Bỏ qua nội dung chính

Quản lý danh bạ trùng lặp trong Outlook: xóa, hợp nhất, di chuyển, phân loại

Khi bạn nhập danh bạ vào Outlook từ bảng tính Excel hoặc phần mềm khác, có khả năng tạo các mục nhập trùng lặp trong thư mục danh bạ của bạn. Những bản sao như vậy có thể làm lộn xộn các thư mục Danh bạ của bạn, tiêu tốn dung lượng không cần thiết trong Outlook. Để có giải pháp hợp lý, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Địa chỉ liên hệ trùng lặp tiện ích của Kutools cho Outlook. Tính năng này cho phép bạn dễ dàng xóa, hợp nhất, di chuyển và thậm chí phân loại các liên hệ trùng lặp trên nhiều tài khoản email khác nhau trong các thư mục Danh bạ đã chọn.


Ưu điểm của Kutools dành cho Danh bạ trùng lặp của Outlook

    • 🔄 Tùy chọn xử lý trùng lặp linh hoạt: Kutools for Outlook nâng cao việc quản lý các liên hệ trùng lặp bằng cách cung cấp một bộ tùy chọn linh hoạt đáp ứng nhiều nhu cầu và sở thích khác nhau của người dùng:
    • 🗑️ Xóa tạm thời hoặc vĩnh viễn các bản sao: Người dùng có thể chọn tạm thời di chuyển các bản sao vào thư mục "Các mục đã xóa", cho phép khôi phục nếu cần hoặc xóa chúng vĩnh viễn để sắp xếp hợp lý danh sách liên hệ của họ, cân bằng giữa việc bảo vệ danh bạ và duy trì cơ sở dữ liệu sạch sẽ.
    • 🔗 Hợp nhất thông tin từ các thông tin trùng lặp vào một liên hệ duy nhất: Khi hợp nhất các địa chỉ liên hệ trùng lặp, Kutools hợp nhất thông tin từ tất cả các địa chỉ liên hệ trùng lặp đã chọn, đảm bảo không có dữ liệu nào bị mất.
    • 📂 Di chuyển các bản sao một cách linh hoạt: Người dùng có thể di chuyển có chọn lọc tất cả các bản sao, bao gồm cả bản sao đầu tiên hoặc chỉ các bản sao bổ sung vào một thư mục được chỉ định. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho những người dùng muốn xem lại các bản sao sau này hoặc duy trì các danh sách riêng biệt cho các mục đích khác nhau.
    • 🏷️ Phân loại trùng lặp để dễ nhận biết sau này: Bằng cách cho phép người dùng phân loại các bản sao, Kutools tạo điều kiện tổ chức và quản lý liên hệ tốt hơn. Tính năng này đặc biệt hữu ích để quản lý cơ sở dữ liệu liên hệ lớn, nơi việc phân loại hiệu quả có thể tiết kiệm thời gian và cải thiện quy trình làm việc.
  • 🌐 Quản lý trùng lặp nhiều tài khoản và thư mục: Kutools tỏa sáng ở khả năng quản lý các bản sao trên nhiều tài khoản email và thư mục liên hệ cùng một lúc. Khả năng này hợp lý hóa những gì lẽ ra là một quy trình rườm rà và tốn thời gian với các công cụ gốc của Outlook, cung cấp cho người dùng một cách tiếp cận thống nhất để giải quyết các liên hệ trùng lặp bất kể vị trí của họ trong Outlook.
  • 🔍 Phát hiện sự trùng lặp có thể tùy chỉnh: Không giống như tính năng phát hiện trùng lặp cơ bản của Outlook, Kutools cho phép tùy chỉnh chi tiết trong việc xác định các bản sao bằng cách cho phép người dùng chọn các trường liên hệ cụ thể để so sánh. Điều này đảm bảo phát hiện chính xác hơn các bản sao dựa trên các tiêu chí phù hợp nhất với người dùng.
  • 🧭 Lọc lại tiết kiệm thời gian: Kutools ghi nhớ các cài đặt trước đó cho các thư mục và trường liên hệ đã chọn, cho phép người dùng nhanh chóng lọc lại các bản sao mà không cần cấu hình lại cài đặt. Tính năng này giúp giảm đáng kể thời gian dành cho việc quản lý các bản sao, đặc biệt đối với những người dùng thực hiện tác vụ này thường xuyên.
  • 👥 Quản lý nhóm liên hệ trùng lặp: Tiện ích mở rộng tính năng quản lý trùng lặp cho các nhóm liên hệ, cung cấp các tùy chọn để quản lý các nhóm liên hệ trùng lặp dựa trên tên nhóm, tên thành viên hoặc địa chỉ email của thành viên.

