Note: The other languages of the website are Google-translated. Back to English

Làm cách nào để giảm kích thước hộp thư trong Outlook?

Rất nhiều email sẽ làm chậm hiệu suất của Outlook. Trong hướng dẫn này, nó sẽ giới thiệu một số phương pháp để giảm kích thước hộp thư nhằm nâng cao năng suất của Outlook,

Lưu ý: trước khi thử các giải pháp được cung cấp, vui lòng đảm bảo rằng bạn đã sao lưu toàn bộ các tệp Outlook PST.

Tất cả các phương pháp được cung cấp trong hướng dẫn này đều được vận hành trong Outlook 2021, có thể có một số khác biệt trong các phiên bản Outlook khác nhau.

Tìm và xóa các email và tệp đính kèm lớn

Phương pháp 1 Sắp xếp email theo kích thước

Phương pháp 2 Tìm kiếm email theo kích thước

Sử dụng Dọn dẹp Hộp thư

Làm trống các mục đã xóa

Di chuyển thư cũ vào tệp Lưu trữ

Nén tệp dữ liệu Outlook

Lưu trữ tệp dữ liệu Outlook cũ hơn

Dọn dẹp thư thừa


Tìm và xóa các email và tệp đính kèm lớn

Có hai phương pháp có thể giúp bạn nhanh chóng tìm thấy các email và tệp đính kèm lớn.

Phương pháp 1 Sắp xếp email theo kích thước

Trong triển vọng, thông thường, bạn sắp xếp email theo ngày nhận, trên thực tế, bạn cũng có thể sắp xếp email theo kích thước của chúng.

doc giảm dung lượng hộp thư 1

2. Sau đó đi đến Theo ngày danh sách thả xuống, chọn kích cỡ.

doc giảm dung lượng hộp thư 2

Giờ đây, tất cả email trong thư mục được sắp xếp theo kích thước và Outlook tự động nhóm các email theo kích thước thành 4 nhóm.

doc giảm dung lượng hộp thư 3

Sau đó, bạn có thể loại bỏ các email lớn.

Phương pháp 2 Tìm kiếm email theo kích thước

1. Trong danh sách thư mục tài khoản, di chuyển đến Thư mục Tìm kiếm, và nhấp chuột phải vào nó để nhấp Thư mục Tìm kiếm Mới.

doc giảm dung lượng hộp thư 4

2. Sau đó trong Thư mục Tìm kiếm Mới hộp thoại, di chuyển đến Tổ chức Thư phần và nhấp chuột thư lớn, sau đó nhấn vào Chọn để bật hộp thoại Kích thước thư và chỉ định kích thước nhỏ ít nhất mà bạn muốn tìm thư dựa trên. Nhấp chuột OK > OK để đóng hộp thoại.

doc giảm dung lượng hộp thư 5

Bây giờ bạn có thể thấy một thư mục mới đã được tạo và tất cả các thư có kích thước lớn hơn 50 kb được liệt kê trong thư mục mới này, bạn có thể duyệt chúng và xóa các thư mà bạn không cần nữa.


Sử dụng Dọn dẹp Hộp thư

Công cụ Dọn dẹp Hộp thư rất hữu ích để giảm kích thước hộp thư. Với nó, bạn có thể làm trống thư mục Các mục đã xóa để giải phóng dung lượng và cũng có thể nhấp vào Lưu trữ tự động để di chuyển các thư cũ hơn vào tệp lưu trữ.

Nhấp chuột Tập tin tab, sau đó nhấp vào CÔNG CỤ > Dọn dẹp hộp thư..

doc giảm dung lượng hộp thư 6

Làm trống các mục đã xóa

Nhấp chuột Xem kích thước các mục đã xóa để xem kích thước của Thư mục Mục đã Xóa, sau đó quay lại bấm Trống để xóa vĩnh viễn các mục trong thư mục Các mục đã xóa.

doc giảm dung lượng hộp thư 7

Di chuyển thư cũ vào tệp Lưu trữ

Nhấp chuột Lưu trữ tự động để di chuyển các mục cũ vào các tệp lưu trữ trên máy tính hiện tại.

doc giảm dung lượng hộp thư 8


Nén tệp dữ liệu Outlook

Trong Outlook, bạn có thể nén tệp dữ liệu Outlook (PST) theo cách thủ công.

