Chào mừng bạn đến với thế giới phân tích dữ liệu đơn giản hóa trong Excel! Cho dù bạn là nhà phân tích dữ liệu dày dạn kinh nghiệm hay người mới bắt đầu thì tính năng Phân tích dữ liệu của Excel (trước đây gọi là Ý tưởng) sẽ là một nhân tố thay đổi cuộc chơi. Với khả năng do AI điều khiển, công cụ này dễ dàng chuyển đổi dữ liệu phức tạp thành thông tin chi tiết dễ hiểu. Đã qua rồi cái thời của những công thức khó khăn và việc xử lý dữ liệu tốn thời gian.

Hướng dẫn này được thiết kế để hướng dẫn bạn sử dụng tính năng Phân tích dữ liệu mạnh mẽ, giúp việc trực quan hóa và phân tích dữ liệu không chỉ dễ tiếp cận mà còn thú vị. Hãy sẵn sàng khai thác toàn bộ tiềm năng của dữ liệu chỉ bằng vài cú nhấp chuột và khám phá những thông tin chi tiết mà bạn chưa từng biết đến ngay trong tầm tay. Hãy cùng tìm hiểu và khám phá cách Phân tích dữ liệu của Excel có thể cách mạng hóa cách bạn làm việc với dữ liệu!

Lưu ý rằng tính năng Phân tích dữ liệu trong Excel sử dụng dịch vụ trí tuệ nhân tạo để xem xét kỹ lưỡng dữ liệu của bạn, điều này có thể gây lo ngại về bảo mật dữ liệu. Để giải quyết bất kỳ mối lo ngại nào như vậy và cung cấp sự rõ ràng về cách quản lý dữ liệu của bạn, hãy xem lại Tuyên bố về quyền riêng tư của Microsoft để biết thông tin toàn diện.

• Hướng dẫn dễ dàng đặt câu hỏi trong Phân tích dữ liệu của Excel
• Không có câu hỏi nào trong đầu (Khám phá các khả năng trong dữ liệu của bạn)

• Thực hiện điều chỉnh trên biểu đồ
• Thực hiện điều chỉnh trên PivotTable

Video: Phân tích dữ liệu trong Excel

Phân tích dữ liệu là gì

Phân tích dữ liệu của Excel, một công cụ dựa trên AI, cách mạng hóa việc phân tích dữ liệu bằng cách cho phép bạn tương tác với dữ liệu của mình bằng các truy vấn ngôn ngữ tự nhiên, đơn giản. Tính năng này loại bỏ nhu cầu viết công thức phức tạp, cho phép bạn dễ dàng khám phá và hiểu các mẫu và xu hướng phức tạp trong tập dữ liệu của mình. Nó xử lý dữ liệu của bạn và cung cấp thông tin chi tiết dưới dạng tóm tắt trực quan, xác định các xu hướng và mẫu chính, do đó đơn giản hóa sự phức tạp của phân tích dữ liệu.

Phân tích dữ liệu đơn giản hóa sự phức tạp của phân tích dữ liệu và mang lại những lợi thế đáng kể, chẳng hạn như tăng hiệu quả xử lý dữ liệu, tương tác thân thiện với người dùng và khả năng nhanh chóng tạo ra những hiểu biết sâu sắc có thể hành động. Những lợi ích này làm cho Phân tích dữ liệu trở thành một công cụ vô giá cho cả người mới sử dụng Excel cũng như người dùng Excel có kinh nghiệm, hợp lý hóa quy trình phân tích dữ liệu một cách mạnh mẽ và trực quan.

Tính năng này hiện hỗ trợ bốn loại phân tích:

• 🥇 Xếp hạng: Phân tích này xác định và nhấn mạnh các mục nổi bật đáng kể so với các mục khác, làm nổi bật các điểm dữ liệu nổi bật nhất.
• 📈 Xu hướng: Nó phát hiện và làm nổi bật các mẫu nhất quán trên một loạt dữ liệu liên quan đến thời gian, tiết lộ tiến trình hoặc thay đổi.
• 👤 Ngoại lệ: Loại này rất giỏi trong việc xác định các điểm dữ liệu bất thường trong chuỗi thời gian, làm nổi bật các điểm bất thường.
• 👨‍👩‍👧‍👧 Đa số: Phân tích này là chìa khóa để xác định các kịch bản trong đó phần lớn tổng giá trị được thúc đẩy bởi một yếu tố đơn lẻ, minh họa các tác động tập trung.

Tuyệt vời! Sử dụng các tab hiệu quả trong Excel như Chrome, Edge, Firefox và Safari!
Tiết kiệm 50% thời gian của bạn và giảm hàng ngàn lần nhấp chuột cho bạn mỗi ngày!

Nơi tìm Phân tích dữ liệu

Để sử dụng Phân tích dữ liệu, hãy đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của Office với tư cách là người đăng ký Microsoft 365. Nó sẵn dùng trong Excel for Microsoft 365 trên cả nền tảng Windows và Mac, cũng như trong Excel dành cho web. Người đăng ký Microsoft 365 có thể truy cập tính năng Phân tích Dữ liệu bằng nhiều ngôn ngữ, bao gồm tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Đức, tiếng Trung giản thể và tiếng Nhật.

Để xác định lệnh Phân tích dữ liệu:

1. Tới Trang Chủ tab trong Excel.
2. Nhìn về phía bên phải của dải băng, nơi bạn sẽ tìm thấy Phân tích dữ liệu chỉ huy.
3. 

Sử dụng Phân tích dữ liệu để tạo biểu đồ/nhận câu trả lời

Sau khi mở bảng tính chứa tập dữ liệu bạn muốn phân tích bằng tính năng Phân tích dữ liệu:

1. Chọn một ô trong phạm vi dữ liệu của bạn.
2. Click vào Phân tích dữ liệu nút trên Trang Chủ tab.

Sản phẩm Phân tích dữ liệu sẽ xuất hiện ở bên phải không gian làm việc Excel của bạn. Khung này đóng vai trò như một cổng mạnh mẽ để tiếp cận những hiểu biết sâu sắc về dữ liệu, cho phép bạn đặt những câu hỏi phù hợp, khám phá nhiều thông tin chi tiết khác nhau và khám phá các xu hướng ẩn trong dữ liệu của bạn, tất cả đều thông qua giao diện trực quan và thân thiện với người dùng này.

Hướng dẫn dễ dàng đặt câu hỏi trong Phân tích dữ liệu của Excel

Khi sử dụng tính năng Phân tích dữ liệu, hãy tận dụng sức mạnh của việc xử lý ngôn ngữ tự nhiên để tương tác với dữ liệu của bạn. Khả năng nâng cao này cho phép bạn đặt ra các truy vấn bằng ngôn ngữ đơn giản, tương tự như cách bạn hỏi đồng nghiệp. Với các thuật toán AI nâng cao, Excel diễn giải các truy vấn của bạn, đi sâu vào tập dữ liệu của bạn để tìm ra và trình bày một cách trực quan những thông tin chi tiết có ý nghĩa.

Các bước đặt câu hỏi và nhận câu trả lời:

1. Nhập câu hỏi của bạn vào hộp câu hỏi.
2. Đánh đăng ký hạng mục thi để truy xuất câu trả lời mà Phân tích dữ liệu hiển thị dưới dạng biểu diễn trực quan như biểu đồ hoặc bảng trong Đây là câu trả lời của chúng tôi phần.
3. Chọn câu trả lời phù hợp nhất với câu hỏi của bạn và nhấp vào + Chèn PivotTable để thêm bảng tổng hợp tương ứng vào sổ làm việc của bạn.
   Mẹo: Nút có thể khác nhau và xuất hiện dưới dạng + Chèn biểu đồ or + Chèn PivotChart dựa trên loại câu trả lời.
   

