Sau khi cố gắng thu hồi một email trong Outlook, điều quan trọng là phải biết liệu hành động của bạn thành công, thất bại hay vẫn chưa được xác định. Kutools cho Outlook's Xem lịch sử thu hồi tính năng này cung cấp một cách đơn giản để kiểm tra trạng thái thu hồi email của bạn. Hướng dẫn nhanh này sẽ hướng dẫn bạn cách truy cập và diễn giải các trạng thái thu hồi, giúp bạn luôn được thông tin về sự thành công hay thất bại của các nỗ lực thu hồi của mình.

• Lợi ích của việc sử dụng tính năng Xem lịch sử thu hồi
• Sử dụng tính năng Xem lịch sử thu hồi để kiểm tra trạng thái thu hồi email

Lợi ích của việc sử dụng tính năng Xem lịch sử thu hồi

1. Truy cập đơn giản:

• Quy trình Outlook tiêu chuẩn: Thông thường, việc kiểm tra trạng thái thu hồi trong Outlook yêu cầu điều hướng qua các mục đã gửi và kiểm tra thủ công các thông báo thu hồi riêng lẻ.
• Lợi thế của Kutools: Kutools đơn giản hóa việc này bằng nút truy cập trực tiếp mở cửa sổ Quản lý thu hồi email, cho phép người dùng xem nhanh tất cả các trạng thái thu hồi ở một nơi.

2. Tổng quan về tình trạng thu hồi toàn diện:

• Quy trình Outlook tiêu chuẩn: Outlook thường cung cấp phản hồi thông qua các thông báo thu hồi thành công hoặc thất bại riêng lẻ được gửi tới hộp thư đến của bạn. Thông tin này có thể bị trộn lẫn với các email thông thường.
• Lợi thế của Kutools: Cửa sổ "Xem lịch sử thu hồi" phân loại rõ ràng các trạng thái thu hồi thành 'Thành công','thất bại', và'Không biết'. Việc phân loại này giúp người dùng dễ dàng nhanh chóng đánh giá hiệu quả của các nỗ lực thu hồi mà không cần phải sàng lọc nhiều email thông báo.

3. Hiệu quả về thời gian:

• Quy trình Outlook tiêu chuẩn: Việc tìm hiểu xem một email có được thu hồi thành công trong Outlook tiêu chuẩn hay không có thể tốn nhiều thời gian vì việc này liên quan đến việc mở từng email thông báo thu hồi và đọc chi tiết.
• Lợi thế của Kutools: Chỉ với một cú nhấp chuột, Kutools hiển thị tất cả thông tin cần thiết trong giao diện thân thiện với người dùng, giảm đáng kể thời gian quản lý các email bị thu hồi.

4. Nâng cao năng lực tổ chức:

• Quy trình Outlook tiêu chuẩn: Người dùng phải ghi nhớ hoặc theo dõi thủ công những email mà họ đã cố gắng thu hồi, điều này có thể dẫn đến sai sót và thiếu sót.
• Lợi thế của Kutools: Kutools tự động theo dõi và hiển thị tất cả các nỗ lực thu hồi, đảm bảo rằng không có gì bị bỏ qua và cung cấp nhật ký đáng tin cậy về tất cả các hành động đã thực hiện.

Sử dụng tính năng Xem lịch sử thu hồi để kiểm tra trạng thái thu hồi email

Phần này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng View Recall History này để kiểm tra trạng thái thu hồi của các email đã gửi trong Outlook.

1. Sau khi cài đặt Kutools for Outlook, hãy truy cập Kutools tab, chọn Trả lời > Nhớ lại lịch sử email.
   
2. Khi Nhớ lại lịch sử email Cửa sổ xuất hiện, nó liệt kê tất cả các email bạn đã thu hồi. Theo mặc định, chi tiết của những email này được thu gọn. Đây là cách bạn có thể xem trạng thái thu hồi:
   • Xem trạng thái thu hồi của một email riêng lẻ
     Mở rộng một email riêng lẻ bằng cách nhấp vào mũi tên phải trước mục nhập của nó. Trạng thái thu hồi sau đó sẽ hiển thị trong Trạng thái thu hồi cột.
     
   • Xem trạng thái thu hồi của tất cả các email
     Để xem trạng thái thu hồi của tất cả các email cùng một lúc, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ email nào trong danh sách và chọn Mở rộng Tất cả từ trình đơn ngữ cảnh.
     
     Hành động này sẽ mở rộng tất cả các mục nhập, cho phép bạn xem trạng thái thu hồi của từng email trong Trạng thái thu hồi cột.
     
3. Sau khi kiểm tra tình trạng thu hồi, hãy đóng Nhớ lại lịch sử email cửa sổ.