Tổ chức nhóm tài liệu - Quản lý tài liệu bằng cách sử dụng nhóm trong Word
Kutools cho Word
Kutools cho Word's Tổ chức nhóm tài liệu hoạt động như người quản lý tài liệu của chúng tôi, có thể giúp chúng tôi quản lý hiệu quả và thoải mái tất cả các tài liệu đã được nhóm trong Nhóm tài liệu. Với Tổ chức nhóm tài liệu , chúng ta có thể dễ dàng tạo các nhóm tài liệu mới, kéo và thả để di chuyển tài liệu giữa các nhóm khác nhau, đổi tên tài liệu và nhóm tài liệu, v.v.
Liệt kê tất cả các nhóm tài liệu trong chế độ xem dạng cây
Di chuyển tài liệu giữa các nhóm khác nhau
Đổi tên nhóm tài liệu và tài liệu
Xóa các nhóm tài liệu và tài liệu
Các công cụ năng suất được đề xuất cho Word
Kutools cho Word: Tích hợp AI 🤖, hơn 100 tính năng nâng cao giúp bạn tiết kiệm 50% thời gian xử lý tài liệu.Tải xuống miễn phí
Tab văn phòng: Giới thiệu các tab giống trình duyệt cho Word (và các công cụ Office khác), đơn giản hóa việc điều hướng nhiều tài liệu.Tải xuống miễn phí
Nhấp chuột Kutools > Yêu thích > Tổ chức nhóm tài liệu. Xem ảnh chụp màn hình:
Liệt kê tất cả các nhóm tài liệu trong chế độ xem dạng cây
1. Nếu bạn muốn sắp xếp các tài liệu mà bạn đã thêm vào nhóm, vui lòng nhấp vào Kutools > Yêu thích > Tổ chức nhóm tài liệu để kích hoạt tiện ích.
2. Bạn sẽ thấy tất cả các nhóm tài liệu và tài liệu đã được nhóm với Yêu thích được liệt kê trong Tổ chức nhóm tài liệu hộp thoại. Xem ảnh chụp màn hình:
Chú thích. Để chọn bất kỳ tài liệu nào trong danh sách, bạn có thể thấy đường dẫn lưu của tài liệu này được hiển thị trong ngăn bên dưới hộp danh sách.
Tạo nhóm tài liệu mới dễ dàng
1. Nhấp vào Mới từ phía bên phải của hộp thoại để tạo nhóm mới. Xem ảnh chụp màn hình.
2. Sau khi nhấp vào Mới , nó sẽ hiển thị một hộp thoại như thể hiện trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Vui lòng chỉ định tên cho nhóm mới này và sau đó nhấp vào OK cái nút. Nhóm tài liệu mới được tạo cũng sẽ được liệt kê trong cấu trúc cây.
Di chuyển tài liệu giữa các nhóm khác nhau
Nếu bạn muốn di chuyển một tài liệu từ một nhóm này sang một nhóm tài liệu khác, bạn có thể thực hiện như sau.
1. Chọn một tài liệu mà bạn muốn chuyển sang một nhóm tài liệu khác, sau đó bấm Di chuyển trong hộp thoại. Xem ảnh chụp màn hình:
2. Sau đó, nó sẽ hiển thị một Chọn nhóm tài liệu hộp thoại. Trong hộp thoại này, bạn có thể di chuyển tài liệu này sang bất kỳ nhóm tài liệu hiện có nào bằng cách chọn nhóm rồi bấm OK. Hoặc di chuyển đến một nhóm mới bằng cách nhấp vào Mới cái nút. Bạn cũng có thể kéo và thả tài liệu để di chuyển giữa các nhóm tài liệu khác nhau trong Tổ chức nhóm tài liệu danh sách.
Đổi tên nhóm tài liệu và tài liệu
Với tiện ích này, bạn có thể đổi tên cả nhóm tài liệu và tài liệu.
1. Chọn một nhóm tài liệu hoặc tài liệu mà bạn muốn đổi tên và nhấp vào Đổi tên , sau đó tên của nhóm tài liệu hoặc tài liệu sẽ có thể chỉnh sửa trong cấu trúc cây, sau đó nhập tên mới.
Chú thích: điều này Đổi tên tính năng sẽ chỉ thay đổi tên được chỉ định của tài liệu trong nhóm, cũng không phải tên tài liệu. Ví dụ: nếu bạn có một tài liệu tên là “Tệp.doc"Đã được thêm vào một nhóm và nó đã được đổi tên thành"TẬP_TIN2.doc”Bằng cách sử dụng Đổi tên tính năng trong Tổ chức nhóm tài liệu. Sau khi đổi tên tài liệu, khi bạn vào thư mục tệp của tài liệu này, bạn sẽ thấy rằng tên của tài liệu vẫn là “TẬP_TIN2.doc”. Nên Đổi tên tính năng trong Tổ chức nhóm tài liệu chỉ thay đổi tên của tài liệu được chỉ định trong nhóm.
Xóa các nhóm tài liệu và tài liệu
Nếu bạn muốn loại bỏ các nhóm tài liệu hoặc một tài liệu khỏi một nhóm, bạn chỉ có thể chọn nhóm tài liệu hoặc tài liệu mà bạn muốn loại bỏ trong cấu trúc cây, sau đó bấm Xóa bỏ trong hộp thoại. Xem ảnh chụp màn hình:
Lưu ý: các Xóa bỏ tính năng chỉ xóa tài liệu khỏi một nhóm, các tài liệu vẫn tồn tại trong máy tính của bạn
Xóa lỗi trong các nhóm tài liệu
Đôi khi nó có thể gây ra lỗi trong Yêu thích nhóm theo các lý do sau:
Tài liệu đã ở trong một nhóm và bạn đã thay đổi đường dẫn lưu của tài liệu này (nó đã được chuyển đến một thư mục tệp khác, đã được đổi tên trong thư mục hoặc đã bị xóa khỏi PC).
1. Ví dụ: sau khi bạn đã thêm tài liệu vào một nhóm tài liệu, khi bạn di chuyển tài liệu này sang một thư mục khác trong máy tính của mình, tài liệu trong Yêu thích nhóm sẽ có một liên kết bị hỏng hiển thị trên. Xem ảnh chụp màn hình:
2. Bây giờ, bạn không thể mở tài liệu này trực tiếp từ nhóm. Bạn cần phải đi đến Tổ chức nhóm tài liệu hộp thoại và nhấp vào Lỗi sạch nút để xóa lỗi khỏi các nhóm tài liệu
3. Sau khi nhấp Làm sạch lỗi, bạn sẽ thấy kết quả như ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị:
|  |  |
Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất
Kutools cho Word - Nâng cao trải nghiệm sử dụng từ của bạn với Over 100 Các tính năng đáng chú ý!
🤖 Tính năng AI của Kutools: Tạo nội dung / Viết lại văn bản / Hỏi đáp tài liệu / Nhận câu trả lời nhanh / Dịch tài liệu / Tài liệu tiếng Ba Lan (Định dạng bảo tồn)...
📘 Làm chủ tài liệu: Chia trang / Hợp nhất tài liệu / Lựa chọn xuất khẩu ở nhiều định dạng khác nhau (PDF/TXT/DOC/HTML...) / Chuyển đổi hàng loạt sang PDF...
✏ Chỉnh sửa nội dung: Tìm và thay thế hàng loạt trên nhiều tệp / Thay đổi kích thước tất cả hình ảnh / Hoán đổi hàng và cột của bảng / Chuyển bảng thành văn bản...
🧹 Dễ dàng làm sạch: Quét đi Không gian bổ sung / Phần ngắt / Hộp văn bản / Các siêu liên kết / Để biết thêm các công cụ xóa, hãy đi tới Hủy bỏ tập đoàn...
➕ Phụ trang quảng cáo: Chèn Ngàn dấu phân cách / Hộp kiểm tra / Nút radio / Mã QR / Mã vạch / Nhiều Hình Ảnh / Khám phá thêm trong Chèn tập đoàn...
???? Lựa chọn chính xác: Xác định Các trang cụ thể / Bàn / Hình dạng / Đoạn tiêu đề / Tăng cường điều hướng với chi tiết Chọn Tính năng, đặc điểm...
⭐ Cải tiến sao: Điều hướng đến bất kỳ vị trí nào / Tự động chèn văn bản lặp lại / Chuyển đổi giữa các cửa sổ tài liệu / 11 Chuyển đổi CÔNG CỤ ...
Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất
Kutools cho Word - Hơn 100 công cụ cho Word
- 🤖 Tính năng AI của Kutools: Tạo ra, Rewrite, Tóm tắt, Dịch Các tài liệu / Nhận câu trả lời nhanh / Tài liệu tiếng Ba Lan (Định dạng bảo tồn)
- 📘 Làm chủ tài liệu: Chia trang / Hợp nhất tài liệu / Chuyển đổi hàng loạt sang PDF
- ✏ Chỉnh sửa nội dung: Tìm và thay thế hàng loạt / Thay đổi kích thước tất cả hình ảnh
- 🧹 Dễ dàng làm sạch: Xóa các dấu cách bổ sung / Xóa dấu ngắt phần
- ➕ Phụ trang quảng cáo: Chèn ngàn dấu phân cách / Chèn hộp kiểm / Tạo mã QR