Khi soạn email, bạn có thể thường xuyên gõ đi gõ lại một số cụm từ nhất định. Tính năng Phần nhanh cho phép bạn chèn nhanh các cụm từ này mà không cần gõ lại chúng mỗi lần. Kutools cho Outlook'S Ngăn văn bản tự động nâng cao tính năng này bằng cách liệt kê tất cả các danh mục Phần nhanh (AutoText) và Phần nhanh trong ngăn tích hợp. Điều này cho phép bạn sử dụng lại bất kỳ Phần nhanh hoặc Văn bản tự động nào chỉ bằng một cú nhấp chuột, giúp cho việc soạn email của bạn hiệu quả và hợp lý hơn.

• Ưu điểm của Ngăn Văn bản Tự động của Kutools
• Nhanh chóng tạo và chèn vùng chọn dưới dạng AutoText (phần nhanh)
• Xóa hoặc đổi tên danh mục hoặc văn bản tự động
• Xuất và nhập văn bản tự động (phần nhanh)
• Di chuyển hoặc điều chỉnh khung Văn bản Tự động
• Các tùy chọn hữu ích khác

Nhấp chuột Kutools > Tài nguyên để mở Khung Kutools. Văn bản tự động ngăn được hiển thị ở phía bên phải của Cửa sổ Outlook. Xem ảnh chụp màn hình:

Sản phẩm Tài nguyên ngăn trong Outlook hỗ trợ cả ngăn đọc và cửa sổ bật lên cho tin nhắn mới, trả lời và chuyển tiếp. Khi bạn nhấp vào Tài nguyên nút, tất cả bốn loại đều được bật theo mặc định. Ngoài ra, bạn có thể chọn nơi bạn muốn ngăn Tài nguyên tự động xuất hiện. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào Kutools > Tài nguyên danh sách thả xuống, sau đó chọn ngăn hoặc cửa sổ mong muốn để ngăn Tài nguyên xuất hiện.

Ưu điểm của Ngăn AutoText của Kutools

Giao diện người dùng trực quan 🖥️

Kutools có thiết kế giao diện thân thiện với người dùng hơn, cho phép người dùng dễ dàng định vị và sử dụng các đoạn văn bản cần thiết. Giao diện trực quan và dễ thao tác, giúp quá trình soạn email hiệu quả hơn.

Chức năng quản lý mạnh mẽ ⚙️

Kutools cung cấp bộ tùy chọn quản lý phong phú hơn, cho phép người dùng nhanh chóng xóa, đổi tên và phân loại các đoạn văn bản. Người dùng có thể quản lý hàng loạt các đoạn mã này, cải thiện đáng kể hiệu quả quản lý và sự tiện lợi.

Chèn nội dung đa dạng 🖼️

Ngoài văn bản, Kutools hỗ trợ chèn nhiều định dạng khác nhau như hình ảnh, bảng biểu, biểu đồ giúp nội dung email phong phú và chuyên nghiệp hơn. Tính năng này cho phép người dùng tạo các email đa dạng và hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh.

Chức năng nhập và xuất 🔄

Kutools cho phép người dùng nhập và xuất các đoạn văn bản tự động. Tính năng này cho phép người dùng sao lưu các đoạn văn bản của họ hoặc di chuyển chúng giữa các thiết bị và phiên bản Outlook khác nhau, mang lại sự linh hoạt và bảo mật dữ liệu cao hơn.

Nhanh chóng tạo và chèn vùng chọn dưới dạng AutoText (phần nhanh)

1. Chọn nội dung bạn sẽ lưu dưới dạng AutoText trong nội dung thư. Và sau đó nhấp vào nút, xem ảnh chụp màn hình:
   .
2. Trong tạp chí Văn bản tự động mới hộp thoại:
   • (1) Nhập tên cho Văn bản tự động mới trong Họ tên cái hộp;
   • (2) Sau đó, chỉ định danh mục để định vị Văn bản tự động mới từ danh sách thả xuống. Bạn có thể trực tiếp tạo một danh mục mới bằng cách nhấp vào Danh mục mới và sau đó thêm tên danh mục của bạn.
   • (3) Nhấp vào Thêm .
     
3. Văn bản tự động đã được tạo cùng một lúc. Bạn có thể xem trước nó trong khung AutoText. Xem ảnh chụp màn hình:
   
4. Để chèn AutoText vào bất kỳ tin nhắn nào bạn cần, chỉ cần nhấp vào nội dung tin nhắn mà bạn muốn chèn.
5. Trong ngăn Văn bản Tự động, trước tiên hãy nhấp để chọn danh mục chứa Văn bản Tự động mà bạn sẽ chèn, sau đó nhấp vào mục nhập Văn bản Tự động để chèn trực tiếp vào email.
   

Xóa hoặc đổi tên danh mục hoặc văn bản tự động

Để xóa hoặc đổi tên danh mục:

Chọn mục danh mục bạn muốn xóa, nhấp vào thả xuống trong hộp danh sách danh mục, chọn Xóa danh mục or Đổi tên danh mục bạn cần.

Để xóa hoặc đổi tên bản ghi AutoText:

Đặt con trỏ vào mục AutoText muốn xóa hoặc đổi tên, nhấn vào biểu tượng. Sau đó chọn Đổi tên or Xóa bỏ tùy chọn bạn cần.

