Xóa các ô trống trong Excel là một tác vụ phổ biến có thể giúp hợp lý hóa dữ liệu của bạn, giúp phân tích, hiểu và trình bày dễ dàng hơn. Các ô trống có thể làm gián đoạn quá trình phân tích dữ liệu của bạn, gây ra lỗi trong công thức và làm cho tập dữ liệu của bạn trông không đầy đủ hoặc không chuyên nghiệp. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ khám phá một số phương pháp để loại bỏ hoặc quản lý các ô trống trong Excel một cách hiệu quả, chẳng hạn như tính năng Đi tới Đặc biệt, công thức, hàm Lọc. Mỗi phương pháp phục vụ các nhu cầu và tình huống khác nhau, vì vậy bạn có thể chọn phương pháp phù hợp nhất với yêu cầu của mình.

Xóa ô trống bằng tính năng Go To Special

Trích xuất tất cả dữ liệu bỏ qua các ô trống có công thức

Sao chép và dán dữ liệu từ danh sách bỏ qua chỗ trống bằng tính năng Bộ lọc

Xóa các ô trống sau ô cuối cùng có dữ liệu

Hoạt động bổ sung:

• Đánh dấu các ô trống
• Điền vào các ô trống bằng 0 hoặc bất kỳ giá trị cụ thể nào khác

Xóa ô trống bằng tính năng Go To Special

Tính năng Go To Special trong Excel là một công cụ mạnh mẽ để nhanh chóng chọn và quản lý các loại ô cụ thể, bao gồm cả ô trống. Đây là cách bạn có thể sử dụng nó để loại bỏ các ô trống:

Bước 1: Áp dụng tính năng Go To Special để chọn tất cả các ô trống

1. Chọn phạm vi dữ liệu chứa các ô trống bạn muốn xóa.
2. Sau đó nhấn vào Trang Chủ > Tìm & Chọn > Đi đặc biệt, xem ảnh chụp màn hình:
   
3. Trong tạp chí Đi đặc biệt hộp thoại, chọn Chữ trống và nhấp OK.
   
4. Bây giờ Excel sẽ đánh dấu tất cả các ô trống trong phạm vi đã chọn của bạn. Xem ảnh chụp màn hình:
   

Bước 2: Xóa ô trống

1. Với các ô trống đã chọn, nhấp chuột phải vào một trong các ô được đánh dấu, chọn Xóa bỏ từ menu ngữ cảnh, xem ảnh chụp màn hình:
   
2. Và sau đó, trong Xóa bỏ hộp thoại, dựa trên cách sắp xếp dữ liệu của bạn, quyết định di chuyển các ô sang trái hay lên trên, sau đó xác nhận lựa chọn của bạn bằng cách bấm vào OK. Trong ví dụ này tôi sẽ chọn Chuyển ô lên trên, xem ảnh chụp màn hình:
   

Kết quả:

Bây giờ, các ô trống trong phạm vi đã chọn đã được xóa thành công, xem ảnh chụp màn hình:

Trích xuất tất cả dữ liệu bỏ qua các ô trống có công thức

Bạn có thể sử dụng công thức để trích xuất và liệt kê dữ liệu từ một phạm vi, bỏ qua mọi ô trống. Phương pháp này hữu ích khi bạn muốn tạo một danh sách sạch mà không làm thay đổi tập dữ liệu gốc.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu

1. Vui lòng nhập hoặc sao chép công thức sau vào ô trống nơi đặt danh sách dữ liệu:

   =IFERROR(INDEX(A$2:A$11,SMALL(IF(A$2:A$11<>"",ROW(A$2:A$11)),ROWS(A$2:A2))-1),"")

2. Sau đó nhấn Ctrl + Shift + Enter phím đồng thời để có được kết quả đầu tiên. Sau đó, sao chép công thức xuống số ô cần thiết để đảm bảo rằng tất cả các mục không trống trong danh sách của bạn đều được bao gồm. Xem ảnh chụp màn hình:
   
3. Tiếp theo, tiếp tục bằng cách kéo núm điều khiển điền sang bên phải để trích xuất các mục từ các cột bổ sung. Xem ảnh chụp màn hình:
   

Sao chép và dán dữ liệu từ danh sách bỏ qua chỗ trống bằng tính năng Bộ lọc

Tính năng Filter trong Excel có thể dùng để ẩn tạm thời các ô trống, cho phép bạn chỉ sao chép và dán những ô chứa dữ liệu.

Bước 1: Áp dụng tính năng Filter

1. Bấm vào tiêu đề của cột chứa khoảng trống bạn muốn bỏ qua.
2. Sau đó nhấn vào Ngày > Lọc, thao tác này sẽ thêm mũi tên thả xuống vào ô tiêu đề, xem ảnh chụp màn hình:
   
3. Bấm vào mũi tên thả xuống, bỏ chọn (Khoảng trống) tùy chọn, và sau đó, nhấp vào OK. Xem ảnh chụp màn hình:
   
4. Bây giờ, tất cả các ô trống trong cột này sẽ bị ẩn cùng một lúc, xem ảnh chụp màn hình:
   

Bước 2: Sao chép và dán danh sách dữ liệu

Chọn các ô hiển thị, sao chép chúng bằng cách nhấn Ctrl + Cvà dán (Ctrl + V) chúng vào một vị trí mới mà không có khoảng trống. Xem ảnh chụp màn hình:

Xóa các ô trống sau ô cuối cùng có dữ liệu

Các ô trống trong Excel trông trống nhưng có định dạng ẩn hoặc các ký tự không nhìn thấy được có thể gây ra sự cố không mong muốn. Ví dụ: chúng có thể làm cho tệp Excel của bạn lớn hơn nhiều so với mức cần thiết hoặc khiến các trang trống phải in ra. Để tránh những vấn đề này, bạn nên loại bỏ các hàng và cột trống này, đặc biệt nếu chúng có định dạng, dấu cách thừa hoặc ký tự mà bạn không thể nhìn thấy.

Để xóa hoàn toàn tất cả nội dung và định dạng nằm sau ô cuối cùng có dữ liệu trong trang tính Excel của bạn, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn và xóa cột trống

1. Bấm để chọn cột trống đầu tiên ở bên phải dữ liệu của bạn. Sau đó nhấn Ctrl + Shift + Kết thúc. Thao tác này sẽ chọn một phạm vi ô từ vị trí hiện tại đến ô được sử dụng cuối cùng trên trang tính.
2. Sau đó nhấn chuột phải vào các cột đã chọn, chọn Xóa bỏ, Và chọn Toàn bộ cột trong Xóa bỏ hộp thoại. Và sau đó, nhấp vào OK. Xem ảnh chụp màn hình:
   

Bước 2: Chọn và xóa các hàng trống

1. Bấm để chọn hàng trống đầu tiên bên dưới dữ liệu của bạn. Một lần nữa, nhấn Ctrl + Shift + Kết thúc để chọn tất cả các hàng trống bên dưới dữ liệu của bạn cho đến ô được sử dụng cuối cùng.
2. Sau đó nhấn chuột phải vào các hàng đã chọn, chọn Xóa bỏ, Và chọn Toàn bộ hàng trong Xóa bỏ hộp thoại. Và sau đó, nhấp vào OK. Xem ảnh chụp màn hình:
   

Bước 3: Lưu sổ làm việc

Ấn Bản Ctrl + S để lưu những thay đổi bạn đã thực hiện vào sổ làm việc của mình. Giờ đây, mọi nội dung và định dạng không cần thiết nằm ngoài dữ liệu hiện hoạt trong trang tính của bạn đã bị loại bỏ ngay lập tức.

Hoạt động bổ sung

Ngoài việc xóa các ô trống, đôi khi bạn có thể cần một số thao tác khác đối với các ô trống. Chẳng hạn như đánh dấu chúng để dễ nhận biết và điền chúng bằng một giá trị cụ thể, chẳng hạn như 0 hoặc bất kỳ giá trị nào khác. Phần này sẽ giới thiệu cách thực hiện các thao tác bổ sung này trong Excel.

Đánh dấu các ô trống

Việc đánh dấu các ô trống giúp chúng dễ dàng hiển thị, điều này đặc biệt hữu ích trong các tập dữ liệu lớn. Bạn có thể sử dụng Excel Định dạng có điều kiện tính năng để đạt được điều này.

1. Chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn đánh dấu các ô trống. Và sau đó nhấp vào Trang Chủ > Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới, xem ảnh chụp màn hình:
   
2. Trong tạp chí Quy tắc định dạng mới hộp thoại, hãy thực hiện các thao tác sau:
   1. Chọn Chỉ định dạng các ô chứa từ Chọn một loại quy tắc hộp danh sách; 
   2. Chọn Chữ trống từ Chỉ định dạng các ô với danh sách thả xuống;
   3. Cuối cùng, nhấp Định dạng .
      
3. Trong tạp chí Format Cells hộp thoại, bên dưới Điền tab, chọn một màu để đánh dấu các ô trống bạn cần, xem ảnh chụp màn hình:
   
4. Sau đó nhấn vào OK > OK để đóng các hộp thoại. Và bây giờ, các ô trống được đánh dấu như ảnh chụp màn hình sau:
   

Điền vào các ô trống bằng 0 hoặc bất kỳ giá trị cụ thể nào khác

Việc điền các ô trống trong Excel bằng một giá trị cụ thể, chẳng hạn như 0, có thể là một công việc tẻ nhạt, đặc biệt là khi xử lý các tập dữ liệu lớn. May mắn thay, Kutools cho Excel đơn giản hóa quy trình này, cung cấp một cách hiệu quả và thân thiện với người dùng để nhanh chóng điền vào các ô trống với bất kỳ giá trị nào bạn chọn. Với nó Điền vào các ô trống tính năng này, bạn có thể dễ dàng thực hiện các thao tác sau: (Nhấp để tải xuống Kutools cho Excel ngay!)

Bằng cách làm theo các phương pháp và cân nhắc này, bạn có thể loại bỏ hoặc quản lý các ô trống trong Excel một cách hiệu quả, giúp dữ liệu của bạn sạch hơn và dễ tiếp cận hơn để phân tích. Nếu bạn muốn khám phá thêm các mẹo và thủ thuật Excel, trang web của chúng tôi cung cấp hàng nghìn bài hướng dẫn, vui lòng bấm vào đây để truy cập chúng. Cảm ơn bạn đã đọc và chúng tôi mong muốn cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích hơn trong tương lai!

Bài viết liên quan: