Kutools for Outlook: Một tiện ích bổ sung thông minh và chuyên nghiệp—hiện có phiên bản miễn phí

Xem cách Kutools for Outlook tiết kiệm thời gian của bạn trong Outlook 2024, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 và Office 365.

Các công cụ được sắp xếp bên dưới theo nhóm Ribbon mà chúng xuất hiện.

Kutools Tab

Phổ biến	Advanced Tools	Tin nhắn	Tìm kiếm

VỀ CHÚNG TÔI

Kutools Tab cộng

Report	Xóa bỏ	File đính kèm	Tự động	Liên hệ	Thư mục	Xem	In	Xem Lịch

Kutools tab trong cửa sổ soạn thảo

Các tính năng nhóm liên quan

Lưu ý: Kutools Tab này sẽ xuất hiện khi bạn mở email trong ngăn đọc của Outlook.

Kutools tab trong cửa sổ đọc

Các tính năng nhóm liên quan

Lưu ý: Kutools Tab sẽ hiển thị khi email được mở trong ngăn đọc Outlook.

👉 Trải nghiệm Outlook nhanh hơn, thông minh hơn — tải xuống Kutools for Outlook miễn phí hôm nay!

Nhóm phổ biến:

Trợ lý thư AI: Trợ lý thư AI sử dụng công nghệ AI tiên tiến nhất để hỗ trợ bạn trả lời email nhanh chóng, chính xác và thông minh. Hơn nữa, nó tối ưu hóa nội dung email, tóm tắt tin nhắn email, dịch chúng sang nhiều ngôn ngữ khác nhau và trích xuất thông tin quan trọng từ nội dung email và phân tích email. Ngoài ra, bạn có thể tạo các mẫu mới phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình, chẳng hạn như xác định lỗ hổng hợp đồng.

Tóm tắt AI: Tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn với tính năng tóm tắt được hỗ trợ bởi AI. Tóm tắt ngay lập tức nhiều email và tạo báo cáo chi tiết trực tiếp trong Outlook—giúp nhiệm vụ của bạn nhanh hơn và chính xác hơn.

Mẹo:  Nếu bạn không có khóa AI của riêng mình, bạn có thể đăng ký Kutools Chìa khóa AI để có 100 lần sử dụng miễn phí tất cả các tính năng hỗ trợ AI.

Người nhận thông minh:Với khả năng truy cập liên hệ giữa các tài khoản, tìm kiếm nâng cao, sắp xếp và lọc dễ dàng, tùy chọn hiển thị có thể tùy chỉnh và chỉ báo trực quan, Smart Recipients đảm bảo rằng giao tiếp qua email của bạn diễn ra liền mạch và hiệu quả.

Sổ địa chỉ thông minh: Truy cập danh bạ trên nhiều tài khoản một cách dễ dàng. Chuyển đổi nhanh giữa các tài khoản, tìm kiếm bằng bộ lọc toàn trường, hiển thị các trường danh bạ tùy chỉnh và sắp xếp linh hoạt—tất cả trong một công cụ quản lý danh bạ mạnh mẽ.

Thanh tab: Bật giao diện tab trong Outlook. Tất cả các cửa sổ đang mở—email, danh bạ, tác vụ—được hiển thị trên thanh tab để chuyển đổi nhanh chóng và dễ dàng giữa chúng.

Bảng tài nguyên: Khi được bật, một ngăn sẽ xuất hiện ở bên phải cửa sổ Outlook (trong ngăn đọc hoặc cửa sổ bật lên). Từ đây, bạn có thể chèn biểu tượng cảm xúc, mục nhập AutoText hoặc dấu trang vào tin nhắn của mình.

• Emoji: Thêm nhiều loại biểu tượng cảm xúc vào nội dung tin nhắn của bạn. Tương thích với tất cả các hệ thống Windows. Tạo nhóm biểu tượng cảm xúc của riêng bạn để tổ chức tốt hơn.
• Ngăn văn bản tự động: Lưu văn bản, hình ảnh hoặc hình dạng thường dùng dưới dạng mục nhập AutoText để chèn nhanh khi soạn email.
• Bookmark:Giống như trong Word, bạn có thể thêm dấu trang vào nội dung email để dễ dàng điều hướng.

Thanh công cụ nổi: Bật tính năng này để hiển thị thanh công cụ biểu tượng cảm xúc nổi trong Outlook, cho phép bạn chèn biểu tượng cảm xúc nhanh chóng khi soạn tin nhắn.

Xử lý hàng loạt: Bao gồm một bộ công cụ để xử lý email hàng loạt

• Trả lời các email đã chọn bằng mẫu: Trả lời nhanh nhiều email cùng lúc bằng mẫu được xác định trước—không cần phải trả lời từng email một hoặc tạo các quy tắc phức tạp.
• Chuyển tiếp từng email đã chọn dưới dạng Email: Theo mặc định, Outlook đính kèm các email đã chọn vào một tin nhắn. Tính năng này cho phép bạn chuyển tiếp từng email đã chọn riêng lẻ thành một email riêng biệt.
• Lưu các email đã chọn dưới dạng tệp ở nhiều định dạng khác nhau như PDF: Lưu nhiều email ở nhiều định dạng khác nhau—HTML, TXT, Word, PDF, CSV và Excel—riêng lẻ và hàng loạt.

Hiển thị thông tin:

• Hiển thị múi giờ của người gửi: Hiển thị cả thời gian gửi ban đầu và thời gian hiện tại theo múi giờ của người gửi—thích hợp để lên lịch trả lời.
• Hiển thị thông tin ẩn của Email: Hiển thị chi tiết tiêu đề và siêu dữ liệu trực tiếp trong cửa sổ tin nhắn Outlook.

Thêm liên hệ:

• Thêm người gửi và nhiều người nhận email đã chọn vào Danh bạ: Thêm ngay lập tức tất cả người gửi và người nhận từ các email đã chọn vào thư mục Danh bạ của bạn—không trùng lặp.
• Thêm người gửi và nhiều người nhận email đã chọn vào nhóm liên hệ: Thêm nhiều người nhận hoặc người gửi từ các email đã chọn trực tiếp vào một nhóm liên hệ cụ thể.

Nhóm công cụ nâng cao:

Quy tắc nâng cao: Cung cấp nhiều loại quy tắc và tùy chọn tùy chỉnh hơn so với cài đặt mặc định của Outlook, giúp bạn kiểm soát tốt hơn cách xử lý email.

Anti-Phishing: Tự động hoặc thủ công kiểm tra các liên kết ẩn trong email và hiển thị các URL thực tế—giúp bạn tránh được các vụ lừa đảo và luôn an toàn khi trực tuyến.

Thuyền mành: Một nhóm công cụ toàn diện để chặn hoặc bỏ chặn các email cụ thể và giảm số lượng tin nhắn không mong muốn trong hộp thư đến của bạn.

• Chặn người gửi: Tự động di chuyển email từ một người gửi cụ thể vào thư mục Thư rác. Chỉ cần chọn một email từ người gửi mà bạn muốn chặn, bật tính năng này và các email trong tương lai từ người gửi đó sẽ được lọc ra.
• Chặn miền người gửi: Chặn tất cả email từ một tên miền cụ thể (ví dụ: @gmail.com). Sau khi chọn một email và bật tính năng này, mọi email trong tương lai từ tên miền đó sẽ được chuyển thẳng đến thư mục Thư rác.
• Chủ đề khối: Tự động chặn email có chứa một số từ khóa hoặc cụm từ nhất định trong dòng chủ đề. Khi được bật, email khớp với chủ đề bạn chặn sẽ được gửi đến Thư rác.
• Khối cơ thể: Lọc email dựa trên các từ hoặc cụm từ cụ thể trong nội dung email. Ví dụ: chặn email có chứa “đồng hồ Rolex” để tránh nội dung quảng cáo không mong muốn vào hộp thư đến của bạn.
• Không bao giờ chặn người gửi: Luôn nhận email từ những người gửi cụ thể—bất kể các quy tắc chặn hoặc thư rác khác. Thêm một hoặc nhiều địa chỉ email vào danh sách cho phép của bạn.
• Không bao giờ chặn miền của người gửi: Đưa toàn bộ tên miền vào danh sách trắng (ví dụ: @company.com) để email từ các tên miền này luôn được gửi đến hộp thư đến của bạn.
• Không bao giờ chặn chủ đề: Đảm bảo các email có dòng tiêu đề cụ thể không bao giờ bị đánh dấu là thư rác.
• Không bao giờ chặn cơ thể: Cho phép email có chứa cụm từ hoặc từ khóa cụ thể trong nội dung, ngay cả khi các quy tắc khác đang hoạt động.
• Quản lý bộ lọc email rác: Bảng điều khiển trung tâm nơi bạn có thể tạo, chỉnh sửa, xóa, bật hoặc tắt tất cả các quy tắc email rác.
• Chạy các quy tắc rác ngay bây giờ: Áp dụng ngay lập tức tất cả các bộ lọc email rác đã cấu hình theo cách thủ công—tuyệt vời để xóa thư rác chỉ trong một lần.

