Danh sách thả xuống là một tính năng mạnh mẽ trong Excel cho phép người dùng chọn các giá trị từ các tùy chọn được xác định trước thay vì nhập thủ công, giúp nhập dữ liệu chính xác và hiệu quả hơn. Cho dù bạn là người mới bắt đầu hay người dùng Excel có kinh nghiệm, việc hiểu và sử dụng danh sách thả xuống có thể nâng cao đáng kể năng suất và khả năng quản lý dữ liệu của bạn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ từng bước giới thiệu các cách khác nhau để tạo danh sách thả xuống trong Excel.

• Tạo danh sách thả xuống
• Bằng cách nhập thủ công
• Từ một phạm vi
• Bởi Kutools với ít cú nhấp chuột hơn
• Từ một bảng (động)
• Từ một tên phạm vi
• Từ một sổ làm việc khác
• Cảnh báo lỗi (cho phép các mục khác)
• Đầu vào tin nhắn
• Ghi chú khác

---

Video: Tạo danh sách thả xuống

Đăng ký kênh của chúng tôi ngay bây giờ: khám phá các mẹo Excel hàng đầu!

Tạo danh sách thả xuống

Hãy bắt đầu tìm hiểu cách tạo danh sách thả xuống trong Excel.

Tạo danh sách thả xuống bằng cách nhập thủ công

Bước 1: Chọn (các) ô mà bạn muốn đặt danh sách thả xuống

Bước 2: Chuyển đến nhấp vào tab Dữ liệu và nhấp vào Xác thực dữ liệu

Bước 3: Chỉ định cài đặt trong hộp thoại Xác thực dữ liệu

Theo Cài đặt tab, vui lòng chỉ định cài đặt bên dưới:

1. Chọn Danh sách từ Cho phép danh sách thả xuống;
2. Nhập các mục mà bạn muốn hiển thị trong danh sách thả xuống trong nguồn phần, ngăn cách chúng bằng dấu phẩy;
3. Nhấp chuột OK.

Kết quả:

Bây giờ danh sách thả xuống đã được tạo.

Tạo danh sách thả xuống từ một phạm vi

Để tạo danh sách thả xuống dựa trên một loạt các giá trị ô, vui lòng làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Chọn (các) ô mà bạn muốn đặt danh sách thả xuống

Bước 2: Chuyển đến nhấp vào tab Dữ liệu và nhấp vào Xác thực dữ liệu

Bước 3: Chỉ định cài đặt trong hộp thoại Xác thực dữ liệu

Theo Cài đặt tab, vui lòng chỉ định cài đặt bên dưới:

1. Chọn Danh sách từ Cho phép danh sách thả xuống;
2. Nhấp vào biểu tượng lựa chọn để chọn danh sách nguồn trong nguồn phần;
3. Nhấp chuột OK.

Kết quả:

Bây giờ danh sách thả xuống đã được tạo.

Tạo danh sách thả xuống với Kutools

Đây là một tính năng tiện dụng - Tạo danh sách thả xuống đơn giản of Kutools cho Excel có thể cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng tạo danh sách thả xuống với ít lần nhấp hơn. Đây là cách thực hiện:

1. Chọn (các) ô để đặt danh sách thả xuống;
2. Nhấp chuột Kutools và nhấp vào Danh sách thả xuống > Tạo danh sách thả xuống đơn giản;
3. Chọn phạm vi ô (hoặc nhập trực tiếp các mục được phân tách bằng dấu phẩy) mà bạn muốn hiển thị trong danh sách thả xuống, nhấp vào OK.
   

Tạo danh sách thả xuống từ bảng (động)

Nếu bạn muốn tạo một danh sách thả xuống có thể mở rộng động, tự động cập nhật khi bạn thêm hoặc xóa các mục khỏi danh sách nguồn, bạn nên đặt dữ liệu nguồn vào một bảng Excel.

Bước 1: Chuyển đổi danh sách nguồn thành bảng

Chọn danh sách nguồn và nhấp vào Chèn > Bàn, và trong Tạo bảng hộp thoại, nếu lựa chọn bao gồm tiêu đề cột, vui lòng đánh dấu Bảng của tôi có tiêu đề, sau đó nhấn vào OK.

Bước 2: Chọn (các) ô mà bạn muốn đặt danh sách thả xuống

Bước 3: Chuyển đến nhấp vào tab Dữ liệu và nhấp vào Xác thực dữ liệu

Bước 4: Chỉ định cài đặt trong hộp thoại Xác thực dữ liệu

Theo Cài đặt tab, vui lòng chỉ định cài đặt bên dưới:

1. Chọn Danh sách từ Cho phép danh sách thả xuống;
2. Nhấp vào biểu tượng lựa chọn để chọn phạm vi bảng (không bao gồm tiêu đề) trong nguồn phần;
3. Nhấp chuột OK.

Kết quả:

Danh sách thả xuống đã được tạo.

Và khi bạn thêm hoặc xóa các mục khỏi bảng nguồn, danh sách thả xuống sẽ được cập nhật cùng lúc.

Tạo danh sách thả xuống từ tên dãy

Nếu bạn sẽ tạo danh sách thả xuống trong nhiều trang tính dựa trên cùng một danh sách nguồn, tôi khuyên bạn nên tạo một tên phạm vi cho danh sách nguồn để dễ dàng tham chiếu.

Bước 1: Tạo tên dãy cho danh sách nguồn

Chọn danh sách nguồn và chuyển đến hộp tên (bên cạnh thanh công thức), rồi nhập tên cho nó (tên không được chứa dấu cách hoặc các ký tự đặc biệt khác), sau đó nhấn đăng ký hạng mục thi phím để kết thúc.

Bước 2: Chọn (các) ô mà bạn muốn đặt danh sách thả xuống

Bước 3: Chuyển đến nhấp vào tab Dữ liệu và nhấp vào Xác thực dữ liệu

Bước 4: Chỉ định cài đặt trong hộp thoại Xác thực dữ liệu

Theo Cài đặt tab, vui lòng chỉ định cài đặt bên dưới:

1. Chọn Danh sách từ Cho phép danh sách thả xuống;
2. Nhập dấu bằng và theo sau là tên bạn đã đặt ở bước 1 trong nguồn phần như

   =SourceList

   Bạn cũng có thể nhấp vào nguồn texbox và nhấn F3 chìa khóa để mở Dán tên hộp thoại, sau đó chọn tên phạm vi bạn muốn từ danh sách, bấm OK để chèn nó vào hộp văn bản.
3. Nhấp chuột OK.

Kết quả:

Danh sách thả xuống đã được tạo.

Tạo danh sách thả xuống từ sổ làm việc khác

Nếu danh sách nguồn và danh sách thả xuống sắp tạo nằm trong các sổ làm việc khác nhau, khi bạn chọn danh sách nguồn trong nguồn phần Xác nhận dữ liệu hộp thoại, một cảnh báo sẽ bật ra để ngăn việc tạo.

Ở đây phần này sẽ cho bạn biết cách tạo một danh sách thả xuống từ một sổ làm việc khác.

Bước 1: Tạo tên dãy cho danh sách nguồn trong sổ làm việc nguồn

Trong sổ làm việc nguồn, hãy chọn các mục nguồn mà bạn muốn chúng xuất hiện trong danh sách thả xuống. Sau đó đi đến Tên Box đó là bên cạnh Thanh công thức, nhập tên, chẳng hạn như "Danh sách nguồn".

Bước 2: Xác định tên tham chiếu danh sách nguồn của bạn trong sổ làm việc danh sách thả xuống

1. Kích hoạt sổ làm việc nơi bạn muốn tạo danh sách thả xuống, bấm Công thức > Xác định tên.

   

2. Trong popping Tên mới hộp thoại, đặt như bên dưới:

   1. Nhập tên vào Họ tên hộp, chẳng hạn như Mặt hàng;
   2. Nhập dấu bằng theo sau là tên sổ làm việc nguồn và tên bạn đã xác định cho danh sách nguồn ở bước 1 trong giới thiệu to hộp, chẳng hạn như

      =SourceFile.xlsx!SourceList

   3. Nhấp chuột OK.

       

Bước 3: Chọn (các) ô mà bạn muốn đặt danh sách thả xuống

Bước 4: Chuyển đến nhấp vào tab Dữ liệu và nhấp vào Xác thực dữ liệu

Bước 5: Chỉ định cài đặt trong hộp thoại Xác thực dữ liệu

Theo Cài đặt tab, vui lòng chỉ định cài đặt bên dưới:

1. Chọn Danh sách từ Cho phép danh sách thả xuống;
2. Nhập dấu bằng theo sau là tên bạn đã xác định ở bước 3 trong nguồn phần, như

   =Items

3. Nhấp chuột OK.

   

Kết quả:

Danh sách thả xuống đã được tạo.

Cảnh báo lỗi (cho phép các mục khác)

Theo mặc định, danh sách thả xuống chỉ cho phép nhập các giá trị có trong danh sách vào một ô. Khi bạn nhập một giá trị không tồn tại trong danh sách thả xuống và nhấn phím Enter, một cảnh báo lỗi sẽ hiển thị, như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Khi bạn bấm vào Thử lại , giá trị đã nhập được chọn để chỉnh sửa lại. nhấp vào Hủy bỏ sẽ xóa giá trị đã nhập.

• Nếu bạn muốn cho phép người dùng nhập các giá trị khác và dừng hiển thị cảnh báo lỗi, bạn có thể thực hiện như sau:

  1. Chọn các ô trong danh sách thả xuống mà bạn muốn dừng cảnh báo lỗi, nhấp vào Ngày > Xác nhận dữ liệu.

  2. Trong tạp chí Xác nhận dữ liệu hộp thoại, dưới Cảnh báo lỗi tab, bỏ chọn Hiển thị cảnh báo lỗi sau khi nhập dữ liệu không hợp lệ hộp kiểm. Nhấp chuột OK.

     

  Bây giờ khi người dùng nhập các giá trị khác, không có cảnh báo lỗi nào hiển thị.

• Nếu bạn muốn cho phép người dùng nhập các giá trị khác nhưng cũng hiển thị cảnh báo để nhắc nhở họ, vui lòng thực hiện như sau:

  1. Chọn các ô trong danh sách thả xuống mà bạn muốn nhập các giá trị khác vào, bấm Ngày > Xác nhận dữ liệu.

  2. Trong tạp chí Xác nhận dữ liệu hộp thoại, dưới Cảnh báo lỗi tab:
     1. Giữ Hiển thị cảnh báo lỗi sau khi nhập dữ liệu không hợp lệ hộp kiểm được đánh dấu;
     2. Chọn Thông tin từ Phong cách danh sách thả xuống;
     3. Xác định Yêu sách và Thông báo lỗi, Click OK.

     

  Từ giờ trở đi, khi người dùng nhập các giá trị khác, một hộp thoại sẽ bật ra để nhắc nhở, nhấp vào OK để giữ nguyên giá trị đã nhập, hãy nhấp vào Hủy bỏ để xóa giá trị đã nhập.

  

Đầu vào tin nhắn

Khi tạo danh sách thả xuống, bạn có thể thêm thông báo đầu vào để nhắc người dùng chọn các mục từ danh sách thả xuống khi chọn ô hoặc thông tin khác mà bạn muốn hiển thị.

1. Chọn các ô trong danh sách thả xuống mà bạn muốn thêm thông báo đầu vào, nhấp vào Ngày > Xác nhận dữ liệu.

2. bên trong Xác nhận dữ liệu hộp thoại, dưới Đầu vào tin nhắn chuyển hướng

1. Giữ Hiển thị thông báo đầu vào khi ô được chọn hộp kiểm được đánh dấu;
2. Xác định Yêu sách và Thông báo đầu vào, Click OK.

Giờ đây, khi người dùng chọn ô trong danh sách thả xuống, một hộp văn bản màu vàng có thông tin bạn cung cấp sẽ hiển thị.

Ghi chú khác

1. Theo mặc định, khi danh sách thả xuống được tạo, "Bỏ qua chỗ trống" hộp kiểm là chọn. Điều này có nghĩa là người dùng có thể để trống các ô mà không có cảnh báo bật lên.

   Nếu hộp kiểm "Bỏ qua trống" là không được lựa chọn, các ô trống trong phạm vi sẽ được coi là mục nhập không hợp lệ, cảnh báo sẽ bật ra.

2. Nếu bạn muốn thay đổi thứ tự của các mục trong danh sách thả xuống, bạn có thể sắp xếp lại danh sách nguồn.

3. Nếu Xác nhận dữ liệu bị tắt, có thể bạn đang làm việc trong một trang tính được bảo vệ. Để bật Xác thực dữ liệu, chỉ cần bỏ bảo vệ trang tính rồi áp dụng cài đặt Xác thực dữ liệu mong muốn.