1.1 Thêm cờ hoặc lời nhắc vào một email trước khi gửi

Khi soạn / trả lời / chuyển tiếp email trong cửa sổ tin nhắn, chúng ta có thể thêm cờ theo dõi, cờ tùy chỉnh hoặc lời nhắc vào email một cách dễ dàng.

1.1.1 Thêm cờ theo dõi vào một email trước khi gửi

Trong cửa sổ soạn thư, trả lời hoặc chuyển tiếp thư mới, hãy nhấp vào Tin nhắn > Theo sát, và sau đó chọn một lá cờ từ menu thả xuống khi bạn cần.

Sau đó, bạn sẽ thấy một thông tin cờ được thêm vào phía trên tiêu đề thư như ảnh chụp màn hình bên dưới:

Lời khuyên:
(1) Nếu thư trả lời / chuyển tiếp được nhúng trong ngăn đọc, bạn cần nhấp vào nút Cửa sổ bật lên để hiển thị thư trả lời / chuyển tiếp trong cửa sổ thư.

(2) Sau khi gửi email này, cờ theo dõi  sẽ tự động hiển thị bên cạnh email đã gửi trong danh sách thư và email đã gửi cũng sẽ tự động được thêm vào danh sách việc cần làm.

(3) Các loại cờ theo dõi này chỉ hoạt động trong Outlook của người gửi. Người nhận sẽ không nhận được các cờ tiếp theo.

1.1.2 Thêm cờ tùy chỉnh hoặc lời nhắc vào một email trước khi gửi

Nếu bạn cần thêm cờ tùy chỉnh hoặc lời nhắc vào email soạn, trả lời hoặc chuyển tiếp hiện tại, bạn có thể làm như sau:

1. Trong cửa sổ soạn thư, trả lời hoặc chuyển tiếp thư mới, hãy nhấp vào Tin nhắn > Theo sát > Tuỳ chỉnh or Thêm lời nhắc như bạn cần.

Chú ý: Nếu thư trả lời / chuyển tiếp được nhúng trong ngăn đọc, bạn cần nhấp vào Bật ra để hiển thị tin nhắn trả lời / chuyển tiếp trong cửa sổ tin nhắn trước tiên.

2. Trong hộp thoại Tùy chỉnh, hãy chuyển đến Gắn cờ cho tôi và làm như sau:
(1) Nhập văn bản được gắn cờ vào Gắn cờ đến cái hộp;
(2) Chỉ định ngày bắt đầu và ngày đến hạn khi bạn cần;
(3) Nếu bạn cần thêm lời nhắc cho email, hãy đánh dấu vào Reminder và chỉ định ngày giờ nhắc nhở khi bạn cần.

3. Nhấn vào OK .

4. Soạn và gửi email.

1.2 Tự động gắn cờ tất cả các email gửi đi

Nếu bạn cần tự động gắn cờ tất cả các email gửi đi, bạn có thể tạo quy tắc để đạt được điều đó.

1. Trong giao diện thư, bấm Trang Chủ > Nội quy > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

2. Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, hãy nhấp vào Quy tắc mới theo Quy tắc email tab.

3. Trong Trình hướng dẫn Quy tắc, bấm để đánh dấu Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi gửi, và nhấp vào Sau .

4. Trong Trình hướng dẫn Quy tắc thứ hai, không kiểm tra bất kỳ điều kiện nào và nhấp vào Sau trực tiếp. Sau đó, trong hộp thoại Microsoft Outlook hiện ra, hãy nhấp vào Có để tiếp tục.

Chú ý: Nếu bạn chỉ muốn thêm cờ cho các email đáp ứng các điều kiện cụ thể, bạn có thể đánh dấu vào các tùy chọn cụ thể và chỉ định các điều kiện, sau đó bấm vào Sau .

5. Trong Trình hướng dẫn Quy tắc thứ ba:
(1) Đánh dấu vào gắn cờ thông báo hành động trong một số ngày tùy chọn trong Bước 1 phần;
(2) Nhấp vào văn bản được gạch chân hành động trong một số ngày trong Bước 2 phần;
(3) Trong hộp thoại Thông báo gắn cờ hiện ra, chỉ định văn bản được gắn cờ và thời lượng nhắc nhở khi bạn cần, rồi nhấp OK;
(4) Bây giờ nó quay trở lại Trình hướng dẫn Quy tắc và nhấp vào Sau.

6. Trong Trình hướng dẫn quy tắc thứ tư, hãy nhấp vào Sau trực tiếp.

Lời khuyên: Tại đây chúng ta có thể đặt các ngoại lệ để chạy quy tắc này. Nếu cần, hãy chỉ định các ngoại lệ quy tắc khi bạn cần.

7. Trong Trình hướng dẫn quy tắc cuối cùng, đặt tên cho quy tắc, chỉ định các tùy chọn quy tắc đang chạy và nhấp vào Kết thúc .

Đôi khi, hộp thoại Microsoft Outlook cảnh báo bật ra, hãy nhấp vào OK để đóng nó.

8. Sau đó, chúng ta quay lại hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, nhấp vào OK để đóng nó.

Từ bây giờ, tất cả các email gửi đi sẽ tự động được gắn cờ.

Chú ý:
(1) Quy tắc sẽ không gắn cờ các email gửi đi nếu chúng tôi đóng Outlook.
(2) Quy tắc sẽ chỉ thêm cờ cho mục đã gửi trong Outlook của người gửi và người nhận sẽ không nhận được thông tin cờ.

2.1 Đánh dấu một email là quan trọng

Khi bạn đang soạn một email mới hoặc trả lời / chuyển tiếp email trong Outlook, bạn có thể thêm hoặc thay đổi mức độ ưu tiên cho email.
Trong cửa sổ soạn, trả lời hoặc chuyển tiếp thư mới, hãy nhấp vào Tầm quan trọng cao or Tầm quan trọng thấp để đặt mức độ ưu tiên cho email hiện đang chỉnh sửa trực tiếp.

Ghi chú:
(1) Nếu Tầm quan trọng cao or Tầm quan trọng thấp nút đã được đánh dấu, bạn có thể nhấp lại vào nút để hủy ưu tiên quan trọng từ email.

(2) Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào neo  ở góc dưới cùng bên phải của Tag nhóm trên Tin nhắn để bật hộp thoại Thuộc tính, chỉ định mức độ ưu tiên quan trọng từ Tầm quan trọng danh sách thả xuống và đóng hộp thoại.

(3) Nhân tiện, trong cửa sổ soạn thư, trả lời hoặc chuyển tiếp thư mới, bạn cũng có thể nhấp vào Tập tin > Thông tin > Bất động sản để mở hộp thoại Thuộc tính, sau đó chỉ định mức độ ưu tiên quan trọng từ Tầm quan trọng danh sách thả xuống.

(4) Khi tin nhắn trả lời hoặc chuyển tiếp được nhúng vào ngăn đọc, bạn có thể nhấp vào Tầm quan trọng cao or Tầm quan trọng thấp nút trên Tin nhắn chuyển hướng (Công cụ soạn thảo) trực tiếp.

2.2 Tự động đánh dấu tất cả các email mới là quan trọng

Nếu bạn muốn tự động đánh dấu tất cả các email gửi đi là ưu tiên cao, bạn có thể định cấu hình các tùy chọn Outlook như sau:

1. Trong giao diện thư, bấm Tập tin > Các lựa chọn để mở hộp thoại Tùy chọn Outlook.

2. Trong hộp thoại Tuỳ chọn Outlook, bấm email trong thanh bên trái, chuyển đến Gửi tin nhắn và chỉ định tầm quan trọng mặc định từ Mức quan trọng mặc định danh sách thả xuống.

3. Nhấn vào OK .

Kể từ bây giờ, tất cả các email và thư trả lời mới mà bạn đã gửi sẽ tự động được đánh dấu là mức độ quan trọng mặc định đã chỉ định. Tuy nhiên, các email chuyển tiếp sẽ vẫn giữ mức độ quan trọng của các email gốc.

