Tạo quy tắc như một chuyên gia: Quản lý email thành thạo với Quy tắc nâng cao của Kutools trong Outlook

Tác giả: Chumandy Sửa đổi lần cuối: 2024-06-24

Trong thế giới giao tiếp chuyên nghiệp nhộn nhịp, việc quản lý hộp thư đến hiệu quả có thể cũng quan trọng như bất kỳ quyết định chiến lược nào. Microsoft Outlook là một phần mềm quan trọng để xử lý email ở nhiều doanh nghiệp, nhưng với Quy tắc nâng cao của Kutools for Outlook, người dùng có thể vượt qua các giới hạn thông thường và tối ưu hóa quy trình email của họ. Hướng dẫn này đi sâu vào những ưu điểm khác biệt của Quy tắc nâng cao so với Quy tắc Outlook tiêu chuẩn, trình bày cách thiết lập chúng và khám phá các ứng dụng thực tế có thể giúp bạn làm chủ môi trường email của mình một cách hiệu quả.

Quy tắc nâng cao Kutools VS Quy tắc Outlook

Ví dụ tạo quy tắc bằng Advanced Rules trong Outlook

Ví dụ 1: Tự động di chuyển email đến các thư mục cụ thể
Ví dụ 2: Đặt cảnh báo cho các liên lạc có mức độ ưu tiên cao
Ví dụ 3: Tự động trả lời các câu hỏi thông thường

Quy tắc nâng cao Kutools VS Quy tắc Outlook

Mặc dù các quy tắc gốc của Microsoft Outlook cung cấp khả năng quản lý email cơ bản, Kutools cho Outlook's Quy tắc nâng cao tính năng này sẽ đưa năng suất của bạn lên một tầm cao mới. Các Quy tắc nâng cao tính năng cung cấp một số khác biệt lợi thế trên tiêu chuẩn Quy tắc Outlook. Dưới đây là cái nhìn chi tiết về những lợi ích này:

🌐 Ứng dụng nhiều tài khoản:

Không giống như các quy tắc gốc của Outlook chỉ áp dụng cho tài khoản email mà chúng được thiết lập, Quy tắc nâng cao của Kutools có thể được áp dụng trên nhiều tài khoản email trong Outlook. Tính năng này cho phép người dùng dễ dàng thực hiện một quy tắc duy nhất để tất cả các or tài khoản được chỉ định , hợp lý hóa quy trình và đảm bảo tính nhất quán giữa các thông tin liên lạc qua email khác nhau.

🚀 Thêm điều kiện để tạo quy tắc:

Quy tắc nâng cao của Kutools cung cấp nhiều lựa chọn điều kiện hơn. Ví dụ: người dùng có thể đặt điều kiện dựa trên ngôn ngữ của email , tên tệp đính kèm có bao gồm các từ cụ thể không , hoặc là loại tệp đính kèm . Những điều kiện mới được thêm vào này giúp nâng cao đáng kể việc tổ chức và quản lý hộp thư đến của bạn.

⚙️ Tùy chỉnh nâng cao:

Trong khi Quy tắc Outlook được giới hạn ở các hành động và điều kiện được xác định trước, Quy tắc nâng cao của Kutools cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh mở rộng, cho phép thực hiện các quy tắc phức tạp với các điều kiện lồng nhau. Ví dụ, Quy tắc Outlook chỉ có thể kiểm tra xem chủ đề hoặc nội dung chứa những từ cụ thể. Ngược lại, Quy tắc nâng cao có thể chỉ định các điều kiện như 'chứa ''không chứa ''chính xác) ''không phải là ''bắt đầu với ''không bắt đầu bằng ''kết thúc bằng ', và 'không kết thúc bằng '. Ngoài ra, khi xử lý văn bản của các từ cụ thể, Quy tắc Outlook chỉ có thể kết hợp các điều kiện bằng cách sử dụng 'or ' (có nghĩa là bất kỳ điều kiện nào cũng có thể kích hoạt quy tắc), Quy tắc nâng cao cho phép logic phức tạp hơn bằng cách bật cả 'và ' (tất cả các điều kiện phải được đáp ứng) và 'or ' mối quan hệ giữa các điều kiện văn bản. Điều này cho phép lọc email chính xác hơn.

📂 Danh mục được phân loại:

Khi thiết lập các điều kiện Quy tắc Outlook trộn tất cả các điều kiện lại với nhau. Ngược lại, Quy tắc nâng cao của Kutools nâng cao tổ chức bằng cách phân loại gọn gàng các điều kiện thành các loại quy tắc riêng biệt, đơn giản hóa quá trình thiết lập.

🔍 Tổng quan rõ ràng hơn:

Sản phẩm Quy tắc nâng cao tính năng này cung cấp cái nhìn tổng quan toàn diện về tất cả các quy tắc của bạn, cung cấp khả năng hiển thị rõ ràng về các hành động mà mỗi quy tắc sẽ thực hiện. Ví dụ: nếu quy tắc được đặt để di chuyển email đến một thư mục cụ thể khi đáp ứng các điều kiện nhất định, giao diện sẽ hiển thị rõ ràng hành động là 'Di chuyển đến '. Sự rõ ràng này không chỉ đơn giản hóa việc quản lý quy tắc mà còn hỗ trợ đáng kể trong việc khắc phục sự cố.

🌟 Giao diện thân thiện với người dùng:

Trong khi Quy tắc Outlook giao diện có thể phức tạp đối với người dùng mới, giao diện trực quan của Quy tắc nâng cao giúp bạn dễ dàng thiết lập và quản lý các quy tắc.

🤝 Tích hợp liền mạch:

Quy tắc nâng cao của Kutools tích hợp liền mạch với Outlook, đảm bảo rằng tất cả email và cài đặt hiện có của bạn đều tương thích và bạn có thể tiếp tục sử dụng Outlook mà không gặp bất kỳ gián đoạn nào.

Nâng cấp trải nghiệm email của bạn với Kutools cho Outlook ! Mở khóa tiềm năng hộp thư đến của bạn với hơn 100 công cụ tiện lợi được thiết kế để đơn giản hóa quy trình gửi email của bạn, giải quyết cả nhu cầu cơ bản và nâng cao. Khám phá tất cả các tính năng mà không gặp bất kỳ rủi ro nào để có được trải nghiệm email biến đổi. Tải xuống ngay hôm nay và hợp lý hóa các nhiệm vụ email của bạn!

Ví dụ về Tạo quy tắc bằng quy tắc nâng cao trong Outlook

Việc tạo và quản lý các quy tắc email không còn là điều khó khăn nữa. Kutools cho Outlook's Quy tắc nâng cao Tính năng này giúp đơn giản hóa quy trình này bằng giao diện mạnh mẽ và trực quan phục vụ cho cả người dùng mới làm quen cũng như người dùng thành thạo. Trong phần này, chúng ta sẽ khám phá cách bạn có thể tận dụng Quy tắc nâng cao để hợp lý hóa quy trình làm việc email của bạn, giới thiệu ba ví dụ phổ biến về quy tắc trong Outlook.

Lưu ý: Để áp dụng Quy tắc nâng cao tiện ích của Kutools cho Outlook, trước hết bạn nên tải xuống và cài đặt Kutools cho Outlook.

Ví dụ 1: Tự động di chuyển email đến các thư mục cụ thể
Ví dụ 2: Đặt cảnh báo cho các liên lạc có mức độ ưu tiên cao
Ví dụ 3: Tự động trả lời các câu hỏi thông thường

Ví dụ 1: Tự động di chuyển email đến các thư mục cụ thể

Quy tắc này rất cần thiết đối với những người dùng xử lý khối lượng lớn email đến từ nhiều nguồn khác nhau. Nó tự động sắp xếp email vào các thư mục được chỉ định, cho phép người dùng ưu tiên và phản hồi hiệu quả hơn. Ví dụ: các email chứa từ khóa cụ thể sẽ được chuyển đến các thư mục tương ứng. Tổ chức này giúp duy trì hộp thư đến gọn gàng và ngăn nắp, cho phép người dùng nhanh chóng xác định vị trí các email liên quan đến chủ đề hoặc dự án cụ thể mà không cần phải sàng lọc hộp thư đến lộn xộn.

Bước 1. Kích hoạt tính năng Quy tắc nâng cao và bắt đầu tạo quy tắc mới

1. Đi đến Kutools tab và nhấp chuột Quy tắc nâng cao.

2. bên trong Quy tắc nâng cao hộp thoại, nhấp vào Mới để bắt đầu tạo quy tắc mới.

Bước 2: Thiết lập điều kiện cho luật

Trong trường hợp này, mục tiêu của chúng tôi là di chuyển các email có chứa cụm từ 'Kutools cho Outlook'Và'bán hàng' hoặc là 'WHO'Và'bán hàng' trong chủ đề hoặc nội dung, vào một thư mục được chỉ định.

1. bên trong Tạo quy tắc mới – Bước 1/4 hộp thoại, kiểm tra Chủ đề hoặc nội dung chứa các từ cụ thể tùy chọn.

2. Các Văn bản Chứa hộp thoại bật lên. Nhấn vào Nút mới.

3. bên trong Tìm kiếm văn bản hộp thoại, vui lòng làm như sau.

3.1 Loại 'Kutools cho Outlook'Và'bán hàng' bên trong Văn bản Tìm kiếm Mới hộp văn bản.

3.2 Nhấn Thêm.

3.3 Nhấn OK.

Bằng cách đó, nó chỉ định điều kiện là email phải chứa cả hai từ.

4. Sau đó nó quay trở lại Văn bản Chứa hộp thoại. Để thêm một nhóm cụm từ thay thế, vui lòng nhấp vào Mới một lần nữa.

5. bên trong Tìm kiếm văn bản hộp thoại, lặp lại quy trình.

5.1 Loại 'WHO'Và'bán hàng' bên trong Văn bản Tìm kiếm Mới hộp văn bản.

5.2 Nhấn Thêm.

5.3 Nhấn OK.

6. Bây giờ điều kiện đã được thiết lập thành công. Điều kiện này sẽ được áp dụng cho các email có chứa 'Kutools cho Outlook'Và'bán hàng' hoặc là 'WHO'Và'bán hàng'. Nhấp chuột OK.

7. nhấp chuột Sau để di chuyển đến Hoạt động cài đặt.

Mẹo:

Ngoài việc kiểm tra xem chủ đề hoặc nội dung 'chứa ' từ cụ thể, Quy tắc nâng cao cũng có thể chỉ định các điều kiện như 'không chứa ''chính xác) ''không phải là ''bắt đầu với ''không bắt đầu bằng ''kết thúc bằng ', và 'không kết thúc bằng '.
Chỉ cần nhấp vào phần văn bản được gạch chân trong Tạo quy tắc mới – Bước 1/4 hộp thoại và chọn từ trình đơn thả xuống trong cửa sổ bật lên Tạo quy tắc mới hộp thoại.

Bước 3: Thiết lập hành động cho quy tắc

1. bên trong Tạo quy tắc mới – Bước 2/4 hộp thoại, kiểm tra Di chuyển đến thư mục được chỉ định tùy chọn.

2. Trong cửa sổ bật lên Chọn thư mục hộp thoại, chọn thư mục được chỉ định.

3. nhấp chuột OK.

4. nhấp chuột Sau chuyển đến Trường hợp ngoại lệ cài đặt.

Bước 4: Thiết lập ngoại lệ cho quy tắc

Trong tạp chí Tạo quy tắc mới – Bước 3/4 hộp thoại, chỉ định các ngoại lệ. Trong ví dụ này, chúng tôi không có ngoại lệ nên chúng tôi nhấp vào Sau.

Bước 5: Hoàn tất thiết lập quy tắc

1. bên trong Tạo quy tắc mới – Bước 4/4 hộp thoại, nhập tên của quy tắc trong Tên quy tắc hộp văn bản.

2. (tùy chọn) Nhập nhận xét của quy tắc vào phần Nhận xét về quy tắc hộp văn bản.

3. nhấp chuột OK.

Lời khuyên:

Nếu bạn muốn áp dụng quy tắc này cho các tài khoản cụ thể, thay vì tất cả các tài khoản, vui lòng chọn các tài khoản từ Phạm vi quy tắc danh sách thả xuống.

Theo mặc định, Kích hoạt quy tắc này hộp được kiểm tra. Nếu bạn không muốn kích hoạt quy tắc, hãy bỏ chọn hộp này.

Kết quả

Bây giờ quy tắc đã được tạo thành công. Nhấp chuột OK để hoàn tất cài đặt. Từ giờ trở đi, nếu email đến có dòng chữ 'Kutools cho Outlook'Và'bán hàng' hoặc là 'WHO'Và'bán hàng' trong chủ đề hoặc nội dung, chúng sẽ được chuyển đến thư mục được chỉ định.

Ví dụ 2: Đặt cảnh báo cho liên lạc có mức độ ưu tiên cao

Điều quan trọng đối với những người dùng như người quản lý là phải phản hồi kịp thời các thông tin liên lạc từ quản lý cấp trên hoặc khách hàng quan trọng để đảm bảo việc ra quyết định hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc này, họ có thể định cấu hình quy tắc để kích hoạt cảnh báo trên màn hình bất cứ khi nào nhận được email có chứa các từ như "khẩn cấp" hoặc "Càng sớm càng tốt" trong dòng chủ đề. Việc thực hiện quy tắc này đảm bảo rằng người quản lý được thông báo ngay lập tức về các email quan trọng, cho phép họ giải quyết nhanh chóng các vấn đề quan trọng và duy trì mức độ phản hồi và tính chuyên nghiệp cao.

Bước 1. Kích hoạt tính năng Quy tắc nâng cao và bắt đầu tạo quy tắc mới

1. Đi đến Kutools tab và nhấp chuột Quy tắc nâng cao.

2. bên trong Quy tắc nâng cao hộp thoại, nhấp vào Mới để bắt đầu tạo quy tắc mới.