Lên lịch gửi email với Outlook giúp tăng cường đáng kể hiệu quả liên lạc của bạn, đặc biệt khi giao dịch với mọi người ở các múi giờ khác nhau. Tính năng này đảm bảo rằng email của bạn sẽ đến hộp thư đến vào thời điểm hoàn hảo, tăng khả năng chúng được đọc và không bị lạc trong biển tin nhắn. Kutools cho Outlook đưa điều này tiến thêm một bước với sức mạnh của nó Lên lịch gửi email tính năng này, cho phép bạn dễ dàng lên lịch email, cuộc họp và cuộc hẹn một cách chính xác khi bạn cần.

• Tại sao phải lên lịch gửi email?
• Ưu điểm của việc sử dụng tính năng Lịch biểu Email của Kutools for Outlook
• Các bước để lên lịch gửi email trong Outlook với Kutools for Outlook

Tại sao phải lên lịch gửi email?

Lên lịch gửi email có thể giúp bạn:

• Gửi email vào thời điểm tối ưu, tăng khả năng chúng được đọc.
• Quản lý thời gian của bạn tốt hơn bằng cách soạn thảo email trước và cài đặt để gửi sau.
• Tránh gửi email ngoài giờ làm việc, duy trì ranh giới chuyên nghiệp.

Ưu điểm của việc sử dụng tính năng Lịch biểu Email của Kutools for Outlook

Các bước để lên lịch gửi email trong Outlook với Kutools for Outlook

Sau khi cài đặt Kutools for Outlook, có ba tab được hiển thị trên dải băng: Kutools, Kutools Plus, Kutools AI. Các Lên lịch gửi email tính năng được bật theo mặc định. Xem ảnh chụp màn hình:

1. Mở Outlook và nhấp vào Trang chủ > Email mới để soạn email của bạn. Trong cửa sổ tin nhắn mới, một tin nhắn mới Schedule nút được hiển thị phía sau bình thường Gửi nút, xem ảnh chụp màn hình:
   
2. Sau đó, viết nội dung như bình thường, bao gồm người nhận, chủ đề và nội dung email.
3. Và sau đó, nhấp vào Schedule nút, trong Lên lịch gửi – Lựa chọn ngày và giờ hộp thoại, chỉ định ngày và giờ bạn muốn gửi email. Xem ảnh chụp màn hình:
   
   Lời khuyên: Có 3 phương án bạn có thể chọn:

   • Đối với tùy chọn đầu tiên, bạn có thể chọn Vững bước tới tương lai or Ngày kiavà chỉ định thời gian bạn cần.
     
   • Đối với tùy chọn thứ hai, bạn có thể chọn ngày cụ thể một cách nhanh chóng khi cần. (Điều này phụ thuộc vào ngày hiện tại trong tuần. Ví dụ: nếu hôm nay là Thứ Năm, việc chọn Thứ Sáu có nghĩa là ngày mai, trong khi chọn Thứ Tư có nghĩa là Thứ Tư tuần sau.)
     
   • Đối với tùy chọn thứ ba, bạn có thể tự do đặt bất kỳ ngày giờ nào nếu cần.
     
4. Sau khi xác định ngày và giờ của lịch trình, hãy nhấp vào Gửi nút trong hộp thoại. Thanh thông báo xuất hiện ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ Outlook.
   
   • Undo: Bấm vào nút này để hủy việc gửi và tin nhắn sẽ quay trở lại cửa sổ soạn thảo.
   • gửi ngay lập tức: Nếu bạn muốn gửi email ngay lập tức, hãy nhấp vào nút này.
   • Tôi hiểu: Để tiếp tục gửi theo lịch trình, hãy nhấp vào nút này
   • Nếu bạn không bấm vào bất kỳ nút nào, thanh thông báo sẽ tự động biến mất sau vài giây và trạng thái gửi đã lên lịch sẽ được giữ lại.
5. Bây giờ, email đã lên lịch sẽ vẫn còn trong thư mục Hộp thư đi cho đến khi đạt đến thời gian gửi đã chỉ định. Xem ảnh chụp màn hình:
   

Lời khuyên và lưu ý

Lời khuyên khác:

1. Sau khi thiết lập gửi email theo lịch, lần sau khi bạn sử dụng tính năng Lên lịch email, quy tắc bạn đã tạo sẽ hiển thị ở đầu hộp thoại. Hai quy tắc gần đây nhất sẽ được hiển thị ở đây.
   
2. Nếu bạn muốn tắt tính năng Lên lịch Email này, vui lòng chỉ cần nhấp vào Kutools > Lên lịch gửi email. Xem ảnh chụp màn hình:
   
3. Bằng cách sử dụng tính năng này, bạn cũng có thể lên lịch các cuộc họp, cuộc hẹn khi cần.

Lưu ý:

Để gửi email bị trì hoãn, Outlook phải luôn mở. Đảm bảo thời gian gửi đã lên lịch nằm trong khoảng thời gian Outlook đang chạy. Nếu Outlook bị đóng vào thời gian đã định, email sẽ được gửi ngay khi bạn mở lại ứng dụng.