Trong thế giới truyền thông kỹ thuật số phát triển nhanh chóng, hiệu quả là yếu tố then chốt và việc quản lý email hiệu quả có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Đi vào Kutools AI cho Outlook, một công cụ mạnh mẽ được thiết kế để nâng cao trải nghiệm email của bạn bằng cách giới thiệu các kỹ năng thông minh giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn. Cho dù bạn đang soạn thảo email, dịch nội dung hay trả lời tin nhắn, Kutools AI cung cấp một loạt các khả năng có thể chuyển đổi cách bạn tương tác với email. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu về Kutools AI đối với Outlook, tại sao đây là công cụ bắt buộc phải có, cách thiết lập và cách tích hợp nó vào thói quen gửi email hàng ngày của bạn để đạt năng suất tối đa.

• Ví dụ về việc sử dụng Kutools AI trong đến email:
  • Tóm tắt email
  • Trả lời nhanh
• Ví dụ về việc sử dụng Kutools AI trong đi email:
  • Soạn Email
  • Tiếp tục viết

• Tùy chỉnh và thêm kỹ năng để sử dụng cá nhân
• Trả lời theo yêu cầu với thông tin chi tiết từ lịch sử email
• Kiểm soát chế độ Thủ công/Tự động và tùy chỉnh tùy chọn hiển thị

• Kiểm soát nhanh và truy cập vào ngăn AI của Kutools
• Quản lý nội dung được tạo trong hộp kỹ năng
• Các phương pháp hay nhất để sử dụng Kutools AI

Kutools AI cho Outlook là gì?

Kutools AI for Outlook là một tính năng nâng cao được phát triển bởi ExtendOffice, tích hợp liền mạch công nghệ AI từ các mô hình hàng đầu như OpenAI và GoogleAI vào thói quen gửi email hàng ngày của bạn. Là một phần của bộ công cụ toàn diện trên 100 các công cụ trong Kutools for Outlook, nó thay đổi cách bạn quản lý và tương tác với email. Với giao diện trực quan, Kutools AI cung cấp khả năng mạnh mẽ giúp tăng năng suất của bạn khi đọc và viết email.

Kỹ năng trong Bảng đọc (Để phân tích và trả lời email đã nhận)

• Tổng kết: Nhận bản tóm tắt ngắn gọn để nhanh chóng hiểu được ý chính của những email dài.
• đáp lại:Sử dụng AI để phản hồi email hiệu quả và chi tiết. (Hỗ trợ sử dụng email đã gửi để lấy thông tin có liên quan.)
• Trả lời nhanh: Hiển thị các tùy chọn trả lời khác nhau và tạo phản hồi dựa trên hướng bạn chọn. (Hỗ trợ sử dụng email đã gửi để lấy thông tin có liên quan.)
• Cảm ơn bạn trả lời: Tạo một lá thư cảm ơn ngắn gọn để giúp bạn bày tỏ lòng biết ơn một cách nhanh chóng.
• Dịch: Dịch ngay lập tức các email đến sang ngôn ngữ ưa thích của bạn, đảm bảo giao tiếp liền mạch.
• Phân tích: Phân tích xu hướng cảm xúc trong nội dung email để giúp bạn xác định xem tình cảm đó là tích cực, tiêu cực hay trung tính.
• Trích xuất:Trích xuất thông tin có cấu trúc như tên, địa điểm, ngày tháng và số tiền từ email để giúp bạn nhanh chóng hiểu dữ liệu chính trong nội dung.
• Kỹ năng tùy chỉnh : Tạo kỹ năng của riêng bạn bằng cách tùy chỉnh lời nhắc vai trò, lời nhắc lệnh và thêm các tùy chọn bổ sung để đáp ứng nhu cầu quản lý email riêng biệt của bạn.

Bảng kỹ năng viết (Dành cho việc soạn thảo và chỉnh sửa email gửi đi)

• Soạn: Sử dụng sự hỗ trợ của AI để đẩy nhanh quá trình soạn thảo email với các đề xuất tùy chỉnh.
• Tiếng Ba Lan: Tự động cải thiện ngữ pháp, giọng điệu và văn phong của bản nháp email, đảm bảo bản hoàn thiện chuyên nghiệp.
• Tiếp tục viết: Hãy để AI cung cấp các đề xuất và phần hoàn thiện dựa trên ngữ cảnh để giúp bạn tiếp tục viết bản nháp.
• Dịch: Dễ dàng dịch bản nháp email của bạn sang các ngôn ngữ khác, sẵn sàng cung cấp chúng cho khán giả toàn cầu.
• kiểm tra: Kiểm tra và sửa lỗi chính tả và ngữ pháp trong email để đảm bảo tính chính xác của ngôn ngữ.
• Mở rộng:Mở rộng thông tin chính của email và cung cấp giải thích chi tiết để có nội dung toàn diện hơn.
• Đề nghị: Đưa ra các đề xuất cải tiến hợp lý hoặc nội dung nhạy cảm thông qua phân tích hợp lý hoặc xem xét nội dung.
• Kỹ năng tùy chỉnh : Tạo kỹ năng của riêng bạn bằng cách tùy chỉnh lời nhắc vai trò, lời nhắc lệnh và thêm các tùy chọn bổ sung để đáp ứng nhu cầu quản lý email riêng biệt của bạn.

Tại sao chọn Kutools AI cho Outlook của bạn?

Trong thế giới kỹ thuật số phát triển nhanh chóng ngày nay, giao tiếp hiệu quả là chìa khóa. Kutools AI tận dụng công nghệ AI tiên tiến để đảm bảo rằng email của bạn không chỉ được đọc mà còn được cảm nhận, hiểu và đánh giá cao. Đó là việc nâng cao trò chơi email của bạn và làm cho mọi tương tác trở nên có ý nghĩa và có tác động hơn. Cho dù bạn đang quản lý hàng loạt email hàng ngày hay đang tập trung vào một thông điệp quan trọng đó, Kutools AI là đối tác chiến lược của bạn, đảm bảo bạn luôn dẫn đầu trong cuộc chơi giao tiếp. Dưới đây là một số lợi ích chính việc này Kutools AI cung cấp:

⏰ Tự động hóa tiết kiệm thời gian: Tự động hóa các tác vụ email thông thường, chẳng hạn như tóm tắt email và trả lời nhanh, giúp bạn giải phóng thời gian cho các tác vụ quan trọng hơn và tăng năng suất tổng thể của bạn.

🌐 Tích hợp AI đa năng: Kutools AI hỗ trợ nhiều nền tảng AI, bao gồm OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI và SenseNovaAI, mang đến cho bạn sự linh hoạt để lựa chọn mô hình AI tốt nhất nhằm quản lý email chính xác và hiệu quả.

🖥️ Giao diện thân thiện với người dùng: Có giao diện trực quan và dễ điều hướng, giúp người dùng ở mọi cấp độ công nghệ dễ dàng nâng cao khả năng quản lý và liên lạc email của họ.

🌓 Chức năng chế độ kép: Kutools AI Cung cấp Chế độ thủ công và Chế độ Tự động. Ở Chế độ Tự động, các tác vụ như tóm tắt email và trả lời nhanh được tạo tự động. Việc chuyển đổi giữa các chế độ diễn ra liền mạch chỉ bằng một cú nhấp chuột, cho phép bạn tùy chỉnh công cụ để phù hợp với quy trình làm việc của mình.

💡 Kỹ năng tùy chỉnh: Thợ may Kutools AI theo nhu cầu quản lý email cụ thể của bạn bằng cách tạo ra các kỹ năng của riêng bạn. Tùy chỉnh lời nhắc vai trò, lời nhắc lệnh và các tùy chọn bổ sung để đảm bảo AI hoạt động chính xác theo cách bạn muốn, cho phép linh hoạt và hiệu quả tối đa trong việc xử lý email của bạn.

📚 Học Lịch sử Email: Khi tạo phản hồi, Kutools AI sử dụng các tương tác email trước đây của bạn (sau khi bạn đã thêm email lịch sử) để cung cấp phản hồi theo ngữ cảnh, đưa ra câu trả lời chính xác dựa trên các cuộc thảo luận trước đó. Theo thời gian, phản hồi trở nên chính xác hơn và phù hợp với phong cách giao tiếp của bạn để tương tác được cá nhân hóa.

🌍 Khả năng dịch ngôn ngữ: Phá vỡ rào cản ngôn ngữ bằng các mô hình phức tạp để có bản dịch chính xác, giúp việc giao tiếp toàn cầu trở nên dễ dàng.

⚙️ Tích hợp liền mạch với Outlook: Được thiết kế dành riêng cho Outlook, nó nâng cao trải nghiệm email của bạn trong môi trường quen thuộc, đảm bảo quy trình làm việc trực quan và hiệu quả.

✏️ Nâng cao tính rõ ràng và chuyên nghiệp: Sử dụng các mô hình ngôn ngữ nâng cao để tối ưu hóa email của bạn, đảm bảo sự rõ ràng và chuyên nghiệp trong mỗi tin nhắn bạn gửi.

🔐 Tăng cường quyền riêng tư và bảo mật: Sử dụng các giao thức mã hóa và bảo mật mới nhất để đảm bảo rằng dữ liệu email của bạn được bảo vệ, giúp bạn yên tâm về sự an toàn trong liên lạc của mình.

Làm thế nào để thiết lập Kutools AI cho Outlook để nâng cao hiệu quả sử dụng email?

Chuyển đổi trải nghiệm email của bạn với Kutools AI chỉ cách đó vài bước chân. Ở đây chúng tôi chỉ cho bạn hướng dẫn từng bước về cách thiết lập Kutools AI trong Outlook của bạn.

Bước 1: Cài đặt Kutools AI

Điều hướng đến trang download để tải xuống và cài đặt Kutools cho Outlook để có được Kutools AI.

Bước 2: Kích hoạt Kutools AI

1. Sau khi cài đặt Kutools cho Outlook, Đi đến Kutools và nhấp vào AI.

2. Các Hướng dẫn AI của Kutools hộp thoại bật lên. Nó giới thiệu các kỹ năng mà Kutools AI cung cấp. Nhấp vào Trang Tiếp nút để tiếp tục.

3. Các Điều khoản sử dụng sẽ xuất hiện. Nhấp chuột Trang Tiếp.

4. Bây giờ, bạn có thể kích hoạt Kutools AI bằng cách chọn một nhà cung cấp AI và nhập tương ứng Mã API. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK.

Sau khi nhấp OK, Các Kutools AI ngăn xuất hiện ở bên phải cửa sổ Outlook, như hiển thị bên dưới. Tiếp tục đọc để biết ví dụ về cách sử dụng nó!

Sử dụng Kutools AI trong quy trình làm việc của bạn với các ví dụ

Tóm tắt email: Trích xuất các điểm chính từ các tin nhắn dài

Bạn vừa mở hộp thư đến và tìm thấy một email dài từ khách hàng nêu rõ các yêu cầu và cập nhật khác nhau của dự án. Thay vì phải lội qua dòng văn bản dày đặc, bạn có thể dựa vào Kutools AI's Tổng kết kỹ năng. Khi bạn mở email, AI sẽ nhanh chóng tạo ra một bản tóm tắt ngắn gọn, nêu bật những thông tin quan trọng nhất. Điều này cho phép bạn nhanh chóng nắm bắt những điểm chính và ưu tiên các bước tiếp theo, tiết kiệm thời gian quý báu và đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ chi tiết quan trọng nào.

