Flash Fill là một tính năng trong Microsoft Excel tự động điền dữ liệu cho bạn dựa trên mẫu mà tính năng này phát hiện trong hành động của bạn được giới thiệu trong Excel 2013 và có sẵn trong các phiên bản Excel mới hơn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Flash Fill để trích xuất nhanh tên từ danh sách họ tên sang cột liền kề mà không cần nhập thủ công như minh họa bên dưới. Hướng dẫn này trình bày 4 cách áp dụng Flash Fill và cung cấp 5 ví dụ để giải thích cách sử dụng Flash Fill trong Excel.

Cách áp dụng Flash Fill trong Excel

• Bằng cách nhấn phím Enter | Với các phím tắt | Thông qua Ribbon Excel | Với Tay cầm điền

5 ví dụ sử dụng Flash Fill

• Trích xuất văn bản | Kết hợp các ô | Thêm nội dung văn bản | Thay đổi định dạng | Thay đổi thứ tự chuỗi

Câu Hỏi Thường Gặp

• Hạn chế điền vào flash | Bật hoặc tắt Flash Fill | Flash Fill không hoạt động

Video: Cách sử dụng Flash Fill

Cách áp dụng Flash Fill trong Excel

Có bốn phương pháp khác nhau để áp dụng Flash Fill trong Excel và hướng dẫn này sẽ trình bày từng phương pháp đó cho bạn.

• Áp dụng Flash Fill tự động bằng cách nhấn phím Enter
• Áp dụng Flash Fill bằng phím tắt
• Áp dụng Flash Fill qua Ribbon Excel
• Áp dụng Flash Fill bằng Fill Handle

Tuyệt vời! Sử dụng các tab hiệu quả trong Excel như Chrome, Edge, Firefox và Safari!
Tiết kiệm 50% thời gian của bạn và giảm hàng ngàn lần nhấp chuột cho bạn mỗi ngày!

Áp dụng Flash Fill bằng cách nhấn phím Enter

Để áp dụng Flash Fill tự động trong Excel bằng phím Enter, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Bắt đầu nhập mẫu

Trong ô nơi bạn muốn bắt đầu Flash Fill, hãy nhập ví dụ đầu tiên về mẫu bạn muốn Excel tuân theo.

Ví dụ: để trích xuất tên từ tên đầy đủ trong danh sách A2:A6, hãy nhập tên vào ô bên cạnh tên đầy đủ, ở đây chúng tôi nhập B2.

Bước 2: Bắt đầu điền vào Flash

Ấn Bản Enter key sau khi gõ ví dụ đầu tiên. Di chuyển đến ô tiếp theo trong cùng một cột.

Bước 3: Kích hoạt Flash Fill

Bắt đầu gõ ví dụ thứ hai; ở đây, chúng ta nhập tên thứ hai từ ô A3. Khi bạn nhập, Excel sẽ nhận dạng mẫu từ ô đầu tiên và hiển thị bản xem trước màu xám của Flash Fill cho phần còn lại của cột.

Bước 4: Xác nhận bằng Enter

Nếu bản xem trước hiển thị chính xác những gì bạn muốn, hãy nhấn Enter chìa khóa để xác nhận. Excel sẽ tự động hoàn thành phần còn lại của ô dựa trên mẫu mà nó nhận ra từ mục nhập ban đầu của bạn.

Áp dụng Flash Fill bằng phím tắt

Sử dụng phím tắt để áp dụng Flash Fill trong Excel là cách thao tác dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả. Đây là cách bạn có thể làm điều đó:

Bước 1: Bắt đầu nhập mẫu của bạn

Trong ô liền kề với dữ liệu của bạn, hãy bắt đầu bằng cách nhập thủ công mục đầu tiên của mẫu mà bạn muốn Excel sao chép. Ví dụ: nếu bạn đang trích xuất tên từ danh sách tên đầy đủ, hãy nhập tên bên cạnh tên đầy đủ đầu tiên.

Bước 2: Bắt đầu điền vào Flash

Ấn Bản Enter key sau khi gõ ví dụ đầu tiên. Di chuyển đến ô tiếp theo trong cùng một cột.

Bước 3: Sử dụng phím tắt Flash Fill

Nhấn các phím sau trên bàn phím của bạn:

Ctrl + E

Bước 4: Xem lại dữ liệu đã điền

Excel sẽ ngay lập tức điền vào các ô còn lại dựa trên mẫu bạn đã bắt đầu. Bạn nên xem lại dữ liệu để đảm bảo rằng Flash Fill đã áp dụng mẫu chính xác.

Áp dụng Flash Fill qua Ribbon Excel

Flash Fill nằm trong tab 'Dữ liệu' trong Dải băng Excel. Đây là cách áp dụng Flash Fill thông qua ribbon.

Bước 1: Bắt đầu nhập mẫu của bạn

Trong ô liền kề với dữ liệu của bạn, hãy bắt đầu bằng cách nhập thủ công mục đầu tiên của mẫu mà bạn muốn Excel sao chép. Ví dụ: nếu bạn đang trích xuất tên từ danh sách tên đầy đủ, hãy nhập tên bên cạnh tên đầy đủ đầu tiên.

Bước 2: Bắt đầu điền vào Flash

Ấn Bản Enter key sau khi gõ ví dụ đầu tiên. Di chuyển đến ô tiếp theo trong cùng một cột.

Bước 3: Apple Flash Điền vào dải băng

Chọn Ngày , sau đó chuyển đến Dữ liệu nhóm, chọn Điền vào Flash.

Bước 4: Xem lại dữ liệu đã điền

Excel sẽ ngay lập tức điền vào các ô còn lại dựa trên mẫu bạn đã bắt đầu. Xem lại dữ liệu để đảm bảo rằng Flash Fill đã áp dụng mẫu chính xác, nếu không, hãy điều chỉnh chúng theo cách thủ công.

Áp dụng Flash Fill với tùy chọn Fill Handle

Một cách khác để áp dụng Flash Fill là kéo núm điều khiển điền. Phương pháp này trực quan và hoạt động tương tự như sao chép một công thức hoặc giá trị xuống một cột.

Bước 1: Bắt đầu nhập mẫu của bạn

Trong ô liền kề với dữ liệu của bạn, hãy bắt đầu bằng cách nhập thủ công mục đầu tiên của mẫu mà bạn muốn Excel sao chép. Ví dụ: nếu bạn đang trích xuất tên từ danh sách tên đầy đủ, hãy nhập tên bên cạnh tên đầy đủ đầu tiên.

Bước 2: Sử dụng Tay cầm điền

Di con trỏ chuột lên góc dưới bên phải của ô bạn nhập ví dụ đầu tiên. Con trỏ sẽ thay đổi thành dấu cộng (+), đó là núm điều khiển điền.

Bước 3: Kéo xuống dưới

Bấm và kéo núm điều khiển điền xuống cột, qua các ô mà bạn muốn áp dụng Flash Fill. Sau đó thả chuột.

Trong một số trường hợp, ở giai đoạn này, Excel sẽ tự động điền chính xác các ô dựa trên ví dụ đầu tiên bạn nhập. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, để điền chính xác, bạn nên chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 4: Chọn Flash Fill trong menu Auto Fill Options

1. Nhấp vào Tùy chọn Tự động điền ở dưới cùng bên phải của các ô đã chọn.
   
2. Chọn Điền vào Flash tùy chọn.
   

5 ví dụ sử dụng Flash Fill

Tận dụng Flash Fill trong Excel để giải quyết các tác vụ khác nhau có hiệu quả rõ rệt. Trong hướng dẫn này, chúng tôi trình bày năm tình huống để thể hiện sức mạnh của Flash Fill.