Nhanh chóng xóa, hợp nhất, di chuyển hoặc phân loại các liên hệ trùng lặp trong Outlook

Đây là cách áp dụng Địa chỉ liên hệ trùng lặp tính năng xóa, hợp nhất, di chuyển hoặc phân loại các liên hệ trùng lặp trong Outlook.

Kutools cho Outlook: Mở khóa 100 công cụ mạnh mẽ cho Outlook. Dùng thử miễn phí 60 ngày, không giới hạn.Khám phá nhiều hơn... Thử ngay bây giờ!

  1. trên Kutools tab, trong Xóa bỏ nhóm, nhấp Địa chỉ liên hệ trùng lặp (bạn cũng có thể nhấp vào Kutools Plus > Địa chỉ liên hệ trùng lặp).

  2. Trong tạp chí Liên hệ trùng lặp - Bước 1 (trong số 5): Chỉ định (các) tệp dữ liệu trình hướng dẫn, hãy chọn các tệp dữ liệu mà bạn muốn xóa, hợp nhất, di chuyển hoặc phân loại các liên hệ trùng lặp. Sau khi chọn xong hãy nhấn vào Bước tiếp theo: Chỉ định thư mục liên hệ .

    Lưu ý: Nếu bạn có nhiều tài khoản email trong Outlook với các thư mục danh bạ có dung lượng lớn, một cửa sổ đang tải (các) thư mục danh bạ sẽ bật lên như ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị. Bạn có thể chọn nhấp vào Bỏ qua tài khoản email đang tải hiện tại hoặc chỉ cần đợi tất cả các thư mục danh bạ tải xong.

  3. Sau khi tải xong các thư mục Danh bạ, tất cả các thư mục Danh bạ sẽ được hiển thị ở hộp bên trái của Liên hệ trùng lặp – Bước 2 (trên 5) cửa sổ. Chọn thư mục Danh bạ chứa các liên hệ trùng lặp mà bạn muốn giải quyết, sau đó bấm vào Tiếp theo: Chọn các trường liên hệ để so sánh trùng lặp .

    Lời khuyên:
    • Để biết thêm các tùy chọn nhanh chóng như Kiểm tra tất cả để chọn thư mục, nhấp chuột phải vào danh sách thư mục.
    • Tất cả các thư mục đã chọn sẽ xuất hiện ở hộp bên phải. Bạn có thể xóa hoặc sắp xếp chúng theo yêu cầu. Liên hệ từ các thư mục được liệt kê ở trên cùng sẽ được ưu tiên giữ lại khi quản lý trùng lặp.
    • Nếu trước đây bạn đã sử dụng công cụ này và thiết lập tiêu chí lọc, bạn chỉ cần nhấp vào Bắt đầu lọc để áp dụng các tiêu chí hiện có này nhằm lọc ra những liên hệ trùng lặp.
  4. Trong tạp chí Liên hệ trùng lặp – Bước 3 (trên 5) trình hướng dẫn, vui lòng chọn các trường liên hệ để xác định các trường trùng lặp (các liên hệ được coi là trùng lặp nếu thông tin của họ trong các trường này khớp chính xác) trong trình hướng dẫn Vui lòng chọn các trường Danh bạ để so sánh trùng lặp và sau đó bấm vào Tiếp theo: Chọn các trường sẽ được liệt kê trong kết quả .

    Lời khuyên:
    1. Các trường đã chọn hiển thị trong hình trên thể hiện cài đặt mặc định do Kutools cung cấp. Bạn có thể dễ dàng chọn các giá trị mặc định này bằng cách nhấp vào Trường mặc định .
    2. Nếu bạn kiểm tra Tìm kiếm tất cả các bản sao trong các thư mục Danh bạ đã chọn tùy chọn, tiện ích sẽ tìm kiếm các liên hệ trùng lặp trên tất cả các thư mục bạn đã chọn. Nếu bạn không chọn tùy chọn này, các bản sao sẽ được tìm kiếm riêng biệt trong từng thư mục liên hệ riêng lẻ.
  5. Trong tạp chí Liên hệ trùng lặp – Bước 4 (trên 5) trình hướng dẫn, hãy chọn một tùy chọn để chỉ định các trường sẽ được liệt kê trong hộp kết quả, sau đó bấm vào nút Bắt đầu lọc .

    Lời khuyên:
    • Mặc định: Tùy chọn này chọn các trường được thiết lập sẵn. Tên nhóm liên hệ (Nhóm liên hệ), Tên thành viên (Nhóm liên hệ), Địa chỉ email của thành viên (Nhóm liên hệ)Tên đầy đủ.
    • Tuỳ chỉnh: Tùy chọn này kích hoạt Nội dung tự xác định nút, cho phép bạn chọn các trường bạn muốn hiển thị trong kết quả.
    • Các trường đã chọn: Tùy chọn này chọn các trường bạn đã chọn ở bước trước.
  6. Tất cả các liên hệ trùng lặp sẽ xuất hiện trong Danh sách liên hệ/Danh sách liên hệ trùng lặp (ô bên trái) của Liên hệ trùng lặp – Bước 5 (trên 5) trình hướng dẫn, hiển thị các trường bạn đã chọn hiển thị. Trong trình hướng dẫn này, bạn có thể:
    1. Mở rộng các mục trùng lặp và chọn hoặc bỏ chọn một liên hệ để quyết định xem nên bao gồm hay loại trừ liên hệ đó khỏi quá trình xử lý các mục trùng lặp. Mẹo: Bạn có thể mở rộng một nhóm bằng cách nhấp vào nhóm đó. Sau đó, chọn một liên hệ trùng lặp để xem chi tiết của liên hệ đó trong Xem trước thông tin liên hệ cái hộp.
    2. Từ Làm thế nào để đối phó với các liên hệ trùng lặp? danh sách thả xuống, hãy chọn một hành động để áp dụng cho các bản sao đã chọn.
      • Xóa (Di chuyển đến thư mục "Các mục đã xóa"): Thao tác này sẽ di chuyển các bản sao vào thư mục Các mục đã xóa mà không xóa chúng vĩnh viễn.
      • Xóa vĩnh viễn: Điều này sẽ loại bỏ vĩnh viễn tất cả các bản sao đã chọn.
      • đi: Điều này kết hợp tất cả các địa chỉ liên hệ trùng lặp đã chọn, hợp nhất thông tin của họ.
      • Di chuyển tất cả các liên hệ trùng lặp (ngoại trừ liên hệ đầu tiên): Thao tác này sẽ chuyển các bản sao, ngoại trừ phiên bản đầu tiên của chúng, vào một thư mục được chỉ định.
      • Di chuyển tất cả các liên hệ trùng lặp (bao gồm liên hệ đầu tiên): Thao tác này sẽ di chuyển tất cả các trường hợp trùng lặp vào một thư mục được chỉ định.
      • Thêm thể loại: Điều này gắn thẻ tất cả các liên hệ trùng lặp đã chọn với một danh mục được chỉ định để nhận dạng dễ dàng hơn sau này.
    3. Nhấp chuột Đăng Ký Ngay để xử lý các bản sao theo hành động bạn đã chọn.

Sau khi quá trình hoàn tất, tất cả các liên hệ trùng lặp có địa chỉ sẽ được hiển thị bằng gạch ngang trong Danh sách liên hệ/Danh sách liên hệ trùng lặp. Vui lòng đóng Địa chỉ liên hệ trùng lặp thuật sĩ để hoàn tất quá trình.


Các mẹo bổ sung khi sử dụng tính năng Danh bạ trùng lặp của Kutools for Outlook

  1. Xử lý một liên hệ trùng lặp cụ thể
    Bạn có thể phân loại, di chuyển, xóa hoặc xóa vĩnh viễn một liên hệ trùng lặp bằng cách nhấp chuột phải vào liên hệ đó và chọn tùy chọn bạn cần từ menu ngữ cảnh.

  2. Xử lý tất cả các bản sao được kiểm tra trong một nhóm
    Bạn có thể phân loại, di chuyển, hợp nhất, xóa hoặc xóa vĩnh viễn tất cả các mục trùng lặp đã kiểm tra trong một nhóm bằng cách nhấp chuột phải vào nhóm và chọn tùy chọn bạn cần từ menu ngữ cảnh.

  3. Dễ dàng lọc lại các liên hệ trùng lặp
    Sản phẩm Địa chỉ liên hệ trùng lặp tiện ích giữ lại các cài đặt trước đó của bạn, bao gồm các thư mục đã chọn và trường liên hệ. Lần tiếp theo bạn sử dụng tính năng này, chỉ cần nhấn nút Bắt đầu lọc nút trong Liên hệ trùng lặp – Bước 2 (trên 5) Thuật sĩ. Điều này sẽ trực tiếp lọc các bản sao mà không yêu cầu bạn phải cấu hình lại các trường liên hệ.

  4. Điều gì sẽ xảy ra nếu không tìm thấy địa chỉ liên hệ trùng lặp
    Nếu không tìm thấy địa chỉ liên hệ trùng lặp, bạn có thể chọn chọn lại các trường để xác định địa chỉ liên hệ trùng lặp hoặc kết thúc quá trình nếu cần.
  5. Quản lý các nhóm liên hệ trùng lặp
    Nếu có các nhóm liên hệ trùng lặp trong các thư mục đã chọn của bạn, bạn có thể giải quyết chúng một cách hiệu quả. bên trong Liên hệ trùng lặp - Bước 3 (trên 5) thuật sĩ, chỉ cần chọn tiêu chí mong muốn - có thể là Tên nhóm liên hệ (Nhóm liên hệ), Tên thành viên (Nhóm liên hệ) or Địa chỉ email của thành viên (Nhóm liên hệ). Chọn theo nhu cầu của bạn để quản lý các nhóm trùng lặp này.


Demo: Xóa hoặc di chuyển các liên hệ trùng lặp trong Outlook

Mẹo: Trong Video này, Kutools tab được thêm bởi Kutools cho Outlook. Nếu bạn cần nó, xin vui lòng bấm vào Ở đây để có 60 ngày dùng thử miễn phí không giới hạn!


Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất

Kutools cho Outlook - Hơn 100 tính năng mạnh mẽ để tăng cường Outlook của bạn

🤖 Trợ lý thư AI: Email chuyên nghiệp tức thì với phép thuật AI--một cú nhấp chuột để có câu trả lời xuất sắc, giọng điệu hoàn hảo, khả năng thông thạo đa ngôn ngữ. Chuyển đổi email một cách dễ dàng! ...

📧 Tự động hoá email: Vắng Mặt (Có sẵn cho POP và IMAP)  /  Lên lịch gửi email  /  Tự động CC/BCC theo quy định khi gửi Email  /  Tự động chuyển tiếp (Quy tắc nâng cao)   /  Tự động thêm lời chào   /  Tự động chia email nhiều người nhận thành các tin nhắn riêng lẻ hữu ích. Cảm ơn !

📨 Quản lý email: Dễ dàng thu hồi email  /  Chặn email lừa đảo theo chủ đề và những người khác  /  Xóa các email trùng lặp  /  Tìm Kiếm Nâng Cao  /  Hợp nhất các thư mục hữu ích. Cảm ơn !

📁 Tệp đính kèm chuyên nghiệpLưu hàng loạt  /  Tách hàng loạt  /  Nén hàng loạt  /  Tự động lưu   /  Tự động tách  /  Tự động nén hữu ích. Cảm ơn !

🌟 Giao diện ma thuật: 😊Thêm nhiều biểu tượng cảm xúc đẹp và thú vị hơn   /  Tăng năng suất Outlook của bạn với chế độ xem theo thẻ  /  Thu nhỏ Outlook thay vì đóng hữu ích. Cảm ơn !

👍 Kỳ quan chỉ bằng một cú nhấp chuột: Trả lời tất cả bằng tệp đính kèm đến  /   Email chống lừa đảo  /  🕘Hiển thị múi giờ của người gửi hữu ích. Cảm ơn !

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Danh bạ & Lịch: Thêm hàng loạt liên hệ từ các email đã chọn  /  Chia nhóm liên hệ thành các nhóm riêng lẻ  /  Xóa lời nhắc sinh nhật hữu ích. Cảm ơn !

Trên 100 tính năng Chờ đợi sự khám phá của bạn! Bấm vào đây để khám phá thêm.

 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations