Cho dù bạn đang chuẩn bị báo cáo, tóm tắt dữ liệu hay báo cáo tài chính, việc hiểu cách thiết lập, điều chỉnh và quản lý vùng in một cách hiệu quả có thể nâng cao đáng kể việc trình bày tác phẩm của bạn. Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng tôi sẽ đi sâu vào các yếu tố cần thiết về vùng in của Excel, bao gồm mọi thứ từ xác định vùng in đầu tiên của bạn đến các kỹ thuật nâng cao như đặt vùng in nhất quán trên nhiều trang tính và sử dụng VBA để tùy chỉnh. Bằng cách nắm vững những kỹ năng này, bạn sẽ đảm bảo rằng tài liệu Excel của bạn luôn được in chính xác khi cần.

• Phương pháp chung để thiết lập vùng in
• Xác định trực quan vùng in trong hộp thoại Thiết lập trang

• In cùng một lựa chọn trong nhiều trang
• Dễ dàng đặt cùng một vùng in cho nhiều trang tính với Kutools
• Đặt cùng một vùng in cho nhiều trang tính với VBA

• Thêm ô vào vùng in hiện có
• Thêm hoặc xóa các ô liền kề khỏi vùng in hiện có
• Chỉnh sửa trực tiếp vùng in hiện tại
• Thay thế vùng in hiện tại bằng vùng in mới

• Bỏ qua vùng in
• Khóa/bảo vệ vùng in
• Xem trước vùng in

Vùng in trong Excel là gì?

Vùng in trong Excel là một phạm vi ô được chỉ định mà bạn chỉ định sẽ in, trái ngược với việc in toàn bộ trang tính. Tính năng này cực kỳ hữu ích để tập trung vào dữ liệu hoặc phần cụ thể trong bảng tính mà bạn muốn chia sẻ hoặc trình bày, đảm bảo rằng chỉ những thông tin liên quan mới được in và loại trừ dữ liệu không cần thiết khỏi bản in.

Khi bạn chỉ định vùng in (được đánh dấu bằng hộp màu xanh lam như ảnh chụp màn hình sau đây), Excel sẽ chỉ in nội dung trong vùng được chỉ định đó. Nếu không đặt vùng in, Excel sẽ mặc định in toàn bộ trang tính.

Đặt một hoặc nhiều vùng in trong một trang tính

Phần này sẽ minh họa hai phương pháp giúp bạn thiết lập một hoặc nhiều vùng in trong một trang tính trong Excel.

Phương pháp chung để thiết lập vùng in

Excel cung cấp một tính năng tích hợp “Đặt vùng in” để thiết lập vùng in, được nhiều người dùng sử dụng phổ biến. Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách áp dụng tính năng này để đặt một hoặc nhiều vùng in trong bảng tính Excel.

1. Trong một trang tính, hãy chọn phạm vi ô bạn muốn đặt làm vùng in. Trong trường hợp này, tôi chọn phạm vi A1:C7.
   Mẹo: Để đặt đồng thời nhiều phạm vi làm vùng in riêng biệt, hãy giữ nút Ctrl và chọn từng phạm vi lần lượt.
2. Tới Page Layout tab, nhấp vào Khu vực in > Đặt vùng in. Xem ảnh chụp màn hình:
   
3. Bây giờ, một đường viền màu xám đậm xuất hiện xung quanh vùng in. Xem ảnh chụp màn hình:
   

Sau khi chỉ định phạm vi đã chọn làm vùng in, chỉ vùng này sẽ được in theo mặc định khi bạn in trang tính.

Mẹo: Khi thiết lập nhiều vùng in trong một bảng Excel, chúng sẽ được in trên các trang riêng biệt.

Xác định trực quan vùng in trong hộp thoại Thiết lập trang

Bạn cũng có thể xác định vùng in một cách trực quan trong Page Setup hộp thoại cung cấp cách tiếp cận mang tính tương tác hơn để thiết lập phạm vi mong muốn của bạn. Đây là cách bạn có thể làm:

1. Tới Page Layout tab, hãy nhấp vào nút công cụ khởi chạy hộp thoại trong Page Setup nhóm.
   
2. Trong tạp chí Page Setup hộp thoại, bạn cần cấu hình như sau.
   1. Tới Bảng tab.
   2. Click vào Khu vực in hộp địa chỉ, sau đó chọn phạm vi bạn muốn đặt làm vùng in.
      Mẹo: Để đặt nhiều vùng in riêng biệt cùng một lúc, hãy giữ nút Ctrl và chọn tuần tự từng phạm vi. Các phạm vi đã chọn sẽ xuất hiện trong hộp địa chỉ Vùng in, được phân tách bằng dấu phẩy.
   3. Nhấn vào OK .
      

Phạm vi được chỉ định hiện được đặt làm vùng in. Sau đó, mặc định chỉ có vùng này được in khi bạn in bảng tính.

Mẹo: Khi thiết lập nhiều vùng in trong một bảng Excel, chúng sẽ được in trên các trang riêng biệt.

Đặt cùng một vùng in cho nhiều trang

Đối với một số trang tính có cùng cấu trúc dữ liệu, bạn có thể cần đặt cùng một vùng in cho các trang tính này. Phần này sẽ cung cấp ba phương pháp để giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ này.

In cùng một lựa chọn trong nhiều trang

Để in các vùng giống nhau trên nhiều trang, vui lòng thực hiện như sau.

1. Trên trang tính hiện tại, chọn phạm vi bạn muốn in trên nhiều trang tính.
2. Giữ Ctrl , bấm vào các tab trang tính để chọn các trang tính bạn muốn áp dụng cùng vùng in với trang tính đang hoạt động.
   
3. Nhấp chuột Tập tin > In, thay đổi bản in Cài đặt đến Lựa chọn in, và sau đó nhấp vào In để bắt đầu in.
   

Dễ dàng đặt cùng một vùng in cho nhiều trang tính với Kutools

Phương pháp trên có thể được sử dụng để in tạm thời cùng một khu vực trong nhiều trang tính. Nếu bạn thường xuyên cần in cùng một vùng trong nhiều trang tính thì phương pháp này sẽ tốn nhiều thời gian hơn và Kutools cho Excel's Sao chép thiết lập trang Tính năng này giúp bạn sao chép nhanh chóng và chính xác vùng in hoặc các cấu hình thiết lập trang khác từ bảng tính đang hoạt động sang nhiều bảng tính khác, đảm bảo tính đồng nhất và hiệu quả với nỗ lực tối thiểu.

Sau cài đặt Kutools cho Excel, Đi đến Kutools Plus tab, chọn In > Sao chép thiết lập trang để mở hộp thoại. Sau đó cấu hình như sau.

1. Trong tạp chí Sao chép đến phần này, tất cả các trang tính (ngoại trừ trang tính đang hoạt động) sẽ được liệt kê. Bạn chỉ cần kiểm tra các trang tính mà bạn muốn áp dụng cùng vùng in với bảng tính đang hoạt động.
2. Trong tạp chí Các lựa chọn phần này, chỉ kiểm tra phần Khu vực in tùy chọn.
   Mẹo: Theo mặc định, tất cả các tùy chọn đều được chọn. Bạn có thể bỏ chọn Thiết lập trang hộp kiểm để bỏ chọn tất cả các tùy chọn và sau đó chỉ chọn tùy chọn bạn cần.
3. Nhấp chuột OK. Xem ảnh chụp màn hình:
   

Vùng in của bảng tính hiện tại hiện được áp dụng cho các bảng tính được chỉ định. Khi in các khu vực này từ bảng tính, vui lòng nhấp vào Tập tin > In, Trong Cài đặt phần, chọn In Toàn bộ Sổ làm việc, sau đó nhấn vào In để bắt đầu in.

Đặt cùng một vùng in cho nhiều trang tính với VBA

Đối với người dùng nâng cao, tập lệnh VBA có thể tự động hóa quá trình thiết lập cùng một vùng in trên nhiều trang tính. Hãy làm như sau.

1. Trong bất kỳ bảng tính nào, hãy nhấn nút Khác + F11 phím để mở Microsoft Visual Basic cho các ứng dụng cửa sổ.
2. Trong tạp chí Microsoft Visual Basic cho các ứng dụng cửa sổ, nhấp Chèn > Mô-đun, sau đó chèn bất kỳ mã VBA nào sau đây mà bạn cần vào Mô-đun cửa sổ.
   
   Mã VBA 1: Đặt cùng một vùng in cho tất cả các bảng tính trong sổ làm việc hiện tại
   Mã này sẽ đặt vùng in được chỉ định (ví dụ: "A1: C7") trên mỗi trang tính trong sổ làm việc.

   Sub SetPrintAreaAllSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
           ws.PageSetup.printArea = printArea
       Next ws
   End Sub
   

   Mã VBA 2: Đặt cùng vùng in cho các bảng tính được chỉ định trong sổ làm việc hiện tại
   Mã này sẽ đặt cùng một vùng in trên một danh sách trang tính được chỉ định (ví dụ: "Sheet1""Sheet3""Sheet5").

   Sub SetPrintAreaOnSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
       Dim sheetNames As Variant
       Dim i As Long
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       ' Array of specific worksheet names to change print area
       sheetNames = Array("Sheet1", "Sheet3", "Sheet5")
   
       ' Loop through all sheet names in the array
       For i = LBound(sheetNames) To UBound(sheetNames)
           ' Check if the sheet exists in the workbook
           If SheetExists(CStr(sheetNames(i))) Then
               ' Set print area on the specified sheet
               Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetNames(i))
               ws.PageSetup.printArea = printArea
           End If
       Next i
   End Sub
   
   ' Helper function to check if a sheet exists
   Function SheetExists(sheetName As String) As Boolean
       Dim sheet As Object
       On Error Resume Next
       Set sheet = ThisWorkbook.Sheets(sheetName)
       On Error GoTo 0
       SheetExists = Not sheet Is Nothing
   End Function

3. Nhấn F5 phím để chạy mã.
4. Khi in các vùng này từ các tờ được chỉ định, vui lòng nhấp vào Tập tin > In, Trong Cài đặt phần, chọn In Toàn bộ Sổ làm việc, sau đó nhấn vào In để bắt đầu in.
   

Điều chỉnh vùng in

Phần này sẽ hướng dẫn bạn cách điều chỉnh vùng in hiện có trong sổ làm việc Excel.

Thêm ô vào vùng in hiện có

Bạn có thể mở rộng vùng in bằng cách thêm nhiều ô hơn vào vùng in hiện có. Ví dụ: để mở rộng vùng in từ phạm vi A1:C5 đến A1:C7, bạn có thể thực hiện như sau.

1. Chọn phạm vi ô A6:C7 mà bạn muốn thêm vào vùng in hiện có A1:C5.
   
2. Tới Page Layout tab, nhấp vào Khu vực in > Thêm vào khu vực in.
   

Vùng in hiện tại được mở rộng từ A1:C5 đến A1:C7.

Thêm hoặc xóa các ô liền kề khỏi vùng in hiện có

Bạn có thể thêm hoặc xóa các ô liền kề khỏi vùng in hiện có bằng cách di chuyển dòng ngắt trang trong bảng tính, điều chỉnh bản in theo nhu cầu cụ thể của bạn.

1. Sau khi thiết lập vùng in xong các bạn vào tab View chọn Page Break Preview.
   
2. Bạn sẽ thấy các đường màu xanh biểu thị ngắt trang. Phạm vi trong ranh giới là vùng in. Để điều chỉnh vùng in, hãy di con trỏ chuột lên dòng ngắt trang cho đến khi nó biến thành mũi tên hai chiều. Nhấp và kéo đường ngắt trang để bao gồm hoặc loại trừ các ô trong vùng in.
   

Chỉnh sửa trực tiếp vùng in hiện tại

Bạn có thể trực tiếp sửa đổi vùng in bằng cách điều chỉnh trực quan tham chiếu ô trong hộp thoại Thiết lập Trang.

1. Tới Page Layout tab, hãy nhấp vào nút công cụ khởi chạy hộp thoại (mũi tên nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của nhóm) để mở hộp thoại Page Layout hộp thoại.
   
2. Trong tạp chí Page Setup hộp thoại, điều hướng đến Bảng chuyển hướng. Ở đây, tham chiếu ô của vùng in của bảng tính hiện tại được hiển thị trong khung Khu vực in hộp. Bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp các tham chiếu ô của vùng in trong hộp này. Và cuối cùng bấm vào OK để lưu các thay đổi.
   

Thay thế vùng in hiện tại bằng vùng in mới

Nếu bạn cần cập nhật vùng in trong trang tính của mình, hãy làm theo các bước sau để thay thế vùng in hiện có bằng vùng in mới một cách nhanh chóng.

1. Chọn phạm vi ô bạn muốn đặt làm vùng in mới.
2. Tới Page Layout tab, nhấp vào Khu vực in > Đặt vùng in.
   

Hành động này sẽ thay thế bất kỳ vùng in hiện có nào bằng phạm vi mới được chọn.

Xóa vùng in

Để xóa vùng in đã đặt trong bảng tính hiện tại, vui lòng thực hiện như sau.

1. Trong tab Bố cục trang, nhấp vào Khu vực in > Vùng in rõ ràng.
   

Sau đó tất cả các vùng in trong bảng tính hiện tại sẽ bị xóa ngay lập tức.

Các mẹo khác cho vùng in

Phần này liệt kê một số mẹo và thủ thuật mà bạn có thể cần khi làm việc với các vùng in trong Excel.

Bỏ qua vùng in

Nếu bạn đã đặt vùng in trong trang tính nhưng đôi khi cần in toàn bộ trang tính, bạn có thể bật tùy chọn Bỏ qua vùng in trong cài đặt in. Tính năng này ghi đè vùng in đã đặt, cho phép in toàn bộ trang tính khi cần.

1. Nhấp chuột Tập tin > In để mở In phần.
2. Trong tạp chí In phần, bấm vào để mở Cài đặt danh sách thả xuống, sau đó chọn Bỏ qua vùng in tùy chọn trong menu. Dấu kiểm sẽ xuất hiện trước tùy chọn sau khi tùy chọn này được bật.
   

Sau khi nhấp vào In , toàn bộ bảng tính sẽ được in, bỏ qua vùng in đã đặt.

Khóa/bảo vệ vùng in

Theo mặc định trong Excel, việc bảo vệ trang tính không trực tiếp bảo vệ cài đặt vùng in. Điều này có nghĩa là ngay cả khi trang tính được bảo vệ, người dùng có sổ làm việc vẫn có thể thay đổi hoặc xóa vùng in. Nếu bạn thường xuyên chia sẻ sổ làm việc và muốn bảo vệ vùng in được chỉ định thì mã VBA trong phần này có thể giúp bạn.

1. Trong sổ làm việc bạn muốn bảo vệ vùng in ở một sheet nào đó thì nhấn phím Khác + F11 phím để mở Microsoft Visual Basic cho các ứng dụng cửa sổ.
2. Trong cửa sổ mở này, nhấp đúp chuột vào Sổ làm việc này dự án ở khung bên trái, sau đó nhập mã VBA sau vào Mã cửa sổ.
   
   Mã VBA: Khóa hoặc bảo vệ vùng in

   Private Sub Workbook_Open()
   'Updated by Extendoffice 20210206
       SetPrintArea "commission  IFS", "A1:C7" ' Specify the sheet name and the print area
   End Sub
   Sub SetPrintArea(sheetName As String, printArea As String)
       Dim ws As Worksheet
       Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetName)
       ws.PageSetup.printArea = printArea
   End Sub
   

   Chú thích: Trong mã VBA này, thay thế “hoa hồng IFS” với tên bảng tính của bạn và "A1: C7" bằng vùng in bạn muốn đặt.
3. Lưu mã và nhấn nút Khác + Q các phím để quay lại trang tính, rồi bấm vào Tập tin > Tiết kiệm như > Xem.
4. Trong phần mở đầu Save As hộp thoại, chọn thư mục đích, đổi tên tệp nếu bạn cần, chọn Sổ làm việc hỗ trợ macro Excel từ Save as type danh sách thả xuống và cuối cùng nhấp vào Lưu .
   

Mỗi lần mở sổ làm việc, mã này sẽ đảm bảo rằng vùng in được đặt thành vùng được chỉ định của bạn. Đây không phải là giải pháp hoàn hảo vì nó không thể ngăn người dùng thay đổi vùng in trong một phiên, nhưng nó đảm bảo rằng vùng in chính xác được sử dụng mỗi khi mở sổ làm việc.

Xem trước vùng in

Trong phần này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách xem trước vùng in sau khi nó được thiết lập, đảm bảo tài liệu của bạn sẵn sàng để in chính xác như dự định.

Sau khi thiết lập vùng in, hãy đi tới Xem tab, nhấp vào Xem trước ngắt trang trong Chế độ xem sổ làm việc nhóm.

Kết quả

Bảng tính sẽ chuyển sang Xem trước ngắt trang chế độ xem, nơi bạn có thể thấy vùng in được phân định bằng ranh giới ngắt trang màu xanh lam. Tham khảo ảnh chụp màn hình bên dưới để có hình ảnh minh họa.

Tóm lại, nắm vững vùng in trong Excel là một kỹ năng quan trọng để quản lý hiệu quả cách trình bày dữ liệu của bạn ở dạng in. Với các kỹ năng trong hướng dẫn toàn diện này, bạn có thể đảm bảo rằng các trang tính Excel của bạn luôn sẵn sàng để in, chính xác như bạn dự định. Đối với những người mong muốn tìm hiểu sâu hơn về các khả năng của Excel, trang web của chúng tôi tự hào có rất nhiều hướng dẫn. Khám phá thêm các mẹo và thủ thuật Excel tại đây.

Bài viết liên quan