Việc quản lý một tài liệu Word dài đôi khi có thể yêu cầu bạn trích xuất các trang cụ thể để xem xét hoặc phân phối riêng. Cho dù bạn chỉ cần một trang, một loạt trang hay chia nhỏ toàn bộ tài liệu dựa trên các tiêu chí cụ thể, Microsoft Word đều cung cấp một số cách để đạt được điều này. Hãy cùng tìm hiểu bốn phương pháp hiệu quả để tách và trích xuất các trang từ tài liệu Word của bạn.

Trích xuất các trang cụ thể/trang hiện tại từ Word

• Bằng tính năng Sao chép và Dán - thủ công
• Bằng tính năng Print to PDF - lưu các trang đã trích xuất thành PDF
• Bằng mã VBA - lưu các trang được trích xuất vào một thư mục cụ thể

Tách toàn bộ tài liệu Word thành các file riêng biệt dựa trên Pages, Headings, Breaks

Trích xuất các trang cụ thể/trang hiện tại từ Word

Hướng dẫn này cung cấp thông tin tổng quan chi tiết về ba kỹ thuật hiệu quả để trích xuất các trang cụ thể hoặc trang hiện tại từ tài liệu của bạn.

Trích xuất trang bằng tính năng Sao chép và Dán – thủ công

Cách đơn giản nhất để trích xuất các trang hoặc nội dung cụ thể từ tài liệu Word là sử dụng chức năng sao chép và dán.

Bước 1: Chọn nội dung muốn trích xuất

Đặt con trỏ ở phía trước nội dung bạn muốn sao chép, sau đó cuộn xuống cuối nội dung và giữ Shift key, bấm vào cuối nội dung.

Bước 2: Sao chép nội dung đã chọn

Nhấp chuột phải vào nội dung đã chọn và chọn Sao chép, hoặc chỉ cần nhấn Ctrl + C

Bước 3: Dán vào tài liệu mới

Mở một tài liệu Word mới và dán nội dung bằng cách sử dụng Ctrl + V.

Bước 4: Lưu tài liệu mới

Lưu tài liệu mới tạo của bạn bằng cách nhấp vào Tập tin > Save As.

Trích xuất trang bằng tính năng Print to PDF - lưu trang đã trích xuất thành PDF

Một cách khác để trích xuất các trang là in chúng thành PDF. Phương pháp này rất hữu ích khi bạn cần chia sẻ hoặc lưu các trang được trích xuất ở định dạng được chấp nhận rộng rãi.

Bước 1: Điều hướng đến Menu In

Với tài liệu đang mở, hãy đi tới Tập tin > In.

Bước 2: Chọn Microsoft Print sang PDF

Trong tạp chí Máy in thả xuống, chọn Microsoft In sang PDF.

Bước 3: Chỉ định phạm vi trang

Trong cài đặt, chọn phạm vi in ​​bạn muốn:

• In tất cả các trang: In tất cả các trang của tài liệu.

• Lựa chọn in: In vùng chọn, nếu bạn không chọn bất kỳ phạm vi nào thì không thể sử dụng tùy chọn này.

• In trang hiện tại: In trang hiện tại.

• In tùy chỉnh: In phạm vi trang tùy chỉnh khi bạn cần. Khi bạn chọn tùy chọn này, Trang hiện ra hộp văn bản để bạn gõ số trang cần in.

  

Bước 4: In

Nhấp chuột Invà chọn vị trí để lưu tệp PDF của bạn. Các trang được chỉ định sẽ được lưu dưới dạng tài liệu PDF mới.

Trích xuất các trang bằng mã VBA - lưu các trang được trích xuất vào một thư mục cụ thể

Đối với những người dùng thoải mái với VBA, việc sử dụng tập lệnh có thể tự động hóa quá trình trích xuất, đặc biệt hữu ích đối với các tài liệu lớn.

Bước 1: Nhấn phím Alt + F11 để mở VBA Editor

Bước 2: Chèn một mô-đun mới

Nhấp chuột Chèn tab đang mở Microsoft Visual Basic cho các ứng dụng cửa sổ, sau đó chọn Mô-đun.

Bước 3: Chèn mã

Sao chép mã bên dưới và dán vào Mô-đun.

Mã: Trích xuất một loạt trang vào một tệp mới trong một thư mục

Sub SaveSpecifiedPagesAsNewDoc()
'UpdatebyKutools
    Dim objNewDoc As Document
    Dim objDoc As Document
    Dim strFolder As String
    Dim strFileName As String
    Dim startPage As Long
    Dim endPage As Long
    Dim startRange As Range
    Dim endRange As Range
    
    ' Initialize
    Set objDoc = ActiveDocument
    
    ' Specify the folder path and file name here
    strFolder = "C:\Users\AddinsVM001\Desktop\pdf\extract pages" ' Example path
    strFileName = "ExtractedPages" ' Example file name
    
    ' Specify start and end pages here
    startPage = 3
    endPage = 4
    
    ' Find the range of the specified pages
    With objDoc
        ' Go to the start of the start page
        .GoTo(What:=wdGoToPage, Which:=wdGoToAbsolute, Count:=startPage).Select
        Set startRange = Selection.Range
        
        ' Go to the start of the page after the end page, to get the complete end page
        .GoTo(What:=wdGoToPage, Which:=wdGoToAbsolute, Count:=endPage + 1).Select
        Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1
        Set endRange = Selection.Range
        
        ' Define the range from start to end page
        Set startRange = .Range(Start:=startRange.Start, End:=endRange.End)
       
        
    End With
    
    ' Copy the defined range
    startRange.Copy
    
    ' Open a new document to paste the selection
    Set objNewDoc = Documents.Add
    objNewDoc.Content.Paste
    
    ' Save the new document
    objNewDoc.SaveAs2 FileName:=strFolder & "\" & strFileName & ".docx"
    objNewDoc.Close False
    
    ' Clean up
    Set objNewDoc = Nothing
    Set objDoc = Nothing
    Set startRange = Nothing
    Set endRange = Nothing
    
    MsgBox "Pages " & startPage & " to " & endPage & " have been extracted to " & strFileName & ".docx"
End Sub
 

Bước 4: Click vào nút chạy hoặc nhấn phím F5 để chạy mã

Sau khi chạy mã, một hộp thoại bật ra cho bạn biết các trang đã được trích xuất, nhấp vào OK để đóng nó.

Bước 5: Vào thư mục kiểm tra xem các trang đã được giải nén đúng chưa

Tách toàn bộ tài liệu Word thành các file riêng biệt dựa trên Pages, Headings, Breaks

Nếu bạn muốn trích xuất các trang để phân tách các tệp theo Tiêu đề 1, Ngắt trang, Ngắt phần hoặc Trang cụ thể, thì Tách tài liệu tính năng của Kutools cho Word sẽ là một trợ thủ đắc lực.

Bước 1: Kích hoạt tính năng Tách tài liệu

Nhấp chuột Kutools Plus > chẻ để kích hoạt tính năng.

Bước 2: Tùy chỉnh phần chia của bạn

1. Chia theo: Chọn tiêu chí muốn chia.

2. Trang: Nếu bạn chọn Tuỳ chỉnh trong Chia theo danh sách thả xuống, bạn nên nhập số trang vào hộp văn bản này.

3. Lưu vào: Duyệt và chọn thư mục để định vị các tài liệu được chia nhỏ.

4. Tiền tố tài liệu: Nhập tiền tố để đặt tên cho tài liệu được chia.

5. OK: Nhấn vào đây để kết thúc việc chia tách.

   

Bước 3: Vào thư mục và kiểm tra các tài liệu đã chia

Mỗi phương pháp cung cấp một giải pháp cho các nhu cầu khác nhau: sao chép thủ công để trích xuất đơn giản, in sang PDF để chia sẻ các trang cụ thể, VBA để trích xuất tự động và chia tách tài liệu để sắp xếp các tài liệu mở rộng. Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể quản lý tài liệu của mình hiệu quả hơn và điều chỉnh nội dung theo yêu cầu cụ thể của mình.

Để biết thêm các chiến lược Word mang tính biến đổi có thể nâng cao đáng kể việc quản lý dữ liệu của bạn, khám phá thêm ở đây..