Tổ chức nhóm tài liệu - Quản lý tài liệu bằng cách sử dụng nhóm trong Word

Kutools for Word'S Tổ chức nhóm tài liệu hoạt động như người quản lý tài liệu của chúng tôi, có thể giúp chúng tôi quản lý hiệu quả và thoải mái tất cả các tài liệu đã được nhóm trong Nhóm tài liệu. Với Tổ chức nhóm tài liệu , chúng ta có thể dễ dàng tạo các nhóm tài liệu mới, kéo và thả để di chuyển tài liệu giữa các nhóm khác nhau, đổi tên tài liệu và nhóm tài liệu, v.v.

Liệt kê tất cả các nhóm tài liệu trong chế độ xem dạng cây

Tạo nhóm tài liệu mới dễ dàng

Di chuyển tài liệu giữa các nhóm khác nhau

Đổi tên nhóm tài liệu và tài liệu

Xóa các nhóm tài liệu và tài liệu

Xóa lỗi trong nhóm tài liệu

Nhấp chuột Kutools > Yêu thích > Tổ chức nhóm tài liệu. Xem ảnh chụp màn hình:

Liệt kê tất cả các nhóm tài liệu trong chế độ xem dạng cây

1. Nếu bạn muốn sắp xếp các tài liệu mà bạn đã thêm vào nhóm, vui lòng nhấp vào Kutools > Yêu thích > Tổ chức nhóm tài liệu để kích hoạt tiện ích.

2. Bạn sẽ thấy tất cả các nhóm tài liệu và tài liệu đã được nhóm với Yêu thích được liệt kê trong Tổ chức nhóm tài liệu hộp thoại. Xem ảnh chụp màn hình:

Chú thích. Để chọn bất kỳ tài liệu nào trong danh sách, bạn có thể thấy đường dẫn lưu của tài liệu này được hiển thị trong ngăn bên dưới hộp danh sách.

Tạo nhóm tài liệu mới dễ dàng

1. Nhấp vào Mới từ phía bên phải của hộp thoại để tạo nhóm mới. Xem ảnh chụp màn hình.

2. Sau khi nhấp vào Mới , nó sẽ hiển thị một hộp thoại như thể hiện trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Vui lòng chỉ định tên cho nhóm mới này và sau đó nhấp vào OK cái nút. Nhóm tài liệu mới được tạo cũng sẽ được liệt kê trong cấu trúc cây.

Di chuyển tài liệu giữa các nhóm khác nhau

Nếu bạn muốn di chuyển một tài liệu từ một nhóm này sang một nhóm tài liệu khác, bạn có thể thực hiện như sau.

1. Chọn một tài liệu mà bạn muốn chuyển sang một nhóm tài liệu khác, sau đó bấm Di chuyển trong hộp thoại. Xem ảnh chụp màn hình:

2. Sau đó, nó sẽ hiển thị một Chọn nhóm tài liệu hộp thoại. Trong hộp thoại này, bạn có thể di chuyển tài liệu này sang bất kỳ nhóm tài liệu hiện có nào bằng cách chọn nhóm rồi bấm OK. Hoặc di chuyển đến một nhóm mới bằng cách nhấp vào Mới cái nút. Bạn cũng có thể kéo và thả tài liệu để di chuyển giữa các nhóm tài liệu khác nhau trong Tổ chức nhóm tài liệu danh sách.

Đổi tên nhóm tài liệu và tài liệu

Với tiện ích này, bạn có thể đổi tên cả nhóm tài liệu và tài liệu.

1. Chọn một nhóm tài liệu hoặc tài liệu mà bạn muốn đổi tên và nhấp vào Đổi tên , sau đó tên của nhóm tài liệu hoặc tài liệu sẽ có thể chỉnh sửa trong cấu trúc cây, sau đó nhập tên mới.

Chú thích: điều này Đổi tên tính năng sẽ chỉ thay đổi tên được chỉ định của tài liệu trong nhóm, cũng không phải tên tài liệu. Ví dụ: nếu bạn có một tài liệu tên là “Tệp.doc"Đã được thêm vào một nhóm và nó đã được đổi tên thành"TẬP_TIN2.doc”Bằng cách sử dụng Đổi tên tính năng trong Tổ chức nhóm tài liệu. Sau khi đổi tên tài liệu, khi bạn vào thư mục tệp của tài liệu này, bạn sẽ thấy rằng tên của tài liệu vẫn là “TẬP_TIN2.doc”. Nên Đổi tên tính năng trong Tổ chức nhóm tài liệu chỉ thay đổi tên của tài liệu được chỉ định trong nhóm.

Xóa các nhóm tài liệu và tài liệu

Nếu bạn muốn loại bỏ các nhóm tài liệu hoặc một tài liệu khỏi một nhóm, bạn chỉ có thể chọn nhóm tài liệu hoặc tài liệu mà bạn muốn loại bỏ trong cấu trúc cây, sau đó bấm Xóa bỏ trong hộp thoại. Xem ảnh chụp màn hình:

LƯU Ý các Xóa bỏ tính năng chỉ xóa tài liệu khỏi một nhóm, các tài liệu vẫn tồn tại trong máy tính của bạn

Xóa lỗi trong các nhóm tài liệu

Đôi khi nó có thể gây ra lỗi trong Yêu thích nhóm theo các lý do sau:

Tài liệu đã ở trong một nhóm và bạn đã thay đổi đường dẫn lưu của tài liệu này (nó đã được chuyển đến một thư mục tệp khác, đã được đổi tên trong thư mục hoặc đã bị xóa khỏi PC).

1. Ví dụ: sau khi bạn đã thêm tài liệu vào một nhóm tài liệu, khi bạn di chuyển tài liệu này sang một thư mục khác trong máy tính của mình, tài liệu trong Yêu thích nhóm sẽ có một liên kết bị hỏng hiển thị trên. Xem ảnh chụp màn hình:

2. Bây giờ, bạn không thể mở tài liệu này trực tiếp từ nhóm. Bạn cần phải đi đến Tổ chức nhóm tài liệu hộp thoại và nhấp vào Lỗi sạch nút để xóa lỗi khỏi các nhóm tài liệu

3. Sau khi nhấp Làm sạch lỗi, bạn sẽ thấy kết quả như ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị: