Bỏ qua nội dung chính

Nhanh chóng xóa, di chuyển hoặc phân loại các email trùng lặp trong Outlook

Thật không may, khi bạn muốn xóa tất cả các email trùng lặp của mình cùng một lúc, Outlook không cung cấp giải pháp tích hợp sẵn. Thông thường, bạn phải xóa từng cái một theo cách thủ công hoặc tìm kiếm một add-in hữu ích để hỗ trợ công việc này. Kutools for Outlook là một tiện ích bổ sung có giá trị được thiết kế để tăng năng suất của bạn trong Outlook. Với Kutools cho Outlook's Tiện ích trùng lặp, việc quản lý các email trùng lặp chỉ trong tích tắc, cho phép bạn nhanh chóng xóa, di chuyển hoặc phân loại chúng hàng loạt.


Xóa các email trùng lặp trong các email đã chọn

Để xóa các email trùng lặp trong các email đã chọn, Email đã chọn tính năng của Kutools cho Outlook có thể giúp bạn dễ dàng thực hiện được điều đó. Hãy làm như sau.

1. Mở một thư mục email và chọn những email bạn muốn xóa trùng lặp trong đó.

  • Giữ Ctrl key, bạn có thể chọn nhiều email không liền kề bằng cách nhấp vào từng email một trong danh sách thư.
  • Giữ sự thay đổi key, bạn có thể chọn nhiều email liền kề bằng cách nhấp vào email đầu tiên và email cuối cùng trong danh sách thư.

2. Lựa chọn Kutools > Bản sao > Email đã chọn.

3. Sau đó a Bản sao hộp thoại sẽ bật lên, liệt kê tất cả các bản sao trong các email đã chọn. Sau đó, bạn có thể nhấp vào Xóa bỏ để bắt đầu xóa tất cả các email trùng lặp.

Mẹo: Tất cả các email trùng lặp đều được kiểm tra theo mặc định. Nếu không muốn xóa tất cả các bản sao, bạn có thể mở rộng nhóm trùng lặp và chỉ kiểm tra những bản sao cần xóa.

4. Các Thư trùng lặp – Kutools Sau đó, hộp thoại sẽ bật lên để nhắc bạn rằng bạn đã xóa bao nhiêu email trùng lặp. Nhấp chuột OK để đóng hộp thoại này.

5. Bây giờ, tất cả các email trùng lặp đã bị xóa, chỉ còn lại một bản sao (email hiển thị dấu chấm màu đỏ ở góc dưới bên phải của biểu tượng email). Bạn có thể nhấp vào Kết thúc để đóng hộp thoại.

Chú ý:
  • Để xóa các bản sao cụ thể, chỉ cần kiểm tra chúng trong Danh sách email trùng lặp hộp và sau đó nhấp vào xóa .
  • Email được coi là trùng lặp nếu chủ đề, nội dung và tên tệp đính kèm giống nhau. Tất cả ba tiêu chí phải được đáp ứng để một email được phân loại là trùng lặp.

Xóa các email trùng lặp khỏi các thư mục được chỉ định

Trong phần trên, tôi đã mô tả cách xóa các email trùng lặp khỏi các email đã chọn, ở đây, tôi sẽ mô tả cách xóa các email trùng lặp khỏi các thư mục được chỉ định bằng cách sử dụng Xóa email trùng lặp trong thư mục tính năng của Kutools cho Outlook.

1. Sau khi cài đặt Kutools for Outlook, hãy chọn Kutools > Bản sao > Email thư mục.

2. bên trong Email trùng lặp – Chọn thư mục hộp thoại, bạn cần cấu hình như sau.

2.1) Chọn thư mục email mà bạn muốn xóa các bản sao.
2.2) Nhấp OK để tiếp tục.
Lời khuyên:
  • Nếu bạn muốn tìm các email trùng lặp trong các thư mục đã chọn, hãy kiểm tra Lọc chéo tệp hộp. Nếu không, việc tìm kiếm các email trùng lặp sẽ bị giới hạn trong các thư mục riêng lẻ.
  • Có thêm nhiều thao tác ở menu chuột phải giúp bạn chọn nhanh thư mục. Xem ảnh chụp màn hình:

3. Sau đó a Email trùng lặp hộp thoại sẽ bật lên, liệt kê tất cả các bản sao trong các email đã chọn. Sau đó, bạn có thể nhấp vào Xóa bỏ để bắt đầu xóa tất cả các email trùng lặp.

Lời khuyên:
  • Tất cả các email trùng lặp đều được kiểm tra theo mặc định. Nếu không muốn xóa tất cả các bản sao, bạn có thể mở rộng nhóm trùng lặp và chỉ kiểm tra những bản sao cần xóa.
  • Nhấp chuột phải vào danh sách trùng lặp sẽ mở menu chuột phải nơi bạn có thể dễ dàng mở rộng và thu gọn danh sách bằng cách nhấp vào tùy chọn thích hợp.

4. Sau đó a Thư trùng lặp – Kutools hộp thoại sẽ bật lên để nhắc bạn rằng bạn đã xóa bao nhiêu email trùng lặp. Nhấp chuột OK để đóng hộp thoại này.

5. Bây giờ, tất cả các email trùng lặp đã bị xóa, chỉ còn lại một bản sao (email hiển thị dấu chấm màu đỏ ở góc dưới bên phải của biểu tượng email). Sau khi xóa xong, hãy đóng hộp thoại.

Chú ý:
  • Để xóa các bản sao cụ thể, chỉ cần kiểm tra chúng trong Danh sách email trùng lặp hộp và sau đó nhấp vào xóa .
  • Email được coi là trùng lặp nếu chủ đề, nội dung và tên tệp đính kèm giống nhau. Tất cả ba tiêu chí phải được đáp ứng để một email được phân loại là trùng lặp.

Xóa, di chuyển hoặc phân loại các email trùng lặp trong các thư mục được chỉ định

Ngoài hai đặc điểm trên, Kutools cho Outlook cũng cung cấp một tính năng gọi là Bản sao nâng cao. Tính năng này không chỉ xóa các email trùng lặp trong các thư mục được chỉ định dựa trên các bộ lọc đã đặt của bạn; nó cũng cho phép di chuyển và phân loại những bản sao đó.

1. Sau khi cài đặt Kutools for Outlook, hãy chọn Kutools > Bản sao > Bản sao nâng cao.

2. bên trong Email trùng lặp – Bước 1 wizard, bạn cần cấu hình như sau.

2.1) Chọn thư mục email mà bạn muốn xóa các bản sao.
2.2) Nhấp vào Tiếp theo: Chọn các trường để lọc các email trùng lặp nút để tiếp tục.
Lời khuyên:
  • Kích chuột phải vào Tên thư mục list, bạn có thể dễ dàng kiểm tra, bỏ chọn, chọn, bỏ chọn, mở rộng hoặc thu gọn tất cả các thư mục khi cần bằng các tùy chọn nhấp chuột phải.
  • Các thư mục đã chọn được liệt kê ở phía bên phải của trình hướng dẫn và các thư trong thư mục phía trên sẽ được ưu tiên giữ lại.
  • Bạn có thể chọn một trong các thư mục và sau đó nhấp vào bất kỳ biểu tượng di chuyển nào để sắp xếp lại thư mục đã chọn nếu cần.
  • Bạn có thể xóa một thư mục bằng cách chọn nó và nhấp vào Xóa bỏ .

3. Bây giờ bạn đi vào Email trùng lặp – Bước 2 Thuật sĩ. Trong trình hướng dẫn này, bạn cần chỉ định các điều kiện để xác định email trùng lặp và nhấp vào nút Tiếp theo: Chọn các trường sẽ được liệt kê trong kết quả .

Lời khuyên:
  • Mô hình Cơ thể, Tập tin đính kèmTiêu Đề các trường được kiểm tra theo mặc định. Email sẽ chỉ được coi là trùng lặp nếu ba điều kiện này đều phù hợp. Bạn có thể chỉ định các trường của riêng bạn nếu bạn cần.
  • Nếu bạn muốn tìm các email trùng lặp trong các thư mục đã chọn, hãy kiểm tra Tìm kiếm tin nhắn trùng lặp trên các thư mục hộp. Nếu không, việc tìm kiếm các email trùng lặp sẽ bị giới hạn trong các thư mục riêng lẻ.

4. bên trong Email trùng lặp – Bước 3 Wizard, chọn một chế độ hiển thị kết quả và nhấp vào Bắt đầu lọc .

Lời khuyên:
  • Mô hình Mặc định tùy chọn được chọn theo mặc định, có nghĩa là đường dẫn tập tin, Tiêu đềthân hình các trường sẽ được liệt kê trong kết quả lọc.
  • Bạn có thể chỉ định các trường bạn cần hiển thị trong kết quả lọc. Chỉ cần chọn Tuỳ chỉnh tùy chọn và sau đó kiểm tra các trường bạn cần trong Thư trùng lặp -Cài đặt hộp thoại và lưu cài đặt
  • Nếu bạn chọn Tiêu chí trùng lặp được chọn tùy chọn, kết quả lọc sẽ liệt kê các trường điều kiện bạn đã chỉ định ở bước 3.

5. bên trong Email trùng lặp – Bước 4 thuật sĩ, một Kutools cho Outlook hộp thoại đầu tiên sẽ bật lên để nhắc bạn về việc hoàn thành bộ lọc, hãy nhấp vào OK cái nút. Sau đó, tất cả các email trùng lặp trong các thư mục đã chọn sẽ được liệt kê trong trình hướng dẫn. Sau đó, bạn có thể xóa, di chuyển hoặc phân loại các email trùng lặp như sau.

Xóa tất cả các email trùng lặp

Để xóa tất cả các email trùng lặp, vui lòng định cấu hình như sau trong Email trùng lặp - Bước 4 wizard.

  1. Nhấn vào Cách xử lý Email trùng lặp danh sách thả xuống, chọn Xóa (di chuyển đến thư mục Các mục đã Xóa) rồi bấm vào Đăng Ký Ngay .
  2. Điều này sẽ đưa ra một Kutools cho Outlook hộp thoại cho bạn biết có bao nhiêu email trùng lặp đã bị xóa, hãy nhấp vào OK để đóng hộp thoại. Bạn sẽ thấy các email trùng lặp ngoại trừ email dành riêng (một email có dấu chấm màu đỏ hiển thị ở góc dưới bên phải của biểu tượng email) được liệt kê trong trình hướng dẫn có thêm gạch ngang.
    Mẹo: Những email có thêm gạch ngang này đã bị xóa khỏi các thư mục được chỉ định.
  3. Nhấn vào Thực hiện để đóng trình hướng dẫn.
Di chuyển tất cả các email trùng lặp

Nếu bạn cần di chuyển tất cả các email trùng lặp vào một thư mục được chỉ định thay vì xóa chúng, bạn có thể thực hiện như sau:

  1. Nhấn vào Cách xử lý Email trùng lặp danh sách thả xuống, chọn Di chuyển các bản sao (ngoại trừ đã đặt trước) or Di chuyển tất cả các bản sao (kể cả đã đặt trước) rồi bấm vào Đăng Ký Ngay .
    Mẹo: Email dành riêng là email có dấu chấm màu đỏ hiển thị ở góc dưới bên phải biểu tượng email.
  2. A Vui lòng chọn thư mục Hộp thoại bật lên, bạn cần chọn hoặc tạo thư mục để lưu các bản sao rồi nhấp vào OK .
  3. Sau đó một Kutools cho Outlook hộp thoại bật lên cho bạn biết có bao nhiêu email trùng lặp đã được di chuyển, hãy nhấp vào OK để đóng hộp thoại. Bạn sẽ thấy các email trùng lặp được liệt kê trong trình hướng dẫn có thêm gạch ngang.
    Mẹo: Những email có thêm gạch ngang này đã được chuyển đến thư mục được chỉ định.
  4. Nhấn vào Thực hiện để đóng trình hướng dẫn.
Phân loại tất cả các email trùng lặp

Để phân loại tất cả các email trùng lặp, bạn cần làm như sau:

  1. Nhấn vào Cách xử lý Email trùng lặp danh sách thả xuống, chọn Thêm danh mục (bao gồm cả dành riêng) rồi bấm vào Đăng Ký Ngay .
    Mẹo: Email dành riêng là email có dấu chấm màu đỏ hiển thị ở góc dưới bên phải biểu tượng email.
  2. Trong phần mở đầu Danh mục màu sắc hộp thoại, chọn một hoặc nhiều danh mục nếu bạn cần rồi nhấp vào OK.
    Chú thích: Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng các danh mục, Đổi tên danh mục Hộp thoại sẽ mở ra, bạn có thể chọn đổi tên danh mục đã chọn hay không tùy theo nhu cầu của mình.
  3. Sau đó một Kutools cho Outlook hộp thoại bật lên cho bạn biết có bao nhiêu email trùng lặp đã được phân loại, hãy nhấp vào OK để đóng hộp thoại. Bạn sẽ thấy các email trùng lặp được liệt kê trong trình hướng dẫn có thêm gạch ngang.
    Mẹo: Tất cả các bản sao được liệt kê, bao gồm cả những bản dành riêng, đã được thêm danh mục được chỉ định.
  4. Nhấn vào Thực hiện để đóng trình hướng dẫn.
Chú ý:

Ngoại trừ việc xóa, di chuyển hoặc phân loại tất cả các email trùng lặp được liệt kê trong trình hướng dẫn, bạn cũng có thể sử dụng menu chuột phải để quản lý các mục cụ thể mà bạn chọn.

Xóa, di chuyển hoặc phân loại tất cả các bản sao trong một nhóm trùng lặp

Nếu bạn muốn xử lý tất cả các bản sao trong một nhóm trùng lặp nhất định, hãy nhấp chuột phải vào tên nhóm và sau đó chọn tùy chọn bạn cần.

  1. Việc chọn bất kỳ tùy chọn nào trong menu chuột phải sẽ xuất hiện hộp nhắc để xác nhận hành động, nhấp vào Tiếp tục nếu bạn muốn tiếp tục hoặc nhấp vào Hủy bỏ.
  2. Tiếp theo bạn cần lưu ý những điều sau
    • Nếu bạn chọn phân loại tất cả các mục đã chọn trong nhóm hiện tại, sau khi xác nhận hành động, một Danh mục màu sắc Sau đó hộp thoại bật lên để bạn gán các danh mục màu.
    • Nếu bạn chọn di chuyển tất cả các mục đã chọn trong nhóm hiện tại, sau khi xác nhận hành động, một Vui lòng chọn thư mục Sau đó hộp thoại bật lên để bạn chọn thư mục đích.
    • Nếu bạn chọn xóa tất cả các mục đã chọn trong nhóm hiện tại, sau khi xác nhận hành động, tất cả các bản sao ngoại trừ email dành riêng sẽ bị xóa ngay lập tức.

Xóa, di chuyển hoặc phân loại một bản sao nhất định trong một nhóm trùng lặp

Nếu bạn chỉ muốn xử lý một email trùng lặp nhất định trong một nhóm trùng lặp, hãy nhấp chuột phải vào bản sao đó và sau đó chọn tùy chọn bạn cần. Xem ảnh chụp màn hình:

  1. Việc chọn bất kỳ tùy chọn nào (ngoại trừ tùy chọn Đặt làm email dành riêng) trong menu chuột phải sẽ xuất hiện hộp nhắc để xác nhận hành động, nhấp vào Tiếp tục nếu bạn muốn tiếp tục hoặc nhấp vào Hủy bỏ.
  2. Tiếp theo bạn cần lưu ý những điều sau
    • Nếu bạn chọn di chuyển mục này, sau khi xác nhận hành động, một Vui lòng chọn thư mục Sau đó hộp thoại bật lên để bạn chọn thư mục đích.
    • Nếu bạn chọn phân loại mục này, sau khi xác nhận hành động, một Danh mục màu sắc Sau đó hộp thoại bật lên để bạn gán các danh mục màu.
    • Nếu bạn chọn xóa mục này, sau khi xác nhận hành động, tất cả các bản sao ngoại trừ email dành riêng sẽ bị xóa ngay lập tức.

Thay đổi email dành riêng

Nếu bạn cần thay đổi email dành riêng, hãy nhấp chuột phải vào email trùng lặp mà bạn muốn đặt làm email dành riêng mới và chọn tùy chọn Đặt làm email dành riêng từ menu ngữ cảnh.

Dễ dàng sử dụng các cài đặt tương tự vào lần tiếp theo bạn tìm kiếm các email trùng lặp

Khi bạn đã áp dụng tính năng Sao chép nâng cao, nó sẽ giữ lại các cấu hình cuối cùng, cho phép bạn dễ dàng sử dụng các cài đặt tương tự vào lần tiếp theo khi bạn tìm kiếm các email trùng lặp. Để làm điều này, chỉ cần chọn Kutools > Bản sao > Bản sao nâng cao và trong Email trùng lặp – Bước 1 wizard, bấm vào Bắt đầu lọc .


Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất

Kutools cho Outlook - Hơn 100 tính năng mạnh mẽ để tăng cường Outlook của bạn

📧 Tự động hoá email: Vắng Mặt (Có sẵn cho POP và IMAP)  /  Lên lịch gửi email  /  Tự động CC/BCC theo quy định khi gửi Email  /  Tự động chuyển tiếp (Quy tắc nâng cao)   /  Tự động thêm lời chào   /  Tự động chia email nhiều người nhận thành các tin nhắn riêng lẻ hữu ích. Cảm ơn !

📨 Quản lý email: Dễ dàng thu hồi email  /  Chặn email lừa đảo theo chủ đề và những người khác  /  Xóa các email trùng lặp  /  Tìm Kiếm Nâng Cao  /  Hợp nhất các thư mục hữu ích. Cảm ơn !

📁 Tệp đính kèm chuyên nghiệpLưu hàng loạt  /  Tách hàng loạt  /  Nén hàng loạt  /  Tự động lưu   /  Tự động tách  /  Tự động nén hữu ích. Cảm ơn !

🌟 Giao diện ma thuật: 😊Thêm nhiều biểu tượng cảm xúc đẹp và thú vị hơn   /  Tăng năng suất Outlook của bạn với chế độ xem theo thẻ  /  Thu nhỏ Outlook thay vì đóng hữu ích. Cảm ơn !

👍 Kỳ quan chỉ bằng một cú nhấp chuột: Trả lời tất cả bằng tệp đính kèm đến  /   Email chống lừa đảo  /  🕘Hiển thị múi giờ của người gửi hữu ích. Cảm ơn !

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Danh bạ & Lịch: Thêm hàng loạt liên hệ từ các email đã chọn  /  Chia nhóm liên hệ thành các nhóm riêng lẻ  /  Xóa lời nhắc sinh nhật hữu ích. Cảm ơn !

Trên 100 tính năng Chờ đợi sự khám phá của bạn! Bấm vào đây để khám phá thêm.

 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations