Bắt tay vào một cuộc hành trình biến đổi với Kutools' Trợ lý thư AI, nơi Outlook của bạn không chỉ trở thành một ứng dụng email mà còn là biểu tượng về tính hiệu quả, rõ ràng và hiểu biết sâu sắc. Công cụ tiên phong này vượt xa khả năng quản lý email truyền thống, mang đến sự kết hợp giữa sự tinh tế và đơn giản giúp xác định lại hoạt động giao tiếp của bạn. Bằng cách khai thác sức mạnh của các mô hình AI tiên tiến như GPT-3.5 và GPT-4, AI Mail Assistant sẽ nâng cao mọi khía cạnh trong trải nghiệm email của bạn. Nó mang đến bốn tính năng chính hàng đầu: Trả lời email, với những phản hồi mang nhiều sắc thái khiến họ cảm thấy do chính bạn tạo ra; Tối ưu hóa email, tinh chỉnh thông điệp của bạn để có tác động tối đa; Tóm tắt email, chắt lọc những chủ đề phức tạp thành những cái nhìn tổng quan ngắn gọn; Và Dịch email, phá bỏ rào cản ngôn ngữ một cách dễ dàng. Đây không chỉ là một cải tiến cho thói quen gửi email của bạn; đó là một cuộc đại tu hoàn chỉnh.

Trợ lý Thư AI trong Kutools for Outlook là gì?

Tại sao chọn Trợ lý thư AI cho Outlook của bạn?

Làm cách nào để thiết lập Trợ lý thư AI để nâng cao hiệu quả email?

• Bước 1: Cài đặt AI Mail Assistant
• Bước 2: Kích hoạt tính năng AI Mail Assistant
• Bước 3: Định cấu hình cài đặt AI Mail Assistant để sử dụng theo cá nhân hóa
  • Cài đặt cho cấu hình AI
  • Cài đặt cho hành động
  • Cài đặt cho Kiến thức

Sử dụng Trợ lý thư AI trong quy trình làm việc của bạn với các ví dụ

• Trả lời email: Soạn thư trả lời bằng cách phân tích các email liên lạc trong quá khứ
• Tối ưu hóa email: Viết lại email cho rõ ràng
• Tóm tắt email: Tóm tắt một chuỗi email dài để hiểu nhanh
• Dịch email: Dịch email từ khách hàng nước ngoài sang ngôn ngữ ưa thích của bạn

Mẹo để tối đa hóa hiệu quả của Trợ lý thư AI

Trợ lý Thư AI trong Kutools for Outlook là gì?

Kutools' Trợ lý thư AI, nổi bật trong số 100 + tính năng nâng cao của Kutools cho Outlook, là một kiệt tác được chế tác bởi Mở rộng văn phòng. Nó thể hiện đỉnh cao của sự đổi mới email, kết hợp khả năng của các mô hình AI như GPT-3.5 và GPT-4 với nhu cầu hàng ngày của người dùng Outlook. Các Trợ lý thư AI biến đổi trải nghiệm Outlook của bạn với bốn khả năng chính:

• Trả lời email: Các câu trả lời thủ công phản ánh phong cách và giọng điệu cá nhân của bạn, khiến mọi câu trả lời dường như đến trực tiếp từ bạn nhờ khả năng học sâu.
• Tối ưu hóa email: Nâng cao chất lượng email của bạn để đảm bảo sự rõ ràng và chuyên nghiệp, áp dụng các mô hình ngôn ngữ tiên tiến để tinh chỉnh và trau chuốt thông điệp của bạn.
• Tóm tắt email: Cung cấp các bản tóm tắt ngắn gọn về các chuỗi email dài, sử dụng quy trình xử lý ngôn ngữ tự nhiên để trích xuất và trình bày các điểm chính, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
• Dịch email: Loại bỏ rào cản ngôn ngữ bằng cách dịch email sang nhiều ngôn ngữ, sử dụng các mô hình ngôn ngữ phức tạp để có bản dịch chính xác và phù hợp với ngữ cảnh.

Bằng cách tích hợp các tính năng này vào thói quen gửi email hàng ngày của bạn, Trợ lý thư AI không chỉ hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn mà còn làm phong phú thêm hoạt động giao tiếp của bạn, đảm bảo rằng mọi email bạn gửi hoặc nhận đều đáp ứng các tiêu chuẩn cao nhất về hiệu suất và hiệu suất.

Tại sao chọn Trợ lý thư AI cho Outlook của bạn?

Trong thế giới kỹ thuật số phát triển nhanh chóng ngày nay, giao tiếp hiệu quả là chìa khóa. Các Trợ lý thư AI tận dụng công nghệ AI tiên tiến để đảm bảo rằng email của bạn không chỉ được đọc mà còn được cảm nhận, hiểu và đánh giá cao. Đó là việc nâng cao trò chơi email của bạn và làm cho mọi tương tác trở nên có ý nghĩa và có tác động hơn. Cho dù bạn đang quản lý hàng loạt email hàng ngày hay tập trung vào một thư quan trọng đó, Trợ lý Thư AI sẽ là đối tác chiến lược của bạn, đảm bảo bạn luôn dẫn đầu trong cuộc chơi giao tiếp. Dưới đây là một số lợi ích chính tính năng này cung cấp:

⚙️ Tích hợp liền mạch với Outlook: Được thiết kế dành riêng cho Outlook, nó nâng cao trải nghiệm email của bạn trong môi trường quen thuộc, đảm bảo quy trình làm việc trực quan và hiệu quả.

📧 Phản hồi email được cá nhân hóa: Tận dụng các mô hình AI như GPT-3.5, GPT-4 và Gemini, nó tạo ra các câu trả lời phản ánh phong cách và giọng điệu độc đáo của bạn, đảm bảo mọi email đều có cảm giác do chính bạn viết.

✏️ Nâng cao tính rõ ràng và chuyên nghiệp: Sử dụng các mô hình ngôn ngữ nâng cao để tối ưu hóa email của bạn, đảm bảo sự rõ ràng và chuyên nghiệp trong mỗi tin nhắn bạn gửi.

📄 Tóm tắt email hiệu quả: Sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên để cung cấp bản tóm tắt ngắn gọn về các chuỗi email dài, chỉ trích xuất và trình bày những thông tin cần thiết.

🌍 Khả năng dịch ngôn ngữ: Phá vỡ rào cản ngôn ngữ bằng các mô hình phức tạp để có bản dịch chính xác, giúp việc giao tiếp toàn cầu trở nên dễ dàng.

🔄 Học tập thích ứng: Liên tục học hỏi từ hành vi và tùy chọn email của bạn để phù hợp hơn với nhu cầu của bạn, cải thiện khả năng hỗ trợ theo thời gian để có được sự hỗ trợ được cá nhân hóa hơn nữa khi sử dụng tính năng Trả lời email. Hệ thống này điều chỉnh để nâng cao độ chính xác của các câu trả lời dựa trên kiểu tương tác của bạn, đảm bảo các câu trả lời trở nên chính xác hơn và phù hợp với phong cách giao tiếp của bạn, cuối cùng dẫn đến trải nghiệm quản lý email hiệu quả và hiệu quả hơn.

⏰ Tự động hóa tiết kiệm thời gian: Tự động hóa các tác vụ email thông thường, chẳng hạn như sắp xếp email và lên lịch theo dõi, giải phóng thời gian cho các tác vụ quan trọng hơn và tăng năng suất tổng thể của bạn.

🖥️ Giao diện thân thiện với người dùng: Có giao diện trực quan và dễ điều hướng, giúp người dùng ở mọi cấp độ công nghệ dễ dàng nâng cao khả năng quản lý và liên lạc email của họ.

🔐 Tăng cường quyền riêng tư và bảo mật: Sử dụng các giao thức mã hóa và bảo mật mới nhất để đảm bảo rằng dữ liệu email của bạn được bảo vệ, giúp bạn yên tâm về sự an toàn trong liên lạc của mình.

Làm cách nào để thiết lập Trợ lý thư AI để nâng cao hiệu quả email?

Chuyển đổi trải nghiệm email của bạn với Trợ lý thư AI chỉ cách đó vài bước chân. Ở đây chúng tôi chỉ cho bạn hướng dẫn từng bước về cách thiết lập Trợ lý thư AI trong Outlook của bạn.

Bước 1: Cài đặt AI Mail Assistant

Điều hướng đến trang download để tải xuống và cài đặt Kutools cho Outlook.

Bước 2: Kích hoạt tính năng AI Mail Assistant

1. Sau khi cài đặt Kutools cho Outlook, Đi đến Kutools và nhấp vào Trợ lý thư AI.

2. Các Trợ lý thư AI hiển thị ở bên phải cửa sổ Outlook.

3. Đồng thời, Hướng dẫn trợ lý thư AI hộp thoại bật lên. Nó giới thiệu bốn chức năng mà AI Mail Assistant cung cấp. Nhấn vào Sau nút để tiếp tục.

Chú thích: Hộp thoại bật lên này sẽ chỉ xuất hiện khi bạn kích hoạt AI Mail Assistant lần đầu tiên. Nếu bạn muốn truy cập lại hướng dẫn này trong tương lai, chỉ cần nhấp vào .

4. Khác Hướng dẫn trợ lý thư AI hộp thoại bật lên. Nó giới thiệu các Điều khoản sử dụng của công cụ này. Nhấp chuột OK để đóng hộp thoại. Hoặc bấm vào Quay lại để quay lại hộp thoại Hướng dẫn Trợ lý Thư AI trước đó.

Bước 3: Định cấu hình cài đặt AI Mail Assistant để sử dụng theo cá nhân hóa

Trong khung AI Mail Assistant, vui lòng nhấp vào Cấu hình AI biểu tượng để mở Cài đặt AI hộp thoại. Bạn có thể định cấu hình cài đặt theo ba khía cạnh: Cấu hình AI, Hoạt độngvà Hiểu biết.

Cài đặt cho cấu hình AI

Tới Cấu hình AI tab trong Cài đặt AI hộp thoại và vui lòng làm theo các bước dưới đây:

1. Chọn nhà cung cấp AI (OpenAI, GoogleAI, hoặc là AzureAI) từ nhà cung cấp AI danh sách thả xuống.

2. Sao chép và dán khóa API của bạn vào Mã API hộp văn bản.

3. Chọn kiểu máy (gpt-3.5-turbo, gpt-4-turbo-xem trước, hoặc là gpt-4) từ Mô hình danh sách thả xuống.

4. Cuối cùng, nhấp vào Lưu .

Cài đặt cho hành động

Sau khi thông tin nhà cung cấp AI được định cấu hình, hãy đi tới Hoạt động tab để xác định vai trò của mô hình và chỉ định các tác vụ mà mô hình sẽ thực hiện trong vai trò đó.

Trong tạp chí Hoạt động phần, có bốn tab: Trả lời email, Tối ưu hóa email, Tóm tắt emailvà Dịch email. Điều hướng đến từng tab để tùy chỉnh Lời nhắc vai trò và Command Prompt theo sở thích của bạn.

Ví dụ về cấu hình Hành động

Ví dụ: tôi muốn dịch email sang tiếng Pháp. Bạn có thể làm như sau:

1. Điều hướng đến Dịch email trong Hoạt động phần.
2. Sửa đổi Command Prompt trong hộp văn bản.
   Ở đây, thay đổi văn bản “Hãy dịch nội dung sau sang Tiếng Hoa:” vào văn bản “Hãy dịch nội dung sau sang Nước pháp:".
3. Nhấn vào Lưu .

Chú thích: Nếu bạn muốn sử dụng mặc định Lời nhắc vai trò và Command Prompt một lần nữa, nhấp vào Xóa và làm lại .

Cài đặt cho Kiến thức

Để nâng cao độ chính xác và mức độ phù hợp với ngữ cảnh của câu trả lời của AI, hãy truy cập Hiểu biết tab để thêm email lịch sử.

Vai trò của Kiến thức là gì?

Sản phẩm Hiểu biết hoạt động như một cơ sở dữ liệu cục bộ tập trung, lưu trữ dữ liệu email lịch sử. Nó cải thiện độ chính xác và mức độ phù hợp theo ngữ cảnh của các phản hồi Al bằng cách phân tích và học hỏi từ các liên lạc qua email trong quá khứ.

Sử dụng kiến ​​thức

Bạn có thể thêm thủ công các email lịch sử vào Kiến thức. Hoặc kích hoạt tính năng bổ sung tự động để các email được bổ sung ngay vào Kiến thức sau khi gửi, giúp hệ thống Al học hỏi và thích ứng tốt hơn.

Thêm thủ công

1. Nhấp vào Thêm thủ công .

2. Trong cửa sổ bật lên Thêm thủ công hộp thoại, chọn email bạn muốn tìm hiểu và nhấp vào OK.

• Chọn tất cả email của một tài khoản, đánh dấu vào hộp kiểm trước tài khoản
• Chọn từng email một, hãy chọn hộp kiểm trước email.
• Chọn email của một tháng gần đây, nhấn vào Email một tháng gần đây liên kết;
  Hoặc để chọn email của một năm gần đây, nhấn vào Email một năm gần đây liên kết.

3. Một hộp thoại hiện lên nhắc bạn số lượng email cần học. Nhấp chuột Có.

4. Một hộp thoại khác hiện lên nhắc nhở bạn về số lượng email đã học thành công. Nhấp chuột OK.

Tự động thêm

1. Kiểm tra Tự động thêm hộp kiểm.
2. Chọn địa chỉ email mà bạn muốn thêm email bằng cách đánh dấu vào hộp kiểm bên cạnh mỗi địa chỉ.
3. Nhấn vào Lưu .

Sử dụng Trợ lý thư AI trong quy trình làm việc của bạn với các ví dụ

Sau khi cấu hình xong Trợ lý thư AI, giờ đây bạn có thể sử dụng bốn tính năng chính của AI Mail Assistant.

• Trả lời email
• Tối ưu hóa email
• Tóm tắt email
• Dịch email

Trả lời email: Soạn thư trả lời bằng cách phân tích các email liên lạc trong quá khứ

Hãy tưởng tượng bạn nhận được email từ khách hàng yêu cầu thông tin chi tiết về dự án mà bạn đã thảo luận vài tuần trước. Thay vì tìm kiếm email theo cách thủ công, bạn sử dụng Trợ lý thư AI's Trả lời email tính năng. Bằng cách phân tích các liên lạc qua email trước đây của bạn, AI sẽ tạo ra một câu trả lời toàn diện và mạch lạc, nắm bắt tất cả các chi tiết cần thiết về dự án, phản ánh quan điểm cá nhân của bạn và đảm bảo tính liên tục trong giao tiếp của bạn.

1. Sau khi chọn email hoặc nội dung trong email bạn muốn trả lời, hãy nhấp vào nút Trả lời email biểu tượng trong Trợ lý thư AI cửa sổ.

2. Nhấp vào Tạo ra .

3. Bạn có thể thấy thư trả lời đã tạo sẽ tự động được chèn vào nội dung email dưới dạng bản nháp.

Tối ưu hóa email: Viết lại email cho rõ ràng

Trước khi gửi một email quan trọng, bạn quyết định tinh chỉnh nội dung của nó để có sự rõ ràng và tác động tốt hơn. Bằng cách chọn bản nháp của bạn và nhấp vào Tối ưu hóa email biểu tượng, cái Trợ lý thư AI diễn đạt lại thông điệp của bạn, làm cho nó ngắn gọn, thuyết phục và chuyên nghiệp hơn. Điều này đảm bảo đề xuất của bạn không chỉ được đón nhận nồng nhiệt mà còn được hiểu đầy đủ, tăng cơ hội nhận được phản hồi tích cực.

1. Sau khi chọn email nháp hoặc nội dung trong email nháp bạn muốn viết lại, hãy nhấp vào nút Tối ưu hóa email biểu tượng trong Trợ lý thư AI cửa sổ.

2. Nhấp vào Tạo ra .

3. Sau khi nội dung được tối ưu hóa được tạo ra, hãy nhấp vào Chèn để chèn nó vào nội dung email.

Tóm tắt email: Tóm tắt một chuỗi email dài để hiểu nhanh

Đối mặt với một chuỗi email dài bao gồm nhiều người tham gia và các điểm được thảo luận, bạn chuyển sang phần Trợ lý thư AI's Tóm tắt email tính năng. Chỉ với một cú nhấp chuột, công cụ sẽ chắt lọc chuỗi thành một bản tóm tắt ngắn gọn, làm nổi bật các quyết định và mục hành động quan trọng. Bản tóm tắt này cho phép bạn nhanh chóng nắm bắt được bản chất của cuộc thảo luận mà không cần xem qua toàn bộ email dài.

1. Sau khi chọn email hoặc nội dung trong email muốn tóm tắt, nhấn vào nút Tóm tắt email biểu tượng trong Trợ lý thư AI cửa sổ.

2. Nhấp vào Tạo ra .

3. Bạn có thể thấy bản tóm tắt của email được tạo thành công.

Dịch email: Dịch email từ khách hàng nước ngoài sang ngôn ngữ ưa thích của bạn

Nhận được email quan trọng từ khách hàng nước ngoài bằng ngôn ngữ mà bạn không hiểu hết, bạn sử dụng Dịch email tính năng của Trợ lý thư AI. Bằng cách chọn văn bản và bắt đầu dịch, AI cung cấp bản dịch chính xác và phù hợp với ngữ cảnh sang ngôn ngữ ưa thích của bạn. Điều này không chỉ phá vỡ rào cản ngôn ngữ mà còn đảm bảo rằng bạn có thể phản hồi phù hợp và duy trì giao tiếp suôn sẻ.

1. Sau khi chọn email hoặc nội dung trong email muốn dịch, nhấn vào nút Dịch email biểu tượng trong Trợ lý thư AI cửa sổ.

2. Nhấp vào Tạo ra .

3. Bạn có thể thấy nội dung dịch được tạo thành công.

Mẹo để tối đa hóa hiệu quả của Trợ lý thư AI