thư mục mở, nhấn Ctrl + V phím để dán tệp sao lưu vào thư mục.

Khi khởi chạy Outlook sau, bạn sẽ thấy các mục nhập Phần nhanh được khôi phục trong Phần nhanh menu thả xuống trong bất kỳ cửa sổ soạn thư, trả lời hoặc chuyển tiếp mới nào.


Các bài viết khác ...


Kutools cho Outlook - Cung cấp 100 Tính năng Nâng cao cho Outlook và Làm cho Công việc Dễ dàng hơn Nhiều!

  • Auto CC / BCC bởi các quy tắc khi gửi email; Tự động chuyển tiếp Nhiều Email theo tùy chỉnh; Tự động trả lời không có máy chủ trao đổi và các tính năng tự động khác ...
  • Cảnh báo BCC - hiển thị tin nhắn khi bạn cố gắng trả lời tất cả nếu địa chỉ thư của bạn có trong danh sách BCC; Nhắc nhở khi thiếu tệp đính kèmvà các tính năng nhắc nhở khác ...
  • Trả lời (Tất cả) Với Tất cả Tệp đính kèm trong cuộc trò chuyện qua thư; Trả lời nhiều email trong vài giây; Tự động thêm lời chào khi trả lời; Thêm Ngày vào chủ đề ...
  • Công cụ Tệp đính kèm: Quản lý Tất cả Tệp đính kèm trong Tất cả Thư, Tự động tách, Nén tất cả, Đổi tên tất cả, Lưu tất cả ... Báo cáo nhanh, Đếm thư đã chọnhữu ích. Cảm ơn !
  • Email rác mạnh mẽ Theo phong tục; Xóa thư và liên hệ trùng lặphữu ích. Cảm ơn ! Cho phép bạn làm việc thông minh hơn, nhanh hơn và tốt hơn trong Outlook.
shot kutools triển vọng tab kutools 1180x121
shot kutools triển vọng kutools plus tab 1180x121
 
Say something here...
symbols left.
You are guest
or post as a guest, but your post won't be published automatically.
Loading comment... The comment will be refreshed after 00:00.

Be the first to comment.