Làm cách nào để hợp nhất các liên hệ trùng lặp trong Outlook?

Tác giả: Kelly Sửa đổi lần cuối: 2020-05-29

Khi chúng tôi sao chép / di chuyển danh bạ từ thư mục này sang thư mục khác trong Outlook, rất có thể các liên hệ trùng lặp sẽ xuất hiện. Xóa các địa chỉ liên hệ trùng lặp có thể không phải là cách tốt hơn, vì một địa chỉ liên hệ có thể chứa các trường mà liên hệ trùng lặp kia để trống. Do đó, một số người dùng nghĩ đến việc hợp nhất các bản sao. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách hợp nhất các liên hệ trùng lặp trong Outlook.

Hợp nhất các liên hệ trùng lặp trong khi di chuyển trong Outlook 2010 hoặc phiên bản mới hơn
Hợp nhất các liên hệ trùng lặp trong khi di chuyển trong Outlook 2007
Dễ dàng hợp nhất các liên hệ trùng lặp hiện có trong các thư mục liên hệ được chỉ định với Kutools cho Outlook

Hợp nhất các liên hệ trùng lặp trong khi di chuyển trong Outlook 2010 hoặc phiên bản mới hơn

Giả sử bạn sẽ di chuyển tất cả các liên hệ từ thư mục A sang thư mục B trong Outlook. Để hợp nhất các liên hệ trùng lặp trong quá trình di chuyển, bạn có thể làm như sau.

Bước 1: Nhấp vào Tập tin> Các lựa chọn.

Bước 2: Trong hộp thoại Tùy chọn Outlook, hãy nhấp vào người(Hoặc Liên hệ) trong thanh bên trái, sau đó chọn tùy chọn Kiểm tra các bản sao khi lưu các liên hệ mớitrong Tên và điền phần.

Bước 3: Nhấp vào OK để đóng hộp thoại Tùy chọn Outlook.

Bước 4: Chuyển sang chế độ xem Mọi người (hoặc Danh bạ), mở thư mục A trong Ngăn Dẫn hướng, chọn một liên hệ trong thư mục, sau đó chọn tất cả các liên hệ bằng cách nhấp vào Ctrl +Achìa khóa trong khi đó.

Bước 5: Nhấp chuột phải vào các liên hệ đã chọn, sau đó nhấp vào Di chuyển > B thư mục từ menu chuột phải. Xem ảnh chụp màn hình bên dưới:

Chú thích: Nếu thư mục đích không được liệt kê trong menu chuột phải, chỉ cần nhấp vào Di chuyển> Các thư mục từ menu chuột phải, sau đó chỉ định thư mục đích và bấm OKtrong hộp thoại Di chuyển Mục.

Bước 6: Nếu các liên hệ trùng lặp tồn tại, nó sẽ bật lên hộp thoại Đã phát hiện liên hệ trùng lặp. Chỉ cần nhấp vào Cập nhật Tất cả.

Sau đó, tất cả các liên hệ trong thư mục A đã được chuyển đến thư mục B với tất cả các liên hệ trùng lặp được hợp nhất.

Hợp nhất các liên hệ trùng lặp trong khi di chuyển trong Outlook 2007

Trong Outlook 2007, nếu bạn muốn hợp nhất các liên hệ trùng lặp khi di chuyển từ thư mục này sang thư mục khác, bạn cũng cần bật tùy chọn Kiểm tra các liên hệ trùng lặp.

Bước 1: Nhấp vào CÔNG CỤ > Các lựa chọn.

Bước 2: Trong hộp thoại Tùy chọn mở, nhấp vào Tùy chọn liên hệ.

Bước 3: Trong hộp thoại Tùy chọn liên hệ mới, hãy chọn tùy chọn Kiểm tra các liên hệ trùng lặptrong Các tùy chọn đặt tên và lưu trữ cho các liên hệ mớiphần.

Bước 4: Nhấp vào hai OKđể đóng cả hai hộp thoại.

Sau đó, bạn có thể làm theo các bước tương tự như chúng tôi đã giới thiệu trong Outlook 2010 hoặc phiên bản mới hơn để hợp nhất các liên hệ trùng lặp khi di chuyển từ thư mục này sang thư mục khác.

Dễ dàng hợp nhất các liên hệ trùng lặp hiện có trong các thư mục liên hệ được chỉ định với Kutools cho Outlook

Để dễ dàng hợp nhất tất cả các liên hệ trùng lặp hiện có trong các thư mục liên hệ được chỉ định trong Outlook, ở đây tôi khuyên bạn nên hợp nhất Địa chỉ liên hệ trùng lặp tiện ích của Kutools cho Outlook. Vui lòng làm như sau để hoàn thành.

1. nhấp chuột Kutools> Xóa trùng lặp> Địa chỉ liên hệ trùng lặp để kích hoạt tính năng này.

Lưu ý:Nếu có nhiều tài khoản email với các thư mục danh bạ lớn trong Outlook của bạn, một cửa sổ (các) thư mục danh bạ đang tải sẽ bật lên. Bạn có thể bỏ qua tài khoản email đang tải hiện tại để tăng tốc độ tải dựa trên nhu cầu của mình hoặc chỉ cần đợi cho đến khi tất cả các thư mục danh bạ tải xong.

2. Sau khi tải xong các thư mục danh bạ, Liên hệ trùng lặp - Bước 1 (của 4) thuật sĩ bật lên. Vui lòng kiểm tra (các) thư mục Danh bạ có chứa các liên hệ trùng lặp mà bạn sẽ hợp nhất, sau đó nhấp vào Tiếp theo: Chọn các trường liên hệ để so sánh trùng lặp .

Lời khuyên:

1. Khi chọn các thư mục, bạn có thể nhấp chuột phải vào danh sách thư mục để có thêm các tùy chọn nhanh như hình trên được hiển thị.
2. Tất cả các thư mục đã chọn được liệt kê trong ô bên phải, bạn có thể xóa, sắp xếp chúng khi cần. Và danh sách liên hệ trong thư mục trên sẽ được ưu tiên giữ lại khi xử lý trùng lặp.

3. bên trong Vui lòng chọn các trường Danh bạ để so sánh trùng lặp hộp của Liên hệ trùng lặp - Bước 2 (của 4) wizard, vui lòng chọn các trường liên hệ để lọc các liên hệ trùng lặp, sau đó bấm vào Tiếp theo: Chọn các trường sẽ được liệt kê trong kết quả .

Lưu ý: Nếu bạn kiểm tra Tìm kiếm tất cả các bản sao trong các thư mục Danh bạ đã chọn tùy chọn, các liên hệ trùng lặp trong tất cả các thư mục đã chọn sẽ được tìm kiếm. Nếu không, các bản sao sẽ được tìm kiếm riêng trong thư mục danh bạ của chúng.

4. bên trong Liên hệ trùng lặp - Bước 3 (của 4) trình hướng dẫn, chỉ định các trường sẽ được liệt kê trong hộp kết quả, sau đó bấm vàoBắt đầu lọc .

5. bên trong Liên hệ trùng lặp - bước 4 (của 4) wizard, vui lòng cấu hình như sau.

5.1) Mở rộng một nhóm, bạn có thể nhấp vào một liên hệ trùng lặp để xem trước thông tin của nó trong Xem trước thông tin liên hệ cái hộp;
5.2) Trong Làm thế nào để đối phó với các liên hệ trùng lặp? danh sách thả xuống, chọn đi Tùy chọn;
5.3) Nhấp vào đi để bắt đầu hợp nhất các liên hệ trùng lặp.

6. Nhấp vào OK trong cửa sổ bật lên Kutools cho Outlook hộp thoại.

Bây giờ tất cả các liên hệ trùng lặp trong các thư mục được chỉ định đều được hợp nhất. Bạn có thể thấy các địa chỉ liên hệ trùng lặp được xử lý được đánh dấu bằng gạch ngang trong Danh sách kết quả. Vui lòng đóng trình hướng dẫn Liên hệ trùng lặp để kết thúc quá trình.

Chú ý

1. Bạn chỉ có thể hợp nhất các liên hệ trùng lặp đã kiểm tra trong một nhóm bằng cách nhấp chuột phải vào nhóm và sau đó chọn Hợp nhất tất cả các mục đã kiểm tra trong nhóm từ trình đơn ngữ cảnh.

2. Tính năng Danh bạ trùng lặp ghi nhớ tất cả cài đặt (bao gồm các thư mục và trường danh bạ đã chọn) mà bạn đã chỉ định lần trước. Lần tới khi áp dụng tính năng này, bạn có thể nhấp vào Bắt đầu lọc nút trong Liên hệ trùng lặp - Bước 1 (của 4) thuật sĩ để lọc trực tiếp các liên hệ trùng lặp mà không cần cấu hình lại các trường.

3. Tính năng này sẽ hợp nhất tất cả các nhóm liên hệ trùng lặp thành một nếu bạn chọn các trường nhóm liên hệ tương ứng khi bạn cần trong Liên hệ trùng lặp - Bước 2 (của 4) wizard.

Nếu bạn muốn dùng thử miễn phí (60 ngày) tiện ích này, vui lòng nhấp để tải xuống, và sau đó đi đến áp dụng hoạt động theo các bước trên.