Làm cách nào để giảm kích thước hộp thư trong Outlook?

Rất nhiều email sẽ làm chậm hiệu suất của Outlook. Trong hướng dẫn này, nó sẽ giới thiệu một số phương pháp để giảm kích thước hộp thư nhằm nâng cao năng suất của Outlook,

Lưu ý: trước khi thử các giải pháp được cung cấp, vui lòng đảm bảo rằng bạn đã sao lưu toàn bộ các tệp Outlook PST.

Tất cả các phương pháp được cung cấp trong hướng dẫn này đều được vận hành trong Outlook 2021, có thể có một số khác biệt trong các phiên bản Outlook khác nhau.

Tìm và xóa các email và tệp đính kèm lớn

Phương pháp 1 Sắp xếp email theo kích thước

Phương pháp 2 Tìm kiếm email theo kích thước

Sử dụng Dọn dẹp Hộp thư

Làm trống các mục đã xóa

Di chuyển thư cũ vào tệp Lưu trữ

Nén tệp dữ liệu Outlook

Lưu trữ tệp dữ liệu Outlook cũ hơn

Dọn dẹp thư thừa

Tìm và xóa các email và tệp đính kèm lớn

Có hai phương pháp có thể giúp bạn nhanh chóng tìm thấy các email và tệp đính kèm lớn.

Phương pháp 1 Sắp xếp email theo kích thước

Trong triển vọng, thông thường, bạn sắp xếp email theo ngày nhận, trên thực tế, bạn cũng có thể sắp xếp email theo kích thước của chúng.

2. Sau đó đi đến Theo ngày danh sách thả xuống, chọn Kích thước máy.

Giờ đây, tất cả email trong thư mục được sắp xếp theo kích thước và Outlook tự động nhóm các email theo kích thước thành 4 nhóm.

Sau đó, bạn có thể loại bỏ các email lớn.

Phương pháp 2 Tìm kiếm email theo kích thước

1. Trong danh sách thư mục tài khoản, di chuyển đến Thư mục Tìm kiếm, và nhấp chuột phải vào nó để nhấp Thư mục Tìm kiếm Mới.

2. Sau đó trong Thư mục Tìm kiếm Mới hộp thoại, di chuyển đến Tổ chức Thư phần và nhấp chuột thư lớn, sau đó nhấn vào Chọn để bật hộp thoại Kích thước thư và chỉ định kích thước nhỏ ít nhất mà bạn muốn tìm thư dựa trên. Nhấp chuột OK > OK để đóng hộp thoại.

Bây giờ bạn có thể thấy một thư mục mới đã được tạo và tất cả các thư có kích thước lớn hơn 50 kb được liệt kê trong thư mục mới này, bạn có thể duyệt chúng và xóa các thư mà bạn không cần nữa.

Sử dụng Dọn dẹp Hộp thư

Công cụ Dọn dẹp Hộp thư rất hữu ích để giảm kích thước hộp thư. Với nó, bạn có thể làm trống thư mục Các mục đã xóa để giải phóng dung lượng và cũng có thể nhấp vào Lưu trữ tự động để di chuyển các thư cũ hơn vào tệp lưu trữ.

Nhấp chuột Tập tin tab, sau đó nhấp vào CÔNG CỤ > Dọn dẹp hộp thư..

Làm trống các mục đã xóa

Nhấp chuột Xem kích thước các mục đã xóa để xem kích thước của Thư mục Mục đã Xóa, sau đó quay lại bấm Trống để xóa vĩnh viễn các mục trong thư mục Các mục đã xóa.

Di chuyển thư cũ vào tệp Lưu trữ

Nhấp chuột Lưu trữ tự động để di chuyển các mục cũ vào các tệp lưu trữ trên máy tính hiện tại.

Nén tệp dữ liệu Outlook

Trong Outlook, bạn có thể nén tệp dữ liệu Outlook (PST) theo cách thủ công.

1. nhấp chuột Tập tin tab, sau đó nhấp vào Cài đặt tài khoản > Cài đặt tài khoản.

2. Trong hộp thoại Cài đặt tài khoản, nhấp vào Tập tin dữ liệu tab, sau đó chọn một tài khoản mà bạn muốn nén tệp dữ liệu của nó, bấm vào Cài đặt.

3. Trong hộp thoại Tệp Dữ liệu Outlook, nhấp vào Nhỏ gọn ngay. Bấm OK.

Lưu trữ tệp dữ liệu Outlook cũ hơn

1. nhấp chuột Tập tin > Các lựa chọn, và trong cửa sổ Tùy chọn, bấm Nâng cao trong ngăn bên trái, sau đó nhấp vào Cài đặt Tự động Lưu trữ.

2. Trong hộp thoại Tự lưu trữ, hãy chọn Rhủy AutoArchive n ngày một lần, sau đó chỉ định tùy chọn này và các tùy chọn khác mà bạn cần, chẳng hạn như Dọn dẹp các mặt hàng hơn. Sau đó nhấp vào OK > OK.

Dọn dẹp thư thừa

Sử dụng nhóm tính năng Dọn dẹp để xóa thư thừa trong các cuộc hội thoại, thư mục hoặc thư mục con đã chọn

Chọn các thư mục hoặc các cuộc hội thoại và nhấp vào Trang Chủ và trong Xóa bỏ nhóm, hãy chọn một tính năng từ danh sách thả xuống của Clean Up.