Kết quả

• Khi bạn chèn PivotTable hoặc PivotChart bằng tính năng Phân tích dữ liệu, Excel sẽ tạo một trang tính mới để chứa nó như minh họa bên dưới.

  

• Nếu bạn chèn một biểu đồ thông thường, nó sẽ được chèn trực tiếp vào bảng tính gốc của bạn mà không cần tạo một trang tính mới.
  

Không có câu hỏi nào trong đầu (Khám phá các khả năng trong dữ liệu của bạn)

Nếu bạn đang tiếp cận dữ liệu của mình mà không có truy vấn cụ thể hoặc quan tâm đến việc khám phá dữ liệu của mình và muốn biết điều gì có thể thực hiện được, bạn có thể thử các câu hỏi gợi ý được cá nhân hóa or khám phá các bản tóm tắt, xu hướng và mẫu trực quan được cá nhân hóa:

Tuyệt vời! Sử dụng các tab hiệu quả trong Excel như Chrome, Edge, Firefox và Safari!
Tiết kiệm 50% thời gian của bạn và giảm hàng ngàn lần nhấp chuột cho bạn mỗi ngày!

Hãy thử các câu hỏi gợi ý được cá nhân hóa

Excel tự động tạo các câu hỏi liên quan đến dữ liệu của bạn, hiển thị bên dưới hộp câu hỏi. Nhiều đề xuất khác sẽ xuất hiện khi bạn tương tác với hộp nhập liệu, cung cấp nhiều truy vấn phù hợp với đặc điểm của tập dữ liệu của bạn.

1. Chọn câu hỏi mà bạn quan tâm từ danh sách hiển thị bên dưới hộp câu hỏi hoặc các đề xuất bổ sung xuất hiện khi bạn tương tác với hộp nhập liệu.

   

2. Với các câu trả lời được trình bày dưới dạng biểu diễn trực quan, chẳng hạn như biểu đồ hoặc bảng, trong Đây là câu trả lời của chúng tôi phần, chọn câu trả lời bạn thích và nhấp vào + Chèn PivotTable để thêm bảng tương ứng vào sổ làm việc của bạn.
   Mẹo: Nút có thể khác nhau và xuất hiện dưới dạng + Chèn biểu đồ or + Chèn PivotChart dựa trên loại câu trả lời.

   

Khám phá các bản tóm tắt, xu hướng và mẫu trực quan được cá nhân hóa

Trong tạp chí Khám phá thông tin chi tiết phần này, hãy khám phá những hiểu biết trực quan được tạo tự động bằng Phân tích dữ liệu của Excel. Tính năng này cũng tạo ra các bản tóm tắt trực quan tự động một cách thông minh cho dữ liệu của bạn. Nó đơn giản hóa quá trình khám phá dữ liệu của bạn từ nhiều góc độ, cung cấp một cách dễ tiếp cận để khám phá những hiểu biết ẩn giấu. Chỉ cần chọn thông tin chi tiết bạn thích và nhấp vào + Chèn để thêm bảng hoặc biểu đồ tương ứng vào sổ làm việc của bạn. Mẹo: Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của Khám phá thông tin chi tiết để chọn các trường để Excel tập trung vào trong quá trình phân tích.

Kết quả

• Khi bạn chèn PivotTable hoặc PivotChart bằng tính năng Phân tích dữ liệu, Excel sẽ tạo một trang tính mới để chứa nó như minh họa bên dưới.

  

• Nếu bạn chèn một biểu đồ thông thường, nó sẽ được chèn trực tiếp vào bảng tính gốc của bạn mà không cần tạo một trang tính mới.
  

Tùy chỉnh biểu đồ hoặc PivotTable được tạo bởi Phân tích dữ liệu

Excel cung cấp cho bạn sự linh hoạt hoàn toàn để sửa đổi PivotTable và biểu đồ mà bạn tạo bằng tính năng Phân tích dữ liệu. Bạn có quyền tự do định dạng các thành phần này, thay đổi kiểu của chúng, đổi tên tiêu đề mặc định hoặc thậm chí thêm nhiều trường hơn. Điều này cho phép bạn tùy chỉnh các PivotTable và biểu đồ được tạo tự động theo nhu cầu phân tích cụ thể của bạn, cho dù đó là bằng cách thay đổi cách tóm tắt các giá trị hay cách chúng được hiển thị.

Thực hiện điều chỉnh trên biểu đồ

Việc tùy chỉnh biểu đồ trong Excel rất đơn giản và cho phép mức độ cá nhân hóa cao để phù hợp hơn với nhu cầu trực quan hóa dữ liệu của bạn. Dưới đây là một số cách chính để điều chỉnh biểu đồ của bạn:

1. Đến thêm hoặc xóa thành phần biểu đồ (bao gồm tiêu đề, nhãn và các chi tiết cần thiết khác), chọn biểu đồ rồi nhấp vào nút dấu cộng xuất hiện gần góc trên bên phải của biểu đồ.
2. Nhấp chuột phải vào biểu đồ và chọn Thay đổi loại biểu đồ đến thay đổi kiểu biểu đồ (ví dụ: biểu đồ đường hoặc biểu đồ hình tròn) phù hợp với dữ liệu của bạn hơn.
3. Nhấp chuột phải vào bất kỳ thành phần nào của biểu đồ (như trục, chú giải hoặc chuỗi dữ liệu) và chọn Định dạng (ví dụ: Định dạng vùng lô) thành định dạng nó, điều chỉnh màu sắc, phông chữ, v.v..
4. Nhấp chuột phải vào biểu đồ và chọn Chọn Dữ liệu đến thay đổi dữ liệu mà biểu đồ dựa trên.
5. Sử dụng Kiểu biểu đồ các tùy chọn trong Thiết kế biểu đồ tab (hoặc Thiết kế tab nếu đó là PivotChart) để nhanh chóng thay đổi diện mạo của biểu đồ.
   
   Mẹo bổ sung: Để có thêm tùy chọn định dạng cho biểu đồ của bạn, hãy nhấp đúp vào bất kỳ thành phần biểu đồ nào. Hành động này sẽ mở Định dạng ở phía bên phải của Excel, cung cấp các lựa chọn tùy chỉnh mở rộng cho từng thành phần trong biểu đồ của bạn.

Tuyệt vời! Sử dụng các tab hiệu quả trong Excel như Chrome, Edge, Firefox và Safari!
Tiết kiệm 50% thời gian của bạn và giảm hàng ngàn lần nhấp chuột cho bạn mỗi ngày!

Thực hiện điều chỉnh trên PivotTable

Trong các phần sau, chúng ta sẽ khám phá hai lĩnh vực chính của tùy chỉnh PivotTable: Những điều chỉnh trực tiếp bạn có thể thực hiện ngay trong PivotTable, chẳng hạn như lọc và sắp xếp dữ liệu cũng như sửa đổi các cột tính toán. Các tùy chỉnh nâng cao bằng cách sử dụng ngăn Trường PivotTable, cho phép điều chỉnh chi tiết và cụ thể hơn để nâng cao khả năng phân tích dữ liệu của bạn.

Dễ dàng lọc, sắp xếp và tùy chỉnh các phép tính trực tiếp trong PivotTable của bạn

Bằng cách bấm vào một phần tử trong PivotTable, bạn có thể dễ dàng truy cập và thay đổi các tính năng khác nhau.

1. Chọn biểu tượng bộ lọc trong tiêu đề PivotTable để lọc các mục cụ thể hoặc nhiều tiêu chí.
2. Chọn biểu tượng sắp xếp đến sắp xếp dữ liệu trong PivotTable như mong muốn.
3. Bấm đúp vào tiêu đề của cột tính toán để mở Cài đặt trường giá trị hộp thoại, nơi bạn có thể đổi tên cộtvà chọn các loại tính toán khác nhau.
   Mẹo: Trong hộp thoại, bạn cũng có thể đặt định dạng số cụ thể. Bằng cách điều hướng đến Hiển thị giá trị dưới dạng tab, bạn có thể hiện giá trị theo những cách khác nhau, chẳng hạn như hiển thị chúng dưới dạng phần trăm của tổng số.
4. Nhấp đúp vào bất kỳ kết quả tính toán nào để trích xuất dữ liệu cơ bản được sử dụng cho tính toán cụ thể đó.

   

   Mẹo bổ sung: Khám phá thêm các tùy chọn điều chỉnh bằng cách bấm chuột phải vào một ô trong PivotTable của bạn hoặc sử dụng các tính năng trên Phân tích PivotTable tab trong dải băng.

Sử dụng ngăn trường để có các tùy chỉnh chi tiết PivotTable và PivotChart

Khi bạn chọn PivotTable hoặc PivotChart, Trường PivotTable / PivotChart bảng sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình. Khung này cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh bổ sung, cho phép phân tích dữ liệu của bạn một cách tinh tế và chi tiết hơn.

1. Chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi tên trường trong Chọn các trường để thêm vào báo cáo hộp để thêm trường vào PivotTable của bạn. Mẹo: Việc xóa hộp kiểm sẽ loại bỏ trường tương ứng.

   

2. Kéo cùng một trường nhiều lần vào Các giá trị khu vực, sau đó chọn trường mới được thêm vào và chọn Cài đặt trường giá trị đến hiển thị các phép tính khác nhau.

   

3. Trong Cài đặt trường giá trị hộp thoại, chuyển sang Hiển thị giá trị dưới dạng và chọn một tùy chọn để giá trị hiện tại ở các định dạng khác nhau, giống như một tỷ lệ phần trăm của tổng số. Ảnh chụp màn hình bên dưới minh họa điều này bằng trường bán hàng thứ hai được hiển thị dưới dạng phần trăm.

   

4. Sắp xếp lại một trường bằng cách nhấp vào nó và sử dụng các lệnh như Move Up, Đi xuống, Chuyển đến phần đầu, Di chuyển đến cuối, Và nhiều hơn nữa.

   

5. Sửa đổi cách hiển thị lỗi và ô trống bằng cách chọn bất kỳ vị trí nào trong PivotTable của bạn, điều hướng đến Phân tích PivotTable tab và chọn Các lựa chọn trong bảng tổng hợp nhóm. Trong hộp thoại xuất hiện, bên dưới Bố cục & Định dạng tab, chọn Đối với các giá trị lỗi/các ô trống hiển thị hộp kiểm và nhập giá trị bạn muốn hiển thị.

   

   Mẹo bổ sung: Để điều chỉnh thêm, hãy chọn bất kỳ trường nào trong Kéo các trường giữa các khu vực bên dưới phần hoặc khám phá Phân tích PivotTable tab trong dải băng.

Cập nhật kết quả Phân tích dữ liệu khi dữ liệu thay đổi

Khi sử dụng tính năng Phân tích dữ liệu trong Excel, hoạt động của biểu đồ và PivotTable phản ứng với những thay đổi về dữ liệu sẽ khác nhau:

Tuyệt vời! Sử dụng các tab hiệu quả trong Excel như Chrome, Edge, Firefox và Safari!
Tiết kiệm 50% thời gian của bạn và giảm hàng ngàn lần nhấp chuột cho bạn mỗi ngày!