• Ví dụ 1: Sử dụng Flash Fill để trích xuất một phần văn bản (Chia thành cột)
• Ví dụ 2: Sử dụng Flash Fill để gộp các ô
• Ví dụ 3: Sử dụng Flash Fill để thêm văn bản
• Ví dụ 4: Sử dụng Flash Fill để thay đổi định dạng
• Ví dụ 5: Sử dụng Flash Fill để thay đổi thứ tự chuỗi

Ví dụ 1: Sử dụng Flash Fill để trích xuất một phần văn bản (Chia thành cột)

Flash Fill là một công cụ mạnh mẽ cho các tác vụ như tách tên khỏi tên đầy đủ, trích xuất các phần địa chỉ cụ thể hoặc tách số khỏi văn bản. Nó đơn giản hóa các tác vụ đòi hỏi các công thức phức tạp hoặc nhập dữ liệu thủ công.

Giả sử bạn có danh sách tên và số ID ở cột A và muốn trích xuất tên ở cột B.

Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách thực hiện:

Bước 1: Nhập thủ công ví dụ đầu tiên

Bấm vào ô B2 (bên cạnh dữ liệu đầu tiên bạn muốn trích xuất) và nhập thủ công tên được trích xuất từ ​​ô A2.

Bước 2: Sử dụng Flash Fill:

• Tự động:

  1. Sau khi gõ tên vào ô B2, nhấn Enter chìa khóa để đi đến B3.
  2. Bắt đầu nhập tên thứ hai. Excel có thể tự động hiển thị bản xem trước màu xám của các tên còn lại trong danh sách của bạn dựa trên mẫu.
     
  3. Ấn Bản Enter để chấp nhận đề xuất Flash Fill này.
     

• Thủ công:

  Nếu Excel không tự động gợi ý điền thì sau khi gõ tên vào ô B2, hãy nhấn Enter để di chuyển tới ô tiếp theo trong cùng cột rồi nhấn Ctrl + E. Điều này sẽ nhắc Excel sử dụng Flash Fill và điền vào cột dựa trên dữ liệu đầu vào ban đầu của bạn.

Để lấy số ID từ danh sách A2:A5, hãy lặp lại các bước trên để flash fill.

Ví dụ 2: Sử dụng Flash Fill để gộp các ô

Flash Fill trong Excel là một công cụ tiết kiệm thời gian cho các tác vụ như kết hợp tên, địa chỉ hoặc bất kỳ dữ liệu nào được phân chia trên nhiều ô. Nó loại bỏ sự cần thiết của các công thức phức tạp hoặc sao chép và dán thủ công, hợp lý hóa các tác vụ quản lý dữ liệu của bạn.

Giả sử bạn có XNUMX cột chứa tên, chức danh và tuổi, bạn muốn gộp từng hàng trong XNUMX cột này thành XNUMX ô, hãy làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Nhập thủ công ví dụ đầu tiên

Bấm vào ô D2 (bên cạnh dữ liệu bạn muốn kết hợp) và nhập kết hợp theo cách thủ công.

Bước 2: Sử dụng Flash Fill:

• Tự động:

  1. Sau khi gõ tổ hợp đầu tiên, nhấn Enter phím để đi đến D3.
  2. Bắt đầu gõ tổ hợp thứ hai. Excel có thể tự động hiển thị bản xem trước màu xám của các kết hợp cho phần còn lại trong danh sách của bạn dựa trên mẫu.
     
  3. Ấn Bản Enter để chấp nhận đề xuất Flash Fill này.
     

• Thủ công:

  Nếu Excel không tự động đề xuất điền, sau khi nhập tổ hợp đầu tiên vào D2, hãy nhấn Enter để di chuyển tới ô tiếp theo trong cùng cột rồi nhấn Ctrl + E. Điều này sẽ nhắc Excel sử dụng Flash Fill và điền vào cột dựa trên dữ liệu đầu vào ban đầu của bạn.

Ví dụ 3: Sử dụng Flash Fill để thêm văn bản

Sử dụng Flash Fill để thêm văn bản vào dữ liệu của bạn có thể tăng tốc đáng kể việc nhập dữ liệu và đảm bảo tính nhất quán trên toàn bộ tập dữ liệu của bạn.

Ở đây chúng ta sẽ thêm “kg” vào cuối mỗi ô trong phạm vi A2:A5, vui lòng làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Nhập thủ công ví dụ đầu tiên

Bấm vào ô B2 (bên cạnh dữ liệu bạn muốn thêm văn bản) và nhập thủ công ví dụ đầu tiên.

Bước 2: Sử dụng Flash Fill:

Ấn Bản Enter để di chuyển tới ô tiếp theo trong cùng cột rồi nhấn Ctrl + E. Điều này sẽ nhắc Excel sử dụng Flash Fill và điền vào cột dựa trên dữ liệu đầu vào ban đầu của bạn.

Ví dụ 4: Sử dụng Flash Fill để thay đổi định dạng

Flash Fill có thể được sử dụng cho nhiều thay đổi định dạng khác nhau như chuyển đổi văn bản thành chữ thường, chữ hoa hoặc thậm chí định dạng lại số điện thoại và ngày tháng. Đó là một công cụ mạnh mẽ có thể thay thế việc gõ lại thủ công hoặc sử dụng các công thức phức tạp cho các tác vụ định dạng văn bản đơn giản.

Ở đây chúng tôi muốn thay đổi văn bản trong phạm vi A2:A5 thành chữ in hoa chữ cái đầu tiên, vui lòng làm theo hướng dẫn bên dưới:

Bước 1: Nhập thủ công ví dụ đầu tiên

Bấm vào ô B2 (bên cạnh dữ liệu bạn muốn đổi chữ hoa chữ thường) và nhập thủ công ví dụ đầu tiên.

Bước 2: Sử dụng Flash Fill:

• Tự động:

  1. Sau khi gõ ví dụ đầu tiên, nhấn Enter chìa khóa để đi đến B3.
  2. Bắt đầu gõ tổ hợp thứ hai. Excel có thể tự động hiển thị bản xem trước màu xám của các kết hợp cho phần còn lại trong danh sách của bạn dựa trên mẫu.
  3. Ấn Bản Enter để chấp nhận đề xuất Flash Fill này.
     
     

• Thủ công:

  Nếu Excel không tự động đề xuất điền, sau khi nhập ví dụ đầu tiên vào B2, hãy nhấn Enter để di chuyển tới ô tiếp theo trong cùng cột rồi nhấn Ctrl + E. Điều này sẽ nhắc Excel sử dụng Flash Fill và điền vào cột dựa trên dữ liệu đầu vào ban đầu của bạn.

Mẹo: Hoặc bạn có thể áp dụng Flash Fill bằng cách chọn Flash Fill trong ribbon hoặc kéo núm điều khiển điền tự động và chọn Tùy chọn Flash Fill.

Ví dụ 5: Sử dụng Flash Fill để thay đổi thứ tự chuỗi

Thay đổi thứ tự các chuỗi trong Excel bằng Flash Fill là cách hiệu quả để sắp xếp lại dữ liệu mà không cần chỉnh sửa thủ công hoặc sử dụng các công thức phức tạp. Đây là cách thực hiện:

Bước 1: Nhập thủ công ví dụ đầu tiên

Bấm vào ô B2 (bên cạnh dữ liệu bạn muốn thay đổi thứ tự) và nhập thủ công ví dụ đầu tiên.

Bước 2: Sử dụng Flash Fill:

Ấn Bản Enter để di chuyển tới ô tiếp theo trong cùng cột rồi nhấn Ctrl + E. Điều này sẽ nhắc Excel sử dụng Flash Fill và điền vào cột dựa trên dữ liệu đầu vào ban đầu của bạn.

Flash Fill của Excel thực sự cách mạng hóa thao tác dữ liệu, giảm đáng kể thời gian và công sức. Cho dù đó là để định dạng lại văn bản hay tự động nhập dữ liệu, Flash Fill đều xử lý thành thạo nhiều tác vụ khác nhau. Tôi hy vọng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích. Để biết thêm các mẹo và thủ thuật Excel hữu ích, vui lòng truy cập khám phá thêm ở đây. Hành trình làm chủ Excel của bạn vẫn tiếp tục!