Làm cách nào để lọc lời mời họp / cập nhật / phản hồi từ email trong Outlook?
Giả sử bạn cần tìm hiểu tất cả lời mời họp, phản hồi cuộc họp và cập nhật cuộc họp từ hàng trăm tin nhắn, làm thế nào để hoàn thành nhanh chóng? Ở đây tôi sẽ giới thiệu ba phương pháp để lọc lời mời họp / phản hồi / cập nhật từ email trong Microsoft Outlook.
Lọc lời mời họp / phản hồi / cập nhật bằng thư mục tìm kiếm tùy chỉnh
Lọc lời mời họp / cập nhật bằng quy tắc
Lọc lời mời họp / phản hồi / cập nhật với tính năng Lọc
- Gửi email tự động với Auto CC / BCC, Tự động chuyển tiếp theo quy định; gửi Tự động trả lời (Vắng mặt) mà không cần máy chủ trao đổi...
- Nhận lời nhắc như Cảnh báo BCC khi trả lời tất cả khi bạn đang ở trong danh sách BCC và Nhắc nhở khi thiếu tệp đính kèm để quên các tệp đính kèm...
- Cải thiện hiệu quả email với Trả lời (Tất cả) kèm tệp đính kèm, Tự động thêm lời chào hoặc ngày và giờ vào chữ ký hoặc chủ đề, Trả lời nhiều emailhữu ích. Cảm ơn !
- Hợp lý hóa việc gửi email với Thu hồi email, Công cụ đính kèm (Nén tất cả, Tự động lưu tất cả...), Loại bỏ các bản saovà Báo cáo nhanhhữu ích. Cảm ơn !
Lọc lời mời họp / phản hồi / cập nhật bằng thư mục tìm kiếm tùy chỉnh
Tính năng Thư mục Tìm kiếm khá hữu ích trong Microsoft Outlook và cho phép bạn tự động lọc tất cả lời mời họp, phản hồi và cập nhật từ một thư mục thư cụ thể một cách dễ dàng.
Bước 1: Chuyển sang chế độ xem Thư và mở thư mục thư mà bạn sẽ lọc lời mời họp, phản hồi và cập nhật từ đó.
Bước 2: Nhấp vào Thư mục Tìm kiếm Mới trên Thư mục tab (hoặc Tập tin > Mới > Thư mục Tìm kiếm trong Outlook 2007).
Bước 3: Trong hộp thoại Thư mục Tìm kiếm Mới bật lên, hãy nhấp để đánh dấu Tạo một Thư mục Tìm kiếm tùy chỉnh, và sau đó nhấp vào Chọn .
Bước 4: Trong hộp thoại Thư mục Tìm kiếm Tùy chỉnh sắp tới, hãy nhập tên cho thư mục tìm kiếm tùy chỉnh trong Họ tên và sau đó bấm vào Tiêu chuẩn .
Bước 5: Bây giờ bạn vào hộp thoại Tiêu chí Thư mục Tìm kiếm, hãy chuyển đến Nâng cao tab và:
(1) Nhấp vào Phần > Tất cả các trường Cuộc hẹn > Độ dài khóa học;
(2) Nhấp vào điều hòa (Hoặc Điều kiện) và chọn tồn tại từ danh sách thả xuống;
(3) Nhấp vào Thêm vào danh sách Nút;
(4) Nhấp vào OK để đóng hộp thoại này.
Bước 6: Nhấp vào hai cái còn lại OK để đóng cả hai hộp thoại.
Sau đó, nó tạo một thư mục tìm kiếm mới với chức năng lọc tất cả lời mời họp, cập nhật cuộc họp và phản hồi cuộc họp bên trong. Hơn nữa, lời mời họp / cập nhật / phản hồi sẽ tự động hiển thị trong thư mục tìm kiếm này nếu bạn nhận được chúng trong tương lai.
Lọc lời mời họp / cập nhật bằng quy tắc
Quy tắc cũng có thể giúp bạn lọc tất cả lời mời họp và cập nhật cuộc họp từ một thư mục thư được chỉ định sang thư mục khác tự động trong Microsoft Outlook.
Bước 1: Chuyển sang chế độ xem Thư và mở thư mục thư mà bạn sẽ lọc lời mời họp và cập nhật cuộc họp.
Bước 2: Nhấp vào Nội quy > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo trên Trang Chủ tab (hoặc CÔNG CỤ > Quy tắc và Cảnh báo trong Outlook 2007).
Bước 3: Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, hãy nhấp vào Quy tắc mới nút trên Quy tắc e-mail tab.
Bước 4: Trong hộp thoại Trình hướng dẫn quy tắc mới, nhấp để đánh dấu Áp dụng quy tắc về thư tôi nhận được (Hoặc Kiểm tra tin nhắn khi họ đến trong Outlook 2007), rồi bấm vào Sau .
Bước 5: Trong hộp thoại Trình hướng dẫn quy tắc thứ hai, hãy chọn tùy chọn đó là lời mời họp hoặc cập nhật, và sau đó nhấp vào Sau .
Bước 6: Trong hộp thoại Thuật sĩ quy tắc thứ ba, hãy xem ảnh chụp màn hình bên dưới:
(1) Kiểm tra tùy chọn của di chuyển nó vào thư mục được chỉ định;
(2) Nhấp vào văn bản của quy định;
(3) Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo sắp tới, hãy nhấp để đánh dấu thư mục thư mà bạn sẽ di chuyển lời mời họp và cập nhật đến, và nhấp vào OK .
(4) Nhấp vào Sau .
Bước 7: Nhấp vào Sau trong hộp thoại Trình hướng dẫn Quy tắc tiếp theo; và sau đó trong hộp thoại Trình hướng dẫn quy tắc cuối cùng, hãy chọn tùy chọn Chạy quy tắc này ngay bây giờ trên các thư đã có trong “tên thư mục của bạn”, và nhấp vào Kết thúc .
Bước 8: Đóng hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo bằng cách nhấp vào OK .
Sau khi chạy quy tắc tùy chỉnh này, tất cả lời mời họp và cập nhật cuộc họp trong thư mục thư đã mở sẽ được lọc và chuyển đến thư mục được chỉ định của bạn.
Lọc lời mời họp / phản hồi / cập nhật với tính năng Lọc
Trên thực tế, bạn có thể áp dụng tính năng Bộ lọc để lọc trực tiếp lời mời họp, phản hồi cuộc họp và cập nhật cuộc họp từ email.
Bước 1: Chuyển sang chế độ xem Thư và mở thư mục thư mà bạn sẽ lọc lời mời họp và cập nhật cuộc họp.
Bước 2: Nhấp vào Xem cài đặt nút trên Xem tab (hoặc Xem > Chế độ xem hiện tại > Tùy chỉnh chế độ xem hiện tại trong Outlook 2007).
Bước 3: Trong hộp thoại Cài đặt Chế độ xem Nâng cao, hãy nhấp vào Lọc .
Bước 4: Trong hộp thoại Bộ lọc sắp tới, hãy chuyển đến Nâng cao tab và:
(1) Nhấp vào Phần > Tất cả các trường Cuộc hẹn > Độ dài khóa học;
(2) Nhấp vào điều hòa (Hoặc Điều kiện) và chọn tồn tại từ danh sách thả xuống;
(3) Nhấp vào Thêm vào danh sách Nút;
(4) Nhấp vào OK để đóng hộp thoại này.
Bước 5: Đóng hộp thoại Cài đặt Chế độ xem Nâng cao bằng cách nhấp vào OK .
Sau đó, tất cả các email có lời mời họp, phản hồi cuộc họp và cập nhật cuộc họp sẽ được lọc và liệt kê trong thư mục email hiện tại một cách tự động.
Lưu ý: Bạn có thể lưu chế độ xem tùy chỉnh này với bộ lọc bằng cách nhấp vào Thay đổi góc nhìn > Lưu chế độ xem hiện tại làm chế độ xem mới trên Xem trong Outlook 2010 và 2013.
Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất
Kutools cho Outlook - Hơn 100 tính năng mạnh mẽ để tăng cường Outlook của bạn
📧 Tự động hoá email: Vắng Mặt (Có sẵn cho POP và IMAP) / Lên lịch gửi email / Tự động CC/BCC theo quy định khi gửi Email / Tự động chuyển tiếp (Quy tắc nâng cao) / Tự động thêm lời chào / Tự động chia email nhiều người nhận thành các tin nhắn riêng lẻ hữu ích. Cảm ơn !
📨 Quản lý email: Dễ dàng thu hồi email / Chặn email lừa đảo theo chủ đề và những người khác / Xóa các email trùng lặp / Tìm Kiếm Nâng Cao / Hợp nhất các thư mục hữu ích. Cảm ơn !
📁 Tệp đính kèm chuyên nghiệp: Lưu hàng loạt / Tách hàng loạt / Nén hàng loạt / Tự động lưu / Tự động tách / Tự động nén hữu ích. Cảm ơn !
🌟 Giao diện ma thuật: 😊Thêm nhiều biểu tượng cảm xúc đẹp và thú vị hơn / Tăng năng suất Outlook của bạn với chế độ xem theo thẻ / Thu nhỏ Outlook thay vì đóng hữu ích. Cảm ơn !
👍 Kỳ quan chỉ bằng một cú nhấp chuột: Trả lời tất cả bằng tệp đính kèm đến / Email chống lừa đảo / 🕘Hiển thị múi giờ của người gửi hữu ích. Cảm ơn !
👩🏼🤝👩🏻 Danh bạ & Lịch: Thêm hàng loạt liên hệ từ các email đã chọn / Chia nhóm liên hệ thành các nhóm riêng lẻ / Xóa lời nhắc sinh nhật hữu ích. Cảm ơn !
Trên 100 tính năng Chờ đợi sự khám phá của bạn! Bấm vào đây để khám phá thêm.