Ghi chú 2.3

Khi người nhận nhận được các email được đánh dấu là các ưu tiên khác nhau, họ sẽ thấy các email có mức ưu tiên cao được đánh dấu bằng dấu chấm than màu đỏ  và các email có mức độ quan trọng thấp được đánh dấu bằng mũi tên xuống màu xanh lam  trong danh sách tin nhắn như ảnh chụp màn hình bên dưới.

Khi người nhận đọc email trong ngăn đọc hoặc cửa sổ thư, thông tin mức độ quan trọng sẽ được thêm vào bên dưới tiêu đề thư như ảnh chụp màn hình ở trên.

3.1 Đánh dấu một tin nhắn là bí mật, riêng tư, cá nhân hoặc bình thường

Trong cửa sổ soạn thư, trả lời hoặc chuyển tiếp thư mới, chúng tôi có thể dễ dàng đặt trạng thái nhạy cảm cho email hiện tại như sau:

1. Trong cửa sổ soạn thư, trả lời hoặc chuyển tiếp thư mới, hãy nhấp vào Tập tin > Thông tin > Bất động sản để mở hộp thoại Thuộc tính.

Lời khuyên:
(1) Ngoài ra, bạn cũng có thể mở hộp thoại Thuộc tính bằng cách nhấp vào liên kết  ở góc dưới cùng bên phải của Tag nhóm trên Tin nhắn tab.

(2) Nếu thư trả lời hoặc chuyển tiếp được nhúng trong ngăn đọc, bạn có thể nhấp vào liên kết  ở góc dưới cùng bên phải của Tag nhóm trên Tin nhắn chuyển hướng (Công cụ soạn thảo).

2. Trong hộp thoại Thuộc tính, hãy chọn trạng thái độ nhạy từ Độ nhạy danh sách thả xuống khi bạn cần và đóng hộp thoại.

Bây giờ trạng thái độ nhạy được đặt cho email hiện tại, sau đó soạn và gửi nó khi bạn cần.

3.2 Tự động đánh dấu tất cả các email mới là bí mật, riêng tư, cá nhân hoặc bình thường

Bạn cũng có thể định cấu hình các tùy chọn Outlook để tự động thêm trạng thái độ nhạy được chỉ định cho tất cả các email mới.

1. Trong giao diện thư, bấm Tập tin > Các lựa chọn để mở hộp thoại Tùy chọn Outlook.

2. Trong hộp thoại Tuỳ chọn Outlook, bấm email trong thanh bên trái, chuyển đến Gửi tin nhắn và chỉ định mức độ nhạy mặc định khi bạn cần.

3. Nhấn vào OK .

Từ bây giờ, tất cả các email mới sẽ tự động được đặt ở trạng thái nhạy cảm mặc định.

Lời khuyên: các thư trả lời và chuyển tiếp sẽ vẫn ở trạng thái nhạy cảm của email gốc.

Ghi chú 3.3

1. Khi người nhận nhận được email có trạng thái nhạy cảm, họ sẽ nhận được thông tin trạng thái nhạy cảm bên dưới tiêu đề thư khi họ đọc nó trong ngăn đọc hoặc cửa sổ thư.

2. Tin nhắn có mức độ nhạy cảm là Riêng sẽ không được chuyển tiếp hoặc chuyển hướng bởi các quy tắc Hộp thư đến của người nhận.

Chúng tôi cũng có thể thêm một hoặc nhiều danh mục cho một email soạn, trả lời hoặc chuyển tiếp mới trong Outlook.

4.1 Phân loại một email

Trong cửa sổ soạn thư, trả lời hoặc chuyển tiếp thư mới, bạn có thể thêm một hoặc nhiều danh mục cho email như sau:

1. Trong cửa sổ soạn thư, trả lời hoặc chuyển tiếp thư mới, hãy nhấp vào Tập tin > Thông tin > Bất động sản để mở hộp thoại Thuộc tính.

Lời khuyên:

(1) Bạn cũng có thể nhấp vào neo  ở góc dưới cùng bên phải của Tag nhóm trên Tin nhắn để mở hộp thoại Thuộc tính.

(2) Nếu thư trả lời hoặc chuyển tiếp được nhúng trong ngăn đọc, bạn có thể nhấp vào liên kết  ở góc dưới cùng bên phải của Tag nhóm trên Tin nhắn chuyển hướng (Công cụ soạn thảo) để mở hộp thoại Thuộc tính.

2. Trong hộp thoại Thuộc tính, chỉ định các danh mục từ Categories danh sách thả xuống khi bạn cần và đóng hộp thoại.

Lời khuyên:
(1) Bạn có thể chỉ định một danh mục màu từ Categories danh sách thả xuống cùng một lúc và lặp lại thao tác để thêm nhiều danh mục màu.

(2) Bạn cũng có thể nhấp vào Categories > Tất cả danh mục để mở hộp thoại Danh mục màu. Và trong hộp thoại mới, hãy tạo, đổi tên hoặc xóa các danh mục nếu bạn cần hoặc đánh dấu vào nhiều danh mục hàng loạt nếu cần.

(3) Trong hộp thoại Thuộc tính, nhấp vào Categories > Xóa tất cả danh mục để xóa tất cả các danh mục hiện có khỏi email chỉnh sửa hiện tại.
Sau đó soạn và gửi email khi bạn cần.

4.2 Tự động phân loại tất cả các email mới

Trong một số trường hợp, bạn có thể cần tự động phân loại tất cả các email gửi đi, hoặc email gửi đi theo các tiêu chí đặc biệt, bạn có thể tạo quy tắc để đạt được điều đó.

1. Trong giao diện thư, bấm Trang Chủ > Nội quy > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

2. Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, hãy nhấp vào Quy tắc mới dưới nút Quy tắc email tab.

3. Trong Trình hướng dẫn Quy tắc, bấm để đánh dấu Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi gửi và nhấp vào Sau .

4. Trong Trình hướng dẫn Quy tắc thứ hai, hãy nhấp vào Sau mà không chỉ định bất kỳ điều kiện nào, rồi bấm Có trong hộp thoại Microsoft Outlook.

Lời khuyên: Nếu bạn cần thêm các danh mục cho email theo tiêu chí, bạn có thể đánh dấu vào các điều kiện tương ứng và định cấu hình các điều kiện khi bạn cần.

5. Trong Trình hướng dẫn Quy tắc thứ ba, vui lòng thực hiện như sau:
(1) Đánh dấu vào gán nó vào danh mục thể loại tùy chọn trong Bước 1 phần;
(2) Nhấp vào văn bản được gạch chân “thể loại" trong Bước 2 phần;
(3) Bây giờ hộp thoại Danh mục màu xuất hiện, vui lòng đánh dấu vào một hoặc nhiều danh mục màu khi bạn cần;
(4) Nhấp vào OK Nút;
(5) Nhấp vào Sau trong Trình hướng dẫn Quy tắc.

6. Trong Trình hướng dẫn quy tắc thứ tư, hãy chỉ định các ngoại lệ nếu cần và nhấp vào Sau .

7. Trong Trình hướng dẫn quy tắc cuối cùng, hãy đặt tên cho quy tắc mới trong Bước 1 , đánh dấu vào các tùy chọn đang chạy khi bạn cần trong Bước 2 phần và nhấp vào Kết thúc .

Chú thích: Nếu hộp thoại cảnh báo Microsoft Outlook bật ra, vui lòng nhấp vào OK để tiếp tục.

8. Bây giờ nó trở lại hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, hãy nhấp vào OK để lưu các thay đổi và đóng nó.

Từ bây giờ, tất cả các email gửi đi (hoặc email đáp ứng các tiêu chí nếu bạn đã chỉ định) sẽ được tự động thêm các danh mục màu đã chỉ định.
Lời khuyên: Nó yêu cầu Outlook chạy thường xuyên. Nếu Outlook không chạy, quy tắc sẽ không phân loại các email gửi đi.

Ghi chú 4.3

Các danh mục sẽ được gửi cùng với email đến người nhận. Khi người nhận nhận được những email này trong Outlook, họ sẽ nhận được các danh mục màu bên cạnh email trong danh sách thư và ở đầu nội dung thư trong ngăn đọc hoặc cửa sổ thư.