Nén/giải nén nhanh chóng toàn bộ ảnh và file đính kèm của email trong outlook

Trong khi gửi thư có đính kèm các tệp đính kèm lớn, bạn muốn nén các tệp đính kèm này để gửi nhanh hơn. Và đối với những email có tệp đính kèm bạn đã nhận được, việc nén chúng có thể giải phóng dung lượng thư mục của bạn và làm cho Outlook Chạy êm. Với Nén tất cả và Giải nén tất cả tiện ích của Kutools for Outlook, bạn có thể nhanh chóng nén và giải nén tất cả các tệp đính kèm trong một hoặc nhiều email. Bên cạnh đó, Tự động nén tiện ích cho phép bạn tự động nén tất cả các tệp đính kèm đã nhận hoặc tự động nén các tệp đính kèm đã nhận theo các quy tắc cụ thể.

Nén tất cả các tệp đính kèm của một hoặc nhiều email đã chọn

Nén tệp đính kèm của một hoặc nhiều email đã chọn theo điều kiện

Giải nén tất cả các tệp đính kèm của một hoặc nhiều email đã chọn

Tự động nén tất cả các tệp đính kèm đã nhận trong Outlook

Tự động nén các tệp đính kèm đã nhận theo các quy tắc cụ thể

Nén tất cả các tệp đính kèm của một hoặc nhiều email đã chọn

Vui lòng thực hiện như sau để nén tất cả tệp đính kèm của một hoặc nhiều email đã chọn trong Outlook.

1. Mở một thư mục email và chọn một hoặc nhiều email có tệp đính kèm mà bạn muốn nén cùng một lúc.

2. nhấp chuột Kutools > Công cụ đính kèm > Nén tất cả. Xem ảnh chụp màn hình:

3. bên trong Nén cài đặt hộp thoại, kiểm tra Nén tất cả các tệp đính kèm tùy chọn và sau đó nhấp vào OK .

Lời khuyên: Nếu bạn không muốn hiển thị cái này Nén cài đặt hộp thoại lại trong hiện tại Outlook phiên, vui lòng kiểm tra Không hiển thị lại hộp thoại này trong hiện tại Outlook Phiên hộp. Nhưng nếu bạn mở lại Outlook, hộp thoại Cài đặt nén sẽ được hiển thị lại khi áp dụng tính năng này.

3. Sau đó a Nén tất cả hộp thoại bật lên, nhấp vào Có .

Sau đó, tất cả các tệp đính kèm (bao gồm cả tệp đính kèm ảnh) trong các email đã chọn sẽ được nén ngay lập tức.

Nén tệp đính kèm của một hoặc nhiều email đã chọn theo điều kiện

Đôi khi, bạn chỉ muốn nén một số tệp đính kèm cụ thể trong các email đã chọn hơn là nén tất cả chúng. Tính năng Nén Tất cả các tệp đính kèm cũng cung cấp một số điều kiện cho bạn. Hãy làm như sau.

1. Chọn một email hoặc nhiều email có chứa tệp đính kèm, bạn sẽ nén một số trong số chúng.

2. nhấp chuột Kutools > Công cụ đính kèm > Nén tất cả.

3. bên trong Nén cài đặt hộp thoại, giả sử bạn chỉ muốn nén loại tệp đính kèm .xlsx có kích thước lớn hơn 600, hãy cấu hình như sau.

• Kiểm tra Nén tệp đính kèm phù hợp với điều kiện sau Tùy chọn;
• Kiểm tra Kiểu đính kèm và nhập phần mở rộng tệp (.xlsx) vào hộp văn bản (Đối với nhiều phần mở rộng, vui lòng phân tách chúng bằng dấu chấm phẩy);
• Kiểm tra Kích thước tệp đính kèm hộp, chọn Nhiều hơn từ danh sách thả xuống, rồi nhập kích thước tệp đính kèm (600) vào hộp văn bản;
• Nhấn vào OK .
  

LƯU Ý Vui lòng chỉ định các điều kiện dựa trên nhu cầu của bạn.

4. Sau đó a Nén tất cả hộp thoại bật lên để nhắc bạn có nén các tệp đính kèm hay không, hãy nhấp vào Có .

5. Các Kutools for Outlook hộp thoại bật lên cho bạn biết có bao nhiêu tệp đính kèm đã được nén, nhấp vào OK để đóng nó.

Sau đó, chỉ những tệp đính kèm đáp ứng các điều kiện mới được nén trong các email đã chọn.

Giải nén tất cả các tệp đính kèm của một hoặc nhiều email đã chọn

Phần này sẽ giới thiệu Giải nén tất cả tệp đính kèm của Kutools for Outlook để giúp bạn nhanh chóng giải nén các tệp đính kèm trong một hoặc nhiều email đã chọn.

1. Chọn một hoặc nhiều email chứa các tệp đính kèm đã nén mà bạn sẽ giải nén.

2. nhấp chuột Kutools > Công cụ đính kèm > Giải nén tất cả. Xem ảnh chụp màn hình:

3. Trong cửa sổ bật lên Giải nén tất cả hộp thoại, nhấp vào Có .

Sau đó, tất cả các tệp đính kèm đã nén (bao gồm cả tệp đính kèm hình ảnh) trong các email đã chọn sẽ không được nén.

LƯU Ý Tiện ích này chỉ được áp dụng cho các tệp đính kèm được nén bởi Nén tất cả tính năng này.

Demo: Nén và giải nén tất cả các tệp đính kèm trong nhiều email

Tự động nén tất cả các tệp đính kèm đã nhận trong Outlook

Nếu bạn muốn tự động nén tất cả các tệp đính kèm đã nhận, Tự động nén tiện ích của Kutools for Outlook là sự lựa chọn tốt nhất của bạn.

1. Trước tiên, hãy bật tính năng bằng cách nhấp vào Kutools > Tự động nén > Bật.

2. Trong cửa sổ bật lên Kutools for Outlook hộp thoại, nhấp vào OK cái nút. Bây giờ Tự động nén tính năng được bật.

3. Và sau đó nhấp vào Tự động nén > Trình quản lý nén tự động theo Kutools tab.

4. bên trong Tự động nén tệp đính kèm hộp thoại, vui lòng cấu hình như sau.

• Kiểm tra Tự động nén tất cả các tệp đính kèm đã nhận Tùy chọn;
• Trong tạp chí Phần mở rộng tệp sau khi nén , hãy chọn một tùy chọn khi bạn cần.
• Nhấn vào OK để kết thúc cài đặt. Xem ảnh chụp màn hình:
  

Từ nay trở đi, khi nhận được email có tệp đính kèm trong Outlook, tất cả các tệp đính kèm (bao gồm cả tệp đính kèm hình ảnh) sẽ được nén tự động.

Tự động nén các tệp đính kèm đã nhận theo các quy tắc cụ thể

Khi nhận email, nếu bạn chỉ muốn tự động nén tất cả các tệp đính kèm có phần mở rộng .xlsx có kích thước lớn hơn 600 kilobyte, bạn có thể tạo quy tắc với các điều kiện cụ thể để đạt được quy tắc đó với Tự động nén tiện ích. Hãy làm như sau.

1. nhấp chuột Kutools > Tự động nén > Bật. Trong cửa sổ bật lên Kutools for Outlook hộp thoại, nhấp vào OK cái nút. Sau đó, Tự động nén tính năng được bật.

2. Và sau đó nhấp vào Tự động nén > Trình quản lý nén tự động theo Kutools tab.

3. bên trong Tự động nén tệp đính kèm hộp thoại, bạn cần:

• Kiểm tra Tự động nén các tệp đính kèm đã nhận theo quy tắc Tùy chọn;
• Nhấn vào Mới .
  

4. bên trong Quy tắc nén tự động hộp thoại, vui lòng cấu hình như sau.

• Nhập tên quy tắc vào Tên quy tắc hộp văn bản;
• Trong tạp chí Lọc điều kiện, chỉ định các điều kiện bạn cần (Trong trường hợp này, tôi chỉ bật Kiểu đính kèm và Kích thước tệp đính kèm điều kiện như sau);

• Trong tạp chí Phần mở rộng được nén phần, chọn một tùy chọn khi bạn cần;
• Nhấn vào OK .
  

5. Khi nó trở về Tự động nén tệp đính kèm hộp thoại, bạn có thể thấy quy tắc được tạo đã được chọn và các chi tiết của quy tắc như được hiển thị trong mô tả quy tắc hộp, vui lòng nhấp vào OK để hoàn tất cài đặt.

Từ bây giờ, khi có email đến Outlook, các file đính kèm .xlsx có dung lượng lớn hơn 600KB sẽ được nén tự động.

Ghi chú:

1. bên trong Tự động nén tệp đính kèm hộp thoại, bạn có thể chỉnh sửa, xóa quy tắc đã tạo bằng Chỉnh sửa, Xóa .

2. Để xóa hàng loạt các quy tắc được liệt kê trong Tự động nén tệp đính kèm , trước tiên bạn có thể chọn các quy tắc với sự trợ giúp của sự thay đổi và / hoặc Ctrl , bấm chuột phải vào vùng chọn để hiển thị menu như hình dưới đây, rồi bấm Xóa.

3. Nếu mô tả quy tắc quá dài để hiển thị đầy đủ trong một dòng, bạn có thể kiểm tra Hiển thị gói nội tuyến mô tả quy tắc để hiển thị mô tả quy tắc dưới dạng gói nội tuyến.

4. Nếu bạn chỉ muốn nén hoặc giải nén một tệp đính kèm hoặc nhiều tệp đính kèm đã chọn trong email, vui lòng chọn (các) tệp đính kèm trong Ngăn Đọc, sau đó bạn có thể thấy Công cụ đính kèm đang hiển thị, vui lòng nhấp vào Kutools tab, rồi nhấp vào Nén or Bỏ ấn tượng để nén hoặc giải nén (các) tệp đính kèm đã chọn.

5. Khi nén thủ công tất cả các tệp đính kèm hoặc tự động nén tất cả các tệp đính kèm đã nhận, các tệp đính kèm ảnh được xử lý theo mặc định. Nếu bạn không muốn xử lý các tệp đính kèm hình ảnh, vui lòng nhấp vào Kutools > Các lựa chọn (một mũi tên ở góc dưới bên phải của File đính kèm nhóm). bên trong Tùy chọn đính kèm hộp thoại, bỏ chọn Xử lý tệp đính kèm hình ảnh tùy chọn theo Tổng Quát tab, rồi nhấp vào Ok .

6. Nếu bạn muốn tự động nén các tệp đính kèm trước khi gửi email, vui lòng truy cập vào Tùy chọn đính kèm hộp thoại bằng cách nhấp vào Kutools > Các lựa chọn (một mũi tên ở góc dưới bên phải của File đính kèm nhóm), sau đó kiểm tra Tự động nén tệp đính kèm trước khi gửi email hộp dưới Nén tab.

7. Bên dưới Nén tab của Tùy chọn đính kèm hộp thoại, bạn có thể

• Chỉ định phần mở rộng tệp cho tất cả các tệp đính kèm được nén thủ công.
• Đặt loại trừ nén dựa trên phần mở rộng tệp đính kèm hoặc kích thước tệp đính kèm.

8. Bên dưới Tự động nén tab của Tùy chọn đính kèm hộp thoại, bạn có thể chỉ định trực tiếp phần mở rộng tệp cho tất cả các tệp đính kèm được nén tự động.

Demo: Tự động nén các tệp đính kèm trong mọi email gửi đi và email đến