Bỏ qua nội dung chính

Dễ dàng tạo danh sách gửi thư và gửi email trong Excel

Tác giả: Mặt trời Sửa đổi lần cuối: 2020-08-25

Kutools cho Excel

Tăng cường Excel với hơn 300
Tính năng mạnh mẽ

Bạn đã bao giờ cố gắng gửi email đến một danh sách các địa chỉ email có cùng nội dung thư nhưng tiêu đề được cá nhân hóa khác nhau chưa? Trên thực tế, vấn đề này có thể được xử lý bằng tính năng Mail Merge trong Word, nhưng quá trình này quá phức tạp và rắc rối. Tuy nhiên, với Kutools cho Excel, Các Tạo danh sách gửi thư Gửi email các tính năng có thể nhanh chóng và dễ dàng tạo danh sách gửi thư và gửi email trong Excel.

Tạo danh sách gửi thư trong Excel

Gửi email từ Excel

Định cấu hình cài đặt máy chủ Email


mũi tên màu xanh bong bóng bên phải Tạo danh sách gửi thư trong Excel

Chỉ ba bước, bạn có thể nhanh chóng tạo một danh sách gửi thư đầy đủ với Tạo danh sách gửi thư, dễ dàng hơn nhiều so với tạo danh sách gửi thư trong Word.

1. Bật Excel và nhấp vào Kutools Plus > Tạo danh sách gửi thư. Xem ảnh chụp màn hình:
bắn thư 1

2. Trong cửa sổ bật ra Tạo danh sách gửi thư , thực hiện như các thao tác dưới đây.

1) Kiểm tra các trường bạn cần Các cột cho danh sách Gửi thư phần.

2) Chỉ định số lượng tệp đính kèm.

3) Chọn nơi bạn muốn đặt Danh sách gửi thư, kiểm tra Bảng tính mới để đặt Danh sách Gửi thư trong một trang tính mới, nếu bạn chọn Bảng tính hiện có tùy chọn, bạn có thể nhấp vào  nút chọn bắn để chọn một ô để đặt.
bắn tạo danh sách gửi thư 1

3. nhấp chuột Tạothì bảng Danh sách gửi thư đã được tạo. Xem ảnh chụp màn hình:
bắn thư 3

4. Sau đó, bạn chỉ cần thêm thông tin người nhận, chủ đề tương đối và đường dẫn lưu tệp đính kèm trong bảng Danh sách gửi thư như hình minh họa bên dưới.
bắn thư 4


mũi tên màu xanh bong bóng bên phải Gửi email từ Excel

Sau khi tạo bảng Danh sách gửi thư và nhập thông tin, bạn có thể gửi email được cá nhân hóa cho nhiều người nhận bằng Gửi email tính năng của Kutools cho Excel trong Excel.

1. Chọn bảng Danh sách Gửi thư và nhấp vào Kutools Plus > Gửi email. Xem ảnh chụp màn hình:
bắn gửi email

2. Sau đó trong Gửi email , chỉ định cài đặt như sau:

1) Chỉ định người nhận, tệp đính kèm và chủ đề từ mỗi danh sách thả xuống.
bắn tạo danh sách gửi thư 2

2) Chọn trường bạn muốn chèn vào nội dung thư từ danh sách thả xuống trước đó Chèn Trình giữ chỗ, và nhấp Chèn trình giữ chỗ để chèn thành công.
bắn thư 8

3) Nhập và định dạng nội dung thư trong bảng văn bản lớn khi bạn cần.
bắn gửi email

3. Chỉ định chế độ gửi email. Theo mặc định, Gửi email qua Outlook là lựa chọn. Nếu bạn muốn chỉ định chế độ gửi email khác, vui lòng bỏ chọn Gửi email qua Outlook, Và nhấp vào Cài đặt máy chủ thư đi tùy chọn, sau đó nhấp vào Mới nút trong Cài đặt Sever gửi đi (SMTP) và chỉ định cài đặt máy chủ thư đi trong hộp thoại bật ra. Sau đó, bạn có thể kiểm tra Lưu các email đã gửi tới hộp kiểm để lưu các mục email trong một thư mục sau mỗi lần gửi. Và bạn cũng có thể chỉ định khoảng thời gian gửi trong khi gửi email dựa trên danh sách gửi thư. Nhấp chuột OK, một hộp thoại bật ra để bạn nhập tên và ghi chú cho lược đồ mới. Nhấp chuột OK để hoàn thành nó. Xem ảnh chụp màn hình:
doc gửi email 3
doc gửi email 4

4. nhấp chuột Gửi. Một hộp thoại hiện ra để nhắc bạn rằng có bao nhiêu email đã được gửi thành công, hãy nhấp vào OK để đóng nó. Xem ảnh chụp màn hình:
bắn thư 10

Bây giờ các email sẽ được gửi qua các chế độ gửi email được chỉ định.
bắn thư 11

Lưu ý:

1. Bạn có thể lưu nội dung thư hiện tại dưới dạng tệp HTML bằng cách Lưu vào tệpvà nhập nội dung thư từ một tệp HTML nhất định bằng cách Tải từ tệp.
doc gửi email 5doc gửi email 6

2. Bạn có thể sử dụng cài đặt chữ ký của Outlook hoặc gửi email từ các địa chỉ email khác bằng cách nhấp vào Các lựa chọn .
bắn tạo danh sách gửi thư 7

3. Theo mặc định, Gửi email qua Outlook được chọn là chế độ gửi email, có nghĩa là email sẽ được gửi bằng tài khoản mặc định trong Outlook của bạn. Nếu bạn muốn gửi email từ một tài khoản email cụ thể khác trước khi áp dụng tính năng này, bạn có thể nhấp vào liên kết doc gửi email 10 in Mailing nhóm trên Kutools Plus tab để mở Cài đặt Máy chủ Thư đi (SMTP) để đặt một tài khoản mới mà bạn muốn sử dụng để gửi email hoặc chỉnh sửa (các) tài khoản hiện có, bạn cũng có thể nhấp vào Cài đặt máy chủ thư đi cho các hộp thư chung để xem cách đặt các hộp thư trong một trang web mới. Xem ảnh chụp màn hình:
bắn tạo danh sách gửi thư 7

Mẹo: Theo mặc định, trong khi Gửi email qua hộp kiểm Outlook kiểm tra Sử dụng cài đặt chữ ký của Outlook đã chọn hộp kiểm, bạn có thể bỏ chọn nó khi cần.


mũi tên màu xanh bong bóng bên phải Định cấu hình cài đặt máy chủ Email

Để gửi email bằng máy chủ Office365:

Máy chủ SMTP: smtp.office365.com
Cổng SMTP: 25
Giao thức SSL: ON
Tên người dùng SMTP: (tên người dùng Office365 của bạn)
Mật khẩu SMTP: (mật khẩu Office365 của bạn)

Để gửi email bằng Gmail, hãy phân phát:

Máy chủ SMTP: smtp.gmail.com
Cổng SMTP: 465
Giao thức SSL: ON
Tên người dùng SMTP: (tên người dùng Gmail của bạn)
Mật khẩu SMTP: (mật khẩu Gmail của bạn)

Nếu gặp lỗi từ Google, bạn cũng có thể cần bật "ứng dụng kém an toàn" trong tài khoản Google của mình.

1. Bật cài đặt 'ứng dụng kém an toàn' với tư cách Quản trị viên miền thư

1.Mở Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google (quản trị viên.google.com).
2.Click Bảo mật > Cài đặt cơ bản.
3. bên dưới Ứng dụng kém an toàn hơn, lựa chọn Đi tới cài đặt cho các ứng dụng kém an toàn hơn.
4. trong cửa sổ phụ, chọn Thực thi quyền truy cập vào các ứng dụng kém an toàn hơn cho tất cả người dùng nút radio.
(Bạn cũng có thể sử dụng Cho phép người dùng quản lý quyền truy cập của họ vào các ứng dụng kém an toàn hơn, nhưng đừng quên bật ứng dụng kém an toàn hơn tùy chọn trong cài đặt người dùng sau đó!)
5. nhấp vào Lưu .

2. Bật cài đặt 'ứng dụng kém an toàn' với tư cách là người dùng hộp thư

1. đi đến của bạn (Tài khoản Google).
2.Trên bảng điều hướng bên trái, nhấp vào Bảo mật .
3. Ở cuối trang, trong bảng điều khiển Quyền truy cập ứng dụng kém an toàn, hãy nhấp vào Bật truy cập.
Nếu bạn không thấy cài đặt này, quản trị viên của bạn có thể đã tắt quyền truy cập tài khoản ứng dụng kém an toàn hơn (kiểm tra hướng dẫn ở trên).
4. nhấp vào Lưu .


Công cụ năng suất được khuyến nghị
Các công cụ sau đây có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc của bạn, cái nào phù hợp với bạn?
Tab văn phòng: Sử dụng các tab tiện dụng trong Office của bạn, như cách của Chrome, Firefox và Internet Explorer mới.
Kutools cho Excel: Hơn 300 chức năng nâng cao cho Excel 2021, 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 và Office 365.

Kutools cho Excel

Chức năng được mô tả ở trên chỉ là một trong 300 chức năng mạnh mẽ của Kutools cho Excel.

Được thiết kế cho Excel (Office) 2021, 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 và Office 365. Tải xuống và sử dụng miễn phí trong 30 ngày.

Ảnh chụp màn hình của Kutools cho Excel

btn đọc thêm      tải btn     mua btn

Comments (38)
No ratings yet. Be the first to rate!
This comment was minimized by the moderator on the site
unable to set a outgoing mail server its showing that "the transport failed to connect to the server"
This comment was minimized by the moderator on the site
My Kutools Plus stopped sending my attachments. I have checked the settings and nothing has changed. What can I do?
This comment was minimized by the moderator on the site
When sending emails, whenever I choose a subject, the email fails to send, but when I don't choose a subject, it can be sent successfully. Why?
This comment was minimized by the moderator on the site
Hello, I've tested and found that emails are sent successfully whether the theme is selected or not. Could you please send the specific details of your issue, along with relevant data and the environment where it occurs, to our email ? We'll analyze it further to provide you with a solution.
This comment was minimized by the moderator on the site
My kutools doesn't have CC and BCC input (only To). How to enable CC and BCC input in Kutools?
This comment was minimized by the moderator on the site
Instead of sending the emails, is there a way to save them down as an OFT?
This comment was minimized by the moderator on the site
Can I use this in MAC
This comment was minimized by the moderator on the site
Sorry, Kutools for Outlook not support Mac system currently.
This comment was minimized by the moderator on the site
I keep getting the error "Invalid namespace" when i want to send e-mails.
This comment was minimized by the moderator on the site
Apologies for the late response. To better assist you, could you please provide a screenshot of your SMTP settings? Here's how to do it:

Click on Kutools Plus > Send Emails > Outgoing Server settings
https://www.extendoffice.com/images/stories/comments/sun-comment/settings.png
Take a screenshot of the settings displayed.
Once you've done that, please upload the screenshot in the comments section. This will help me identify the issue and address it effectively.

Thanks for your cooperation!
This comment was minimized by the moderator on the site
Why there is no TLS protocol....????
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi, George, sorry that our feature currently not support TLS protocl.
This comment was minimized by the moderator on the site
In case of not Individually emails I want to ask : If I enter more than an email Address seperated with ";" in any field of email addresses "To", "CC", or "BCC". So, some fields may be will exceeds 255 charcters.
is that will affect on sending process ? because the excel will truncated value field of email addresses which exceeds 255 chars! and many emails will lost!

Is your tool can handel with this Problem ?
Please advice
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi, Adel Al Abby, I have made a test: in To field, enter dozens of emails which separated by ";" and the total characters are exceeds 255, finally, all of the recipients have recieved the email. I heartily recommend this tool for you.
This comment was minimized by the moderator on the site
Does anyone actually answer these messages?
There are no comments posted here yet
Load More
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations