Làm cách nào để nhận cảnh báo qua email quan trọng trong Outlook?

Trong nhiều trường hợp, bạn có thể cần đánh dấu một số email là quan trọng và nhận được lời nhắc đặc biệt khi nhận trong Outlook. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn các phương pháp nhận thông báo email quan trọng khi một email được chỉ định đến trong Outlook.

Nhận thông báo qua email quan trọng dựa trên người gửi
Nhận thông báo qua email quan trọng dựa trên chủ đề
Dễ dàng nhận được cảnh báo qua email quan trọng dựa trên văn bản được chỉ định với Kutools cho Outlook

Nhận thông báo qua email quan trọng dựa trên người gửi

Bạn có thể đánh dấu một email là quan trọng dựa trên một người gửi cụ thể và chỉ nhận được thông báo về tất cả các email từ người gửi này trong Outlook. Hãy làm như sau.

1. nhấp chuột Tập tin > Các lựa chọn. Trong Tùy chọn Outlook hộp thoại, vui lòng nhấp vào email trong ngăn bên trái, sau đó bỏ chọn tất cả các tùy chọn trong Tin nhắn đến và cuối cùng nhấp vào OK cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

2. Bây giờ bạn cần tạo quy tắc cho email quan trọng. Vui lòng bấm vào Nội quy > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo Dưới Trang Chủ chuyển hướng. Xem ảnh chụp màn hình:

3. bên trong Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại, vui lòng nhấp vào Quy tắc mới .

4. bên trong Trình hướng dẫn quy tắc hộp thoại, bạn cần:

1) Nhấp vào Phát âm thanh khi tôi nhận được tin nhắn từ ai đó in Bước 1: Chọn mẫu cái hộp;

2) Nhấp vào người hoặc nhóm công khai liên kết trong Bước 2 và chọn một người gửi, bạn sẽ đánh dấu tất cả các email là quan trọng sẽ gửi cho anh ta;

3) Nhấp vào liên kết âm thanh để chọn âm thanh bạn cần;

4) Nhấp vào Kết thúc cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

5. Khi nó trở về Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại, vui lòng nhấp vào OK để lưu quy tắc.

Từ bây giờ, khi nhận được email từ địa chỉ email cụ thể này, một âm thanh cụ thể sẽ phát từ lời nhắc.

Nhận thông báo qua email quan trọng dựa trên chủ đề

Bên cạnh việc nhận được cảnh báo email quan trọng của người gửi, bạn cũng có thể đánh dấu email là quan trọng dựa trên chủ đề. Hãy làm như sau.

1. Lặp lại bước 1 ở trên để bỏ chọn tất cả các tùy chọn trong Tin nhắn đến phần.

2. nhấp chuột Nội quy > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo để mở Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại. Xem ảnh chụp màn hình:

3. bên trong Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại, nhấp vào Quy tắc mới .

4. bên trong Trình hướng dẫn quy tắc hộp thoại, nhấp vào Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi nhận được trong Bắt đầu từ một quy tắc trống và sau đó bấm vào Sau cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

5. Trong giây Trình hướng dẫn quy tắc hộp thoại, bạn cần:

1) Kiểm tra với các từ cụ thể trong chủ đề cái hộp;

2) Nhấp vào từ “từ cụ thể" trong Bước 2 cái hộp;

3) Trong Tìm kiếm văn bản hộp thoại, nhập các từ hoặc cụm từ được chỉ định của chủ đề email;

4) Nhấp vào Thêm và nút OK liên tiếp.

5) Nhấp vào Sau cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

6. Trong phần ba Trình hướng dẫn quy tắc hộp thoại, kiểm tra phát âm thanh hộp trong Bước 1 phần và nhấp vào một âm thanh liên kết trong Bước 2 để chọn âm thanh phát. Xem ảnh chụp màn hình:

7. Nhấp vào Kết thúc .

5. Và nhấp vào OK để lưu quy tắc khi nó quay trở lại hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo.

Kể từ bây giờ, khi nhận được email chứa các từ hoặc cụm từ chỉ định trong chủ đề, một âm thanh được chỉ định sẽ phát để nhắc nhở.

Dễ dàng nhận được cảnh báo qua email quan trọng dựa trên văn bản được chỉ định với Kutools cho Outlook

Phần này sẽ giới thiệu Tin nhắn Nhắc nhở tiện ích của Kutools cho Outlook để bạn nhanh chóng nhận được thông báo email quan trọng dựa trên văn bản trong chủ đề, nội dung, tên người gửi hoặc địa chỉ email của người gửi trong Outlook. Hãy làm như sau.

Kutools cho Outlook : với hơn 20 phần bổ trợ Outlook tiện dụng, dùng thử miễn phí không giới hạn trong 45 ngày.

1. nhấp chuột Kutools Plus > Lời nhắc tin nhắn > Lời nhắc tin nhắn. Xem ảnh chụp màn hình:

2. bên trong Tin nhắn quan trọng Tùy chọn lời nhắc cửa sổ, kiểm tra các tài khoản email bạn muốn hiển thị cảnh báo email quan trọng khi nhận được email.

3. Đi đến Nội quy tab, nhấp vào Mới để thêm văn bản, bạn sẽ quét các email quan trọng và nhấp vào OK .

Từ bây giờ, khi email đến một số tài khoản email nhất định với văn bản được chỉ định trong chủ đề, nội dung, tên người gửi hoặc địa chỉ email của người gửi, email sẽ được hiển thị trong Lời nhắc tin nhắn trên đầu danh sách gửi thư. Bạn có thể nhấp đúp vào email trong Lời nhắc tin nhắn hộp để mở nó. Xem ảnh chụp màn hình:

Chú thích: Nếu bạn muốn quản lý các quy tắc của mình, vui lòng nhấp vào Kutools Plus > Tin nhắn Nhắc nhở > Tin nhắn quan trọng Tùy chọn lời nhắc để mở Các lựa chọn cửa sổ và sau đó quản lý các quy tắc khi bạn cần.