Bảng tính Excel là công cụ mạnh mẽ để tổ chức và phân tích dữ liệu, nhưng đôi khi, dữ liệu bạn đang làm việc không hoàn toàn phù hợp với định dạng ô một dòng tiêu chuẩn. Cho dù bạn đang biên soạn danh sách, tạo mô tả chi tiết hay chỉ đơn giản là cố gắng làm cho bảng tính của mình dễ đọc hơn thì việc chèn dấu ngắt dòng trong ô có thể là một yếu tố thay đổi cuộc chơi. Bài viết này khám phá các phương pháp khác nhau để chèn và xóa dấu ngắt dòng, nâng cao độ rõ ràng và hấp dẫn trực quan cho tài liệu Excel của bạn.

Chuyển đến dòng tiếp theo trong ô bằng cách sử dụng phím tắt (thủ công)

Chèn ngắt dòng trong một ô bằng cách áp dụng Wrap Text (Tự động)

Thay thế dấu phân cách cụ thể bằng một dòng mới trong ô bằng Tìm và Thay thế (Thao tác hàng loạt)

Kết hợp văn bản và hiển thị văn bản nhiều dòng trong một ô bằng cách sử dụng công thức

Xóa ngắt dòng khỏi ô

Chuyển đến dòng tiếp theo trong ô bằng cách sử dụng phím tắt (thủ công)

Việc chèn ngắt dòng theo cách thủ công trong một ô cho phép bạn kiểm soát chính xác vị trí ngắt dòng của văn bản, làm cho các mục cụ thể dễ đọc hơn.

Bước 1: Bấm đúp vào ô mà bạn muốn chèn ngắt dòng

Hoặc chọn ô rồi nhấn F2 Chìa khóa.

Bước 2: Bấm vào vị trí bên trong ô đã chọn nơi bạn muốn ngắt dòng

Bước 3: Sử dụng phím tắt để chèn ngắt dòng

• Phím tắt Windows: Nhấn Alt + Enter phím
• Phím tắt MacOS: Nhấn Command + Option + Return phím

Kết quả:

Dấu ngắt dòng đã được chèn vào vị trí của con trỏ.

Nhiều ngắt dòng trong một ô yêu cầu lặp lại bước 2 và bước 3

Tuyệt vời! Sử dụng các tab hiệu quả trong Excel như Chrome, Edge, Firefox và Safari!
Tiết kiệm 50% thời gian của bạn và giảm hàng ngàn lần nhấp chuột cho bạn mỗi ngày!

Chèn ngắt dòng trong ô bằng cách áp dụng ngắt dòng (tự động)

Để duy trì tính nhất quán về độ rộng của cột trong khi cho phép dữ liệu chiếm nhiều dòng trong một ô, hãy sử dụng tính năng Ngắt dòng.

Bước 1: Chọn các ô muốn áp dụng Wrap Text

Bước 2: Điều hướng đến tab Trang chủ, tìm nhóm Căn chỉnh và nhấp vào Ngắt văn bản

Kết quả:

Văn bản trong các ô đã chọn bây giờ sẽ tự động ngắt để vừa với độ rộng của cột.

Thay thế dấu phân cách cụ thể bằng một dòng mới trong ô bằng Tìm và Thay thế (Thao tác hàng loạt)

Đối với các tập dữ liệu có dấu phân cách nhất quán (ví dụ: dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy), bạn có thể thay thế hàng loạt các dấu phân cách này bằng dấu ngắt dòng.

Bước 1: Chọn các ô bạn muốn thêm dòng mới vào

Bước 2: Mở hộp thoại Tìm và Thay thế và thiết lập các tùy chọn.

Ấn Bản Ctrl + H để mở hộp thoại Tìm và Thay thế, sau đó làm theo các bước bên dưới để thiết lập:

1. Bên trong "Tìm", nhập dấu phân cách, trong trường hợp này, tôi nhập dấu phẩy (,) theo sau dấu cách ( ).

2. Trong "Thay thế bằng" trường, nhập Ctrl + J để nhập dấu xuống dòng, thay thế từng dấu phẩy bằng dấu ngắt dòng một cách hiệu quả và loại bỏ dấu phẩy.

   

3. Chọn Thay thế Tất cả để áp dụng các thay đổi trên tất cả các ô đã chọn.

4. Sau đó, một hộp thoại hiện ra để cho biết số lần thay thế, hãy nhấp vào OK. Và đóng hộp thoại.

   

Kết quả:

Ảnh chụp màn hình trước và sau có thể minh họa một cách sinh động sự chuyển đổi.

Kết hợp văn bản và hiển thị văn bản nhiều dòng trong một ô bằng cách sử dụng công thức

Nếu bạn đang hợp nhất dữ liệu từ nhiều ô khác nhau và cần mỗi phân đoạn bắt đầu trên một dòng mới thì việc sử dụng công thức là phương pháp hiệu quả nhất để kết hợp các dấu xuống dòng.

Trong Microsoft Excel, hàm CHAR được thiết kế đặc biệt để chèn ký tự vào ô. Đối với người dùng Windows, mã ký tự để ngắt dòng là 10, do đó CHAR(10) được sử dụng. Đối với người dùng Mac, CHAR(13) được sử dụng.

Khi kết hợp các giá trị từ các ô khác nhau, bạn có tùy chọn sử dụng hàm CONCATENATE hoặc toán tử nối (&). Việc sử dụng hàm CHAR cho phép bạn tích hợp liền mạch các ngắt dòng giữa các đoạn.

Các công thức cơ bản bạn có thể sử dụng là:

• Công thức chung: "Dòng văn bản 1" & CHAR(10) & "Dòng văn bản 2"
• TEXTJOIN cho Excel 365 trở lên: TEXTJOIN(CHAR(10), TRUE, "Dòng văn bản 1", "Dòng văn bản 2")

Ở đây chúng tôi đưa ra một ví dụ cụ thể cho rõ ràng:

Giả sử tên trong A2 và họ B2, sử dụng công thức để kết hợp chúng vào một ô có dấu ngắt dòng làm dấu phân cách, vui lòng thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn ô để đặt công thức

Bước 2: Sử dụng một trong các công thức dưới đây để kết hợp

• &:

  =A2&CHAR(10)&B2

  

• KẾT NỐI:

  =TEXTJOIN(CHAR(10), TRUE,A2,B2)

  

Bước 3: Kéo ô điều khiển tự động điền qua các ô cần công thức

Bây giờ hai ô đã được hợp nhất nhưng các kết hợp vẫn nằm trên một dòng.

Bước 4: Kích hoạt tính năng Wrap Text.

Giữ các ô được chọn, chọn Bao text Dưới Trang Chủ tab và nhiều dòng được xuất hiện.

Xóa ngắt dòng khỏi ô

Để hợp lý hóa dữ liệu và loại bỏ các ngắt dòng không cần thiết, ở đây chúng tôi giới thiệu một công thức.

Công thức chung: =SUBSTITUTE(text,CHAR(10),"dấu phân cách")

Chọn một ô sẽ định vị kết quả mà không ngắt dòng và nhập công thức bên dưới:

=SUBSTITUTE(C2,CHAR(10)," ")

Ấn Bản Enter phím để nhận kết quả.

Việc kết hợp ngắt dòng trong các ô Excel không chỉ giúp dữ liệu của bạn dễ hiểu hơn mà còn mang lại mức độ chi tiết và sắc thái mà các ô tiêu chuẩn thiếu. Cho dù nhập dấu ngắt theo cách thủ công, sử dụng Ngắt dòng, thực hiện các thao tác hàng loạt bằng Tìm và Thay thế hay tạo văn bản nhiều dòng bằng công thức, các chiến lược này sẽ cho phép bạn trình bày dữ liệu của mình chính xác khi cần. Hãy nhớ rằng việc loại bỏ ngắt dòng cũng rất đơn giản, đảm bảo bảng tính của bạn vẫn có thể thích ứng và phù hợp với nhu cầu hiện tại của bạn.

Để biết thêm các chiến lược Excel mang tính thay đổi cuộc chơi có thể nâng cao khả năng quản lý dữ liệu của bạn, khám phá thêm ở đây.