• Bảng xếp hạng: Nếu bạn đã chèn biểu đồ bằng Phân tích dữ liệu, biểu đồ sẽ tự động cập nhật khi dữ liệu cơ bản thay đổi. Điều này là do các biểu đồ trong Excel được liên kết động với nguồn dữ liệu của chúng.
• PivotTable: Mặt khác, PivotTable không tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi. Để phản ánh dữ liệu mới nhất trong PivotTable, bạn cần làm mới dữ liệu đó theo cách thủ công. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách bấm chuột phải vào PivotTable và chọn Refreshhoặc bằng cách sử dụng Refresh nút trong Ngày nhóm dưới Phân tích PivotTable tab.

  

Hạn chế của dữ liệu phân tích

Mặc dù Phân tích dữ liệu rất mạnh mẽ nhưng nó cũng có những ranh giới:

• Hạn chế về tập dữ liệu lớn: Phân tích dữ liệu không thể xử lý tập dữ liệu lớn hơn 1.5 triệu ô. Hiện tại, không có giải pháp trực tiếp. Tuy nhiên, bạn có thể lọc dữ liệu của mình và sao chép nó sang vị trí mới để phân tích.
• Cân nhắc về cấu trúc dữ liệu: Để có kết quả tối ưu, Phân tích dữ liệu hoạt động tốt nhất với dữ liệu dạng bảng, có cấu trúc. Dữ liệu phức tạp hoặc không có cấu trúc có thể yêu cầu xử lý bổ sung, có thể sử dụng các công cụ như Power Query để tổ chức và phân tích tốt hơn.
• Xử lý ngày chuỗi: Ngày được định dạng dưới dạng chuỗi, như "2024-01-01," được coi là văn bản. Để phân tích chúng dưới dạng ngày tháng, hãy tạo một cột mới bằng cách sử dụng NGÀY or GIÁ TRỊ NGÀY chức năng và định dạng nó một cách thích hợp.
• Vấn đề về chế độ tương thích: Phân tích dữ liệu không tương thích với Excel ở chế độ tương thích (định dạng .xls). Để sử dụng tính năng này, hãy lưu tệp của bạn ở định dạng .xlsx, .xlsm hoặc .xlsb.
• Thử thách với các ô đã hợp nhất: Các ô được hợp nhất sẽ làm phức tạp việc phân tích dữ liệu vì nó có thể gây nhầm lẫn cho AI. Đối với các tác vụ như căn giữa tiêu đề báo cáo, hãy hủy hợp nhất các ô và sử dụng Trung tâm tùy chọn bạn cần trong Alignment nhóm trên Trang Chủ tab.
• Không thể thực hiện các phép tính số học giữa các cột: Phân tích dữ liệu không thể thực hiện các phép tính số học giữa dữ liệu từ hai cột khác nhau. Mặc dù nó có thể thực hiện các phép tính trong cột như tổng và trung bình, nhưng nó không thể tính trực tiếp các phép tính giữa hai cột. Để tính toán như vậy, bạn sẽ cần phải dựa vào các công thức Excel tiêu chuẩn trong bảng tính của mình.
• Hạn chế của AI: Thành phần AI của Phân tích dữ liệu có thể gặp khó khăn khi hiểu một số trường nhất định hoặc có thể tổng hợp dữ liệu một cách không cần thiết.

Phân tích dữ liệu trong Excel thể hiện sự tiến bộ đáng kể trong phân tích dữ liệu, mang đến sự kết hợp giữa sự dễ dàng và chiều sâu. Bằng cách hiểu các khả năng và hạn chế của nó cũng như học cách đặt câu hỏi phù hợp, bạn có thể khai thác toàn bộ sức mạnh của AI để đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu của mình. Tôi hy vọng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích. Nếu bạn đang muốn khám phá thêm các mẹo và thủ thuật Excel, xin vui lòng nhấn vào đây để truy cập vào bộ sưu tập phong phú của chúng tôi gồm hơn hàng nghìn bài hướng dẫn.

Các bài liên quan

• Hướng dẫn đầy đủ về Công cụ phân tích nhanh của Excel (kèm ví dụ)
• Làm thế nào để phân tích dữ liệu khảo sát trong Excel?