1. nhấp chuột Tập tin tab, sau đó nhấp vào Cài đặt tài khoản > Cài đặt tài khoản.

doc giảm dung lượng hộp thư 9

2. Trong hộp thoại Cài đặt tài khoản, nhấp vào Tập tin dữ liệu tab, sau đó chọn một tài khoản mà bạn muốn nén tệp dữ liệu của nó, bấm vào Cài đặt.

doc giảm dung lượng hộp thư 10

3. Trong hộp thoại Tệp Dữ liệu Outlook, nhấp vào Nhỏ gọn ngay. Bấm OK.

doc giảm dung lượng hộp thư 11


Lưu trữ tệp dữ liệu Outlook cũ hơn

1. nhấp chuột Tập tin > Các lựa chọn, và trong cửa sổ Tùy chọn, bấm Nâng cao trong ngăn bên trái, sau đó nhấp vào Cài đặt Tự động Lưu trữ.

doc giảm dung lượng hộp thư 12

2. Trong hộp thoại Tự lưu trữ, hãy chọn Rhủy AutoArchive n ngày một lần, sau đó chỉ định tùy chọn này và các tùy chọn khác mà bạn cần, chẳng hạn như Dọn dẹp các mặt hàng hơn. Sau đó nhấp vào OK > OK.


Dọn dẹp thư thừa

Sử dụng nhóm tính năng Dọn dẹp để xóa thư thừa trong các cuộc hội thoại, thư mục hoặc thư mục con đã chọn

Chọn các thư mục hoặc các cuộc hội thoại và nhấp vào Trang chủ và trong Xóa bỏ nhóm, hãy chọn một tính năng từ danh sách thả xuống của Clean Up.

doc giảm dung lượng hộp thư 13


Kutools cho Outlook - Cung cấp 100 Tính năng Nâng cao cho Outlook và Làm cho Công việc Dễ dàng hơn Nhiều!

  • Auto CC / BCC bởi các quy tắc khi gửi email; Tự động chuyển tiếp Nhiều Email theo tùy chỉnh; Tự động trả lời không có máy chủ trao đổi và các tính năng tự động khác ...
  • Cảnh báo BCC - hiển thị tin nhắn khi bạn cố gắng trả lời tất cả nếu địa chỉ thư của bạn có trong danh sách BCC; Nhắc nhở khi thiếu tệp đính kèmvà các tính năng nhắc nhở khác ...
  • Trả lời (Tất cả) Với Tất cả Tệp đính kèm trong cuộc trò chuyện qua thư; Trả lời nhiều email trong vài giây; Tự động thêm lời chào khi trả lời; Thêm Ngày vào chủ đề ...
  • Công cụ Tệp đính kèm: Quản lý Tất cả Tệp đính kèm trong Tất cả Thư, Tự động tách, Nén tất cả, Đổi tên tất cả, Lưu tất cả ... Báo cáo nhanh, Đếm thư đã chọnhữu ích. Cảm ơn !
  • Email rác mạnh mẽ Theo phong tục; Xóa thư và liên hệ trùng lặphữu ích. Cảm ơn ! Cho phép bạn làm việc thông minh hơn, nhanh hơn và tốt hơn trong Outlook.
shot kutools triển vọng tab kutools 1180x121
shot kutools triển vọng kutools plus tab 1180x121
 
Nhận xét (0)
Chưa có xếp hạng. Hãy là người đầu tiên xếp hạng!
Không có bình luận nào được đăng ở đây
Để lại ý kiến ​​của bạn
Đăng với tư cách khách
×
Đánh giá bài viết này:
0   Nhân vật
Các vị trí được đề xuất

Kết nối với chúng tôi

Bản quyền © 2009 - www.extendoffice.com. | Đã đăng ký Bản quyền. cung cấp bởi ExtendOffice. | BẢN ĐỒ CHI NHÁNH
Microsoft và logo Office là các nhãn hiệu hoặc nhãn hiệu đã đăng ký của Microsoft Corporation tại Hoa Kỳ và / hoặc các quốc gia khác.
Được bảo vệ bởi Sectigo SSL