1. Trong tạp chí Kutools AI ngăn, hãy chắc chắn rằng bạn đang ở trong bảng đọc.
2. Chọn email bạn muốn tóm tắt.

Sản phẩm Tổng kết hộp tự động tạo ra bản tóm tắt ngắn gọn về các điểm chính của email, như hiển thị bên dưới:

Trả lời nhanh: Tạo câu trả lời tức thì, theo ngữ cảnh

Thay vì tốn thời gian soạn thảo một câu trả lời từ đầu, Kutools AI's Trả lời nhanh Kỹ năng này giúp bạn phân tích ngữ cảnh của email và gợi ý nhiều cơ sở phản hồi để có câu trả lời chi tiết.

1. Trong tạp chí Kutools AI ngăn, hãy chắc chắn rằng bạn đang ở trong bảng đọc.
2. Chọn email bạn muốn trả lời. Trả lời nhanh Kỹ năng sẽ tự động tạo ra nhiều cơ sở trả lời như hiển thị bên dưới.

   

   Lời khuyên:

   • Nếu bạn chọn văn bản trong email, nó sẽ trả lời nội dung đã chọn. Nếu không, nó sẽ trả lời toàn bộ email.
   • Nếu không có cơ sở trả lời nào phù hợp, bạn có thể nhấp vào "Không phù hợp?" liên kết và nhập cơ sở mong muốn của bạn.

3. Chọn một trong các cơ sở trả lời để tạo câu trả lời.

4. Nhấn vào đáp lại nút. Phản hồi sẽ được chèn vào bản nháp email, sẵn sàng để bạn xem xét, chỉnh sửa và gửi.

   

Soạn email: Soạn thảo tin nhắn ban đầu với sự hướng dẫn của AI

Khi bạn cần theo dõi khách hàng sau cuộc họp nhưng không biết phải bắt đầu như thế nào, Kutools AI's Soạn kỹ năng bước vào, đưa ra các gợi ý dựa trên ngữ cảnh để giúp bạn tạo ra thông điệp của mình. Khi bạn cung cấp Kutools AI với các điểm chính, công cụ này gợi ý các cụm từ và cấu trúc phù hợp với nhu cầu của bạn, cho phép bạn nhanh chóng soạn một email chuyên nghiệp và rõ ràng.

1. Trong tạp chí Kutools AI ngăn, hãy chắc chắn rằng bạn đang ở trong Bảng viết.
2. Trong tạp chí Soạn hộp, nhập các điểm chính và nhấp vào Tạo ra .
3. Nhấp chuột Chèn để thêm bản nháp đã tạo vào nội dung email.

Tiếp tục viết email: Tiếp tục từ nơi bạn dừng lại

Bạn bắt đầu soạn thảo một email chi tiết, nhưng giữa chừng, bạn bị gián đoạn và phải bỏ dở. Khi bạn quay trở lại, Kutools AI's Tiếp tục viết Kỹ năng sẵn sàng giúp bạn tiếp tục từ nơi bạn dừng lại. AI xem xét bối cảnh bản thảo chưa hoàn thành của bạn và đưa ra gợi ý để tiếp tục và hoàn thiện tin nhắn của bạn.

Kỹ năng Viết Tiếp Tục hoạt động như sau: Khi bạn bắt đầu trả lời một email trong Hộp thư đến của mình, bảng đọc tự động chuyển sang Bảng viết. Khi bạn bắt đầu soạn thảo câu trả lời của mình, Tiếp tục viết kỹ năng tự động tiếp tục bản nháp cho bạn. Sau khi nội dung được tạo, hãy nhấp vào Chèn để nhanh chóng chèn nó vào bản nháp của bạn.

Biến Kutools AI thành trợ lý cá nhân của bạn

Từ việc thêm và cá nhân hóa các kỹ năng cho đến việc cho phép AI học hỏi từ lịch sử email của bạn, bạn có thể tối ưu hóa Kutools AI để trở thành trợ lý cá nhân của bạn. Với các tính năng này, bạn sẽ nhận được phản hồi chính xác hơn, có nhận thức về ngữ cảnh và có khả năng tinh chỉnh các kỹ năng của AI để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.

• Tùy chỉnh và Thêm Kỹ năng để Sử dụng Cá nhân
• Tùy chỉnh Trả lời với Thông tin chi tiết từ Lịch sử Email
• Kiểm soát chế độ thủ công/tự động và tùy chỉnh tùy chọn hiển thị

Tùy chỉnh và Thêm Kỹ năng để Sử dụng Cá nhân

Ở dưới cùng của Kutools AI cửa sổ, có một Quản lý thư viện kỹ năng nút, mở Quản lý thư viện kỹ năng hộp thoại khi nhấp vào.

Trong tạp chí Quản lý thư viện kỹ năng hộp thoại, bạn có thể cấu hình các kỹ năng cho cả hai bảng đọc và Bảng viết:

1. Chọn bảng đọc or Bảng viết để quản lý các kỹ năng trong bảng đó.
2. Đánh dấu vào ô bên cạnh một kỹ năng để kích hoạt và hiển thị nó trong Kutools AI ngăn. Bỏ chọn hộp để tắt kỹ năng và ẩn nó khỏi ngăn.
3. Chọn một kỹ năng để tùy chỉnh cài đặt của nó, bao gồm:
   • Lời nhắc vai trò: Chỉ đạo AI áp dụng một hành vi và phong cách cụ thể.
   • Command Prompt: Hướng dẫn AI thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.
   • Các tùy chọn: Cho phép tùy chỉnh thêm, với tùy chọn thêm nhiều cài đặt hơn bằng cách sử dụng Thêm tùy chọn .
4. Thêm một kỹ năng mới bằng cách nhấp vào Thêm kỹ năng nút để tạo nút phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.

Tùy chỉnh Trả lời với Thông tin chi tiết từ Lịch sử Email

đáp lại kỹ năng trong Kutools AI hỗ trợ học hỏi từ các cuộc trò chuyện email trong quá khứ. Bằng cách tạo cơ sở dữ liệu cục bộ lưu trữ dữ liệu email trong quá khứ, AI có thể phân tích các thông tin liên lạc trước đó, tăng cường độ chính xác và tính liên quan theo ngữ cảnh của phản hồi để có phản hồi chính xác hơn, có nhận thức về ngữ cảnh.

Bạn có thể thêm thủ công các email lịch sử vào Học tập qua Email. Hoặc kích hoạt tính năng bổ sung tự động để các email được thêm ngay vào Email Learning sau khi gửi, giúp hệ thống Al học hỏi và thích ứng tốt hơn.

Thêm thủ công

1. Nhấp vào Học qua email nút trong đáp lại or Trả lời nhanh hộp trong Kutools AI cửa sổ.

2. Nhấp vào Thêm thủ công .

3. Trong cửa sổ bật lên Thêm thủ công hộp thoại, chọn email bạn muốn tìm hiểu và nhấp vào OK.

• Chọn tất cả email của một tài khoản, hãy chọn hộp kiểm trước tài khoản.
• Chọn từng email một, hãy chọn hộp kiểm trước email.
• Chọn email của một tháng gần đây, nhấn vào Email từ tháng trước liên kết.
• Chọn email của một năm gần đây, nhấn vào Email từ năm ngoái liên kết.

4. Một hộp thoại hiện lên nhắc bạn số lượng email cần học. Nhấp chuột Có.

5. Một hộp thoại khác hiện lên nhắc nhở bạn về số lượng email đã học thành công. Nhấp chuột OK.

Tự động thêm

Nhấn vào Học qua email nút trong đáp lại or Trả lời nhanh hộp trong Kutools AI và sau đó thực hiện như sau.

1. Kiểm tra Tự động thêm hộp kiểm.
2. Chọn các tài khoản email bằng cách đánh dấu vào hộp kiểm bên cạnh mỗi địa chỉ để các email được gửi từ chúng sẽ tự động được thêm vào Học tập qua Email.
3. Nhấn vào Lưu .

Kiểm soát chế độ thủ công/tự động và tùy chỉnh tùy chọn hiển thị

Kutools AI cho phép bạn tùy chỉnh hoạt động và giao diện trực quan để phù hợp với sở thích và quy trình làm việc cá nhân của bạn:

• Một số kỹ năng ban đầu được thiết lập để Chế độ Tự động, trong khi những người khác hoạt động trong Chế độ thủ công. Để chuyển đổi giữa Chế độ thủ công và Tự động cho một kỹ năng cụ thể, chỉ cần nhấp vào Công tắc điện nút ở góc trên bên phải của hộp kỹ năng.
  

  Sau đây là sự khác biệt giữa các kỹ năng tự động hóa trong bảng đọc và Bảng viết:

  • Bảng đọc: Kỹ năng thiết lập để Chế độ Tự động sẽ tự động chạy mỗi khi có email mới được chuyển đến.
  • Bảng viết: kỹ năng trong Chế độ Tự động sẽ tự động chạy khi lựa chọn trong bản nháp thay đổi, ngoại trừ kỹ năng "Tiếp tục viết" sẽ chỉ chạy khi nội dung thay đổi.
  Lời khuyên:

  Sau khi chuyển đổi một kỹ năng sang Chế độ thủ công, nhấn vào Tạo ra để có kết quả. Nếu văn bản được chọn trong email, kỹ năng sẽ chỉ xử lý nội dung đã chọn; nếu không, nó sẽ xử lý toàn bộ email. In Chế độ Tự động, các kỹ năng sẽ xử lý toàn bộ email sau khi bạn chọn nó. Nếu bạn chỉ muốn xử lý một phần của email, hãy tô sáng phần mong muốn, sau đó nhấp vào Tái tạo biểu tượng ở góc dưới bên trái.

• Bạn có thể cá nhân hóa màn hình bằng cách chọn một trong hai Xem trang đơn để xem tất cả các kỹ năng trong Kutools AI cửa sổ cùng một lúc, hoặc Chế độ xem theo thẻ để sắp xếp các kỹ năng vào các tab riêng biệt.
  

Mẹo để tối đa hóa hiệu quả của Kutools AI

Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật để sử dụng Kutools AI trong Outlook:

Những gì bạn có thể kiểm soát và truy cập nhanh chóng trong Kutools AI Pane

Để chuyển đổi giữa bảng đọc và Bảng viết, chuyển đổi Bảng đọc/viết . Để chuyển đổi giữa Xem trang đơn và Chế độ xem theo thẻ, chuyển đổi Trang đơn/Xem theo tab . Để dễ dàng chuyển đổi giữa các nhà cung cấp và mô hình AI khác nhau trong ngăn AI của Kutools, hãy nhấp vào Mô hình AI được sử dụng thả xuống và chọn tùy chọn bạn muốn từ danh sách. Để chuyển đổi giữa Chế độ thủ công và Tự động cho một kỹ năng cụ thể, chỉ cần nhấp vào Công tắc điện nút trong hộp kỹ năng đó. Nếu cần hãy nhấn vào Mở rộng nội dung để xem toàn bộ nội dung của kết quả. Ngôn ngữ mà một kỹ năng sử dụng sẽ phù hợp với cài đặt Outlook của bạn theo mặc định. Bạn có thể thay đổi nó bằng cách chọn Ngôn ngữ thả xuống trong hộp kỹ năng. Bằng cách mở rộng Các tùy chọn thả xuống, bạn có thể chọn một tùy chọn để hướng dẫn AI tạo ra kết quả cụ thể hơn. Nội dung do AI tạo ra có thể không chính xác, vui lòng cân nhắc xác minh thông tin quan trọng.

Những gì bạn có thể làm với nội dung được tạo trong Skill Box