Nhóm tin nhắn:

Lên lịch gửi email: Tùy chỉnh thời điểm gửi email của bạn. Tin nhắn sẽ được gửi tự động vào thời điểm đã lên lịch mà bạn thiết lập.

Email định kỳ: Tùy chỉnh thời điểm gửi email của bạn. Tin nhắn sẽ được gửi tự động vào thời điểm đã lên lịch mà bạn thiết lập.

Trì hoãn email: Trì hoãn việc gửi tất cả các email đi trong một thời gian nhất định. Trong thời gian trì hoãn này, bạn có thể tự do hủy hoặc chỉnh sửa email trước khi nó thực sự được gửi.

Gửi riêng: Gửi cùng một email cho nhiều người nhận riêng lẻ, mỗi người kèm theo lời chào được cá nhân hóa (ví dụ: “Kính gửi John”, “Kính gửi Sarah”)—mà không tiết lộ địa chỉ của những người nhận khác.

Trả lời kèm theo tệp đính kèm gốc: Giữ nguyên tệp đính kèm gốc khi trả lời email—tệp đính kèm sẽ không bị mất trong quá trình trả lời.

Trả lời tất cả bằng tệp đính kèm gốc:Khi trả lời tất cả người nhận, tính năng này đảm bảo tệp đính kèm gốc được giữ nguyên trong phản hồi của bạn.

Trả lời:

• Trả lời không có Lịch sử: Trả lời người gửi mà không bao gồm nội dung tin nhắn gốc.
• Trả lời tất cả mà không có lịch sử: Trả lời tất cả người nhận email, ngoại trừ nội dung thư gốc.
• Email thu hồi: Thử thu hồi các email đã gửi trước đó bằng chức năng thu hồi của Outlook. Bạn có thể thu hồi một tin nhắn hoặc nhiều email đã chọn cùng một lúc. Cửa sổ trạng thái sẽ xác nhận email nào đã đưa ra lệnh thu hồi và bạn sẽ nhận được thông báo cho từng người nhận cho biết lệnh thu hồi có thành công hay không.
• Nhớ lại lịch sử email: Theo dõi trạng thái thu hồi email của bạn—bao gồm thu hồi thành công, nỗ lực không thành công hoặc trạng thái không xác định.

Nhóm tìm kiếm:

Tìm Kiếm Nâng Cao: Dễ dàng tìm kiếm trên Email, Danh bạ, Nhiệm vụ, Cuộc hẹn và Cuộc họp bằng một hoặc nhiều điều kiện cùng lúc. Bạn có thể lưu cài đặt tìm kiếm của mình dưới dạng các kịch bản để sử dụng lại—tiết kiệm thời gian và cải thiện năng suất.

• Email tìm kiếm nâng cao: Sử dụng một hoặc nhiều bộ lọc (ví dụ: người gửi, chủ đề, ngày) để định vị email chính xác. Lưu tiêu chí của bạn dưới dạng các kịch bản có thể sử dụng lại cho các tìm kiếm trong tương lai.
• Nhiệm vụ tìm kiếm nâng cao: Xác định vị trí tác vụ nhanh chóng bằng cách kết hợp nhiều điều kiện, sau đó sử dụng lại thiết lập tương tự với các tình huống đã lưu.
• Tìm kiếm nâng cao liên hệ: Lọc danh sách liên lạc của bạn bằng nhiều tiêu chí như tên, công ty hoặc danh mục—và lưu cấu hình để sử dụng sau này.
• Cuộc hẹn và cuộc họp tìm kiếm nâng cao: Dễ dàng tìm mục lịch theo thời gian, địa điểm, người tham gia hoặc từ khóa—và lưu tìm kiếm để sử dụng lại sau.

Tìm kiếm email theo người gửi

• (Tìm kiếm) Email Chứa người gửi: Tìm tất cả email có đề cập đến địa chỉ người gửi đã chọn.
• (Tìm kiếm) Email từ người gửi: Tìm kiếm email được gửi trực tiếp bởi người gửi đã chọn trên tất cả các thư mục.
• (Tìm kiếm) Email cho người gửi: Tìm kiếm email bạn đã gửi đến người gửi đã chọn.
• (Tìm kiếm) Tên miền của người gửi: Tìm tất cả email từ cùng một tên miền (ví dụ: @company.com) với người gửi đã chọn.
• (Tìm kiếm) Trả lời người gửi hiện tại: Tìm email có địa chỉ "Trả lời" trùng khớp với người gửi tin nhắn đã chọn.