Xuất và nhập văn bản tự động (phần nhanh)

Với tiện ích khung AutoText của Kutools for Outlook, bạn có thể dễ dàng nhập và xuất tất cả các phần nhanh chóng trong Microsoft Outlook chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Xuất các mục nhập Văn bản Tự động:

Nhấn vào thả xuống trong hộp danh sách danh mục và chọn Xuất văn bản tự động, Trong Xuất văn bản tự động hộp thoại, nhấp vào để chọn thư mục đích để lưu tệp đã xuất. Sau đó nhấn vào OK.

Nhập các mục văn bản tự động:

Nhấn vào thả xuống trong hộp danh sách danh mục và chọn Nhập văn bản tự động, Trong Nhập văn bản tự động hộp thoại, nhấp vào để chọn tập tin bạn muốn nhập. Sau đó nhấn vào OK.

Di chuyển hoặc điều chỉnh khung Văn bản Tự động

Nếu bạn muốn di chuyển ngăn Văn bản Tự động đến một vị trí khác hoặc điều chỉnh ngăn Văn bản Tự động, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh nút Đóng rồi bấm vào Di chuyển or Thay đổi kích thước từ danh sách thả xuống.

• Nếu bạn nhấp vào Di chuyển tùy chọn, con trỏ sẽ trở thành hình chữ thập , và bạn có thể di chuyển ngăn Văn bản Tự động đến bất kỳ đâu trong cửa sổ thư hiện tại.
• Nếu bạn nhấp vào Thay đổi kích thước tùy chọn, con trỏ sẽ trở thành , bạn có thể kéo con trỏ để điều chỉnh kích thước của ngăn Văn bản Tự động một cách dễ dàng.

Các tùy chọn hữu ích khác

Trong hộp danh sách Danh mục:

 Refresh: Nhấp vào nút Làm mới này để đồng bộ hóa các mục Văn bản tự động trong Outlook với ngăn Văn bản tự động của Kutools.

Trong hộp danh sách AutoText:

 Bật xem trước nổi: Nhấp vào nút này để hiển thị hoặc ẩn bản xem trước nổi của các mục nhập Văn bản tự động.

 Bật xem trước ngăn danh sách: Nhấp vào nút này để hiển thị hoặc ẩn bản xem trước khung của các mục nhập Văn bản tự động

Tăng cỡ chữ/Giảm cỡ chữ: Hai tùy chọn này cho phép tăng hoặc giảm phông chữ của các mục văn bản tự động theo nhu cầu của bạn.

Demo: tạo, sử dụng lại và xóa các phần nhanh (autotext) trong Outlook

---

Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất

Tin nóng: Kutools cho Outlook ra mắt Phiên bản miễn phí!

Trải nghiệm Kutools hoàn toàn mới cho Outlook Phiên bản MIỄN PHÍ với hơn 70 tính năng đáng kinh ngạc, bạn có thể sử dụng MÃI MÃI! Bấm để tải xuống ngay bây giờ!

🤖 Kutools AI : Sử dụng công nghệ AI tiên tiến để xử lý email một cách dễ dàng, bao gồm trả lời, tóm tắt, tối ưu hóa, mở rộng, dịch và soạn email.

📧 Tự động hoá email: Trả lời tự động (Có sẵn cho POP và IMAP)  /  Lên lịch gửi email  /  Tự động CC/BCC theo quy định khi gửi Email  /  Tự động chuyển tiếp (Quy tắc nâng cao)   /  Tự động thêm lời chào   /  Tự động chia email nhiều người nhận thành các tin nhắn riêng lẻ ...

📨 Quản lý email: Thu hồi email  /  Chặn email lừa đảo theo chủ đề và những người khác  /  Xóa các email trùng lặp  /  Tìm Kiếm Nâng Cao  /  Hợp nhất các thư mục ...

📁 Tệp đính kèm chuyên nghiệp: Lưu hàng loạt  /  Tách hàng loạt  /  Nén hàng loạt  /  Tự động lưu   /  Tự động tách  /  Tự động nén ...

🌟 Giao diện ma thuật: 😊Thêm nhiều biểu tượng cảm xúc đẹp và thú vị hơn   /  Nhắc nhở bạn khi có email quan trọng đến  /  Thu nhỏ Outlook thay vì đóng ...

👍 Kỳ quan chỉ bằng một cú nhấp chuột: Trả lời tất cả bằng tệp đính kèm đến  /   Email chống lừa đảo  /  🕘Hiển thị múi giờ của người gửi ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Danh bạ & Lịch: Thêm hàng loạt liên hệ từ các email đã chọn  /  Chia nhóm liên hệ thành các nhóm riêng lẻ  /  Xóa lời nhắc sinh nhật ...

Mở khóa ngay lập tức Kutools for Outlook chỉ bằng một cú nhấp chuột—miễn phí vĩnh viễn. Đừng chờ đợi, hãy tải xuống ngay và nâng cao hiệu quả của bạn!

Danh sách tính năng của Kutools for Outlook      Tải xuống phiên bản miễn phí      Nâng cấp lên chuyên nghiệp