Dễ dàng chặn email theo dòng chủ đề trong Outlook

Kutools cho Outlook

Outlook là một công cụ thiết yếu để quản lý email, nhưng người dùng thường cảm thấy choáng ngợp trước làn sóng thư rác liên tục tràn vào, điều này ảnh hưởng đến năng suất và trải nghiệm chung về quản lý email. May mắn thay, với phần bổ trợ mạnh mẽ Kutools for Outlook, người dùng có thể giải quyết vấn đề này dễ dàng và hiệu quả hơn. Công cụ này cung cấp một cách đơn giản để chặn thư rác không mong muốn theo chủ đề, giúp người dùng tổ chức và quản lý hộp thư của mình tốt hơn, từ đó cải thiện chất lượng công việc và cuộc sống. Trong bài viết này chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu cách sử dụng Kutools cho Outlook để dễ dàng lọc và chặn email spam dựa trên dòng chủ đề, nhằm mục đích mang đến cho người dùng trải nghiệm email không gặp rắc rối.

Một cú nhấp chuột để thêm chủ đề của các email đã chọn vào quy tắc Chặn chủ đề
Tạo thủ công quy tắc chứa các chủ đề bạn muốn chặn
Dễ dàng quản lý các quy tắc chủ đề bị chặn

Một cú nhấp chuột để thêm chủ đề của các email đã chọn vào quy tắc Chặn chủ đề

Với Chủ đề khối tính năng của Kutools cho Outlook, bạn có thể dễ dàng thêm chủ đề của nhiều email đã chọn làm quy tắc email bị chặn. Khi các email có cùng chủ đề được gửi lại, chúng sẽ tự động được chuyển vào thư mục Email Rác.

Giữ phím tắt Ctrl key và chọn những email bạn muốn thêm chủ đề vào danh sách bị chặn. Đi để chọn Kutools > Thuyền mành > Chủ đề khối.
A Kutools cho Outlook hộp thoại bật lên cho bạn biết rằng quy tắc email mới đã được tạo. Nhấn vào OK .
Mẹo: Bạn có thể thấy chủ đề của các email đã chọn được liệt kê trong hộp thoại. Trong trường hợp này, khi tôi chọn ba email, có ba chủ đề được liệt kê trong hộp thoại.
Nếu Bộ lọc email rác tính năng này chưa được bật, hộp thoại sau sẽ xuất hiện. Bạn có thể:
- Nhấn vào Có nút: Nhấp vào nút này sẽ kích hoạt Jbộ lọc email unkvà các email bạn nhận được trong tương lai sẽ tự động được phát hiện và chặn.
- Nhấn vào Không nút: Nhấp vào nút này sẽ chỉ di chuyển các email hiện được chọn tới Email rác thư mục và kết thúc hoạt động.

Bây giờ bạn đã tạo một quy tắc có tên Chủ đề khối.

Chú ý:

Mối quan hệ giữa các chủ thể trong Chủ đề khối quy tắc là "or", có nghĩa là những email đến khớp với bất kỳ chủ đề nào trong quy tắc sẽ bị coi là thư rác.
Nếu bạn chỉ chọn một email và áp dụng Chủ đề khối tính năng, sau đây Chủ đề khối hộp thoại sẽ bật lên. Hộp văn bản liệt kê chủ đề của email đã chọn mà bạn có thể thay đổi nếu cần, sau đó bấm vào OK để tạo ra quy tắc này.
Nếu bạn tiếp tục thêm chủ đề của các email đã chọn, các chủ đề đó sẽ được thêm vào cùng một quy tắc có tên Chủ đề khối in Kutools cho Outlook. Bạn có thể xem và chỉnh sửa quy tắc này bằng cách nhấp vào Kutools > Thuyền mành > Quản lý bộ lọc email rác.
Bạn cũng có thể truy cập Chủ đề khối bằng cách nhấp chuột phải vào các email đã chọn trong danh sách gửi thư rồi chọn Rác (Kutools) > Chủ đề khối.

Tạo thủ công quy tắc chứa các chủ đề bạn muốn chặn

Phương pháp trên trình bày cách thêm nhanh chủ đề của các email đã chọn vào một Chủ đề khối luật lệ. Nếu không có chủ đề phù hợp trong các email hiện có và bạn vẫn muốn chặn các email có chủ đề nhất định, chẳng hạn, bạn muốn chặn tất cả các email có chủ đề chứa văn bản "Giảm Giá Siêu Thấp". Trong trường hợp này, bạn có thể thêm chủ đề này vào một chủ đề mới theo cách thủ công Chủ đề khối luật lệ. Hãy làm như sau.

Chọn Kutools > Thuyền mành > Quản lý bộ lọc email rác để mở Thuyền mành cửa sổ quản lý.
Trong tạp chí Thuyền mành cửa sổ, nhấp vào Mới .
Trong tạp chí Tạo quy tắc mới – Bước 1/3 Wizard, vui lòng thực hiện các thao tác sau:
3.1) Chọn Chặn từ Loại quy tắc danh sách thả xuống.

3.2) Đánh dấu vào hộp kiểm trước Tiêu đề trong danh sách điều kiện;

3.3) Sau đó a Văn bản Chứa hộp thoại bật lên, nhấp vào Mới cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:
Trong tạp chí Tìm kiếm văn bản hộp thoại, bạn cần:
4.1) Nhập chủ đề bạn cần vào Văn bản Tìm kiếm Mới hộp văn bản.

4.2) Nhấp vào Thêm nút để thêm chủ đề gõ mới vào Danh sách tìm kiếm.

4.3) Nhấp OK để lưu các thay đổi.
Sau đó nó quay trở lại Văn bản Chứa hộp thoại. Bạn có thể thấy chủ đề mới được thêm vào được liệt kê trong bản văn hộp, nhấp vào OK .
Mẹo: Bạn có thể lặp lại các bước trên để tiếp tục thêm chủ đề mới vào hộp thoại này nếu cần. Và mối quan hệ giữa các chủ thể sẽ là "or".
Bây giờ nó quay trở lại Tạo quy tắc mới – Bước 1/3 hộp thoại. Theo mặc định, điều kiện cho quy tắc này là "chứa", bạn có thể thay đổi điều kiện bằng cách nhấp vào văn bản được gạch chân"chứa", và trong cửa sổ bật lên Tạo quy tắc mới hộp thoại, chọn điều kiện bạn cần từ Tiêu Đề danh sách thả xuống rồi bấm vào OK > OK để lưu các thay đổi. Xem ảnh chụp màn hình:
Mẹo: Để chặn email có dòng tiêu đề trống, bạn cần chọn 'rỗng' tùy chọn từ menu thả xuống.
Cuối cùng nó trở về Thuyền mành cửa sổ, bạn có thể thấy quy tắc mới được tạo có tên "Quy tắc" được liệt kê trong danh sách quy tắc, hãy nhấp vào OK để lưu quy tắc.
Mẹo: Bên trong Mô tả quy tắc Trong phần này, bạn có thể sửa đổi quy tắc như thay đổi tên quy tắc, thay đổi điều kiện quy tắc và thay đổi chủ đề bằng cách nhấp vào văn bản được gạch chân tương ứng.

Dễ dàng quản lý các quy tắc chủ đề bị chặn

Sau khi tạo quy tắc email rác bằng các phương pháp trên, bạn có thể dễ dàng quản lý các quy tắc này bằng các bước sau.

Chọn Kutools > Thuyền mành > Quản lý bộ lọc email rác để mở Thuyền mành cửa sổ quản lý.
Trong tạp chí Thuyền mành cửa sổ quản lý, bạn có thể chỉnh sửa quy tắc bạn đã tạo ở trên.
2.1) Trong danh sách quy tắc, chọn quy tắc có tên Chủ đề khối hoặc quy tắc bạn đã tạo theo cách thủ công.

2.2) Nhấp vào văn bản được gạch chân trong Mô tả quy tắc cái hộp.

2.3) Mở đầu Văn bản Chứa hộp thoại, bạn có thể thêm chủ đề mới, chỉnh sửa chủ đề nhất định, xóa chủ đề nhất định hoặc xóa tất cả chủ đề nếu cần.

Dưới đây là các bước để thêm chủ đề mới vào quy tắc Chặn chủ đề.

1) Nhấp vào Mới nút trong Văn bản Chứa hộp thoại.

2) Trong Tìm kiếm văn bản hộp thoại, nhập chủ đề bạn cần vào Văn bản Tìm kiếm Mới hộp văn bản.

3) Nhấp vào Thêm nút để thêm chủ đề gõ mới vào Danh sách tìm kiếm.

4) Nhấp OK để lưu các thay đổi.

Chú thích: Nếu bạn tiếp tục thêm chủ đề vào hộp thoại Tìm kiếm văn bản trước khi lưu thì mối quan hệ giữa các chủ đề mới sẽ là "và", có nghĩa là chủ đề của email đến phải chứa tất cả các chủ đề này thì có thể bị coi là thư rác.

2.4) Bây giờ nó trở về Văn bản Chứa hộp thoại. Bạn có thể thấy chủ đề mới được tạo được liệt kê trong bản văn phần. Nhấp chuột OK để lưu các thay đổi.

Mẹo: Nếu bạn muốn tắt tạm thời một chủ đề, chỉ cần bỏ chọn hộp kiểm trước chủ đề đó.

2.5) Sau đó nó quay trở lại cửa sổ Thư rác, bạn có thể thấy Chủ đề khối quy tắc được cập nhật. Nhấp chuột OK để lưu các thay đổi.

Chú ý

Để tắt Bộ lọc email rác, đi để chọn Kutools > Thuyền mành > Bật bộ lọc email rác. Hãy chắc chắn rằng biểu tượng đánh dấu biến mất trước nó.
Để tạm thời tắt một quy tắc, hãy đi tới chọn Kutools > Thuyền mành > Quản lý bộ lọc email rác. Trong cửa sổ Thư rác, bỏ chọn hộp kiểm trước quy tắc rồi nhấp vào OK để lưu các thay đổi.
Sản phẩm Ví dụ các quy tắc được cung cấp trong cửa sổ Rác giúp hiểu rõ hơn các quy tắc rác của tính năng này. Bạn có thể xóa chúng nếu bạn không còn cần chúng nữa.
Một menu ngữ cảnh được cung cấp trong cửa sổ Rác. Bạn có thể nhấp chuột phải vào một quy tắc và chọn tùy chọn bạn cần từ menu ngữ cảnh.
Chọn tất cả: Việc chọn tùy chọn này sẽ kiểm tra tất cả các quy tắc được liệt kê trong cửa sổ Rác.

Bỏ chọn tất cả: Việc chọn tùy chọn này sẽ bỏ chọn tất cả các quy tắc được liệt kê trong cửa sổ Rác.

Inverse: Việc chọn tùy chọn này sẽ đảo ngược trạng thái lựa chọn của nhiều quy tắc trong danh sách quy tắc.

Chọn lên: Việc chọn tùy chọn này sẽ kiểm tra quy tắc hiện được chọn và tất cả các quy tắc ở trên nó.

Chọn xuống: Việc chọn tùy chọn này sẽ kiểm tra quy tắc hiện được chọn và tất cả các quy tắc bên dưới nó.
Nếu có nhiều quy tắc được tạo trong cửa sổ Thư rác thì các quy tắc đó sẽ được thực thi theo thứ tự từ trên xuống dưới.
Trong tạp chí Thuyền mành cửa sổ, bạn có thể chỉnh sửa, bản sao, tẩy quy tắc, trong sáng, nhập khẩu or xuất khẩu tất cả các quy tắc nếu bạn cần.