Tìm kiếm email của người nhận:

• (Tìm kiếm) Email chứa người nhận: Tìm những email có địa chỉ người nhận xuất hiện ở bất kỳ vị trí nào trong tin nhắn.
• (Tìm kiếm) Email từ Người nhận: Tìm kiếm email do người nhận gửi trong tin nhắn đã chọn.
• (Tìm kiếm) Email được gửi đến người nhận: Tìm email được gửi đến cùng một người nhận trong hộp thư của bạn.
• (Tìm kiếm) Email có tên miền của người nhận: Xác định vị trí tất cả các email liên quan đến tên miền của người nhận đã chọn.
• (Tìm kiếm) Trả lời người nhận hiện tại: Tìm kiếm tin nhắn trả lời tới địa chỉ khớp với email của người nhận đã chọn.

Tìm kiếm email theo câu trả lời hiện tại cho:

• (Tìm kiếm) Tin nhắn chứa trả lời đến địa chỉ: Tìm tất cả các tin nhắn có chứa địa chỉ trả lời của tin nhắn đã chọn.
• (Tìm kiếm) Từ câu trả lời hiện tại đến:Tìm tất cả tin nhắn đến từ địa chỉ trả lời đó.
• (Tìm kiếm) Để trả lời hiện tại cho: Tìm tất cả email được gửi đến địa chỉ trả lời đó.
• (Tìm kiếm) Trả lời hiện tại cho miền: Tìm kiếm tất cả các email có tên miền của địa chỉ trả lời đã chọn.
• (Tìm kiếm) Bằng cách trả lời: Tìm kiếm email có trường trả lời trùng khớp với trường của tin nhắn đã chọn.

(Tìm kiếm) Liên hệ này: Nhanh chóng tìm thấy tất cả các email có chứa một địa chỉ liên lạc cụ thể từ sổ địa chỉ của bạn.

Xóa lịch sử tìm kiếm: Xóa ngay lập tức toàn bộ lịch sử tìm kiếm gần đây trên Outlook chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Về nhóm:

Thêm ngày vào chủ đề khi tạo email mới: Tự động chèn ngày hiện tại vào dòng chủ đề khi soạn email mới.

Thêm chữ ký với ngày tạo, trả lời và chuyển tiếp email: Tự động thêm ngày hiện tại vào chữ ký của bạn khi soạn, trả lời hoặc chuyển tiếp email.

Luôn trả lời bằng tài khoản mặc định: Đảm bảo rằng tất cả các phản hồi đều được gửi từ tài khoản email mặc định của bạn, bất kể tài khoản nào đã nhận được tin nhắn.

Thêm lời chào khi tạo, trả lời và chuyển tiếp email: Tự động chèn lời chào được cá nhân hóa vào nội dung email khi soạn, trả lời hoặc chuyển tiếp tin nhắn.

Bao gồm bản thân tôi khi trả lời tất cả: Tự động đưa địa chỉ của bạn vào danh sách người nhận khi sử dụng "Trả lời tất cả".

Cảnh báo khi Trả lời / Trả lời Tất cả: Hiển thị lời nhắc xác nhận khi trả lời tin nhắn có nhiều người nhận.

Cảnh báo tôi khi trả lời tất cả thư có tôi trong Bcc: Hiển thị hộp thoại cảnh báo nếu địa chỉ của bạn nằm trong trường BCC của email mà bạn đang trả lời tất cả.

Sử dụng tài khoản mặc định để chuyển tiếp: Tự động sử dụng tài khoản mặc định khi chuyển tiếp email.

Hiển thị: Nó sẽ hiển thị một thông báo cho bạn biết rằng những gì Kutools for Outlook đã làm cho bạn. Có 6 lựa chọn:

• 1. Hiển thị cửa sổ nhắc khi auto-CC / BCC.
• 2. Hiển thị cửa sổ nhắc khi chuyển tiếp tự động.
• 3. Hiển thị cửa sổ nhắc khi trả lời tự động.
• 4. Hiển thị cửa sổ nhắc khi gửi email định kỳ.
• 5. Hiển thị cửa sổ nhắc nhở khi lên lịch hoặc trì hoãn gửi email.

Bật nhật ký: Lưu giữ nhật ký về tất cả các hành động tự động thành công và thất bại được thực hiện bởi Kutools for Outlook.

Thay đổi thu phóng văn bản mặc định: Điều chỉnh mức thu phóng mặc định khi đọc, soạn, trả lời và chuyển tiếp email.

Bật trình tạo truy vấn: Nhanh chóng bật Trình tạo truy vấn ẩn của Outlook để có chức năng tìm kiếm nâng cao.

Thay đổi kích thước tệp đính kèm tối đa: Thay đổi giới hạn kích thước tệp đính kèm để chứa các tệp lớn hơn.

Định cấu hình các loại tệp đính kèm: Bỏ chặn hoặc cho phép truy cập vào các phần mở rộng tệp cụ thể trong tệp đính kèm email.

Thay đổi thư mục lưu tệp đính kèm mặc định: Chỉ định thư mục mặc định để lưu tệp đính kèm email.

Check for Updates: Kiểm tra và cài đặt phiên bản mới nhất của Kutools for Outlook.

Thay đổi giấy phép: Nhập hoặc cập nhật thông tin giấy phép của bạn để kích hoạt phiên bản Pro.

Khúc gỗ: Nó giúp ghi lại các kết quả thành công và thất bại cho các hoạt động tự động của Kutools for Outlook.

Trợ giúp: Truy cập hướng dẫn, cài đặt ngôn ngữ, thông tin đăng ký và chi tiết phiên bản phần mềm.

Chế độ thanh công cụ: Chọn bố cục hoặc chế độ hiển thị ưa thích của bạn cho Kutools thanh công cụ.

VỀ CHÚNG TÔI: Xem thông tin thời gian thực về các tiến trình nền đang chạy trong Kutools for Outlook.

Nhóm báo cáo:

Thống Kê: Đếm nhanh email trong Outlook dựa trên khoảng thời gian cụ thể hoặc lựa chọn thư mục. Bạn có thể tùy chọn xuất kết quả sang tệp mới, chẳng hạn như sổ làm việc Excel. Công cụ này lý tưởng để tạo thông tin chi tiết về hoạt động email.

1. Đếm tổng số email được gửi hoặc nhận mỗi ngày, tuần hoặc tháng
2. Đếm số lượng email đã chọn
3. Đếm email trên tất cả các thư mục và tài khoản email cùng lúc
4. Xuất kết quả sang Excel để báo cáo hoặc phân tích

Report:

• Báo cáo nhanh: Xuất thông tin chi tiết về tất cả các tin nhắn trong thư mục email đã chọn hoặc tất cả các tác vụ trong thư mục tác vụ đã chọn trực tiếp sang Excel. Bạn có thể tùy chỉnh các trường cần đưa vào báo cáo để phù hợp với nhu cầu của mình.
• Trình phân tích tiêu đề thư: Dễ dàng xem và phân tích toàn bộ tiêu đề internet của email chỉ bằng một cú nhấp chuột. Hữu ích để chẩn đoán sự cố phân phối hoặc xác định các nỗ lực lừa đảo tiềm ẩn.
• Đếm các mục đã chọn:Tiện ích này bao gồm hai công cụ đếm mạnh mẽ:
  • Bộ đếm mục chưa đọc – Xem ngay tổng số mục chưa đọc trên tất cả các thư mục
  • Bộ đếm tất cả các mục – Hiển thị tổng số mục đã đọc và chưa đọc trong tất cả các thư mục Outlook

Xóa nhóm:

Xóa các email trùng lặp: Quét và xóa nhanh các email trùng lặp khỏi các thư mục đã chọn trên một hoặc nhiều tài khoản. Tùy chọn, di chuyển các email trùng lặp đến một thư mục cụ thể thay vì xóa chúng vĩnh viễn.

• Xóa các email trùng lặp khỏi các email đã chọn: Xác định và xóa các mục trùng lặp trong email đã chọn dựa trên chủ đề, nội dung và tên tệp đính kèm.
• Quét và xóa Quiic các email trùng lặp: Quét một hoặc nhiều thư mục và xóa các email trùng lặp có cùng chủ đề, nội dung và tên tệp đính kèm.
• Quét nâng cao và xóa email trùng lặp: Sử dụng các điều kiện tùy chỉnh để phát hiện và xóa các email trùng lặp khỏi các thư mục đã chọn.

Xóa các liên hệ trùng lặp: Xóa các liên hệ trùng lặp khỏi một hoặc nhiều thư mục liên hệ cùng một lúc. Bạn cũng có thể chọn di chuyển các liên hệ trùng lặp sang thư mục khác thay vì xóa chúng.
Lưu ý: Theo mặc định, các bản sao được định nghĩa là các liên hệ có cùng Họ tên đầy đủ và Địa chỉ email 1. Bạn có thể tùy chỉnh tiêu chí khớp.

Hợp nhất địa chỉ liên hệ trùng lặp: Gộp các liên hệ trùng lặp trong một hoặc nhiều thư mục bằng cách sử dụng các trường khớp được chỉ định.
Chú thích: Các trường trùng lặp mặc định là Họ tên đầy đủ và Địa chỉ email 1, có thể tùy chỉnh.

Xóa các nhiệm vụ trùng lặp: Nhanh chóng xóa tất cả các tác vụ trùng lặp trong một thư mục hoặc nhiều thư mục—chỉ giữ lại một bản sao của mỗi tác vụ.

Xóa tiền tố chủ đề: Tự động xóa các tiền tố trả lời/chuyển tiếp phổ biến như RE: hoặc FW: khỏi các email đã chọn hoặc khỏi toàn bộ thư mục. Bạn cũng có thể xác định các tiền tố tùy chỉnh để xóa.

Xóa bỏ:

• Xóa email bởi cùng một người gửi: Xóa ngay lập tức tất cả email trong thư mục hiện tại được gửi bởi cùng một người gửi với email đã chọn. Bạn có thể áp dụng bộ lọc phạm vi ngày.
• Xóa email cùng chủ đề: Xóa tất cả email trong thư mục hiện tại có cùng chủ đề với email đã chọn, có tùy chọn lọc phạm vi ngày.
• Xóa tin nhắn bị mắc kẹt: Email đôi khi bị kẹt trong Outbox do tệp đính kèm lớn hoặc lỗi. Sử dụng tính năng này để xóa tất cả các tin nhắn bị kẹt chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Nhóm đính kèm:

Quản lý tệp đính kèm: Trình quản lý tệp đính kèm cung cấp một cách tập trung để quản lý nhiều tệp đính kèm trên nhiều email. Bạn có thể nhanh chóng lưu, xóa, nén hoặc tách tệp đính kèm hàng loạt. Nó cũng hỗ trợ tự động hóa—tự động tách hoặc nén tệp đính kèm cho email đến và đi dựa trên các quy tắc của bạn.

Công cụ đính kèm: Nhóm này thu thập một số công cụ hữu ích để dễ dàng xử lý các tệp đính kèm trong Outlook:

• Nén tất cả các tệp đính kèm: Nén tất cả các tệp đính kèm trong một hoặc nhiều email đã chọn. Bạn cũng có thể áp dụng bộ lọc để chỉ nén các tệp đính kèm cụ thể.
• Giải nén tất cả các tệp đính kèm: Giải nén ngay lập tức tất cả các tệp đính kèm được nén từ một hoặc nhiều email đã chọn.
• Tách tất cả các tệp đính kèm: Xóa tất cả tệp đính kèm khỏi email đã chọn và lưu chúng vào thư mục đã chỉ định. Bộ lọc nâng cao có sẵn để nhắm mục tiêu vào các tệp đính kèm cụ thể.
• Khôi phục tất cả các tệp đính kèm: Khôi phục các tệp đính kèm đã tách trước đó trở lại email gốc của chúng.
• Lưu tất cả tệp đính kèm: Lưu tất cả hoặc các tệp đính kèm cụ thể từ email đã chọn vào một thư mục đã chọn bằng tiêu chí nâng cao.
• Đổi tên tất cả các tệp đính kèm: Đổi tên tất cả các tệp đính kèm trong email đã chọn mà không cần lưu chúng vào đĩa. Hoạt động trong cả cửa sổ email đã nhận và đang soạn.
• Sao chép tên: Sao chép tên của các tệp đính kèm đã chọn hoặc tất cả trong email vào bảng tạm chỉ bằng một cú nhấp chuột—sẵn sàng để dán ở bất cứ đâu.
• Liên kết sửa chữa:Nếu tệp đính kèm được di chuyển sau khi tách, công cụ này có thể sửa chữa hàng loạt các liên kết bị hỏng giữa email và các tệp tách tương ứng.

Tự động lưu tệp đính kèm:Tự động lưu tất cả các tệp đính kèm đến vào một thư mục cụ thể. Có thể thiết lập các quy tắc để chỉ lưu các tệp đính kèm đáp ứng các điều kiện nhất định (ví dụ: theo tên tệp, người gửi, kích thước, loại).

Tự động tách tệp đính kèm: Tự động tách tất cả các tệp đính kèm khỏi email đến. Bạn có thể cấu hình các quy tắc để kiểm soát loại tệp đính kèm nào sẽ tách.

Tự động nén tệp đính kèm: Tự động nén tệp đính kèm trong cả email đến và email đi. Các quy tắc tùy chỉnh cho phép bạn chỉ định các điều kiện khi nén xảy ra.

Tùy chọn tệp đính kèm: Nhấp vào nút mũi tên phải trong nhóm Tệp đính kèm để mở Tùy chọn Tệp đính kèm. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các cài đặt hữu ích để quản lý cách tệp đính kèm được lưu, tách và nén—giúp bạn dễ dàng tinh chỉnh quy trình làm việc của mình.

Nhóm tự động:

Nhóm tiện ích:

• Trì hoãn email: Tự động trì hoãn email gửi đi trong một khoảng thời gian nhất định sau khi nhấp vào "Gửi". Trong thời gian trì hoãn này, bạn có thể tự do hoàn tác hoặc sửa đổi tin nhắn trước khi gửi.
• Sửa định dạng trả lời: Outlook sử dụng định dạng tin nhắn gốc khi trả lời. Tiện ích này cho phép bạn xác định định dạng trả lời mặc định sẽ luôn được sử dụng. Các định dạng khả dụng bao gồm:
  1) HTML 2) Văn bản thuần túy 3) RTF (Văn bản có định dạng)
• Sửa định dạng chuyển tiếp: Outlook chuyển tiếp email bằng định dạng tin nhắn gốc. Công cụ này cho phép bạn đặt định dạng chuyển tiếp mặc định. Bạn có thể chọn từ:
  1) HTML 2) Văn bản thuần túy 3) RTF (Văn bản có định dạng)
• Nhắc tôi khi tôi gửi tin nhắn thiếu tệp đính kèm: Đặt từ khóa của riêng bạn để kích hoạt cảnh báo tệp đính kèm bị thiếu. Khi nội dung email hoặc chủ đề có chứa các từ khóa cụ thể nhưng không có tệp đính kèm nào được bao gồm, một lời nhắc sẽ bật lên trước khi gửi.
• Đánh dấu là đã đọc: Email đã xóa thường được đánh dấu là "chưa đọc" trong thư mục Deleted Items. Công cụ này đánh dấu tất cả email chưa đọc trong thư mục Deleted Items (và các thư mục con của nó) là "đã đọc" chỉ bằng một cú nhấp chuột.
• Thiết lập địa chỉ trả lời cố định: Theo mặc định, phản hồi sẽ được chuyển đến tài khoản của người gửi. Tính năng này cho phép bạn đặt địa chỉ trả lời cố định, do đó tất cả phản hồi đều được chuyển đến một tài khoản cụ thể bất kể tài khoản nào đã gửi tin nhắn gốc.

Tự động trả lời: Dễ dàng tạo quy tắc trả lời tự động cho một hoặc nhiều tài khoản. Tùy chỉnh chủ đề và nội dung tin nhắn để phù hợp với tình huống bận rộn hoặc vắng mặt tại văn phòng của bạn.

Tự động chuyển tiếp: Tự động chuyển tiếp email đến cho người nhận cụ thể dựa trên các quy tắc tùy chỉnh. Các quy tắc ví dụ bao gồm:

1. Chuyển tiếp email từ một tài khoản cụ thể.
2. Chuyển tiếp email có dòng tiêu đề chứa các từ khóa nhất định.
3. Chuyển tiếp email có tên tệp đính kèm chứa một số từ khóa nhất định.
4. Chuyển tiếp email khi nội dung có chứa cụm từ cụ thể.

Tự động CC / BCC: Tự động thêm người nhận CC hoặc BCC khi gửi email dựa trên các quy tắc cụ thể. Các trường hợp ví dụ bao gồm:

1. Tự động CC/BCC khi gửi từ một tài khoản cụ thể.
2. Tự động CC/BCC khi tiêu đề có chứa từ khóa.
3. Tự động CC/BCC khi tên tệp đính kèm có chứa từ khóa.
4. Tự động CC/BCC khi gửi đến người nhận cụ thể.

Nhóm liên hệ:

Chia thành nhiều nhóm liên hệ: Chia nhanh một nhóm liên hệ (danh sách phân phối) thành hai hoặc nhiều nhóm nhỏ hơn để quản lý tốt hơn.

Ngắt nhóm liên hệ: Chuyển đổi tất cả thành viên của một nhóm liên hệ thành các mục liên hệ riêng lẻ trong thư mục Danh bạ của bạn.

Nhóm thư mục:

Thư mục:

• Tất cả các thư mục Hiển thị số lượng các mục chưa đọc: Khi được bật, Outlook sẽ hiển thị số lượng thư chưa đọc bên cạnh tất cả các thư mục.
• Tất cả các thư mục Hiển thị tổng số mục: Khi được bật, Outlook sẽ hiển thị tổng số mục (đã đọc + chưa đọc) cho tất cả các thư mục.
• Hợp nhất các thư mục: Kết hợp các thư mục cùng loại (ví dụ: Hộp thư đến, Mục đã gửi) từ nhiều tài khoản thành một thư mục hợp nhất. Tùy chọn kết hợp tất cả các mục hoặc giới hạn các mục trong phạm vi thời gian đã chỉ định.
• Hợp nhất Hộp thư đến: Phân loại và hợp nhất email từ nhiều thư mục Hộp thư đến trên nhiều tài khoản khác nhau thành một. Bạn có thể hợp nhất tất cả các tin nhắn hoặc lọc theo khoảng thời gian.
• Hợp nhất các thư mục vào tệp dữ liệu: Gộp các thư mục đã chọn từ nhiều tài khoản thành một tệp dữ liệu Outlook duy nhất (*.pst). Chọn gộp tất cả các mục hoặc lọc theo phạm vi ngày.
• Go To Thư mục: Tìm kiếm ngay lập tức bất kỳ thư mục nào theo tên và chuyển trực tiếp đến thư mục đó trong Outlook.
• Thư mục Temp: Mở thư mục tạm thời an toàn của Outlook chỉ bằng một cú nhấp chuột—để truy cập các tệp nhúng hoặc khắc phục sự cố.

Xem Nhóm:

Đóng để thu nhỏ: Thu nhỏ Outlook xuống khay hệ thống thay vì đóng nó khi bạn nhấp vào nút Đóng (X)—giúp bạn giữ Outlook chạy ở chế độ nền mà không làm lộn xộn thanh tác vụ.

Lời nhắc tin nhắn: Thiết lập các quy tắc tùy chỉnh để nhận cảnh báo khi có email quan trọng đến. Ví dụ: nếu bạn xác định từ khóa "Test" là quan trọng, bất kỳ email nào có chứa "Test" trong chủ đề, nội dung, tên người gửi hoặc địa chỉ người gửi sẽ kích hoạt lời nhắc bật lên theo thời gian thực.

Nhóm in:

In nâng cao: Một công cụ in ấn mạnh mẽ cho phép tùy chọn in linh hoạt cho nhiều mục Outlook khác nhau.

• In danh bạ hoặc nhóm liên hệ: In danh bạ cùng ghi chú của họ hoặc in tất cả thành viên của một nhóm liên lạc trên một trang.
• In cuộc họp: In danh sách những người tham dự và phản hồi của họ cho bất kỳ cuộc họp nào được chọn.
• In email: In email có hoặc không có tiêu đề và tùy chọn bao gồm trường BCC khi in tin nhắn đã gửi.

Lựa chọn in: Chỉ in nội dung đã chọn từ email—không cần in toàn bộ tin nhắn.

Nhóm lịch:

Xóa lời nhắc sinh nhật: Tắt tất cả lời nhắc sinh nhật trong lịch Outlook chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Khôi phục lời nhắc sinh nhật: Dễ dàng bật lại tất cả lời nhắc sinh nhật đã tắt trước đó trong lịch của bạn.

Trong khi soạn thảo hoặc trả lời tin nhắn

Tên trùng lặp: Xóa tất cả các địa chỉ email trùng lặp khỏi các trường Đến, Cc và Bcc chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Tên tôi là: Tự động xóa địa chỉ email của bạn khỏi các trường Đến, Cc và Bcc khi soạn thư.

Chèn tin nhắn lịch sử: Nếu bạn đã sử dụng Trả lời không có lịch sử hoặc Trả lời tất cả không có lịch sử, hãy nhấp vào nút này để chèn lại nội dung tin nhắn gốc vào cửa sổ trả lời hiện tại của bạn.

Gửi riêng: Gửi cùng một email đến nhiều người nhận với lời chào được cá nhân hóa mà không tiết lộ địa chỉ của những người nhận khác.

Trả lời trực tiếp tới: Sau khi thiết lập địa chỉ trả lời mặc định, bạn có thể tắt địa chỉ này cho từng email bằng tùy chọn này khi soạn thư.

Bỏ qua Auto CC / BB: Tạm thời bỏ qua các quy tắc CC hoặc BCC tự động cho email hiện tại, ngay cả khi nó phù hợp với các điều kiện hiện có.

Trong khi đọc tin nhắn

Lựa chọn Rely: Trả lời email chỉ bằng phần văn bản đã chọn—hoàn hảo để trích dẫn hoặc tham khảo nội dung cụ thể.

Chữ ký để Liên hệ: Chuyển đổi chữ ký của người gửi thành mục liên hệ chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Trong cửa sổ nhóm liên hệ

Thông tin: Đếm nhanh số lượng thành viên trong nhóm liên lạc chỉ bằng một cú nhấp chuột.